Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit mehreren Vertragspartnern über Beraterleistungen im Themenschwerpunkt "bilanzielle Beratung" (SAP, Meldewesen, IFRS9)

KfW

Die KfW plant im Rahmen des Projektes "Modernisierung der Finanzarchitektur mit SAP" die sog. IT-Zweikomponentenstrategie, bestehend aus einer JAVA/Webtechnologie und SAP, umzusetzen. In diesem Zusammenhang ist beabsichtigt, das bisherige Hauptbuchhaltungssystem ORAG 8 mittelfristig durch SAP ERP Financials zu ersetzen. Im Juli 2011 startete dazu ein Vorprojekt mit der Zielsetzung, eine Gesamtprojektplanung für die Bereiche Rechnungswesen, Steuern, Meldewesen, Controlling und Reporting für alle KfW-Gesellschaften zu erstellen. Die Schwerpunkte des Vorprojektes sind dabei:
— die Erstellung einer fachlichen und technischen Zielarchitektur,
— die Definition der einzelnen Einführungsstufen, inklusive der Ablösestrategien für das Hauptbuchhaltungssystem ORAG 8 und dem Nebenbuch IAS-Werteführung,
— die Erstellung einer detaillierten Aufwands- /Kostenschätzung für die Konzeption, Implementierung und der Tests für:
— SAP Bank Analyzer/FI/BW,
— SAP als Meldewesenbasis,
— Meldewesensoftware,
— ETL-Schicht/Anbindung der Vorsysteme,
— Einbindung in die bestehenden Reporting und Controlling Strukturen,
— die Entwicklung einer Risikomatrix.
Darüber hinaus wurde vom International Accounting Standards Board (IASB) der neue Rechungslegungsstandard IFRS 9 veröffentlicht, welcher neue Vorschriften für die Klassifizierung und Bewertung finanzieller Vermögenswerte beinhaltet und den bestehenden Standard IAS 39 voraussichtlich zum 1.1.2015 ersetzten wird. Im Rahmen einer Vorstudie zur Identifizierung von Synergiepotentialen im Hinblick auf die Einführung des neuen Rechnungslegungsstandards IFRS 9 und der Ablösung von ORAG 8 wurde eine hohe inhaltliche Konvergenz beider Projekte festgestellt. Um diese identifizierten Synergiepotentiale nutzen zu können, wurde eine enge Verzahnung beider Projekte beschlossen.
Mit Blick auf eine zeitgerechte Umsetzung der IFRS 9-Anforderungen zum evtl. Erstanwendungszeitpunkt 2015 und bei gleichzeitiger technologischer Weiterentwicklung der bestehenden Finanzarchitektur, ist die KfW auf externe Unterstützung angewiesen. Neben der Ist-Aufnahme der Jahresabschlussprozesse in den einzelnen KfW-Gesellschaften und der GAP-Analyse einschließlich der Identifizierung der sog. kritischen Prozesse liegt der Tätigkeitsschwerpunkt zu Beginn des Hauptprojektes in der Maßnahmenplanung und Priorisierung der Umsetzungsmaßnahmen. Auf Basis des erstellten Maßnahmenkataloges sind in der Konzeptionsphase die Soll-Abschlussprozesse zu definieren und die Fach- und DV-Konzepte für die Implementierung von SAP als Hauptbuchhaltungssystem zu erstellen. Im Rahmen der Umsetzung sollen neben der Erstellung von Testkonzeptionen einschließlich der Fehleranalysen das "Go Live" und die Stabilisierung des neuen Hauptbuchhaltungssystems SAP begleitet werden.
In allen Phasen des Hauptprojektes sind auch die künftigen IFRS 9-Anforderungen zu berücksichtigen. Insbesondere sind Konzeptionen zu entwickeln und zu implementieren, die eine regelmäßige und reibungslose Bilanzierung und Bewertung der finanziellen Vermögenswerte im Rahmen des IFRS-Reportings mit dem neuen Hauptbuchhaltungssystem SAP gewährleistet.
Aus den bereits oben aufgeführten beschlossenen Maßnahmen sowie evtl. weiteren Veränderungen im Rahmen des Hauptprojektes resultiert für die Jahre 2012ff. ein umfangreiches Portfolio an Fach- und IT-Umsetzungsprojekten.
Dieses muss neben dem laufenden Geschäftsbetrieb und sonstigen Projekten bewältigt werden. Gleichzeitig erfordert die Umsetzung der genannten Projekte die laufende Unterstützung bei der Lösung komplexer Bilanzierungsfragen nach HGB und IFRS.
Die benötigten Leistungen wird die KfW über einen längeren Zeitraum in Gestalt zeitlich befristeter Einzelverträge beauftragen, wobei die Einzelverträge im Wettbewerb an geeignete Marktteilnehmer vergeben werden sollen. Zu diesem Zweck möchte die KfW mit 4 qualifizierten Wirtschaftsteilnehmern Rahmenvereinbarungen schließen, auf deren Grundlage diese Unternehmen sich anhand entsprechender Angebote um die zu vergebenden Einzelverträge bewerben. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarungen wird 4 Jahre betragen. Die KfW ist berechtigt, die geschlossenen Rahmenvereinbarungen durch Erklärung gegenüber allen Rahmenvertragspartnern um ein weiteres Jahr auf insgesamt 5 Jahre zu verlängern.
1. Fachliches Umfeld
Für das Verfahren "bilanzielle Beratung" ist die Bilanzabteilung der KfW-Bankengruppe zentral verantwortlich. Diese Organisationseinheit ist zuständig sowohl für die HGB- als auch IFRS-Jahres- und Quartalsabschlüsse sowie das Finanzreporting incl. wesentlicher Teile des Kapitalmarktreportings. In dieser Funktion ist sie zentral für alle Grundsatzfragen der HGB/IFRS-Bilanzierung im Konzern zuständig. Darüber hinaus werden in dieser Abteilung das statistische und aufsichtsrechtliche Meldewesen gegenüber der Bundesbank – soweit für die KfW von Relevanz – verantwortet.
Im Rahmen der Reportingverantwortung umfassen die Tätigkeiten auch die Weiterentwicklung und Konzeption des externen IFRS-Reportings sowie des internen Managementreportings der KfW-Bankengruppe. Schwerpunkt der Beratungsleistungen sind zum einen (Prozess-)Analysen der jeweiligen bestehenden Abschlüsse sowie die Entwicklung eines laufenden Zwischenreportings auf Monatsebene sowie zum anderen themenbezogene beratende Unterstützungsleistungen in den unten aufgeführten Themenfeldern.
2. Technisches Umfeld
Bei den zur Unterstützung der fachlichen Prozesse in der KfW eingesetzten operativen und dispositiven Systemen handelt es sich zum Großteil um Eigenentwicklungen in einem Mainframenahen Umfeld. Ferner befindet sich auch Standardsoftware im Einsatz.
Beispiele für Eigenentwicklungen und Standardsoftware im Umfeld der Bilanzabteilung sind:
— IFRS-Werteführung (Eigenentwicklung),
— ORAG 8 (Hauptbuchhaltung),
— SAMBA (Meldewesen),
— SAP (Anlagenbuchhaltung),
— WINKONS (Konsolidierungssoftware),
— Zukünftig: SAP ERP Financials.
Von den Rahmenvertragspartnern zu erbringende Leistungen:
Die Rahmenvertragspartner werden sowohl mit Projektaufgaben als auch mit Aufgaben der laufenden Unterstützung bei Bilanzierungsfragen in den oben beschriebenen Umfeld betraut.
Der Auftragnehmer hat im Rahmen eines Projektteams die laufenden Tätigkeiten zu unterstützen und seine Arbeitsergebnisse mit den Führungsmitarbeitern der Bilanzabteilung abzustimmen.
Dabei soll der Auftragnehmer den Auftraggeber bei den genannten Themen auch prozessual unterstützen. In diesem Zusammenhang sollen auftretende fachliche (z.B. zu Rechnungslegungsstandards), ggf. auch prozessuale Fragestellungen vom externen Berater aufgegriffen und im Rahmen von sonstigen Beratungsleistungen kompetent beantwortet werden.
Die einzelnen Tätigkeiten der Rahmenvertragspartner zur Umsetzung der vorgenannten Aufgaben umfassen derzeit insbesondere nachfolgend nicht abschießend aufgezählte Aufgaben:
— Fachliche Projektbegleitung bei der Umstellung des Hauptbuchhaltungssystems ORAG 8 auf SAP sowie bei der laufenden Umstellung einzelner Nebenbuchhaltungssysteme,
— Fachliche Projektbegleitung bzw. Projektunterstützung für das bankenstatistische und bankenaufsichtsrechtliche Meldewesen dahingehend, dass SAP eine daten- und prozessgeeignete Systembasis für das Meldewesen und die hierfür zum Einsatz kommende Standardsoftware darstellt,
— Mitarbeit und fachliche Unterstützung des Fachbereichs in Fachprojekten insbesondere im Hauptprojekt SAP,
— Analyse und Beratung bei konzeptionellen Anpassungen im Umfeld Bilanzierung und Bewertung von Finanzinstrumenten gem. IAS 39/IFRS 9,
— Laufende Unterstützung bei der Lösung von Bilanzierungsfragen nach HGB und IFRS,
— Konzeption zur Erweiterung der Konzernberichterstattung, Definition und Umsetzung neuer Reports,
— Konzeption zu Erweiterungen von Konzernbilanzierungsrichtlinien,
— Analyse und Beratung im Umfeld Offenlegung nach IFRS,
— Konzeption und Aufbau Reporting für Spezialfonds nach HGB/IFRS,
— Beratung und Unterstützung im Rechnungswesen (Tagesgeschäft),
— Dokumentation spezieller DV-Tools in dem Zusammenhang.
Nicht Bestandteil der Aufgabenstellung ist die Erstellung des Reportings für die Externe Rechnungslegung, d.h. insbesondere die Jahres- und Quartalsabschlusserstellung sowie das statistische und aufsichtsrechtliche Meldewesen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-11-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-10-10.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • BearingPoint GmbH
• • Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
• • IBM Deutschland GmbH
• • PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Wer?

• • KfW

Wie?

• • Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste › Dienstleistungen im Bereich Unternehmensleitung

Wo?

• • Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt