Aufbau und dauerhafte Überlassung eines Dokumentenmanagementsystems und einer Informationsplattform

Institut des Bewertungsausschusses

Das Institut des Bewertungsausschusses weist aufgrund seiner vielfältigen Aufgaben einen Dokumentenbestand mit sehr breit gefächerten Themen und von großer Menge auf. Die vorhandene IT-Infrastruktur ermöglicht das Bearbeiten und Ablegen von Dokumenten in einer zentralen Windows Dateiablage. Die Dateiablage ist nach Arbeitsaufgaben und bei den Gremiendokumenten des Bewertungsausschusses nach Gremiensitzungen organisiert. Es handelt sich vor allem um Microsoft Office Dokumente, E-Mail-Kopien (*.msg), PDF-Dokumente und Textfiles.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung.
— von Instrumenten zur Ablage von Dokumenten in verschiedenen thematischen Zusammenhängen, z.B. zur Verknüpfung von Arbeitsaufgaben und Gremiensitzungen und zur Darstellung thematischer Zusammenhänge über Arbeitsaufgaben hinweg,
— von Instrumenten zur manuellen Ablage von E-Mails in Ordnern/Akten (Anbindung an Exchange Server bzw. Outlook),
— von Suchinstrumenten, die das Auffinden von Dokumenten aufgrund ihrer Inhalte (Volltextsuche) und ihrer Metadaten ermöglichen,
— von Instrumenten zur Versionsverwaltung und Verwaltung von Statusinformationen,
— von Instrumenten zur Verwaltung und Nutzung von Workflows u.a. für Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse,
— von Instrumenten zur Sicherstellung einer revisionssicheren Ablage und Archivierung (Ablage und Archivierung in einem SAN).
Gegenstand ist weiterhin die Einrichtung einer institutsinternen Informationsplattform, um einerseits interne Ankündigungen, Dienstanweisungen und Prozessbeschreibungen aktuell und durchsuchbar an zentraler Stelle darzustellen und andererseits die im Rahmen der fachlichen Arbeit gewonnenen Materialien und Erkenntnisse an zentraler Stelle themenbezogen aufzubereiten, zu kommentieren und auszutauschen.
Der Auftrag umfasst (1.) die Lieferung von Software inklusive Wartung, (2.) Beratungsleistungen zur Implementierung des Systems, (3.) Schulungen (für den Systemadministrator, für die DMS-Administratoren).
Die Realisierung des zu vergebenden Auftrags ist in 3 Projektabschnitten geplant:
Das Dokumentenmanagementsystem und die Informationsplattform müssen als funktionsfähiges Gesamtsystem bis zum 20.12.2011 betriebsbereit sein. Der Auftragnehmer hat für die Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems einen Zeitraum von 5 Wochen nach Erteilung des Zuschlags zur Verfügung. Die Leistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems (Projektabschnitt 1) umfassen das Aufsetzen des Basissystems, insbesondere die Implementierung der Software und Integration in die Hardware-Umgebung, Schulungen sowie die Entwicklung der Modelle (u.a. Rechtemodell, Versionsmodell) für den Betrieb von noch zu definierenden Teilfunktionen. Diese Leistungen werden förmlich abgenommen.
Nach Abnahme des Gesamtsystems soll in der Zeit vom 2.1.2012 bis zum 30.4.2012 ein Erprobungszeitraum (Projektabschnitt 2) im Institut stattfinden, während dessen im geringeren Umfang Beratungsleistungen erbracht werden (telefonische Beratung). Der sich daran anschließende Projektabschnitt 3 in der Zeit vom 2.5.2012 bis zum 29.6.2012 umfasst die Anpassung und Erweiterung der Modelle entsprechend den Erfahrungen des Erprobungszeitraums sowie die erweiterte Datenmigration.
Gegenstand des Auftrags sind weiterhin die erforderlichen Leistungen für die Wartung der Software und den Support für einen Leistungszeitraum von vier Jahren beginnend mit der förmlichen Abnahme der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems.
Der Auftraggeber führt nach einem europaweiten Teilnahmewettbewerb mit den ausgewählten Bewerbern ein Verhandlungsverfahren durch. Die Bewerbung und Angebotserstellung werden nicht vergütet.
Alle Bieter, die ein den Ausschreibungsbedingungen entsprechendes vollständiges Angebot fristgerecht abgegeben haben und deren Angebot nicht wegen des Vorliegens von Ausschlusskriterien gemäß der den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungsmatrix ausgeschlossen wird, erhalten Gelegenheit, in Bietergesprächen ihr Angebot vorzustellen und zu erläutern sowie ihren Lösungsvorschlag zu demonstrieren. Allen Bietern, die ihren Lösungsvorschlag im Bietergespräch demonstriert haben, aber letztlich nicht den Zuschlag erhalten, wird für die Bearbeitung der Angebote und die Demonstration eine Entschädigung in Höhe von 2 000 EUR gezahlt.
Die Entschädigungen verstehen sich inklusive der zum Zeitpunkt der Fälligkeit gültigen Umsatzsteuer und werden erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens sowie Vorliegen einer Rechnung an die nicht berücksichtigten Bieter ausgezahlt.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-06-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-05-04.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt: