Das Institut des Bewertungsausschusses weist aufgrund seiner vielfältigen Aufgaben einen Dokumentenbestand mit sehr breit gefächerten Themen und von großer Menge auf. Die vorhandene IT-Infrastruktur ermöglicht das Bearbeiten und Ablegen von Dokumenten in einer zentralen Windows Dateiablage. Die Dateiablage ist nach Arbeitsaufgaben und bei den Gremiendokumenten des Bewertungsausschusses nach Gremiensitzungen organisiert. Es handelt sich vor allem um Microsoft Office Dokumente, E-Mail-Kopien (*.msg), PDF-Dokumente und Textfiles. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung. — von Instrumenten zur Ablage von Dokumenten in verschiedenen thematischen Zusammenhängen, z.B. zur Verknüpfung von Arbeitsaufgaben und Gremiensitzungen und zur Darstellung thematischer Zusammenhänge über Arbeitsaufgaben hinweg, — von Instrumenten zur manuellen Ablage von E-Mails in Ordnern/Akten (Anbindung an Exchange Server bzw. Outlook), — von Suchinstrumenten, die das Auffinden von Dokumenten aufgrund ihrer Inhalte (Volltextsuche) und ihrer Metadaten ermöglichen, — von Instrumenten zur Versionsverwaltung und Verwaltung von Statusinformationen, — von Instrumenten zur Verwaltung und Nutzung von Workflows u.a. für Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse, — von Instrumenten zur Sicherstellung einer revisionssicheren Ablage und Archivierung (Ablage und Archivierung in einem SAN). Gegenstand ist weiterhin die Einrichtung einer institutsinternen Informationsplattform, um einerseits interne Ankündigungen, Dienstanweisungen und Prozessbeschreibungen aktuell und durchsuchbar an zentraler Stelle darzustellen und andererseits die im Rahmen der fachlichen Arbeit gewonnenen Materialien und Erkenntnisse an zentraler Stelle themenbezogen aufzubereiten, zu kommentieren und auszutauschen. Der Auftrag umfasst (1.) die Lieferung von Software inklusive Wartung, (2.) Beratungsleistungen zur Implementierung des Systems, (3.) Schulungen (für den Systemadministrator, für die DMS-Administratoren). Die Realisierung des zu vergebenden Auftrags ist in 3 Projektabschnitten geplant: Das Dokumentenmanagementsystem und die Informationsplattform müssen als funktionsfähiges Gesamtsystem bis zum 20.12.2011 betriebsbereit sein. Der Auftragnehmer hat für die Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems einen Zeitraum von 5 Wochen nach Erteilung des Zuschlags zur Verfügung. Die Leistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems (Projektabschnitt 1) umfassen das Aufsetzen des Basissystems, insbesondere die Implementierung der Software und Integration in die Hardware-Umgebung, Schulungen sowie die Entwicklung der Modelle (u.a. Rechtemodell, Versionsmodell) für den Betrieb von noch zu definierenden Teilfunktionen. Diese Leistungen werden förmlich abgenommen. Nach Abnahme des Gesamtsystems soll in der Zeit vom 2.1.2012 bis zum 30.4.2012 ein Erprobungszeitraum (Projektabschnitt 2) im Institut stattfinden, während dessen im geringeren Umfang Beratungsleistungen erbracht werden (telefonische Beratung). Der sich daran anschließende Projektabschnitt 3 in der Zeit vom 2.5.2012 bis zum 29.6.2012 umfasst die Anpassung und Erweiterung der Modelle entsprechend den Erfahrungen des Erprobungszeitraums sowie die erweiterte Datenmigration. Gegenstand des Auftrags sind weiterhin die erforderlichen Leistungen für die Wartung der Software und den Support für einen Leistungszeitraum von vier Jahren beginnend mit der förmlichen Abnahme der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems. Der Auftraggeber führt nach einem europaweiten Teilnahmewettbewerb mit den ausgewählten Bewerbern ein Verhandlungsverfahren durch. Die Bewerbung und Angebotserstellung werden nicht vergütet. Alle Bieter, die ein den Ausschreibungsbedingungen entsprechendes vollständiges Angebot fristgerecht abgegeben haben und deren Angebot nicht wegen des Vorliegens von Ausschlusskriterien gemäß der den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungsmatrix ausgeschlossen wird, erhalten Gelegenheit, in Bietergesprächen ihr Angebot vorzustellen und zu erläutern sowie ihren Lösungsvorschlag zu demonstrieren. Allen Bietern, die ihren Lösungsvorschlag im Bietergespräch demonstriert haben, aber letztlich nicht den Zuschlag erhalten, wird für die Bearbeitung der Angebote und die Demonstration eine Entschädigung in Höhe von 2 000 EUR gezahlt. Die Entschädigungen verstehen sich inklusive der zum Zeitpunkt der Fälligkeit gültigen Umsatzsteuer und werden erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens sowie Vorliegen einer Rechnung an die nicht berücksichtigten Bieter ausgezahlt.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-06-10.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-05-04.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2011-05-04) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware📦
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Wilhelmstraße 138
Postleitzahl: 10963
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.institut-des-bewertungsausschusses.de🌏
E-Mail: beschaffung@institut-ba.de📧
Telefon: +49 30814526017📞
Fax: +49 30814526019 📠
Das Institut des Bewertungsausschusses weist aufgrund seiner vielfältigen Aufgaben einen Dokumentenbestand mit sehr breit gefächerten Themen und von großer Menge auf. Die vorhandene IT-Infrastruktur ermöglicht das Bearbeiten und Ablegen von Dokumenten in einer zentralen Windows Dateiablage. Die Dateiablage ist nach Arbeitsaufgaben und bei den Gremiendokumenten des Bewertungsausschusses nach Gremiensitzungen organisiert. Es handelt sich vor allem um Microsoft Office Dokumente, E-Mail-Kopien (*.msg), PDF-Dokumente und Textfiles.
Das Institut des Bewertungsausschusses weist aufgrund seiner vielfältigen Aufgaben einen Dokumentenbestand mit sehr breit gefächerten Themen und von großer Menge auf. Die vorhandene IT-Infrastruktur ermöglicht das Bearbeiten und Ablegen von Dokumenten in einer zentralen Windows Dateiablage. Die Dateiablage ist nach Arbeitsaufgaben und bei den Gremiendokumenten des Bewertungsausschusses nach Gremiensitzungen organisiert. Es handelt sich vor allem um Microsoft Office Dokumente, E-Mail-Kopien (*.msg), PDF-Dokumente und Textfiles.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung.
— von Instrumenten zur Ablage von Dokumenten in verschiedenen thematischen Zusammenhängen, z.B. zur Verknüpfung von Arbeitsaufgaben und Gremiensitzungen und zur Darstellung thematischer Zusammenhänge über Arbeitsaufgaben hinweg,
— von Instrumenten zur manuellen Ablage von E-Mails in Ordnern/Akten (Anbindung an Exchange Server bzw. Outlook),
— von Suchinstrumenten, die das Auffinden von Dokumenten aufgrund ihrer Inhalte (Volltextsuche) und ihrer Metadaten ermöglichen,
— von Instrumenten zur Versionsverwaltung und Verwaltung von Statusinformationen,
— von Instrumenten zur Verwaltung und Nutzung von Workflows u.a. für Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse,
— von Instrumenten zur Sicherstellung einer revisionssicheren Ablage und Archivierung (Ablage und Archivierung in einem SAN).
Gegenstand ist weiterhin die Einrichtung einer institutsinternen Informationsplattform, um einerseits interne Ankündigungen, Dienstanweisungen und Prozessbeschreibungen aktuell und durchsuchbar an zentraler Stelle darzustellen und andererseits die im Rahmen der fachlichen Arbeit gewonnenen Materialien und Erkenntnisse an zentraler Stelle themenbezogen aufzubereiten, zu kommentieren und auszutauschen.
Gegenstand ist weiterhin die Einrichtung einer institutsinternen Informationsplattform, um einerseits interne Ankündigungen, Dienstanweisungen und Prozessbeschreibungen aktuell und durchsuchbar an zentraler Stelle darzustellen und andererseits die im Rahmen der fachlichen Arbeit gewonnenen Materialien und Erkenntnisse an zentraler Stelle themenbezogen aufzubereiten, zu kommentieren und auszutauschen.
Der Auftrag umfasst (1.) die Lieferung von Software inklusive Wartung, (2.) Beratungsleistungen zur Implementierung des Systems, (3.) Schulungen (für den Systemadministrator, für die DMS-Administratoren).
Die Realisierung des zu vergebenden Auftrags ist in 3 Projektabschnitten geplant:
Das Dokumentenmanagementsystem und die Informationsplattform müssen als funktionsfähiges Gesamtsystem bis zum 20.12.2011 betriebsbereit sein. Der Auftragnehmer hat für die Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems einen Zeitraum von 5 Wochen nach Erteilung des Zuschlags zur Verfügung. Die Leistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems (Projektabschnitt 1) umfassen das Aufsetzen des Basissystems, insbesondere die Implementierung der Software und Integration in die Hardware-Umgebung, Schulungen sowie die Entwicklung der Modelle (u.a. Rechtemodell, Versionsmodell) für den Betrieb von noch zu definierenden Teilfunktionen. Diese Leistungen werden förmlich abgenommen.
Das Dokumentenmanagementsystem und die Informationsplattform müssen als funktionsfähiges Gesamtsystem bis zum 20.12.2011 betriebsbereit sein. Der Auftragnehmer hat für die Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems einen Zeitraum von 5 Wochen nach Erteilung des Zuschlags zur Verfügung. Die Leistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems (Projektabschnitt 1) umfassen das Aufsetzen des Basissystems, insbesondere die Implementierung der Software und Integration in die Hardware-Umgebung, Schulungen sowie die Entwicklung der Modelle (u.a. Rechtemodell, Versionsmodell) für den Betrieb von noch zu definierenden Teilfunktionen. Diese Leistungen werden förmlich abgenommen.
Nach Abnahme des Gesamtsystems soll in der Zeit vom 2.1.2012 bis zum 30.4.2012 ein Erprobungszeitraum (Projektabschnitt 2) im Institut stattfinden, während dessen im geringeren Umfang Beratungsleistungen erbracht werden (telefonische Beratung). Der sich daran anschließende Projektabschnitt 3 in der Zeit vom 2.5.2012 bis zum 29.6.2012 umfasst die Anpassung und Erweiterung der Modelle entsprechend den Erfahrungen des Erprobungszeitraums sowie die erweiterte Datenmigration.
Nach Abnahme des Gesamtsystems soll in der Zeit vom 2.1.2012 bis zum 30.4.2012 ein Erprobungszeitraum (Projektabschnitt 2) im Institut stattfinden, während dessen im geringeren Umfang Beratungsleistungen erbracht werden (telefonische Beratung). Der sich daran anschließende Projektabschnitt 3 in der Zeit vom 2.5.2012 bis zum 29.6.2012 umfasst die Anpassung und Erweiterung der Modelle entsprechend den Erfahrungen des Erprobungszeitraums sowie die erweiterte Datenmigration.
Gegenstand des Auftrags sind weiterhin die erforderlichen Leistungen für die Wartung der Software und den Support für einen Leistungszeitraum von vier Jahren beginnend mit der förmlichen Abnahme der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems.
Der Auftraggeber führt nach einem europaweiten Teilnahmewettbewerb mit den ausgewählten Bewerbern ein Verhandlungsverfahren durch. Die Bewerbung und Angebotserstellung werden nicht vergütet.
Alle Bieter, die ein den Ausschreibungsbedingungen entsprechendes vollständiges Angebot fristgerecht abgegeben haben und deren Angebot nicht wegen des Vorliegens von Ausschlusskriterien gemäß der den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungsmatrix ausgeschlossen wird, erhalten Gelegenheit, in Bietergesprächen ihr Angebot vorzustellen und zu erläutern sowie ihren Lösungsvorschlag zu demonstrieren. Allen Bietern, die ihren Lösungsvorschlag im Bietergespräch demonstriert haben, aber letztlich nicht den Zuschlag erhalten, wird für die Bearbeitung der Angebote und die Demonstration eine Entschädigung in Höhe von 2 000 EUR gezahlt.
Alle Bieter, die ein den Ausschreibungsbedingungen entsprechendes vollständiges Angebot fristgerecht abgegeben haben und deren Angebot nicht wegen des Vorliegens von Ausschlusskriterien gemäß der den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungsmatrix ausgeschlossen wird, erhalten Gelegenheit, in Bietergesprächen ihr Angebot vorzustellen und zu erläutern sowie ihren Lösungsvorschlag zu demonstrieren. Allen Bietern, die ihren Lösungsvorschlag im Bietergespräch demonstriert haben, aber letztlich nicht den Zuschlag erhalten, wird für die Bearbeitung der Angebote und die Demonstration eine Entschädigung in Höhe von 2 000 EUR gezahlt.
Die Entschädigungen verstehen sich inklusive der zum Zeitpunkt der Fälligkeit gültigen Umsatzsteuer und werden erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens sowie Vorliegen einer Rechnung an die nicht berücksichtigten Bieter ausgezahlt.
Beschreibung der Optionen:
Die Dokumentenmanagementsystem-Software soll über eine Anschlussmöglichkeit eines OCR-Moduls verfügen. Die Beschaffung eines OCR-Moduls ist als Bedarfsposition für das Jahr 2012 vorgesehen. Als weitere Bedarfspositionen sind Erweiterungen des Benutzerkreises ebenfalls für das Jahr 2012 vorgesehen.
Die Dokumentenmanagementsystem-Software soll über eine Anschlussmöglichkeit eines OCR-Moduls verfügen. Die Beschaffung eines OCR-Moduls ist als Bedarfsposition für das Jahr 2012 vorgesehen. Als weitere Bedarfspositionen sind Erweiterungen des Benutzerkreises ebenfalls für das Jahr 2012 vorgesehen.
Referenznummer: EU 11/029
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Es muss eine Erklärung über die Rechtsform des Bewerbers, über Angaben zu verbundenen Unternehmen sowie über die Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigten Mitarbeiter und die Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre abgegeben werden. Wenn der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft oder ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft eine in einem öffentlichen Register (z.B. Handelsregister) geführte Gesellschaft ist, muss ein beglaubigter Auszug aus diesem Register mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren vorgelegt werden, der im Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als 6 Monate sein darf. Für Bewerber aus anderen EU-Mitgliedstaaten sind entsprechende beglaubigte Registerauszüge des jeweiligen Mitgliedstaates vorzulegen, die zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als 6 Monate sein dürfen.
Es muss eine Erklärung über die Rechtsform des Bewerbers, über Angaben zu verbundenen Unternehmen sowie über die Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigten Mitarbeiter und die Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre abgegeben werden. Wenn der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft oder ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft eine in einem öffentlichen Register (z.B. Handelsregister) geführte Gesellschaft ist, muss ein beglaubigter Auszug aus diesem Register mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren vorgelegt werden, der im Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als 6 Monate sein darf. Für Bewerber aus anderen EU-Mitgliedstaaten sind entsprechende beglaubigte Registerauszüge des jeweiligen Mitgliedstaates vorzulegen, die zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als 6 Monate sein dürfen.
Bewirbt sich eine Bewerbergemeinschaft, so muss diese eine Erklärung über die Benennung eines bevollmächtigten Vertreters der Bewerbergemeinschaft sowie über die einzelnen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abgeben.
Bei den Bewerbern – bei Bewerbergemeinschaft bei jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft – dürfen die Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 4 und Abs. 6 VOL/A EG nicht vorliegen. Hierzu müssen die Bewerber – bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft – sich erklären.
Bei den Bewerbern – bei Bewerbergemeinschaft bei jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft – dürfen die Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 4 und Abs. 6 VOL/A EG nicht vorliegen. Hierzu müssen die Bewerber – bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft – sich erklären.
Bei den Bewerbern – bei Bewerbergemeinschaften bei jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft – dürfen keine Unzuverlässigkeitsgründe vorliegen, wie sie sich z.B. aus dem Gewerbezentralregister ergeben können. Hierzu müssen die Bewerber – bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft – sich erklären.
Bei den Bewerbern – bei Bewerbergemeinschaften bei jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft – dürfen keine Unzuverlässigkeitsgründe vorliegen, wie sie sich z.B. aus dem Gewerbezentralregister ergeben können. Hierzu müssen die Bewerber – bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft – sich erklären.
Die von den Bewerbern geforderten Angaben sind in Formblättern zusammengefasst, welche auf Antrag von der unter I.1) genannten Kontaktstelle übersandt werden. Diese Formblätter sind von den Bewerbern/den Bewerbergemeinschaften und etwaigen Drittunternehmen (soweit diese sich verpflichten, die für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel zur Verfügung zu stellen) auszufüllen, zu unterzeichnen und zusammen mit den darin geforderten weiteren Anlagen mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren einzureichen. Fehlende oder unvollständige Angaben oder Erklärungen führen zum Ausschluss des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft vom weiteren Verfahren.
Die von den Bewerbern geforderten Angaben sind in Formblättern zusammengefasst, welche auf Antrag von der unter I.1) genannten Kontaktstelle übersandt werden. Diese Formblätter sind von den Bewerbern/den Bewerbergemeinschaften und etwaigen Drittunternehmen (soweit diese sich verpflichten, die für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel zur Verfügung zu stellen) auszufüllen, zu unterzeichnen und zusammen mit den darin geforderten weiteren Anlagen mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren einzureichen. Fehlende oder unvollständige Angaben oder Erklärungen führen zum Ausschluss des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft vom weiteren Verfahren.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Es muss eine Erklärung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft über die Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre abgegeben werden. Soweit sich der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft für die Umsatzberechnung auf den Umsatz eines Drittunternehmens beruft, wird dieser Umsatz nur berücksichtigt, wenn er/sie eine Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens vorlegen, mit welcher dieses sich verpflichtet, bei einer Beauftragung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft die angegebenen für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel zur Verfügung zu stellen. Es ist auch anzugeben, auf welche Weise die für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel vom Drittunternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen. Die von den Bewerbern geforderten Angaben sind in Formblättern zusammengefasst, welche auf Antrag von der unter I.1) genannten Kontaktstelle übersandt werden. Diese Formblätter sind von den Bewerbern/den Bewerbergemeinschaften und ggf. von benannten Drittunternehmen auszufüllen, zu unterzeichnen und zusammen mit den darin geforderten weiteren Anlagen mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren einzureichen. Fehlende oder unvollständige Angaben oder Erklärungen führen zum Ausschluss des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft vom weiteren Verfahren.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Es muss eine Erklärung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft über die Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre abgegeben werden. Soweit sich der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft für die Umsatzberechnung auf den Umsatz eines Drittunternehmens beruft, wird dieser Umsatz nur berücksichtigt, wenn er/sie eine Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens vorlegen, mit welcher dieses sich verpflichtet, bei einer Beauftragung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft die angegebenen für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel zur Verfügung zu stellen. Es ist auch anzugeben, auf welche Weise die für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel vom Drittunternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen. Die von den Bewerbern geforderten Angaben sind in Formblättern zusammengefasst, welche auf Antrag von der unter I.1) genannten Kontaktstelle übersandt werden. Diese Formblätter sind von den Bewerbern/den Bewerbergemeinschaften und ggf. von benannten Drittunternehmen auszufüllen, zu unterzeichnen und zusammen mit den darin geforderten weiteren Anlagen mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren einzureichen. Fehlende oder unvollständige Angaben oder Erklärungen führen zum Ausschluss des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft vom weiteren Verfahren.
Weiterhin müssen die Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sich durch Abgabe der Kopie einer Bankerklärung erklären. Die Bankerklärung hat Angaben über Art und Dauer der Geschäftsbeziehung, Unregelmäßigkeiten im Geschäfts- und Zahlungsverhalten, Bonität, Kreditwürdigkeit und eine Empfehlung zum Eingehen einer Geschäftsbeziehung mit dem Bewerber/dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu enthalten. Bei der Bank muss es sich um ein in den Europäischen Gemeinschaften, in einem Staat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder einem Staat der Vertragsparteien des WTO-Abkommens über das öffentliche Beschaffungswesen zugelassenes Kreditinstitut handeln. Die Bankerklärung ist mit dem Antrag auf Teilnahme einzureichen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Weiterhin müssen die Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sich durch Abgabe der Kopie einer Bankerklärung erklären. Die Bankerklärung hat Angaben über Art und Dauer der Geschäftsbeziehung, Unregelmäßigkeiten im Geschäfts- und Zahlungsverhalten, Bonität, Kreditwürdigkeit und eine Empfehlung zum Eingehen einer Geschäftsbeziehung mit dem Bewerber/dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu enthalten. Bei der Bank muss es sich um ein in den Europäischen Gemeinschaften, in einem Staat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder einem Staat der Vertragsparteien des WTO-Abkommens über das öffentliche Beschaffungswesen zugelassenes Kreditinstitut handeln. Die Bankerklärung ist mit dem Antrag auf Teilnahme einzureichen.
Darüber hinaus sind mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren Unbedenklichkeitsbescheinigungen der zuständigen Behörden über die Zahlung von Steuern und Abgaben zur Sozialversicherung vorzulegen:
(1) Bescheinigung einer Krankenkasse, bei der die meisten Mitarbeiter versichert sind,
(2) Bescheinigung der zuständigen Berufsgenossenschaft,
(3) Bescheinigung des zuständigen Finanzamtes (nicht älter als 6 Monate).
Von Bewerbern aus anderen Mitgliedsstaaten sind entsprechende Bescheinigungen der dort zuständigen Behörden vorzulegen. Alle Bescheinigungen und Nachweise können auch als Kopien vorgelegt werden. Fehlende oder unvollständige Angaben oder Erklärungen oder Nachweise führen zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Von Bewerbern aus anderen Mitgliedsstaaten sind entsprechende Bescheinigungen der dort zuständigen Behörden vorzulegen. Alle Bescheinigungen und Nachweise können auch als Kopien vorgelegt werden. Fehlende oder unvollständige Angaben oder Erklärungen oder Nachweise führen zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft müssen die folgenden Anforderungen an die fachliche Eignung erfüllen und folgende Erklärungen hierüber vorlegen:
(1.) Darstellung von drei mit dem Vorhaben vergleichbaren Referenzprojekten,
(2.) Verfügbarkeit des für die Leistungserbringung vorgesehenen Personals,
(3.) Qualifikation des für die Leistungserbringung vorgesehenen Personals.
Zusätzlich ist von den Bewerbern zu jeder angegebenen Referenz auf einer gesonderten Anlage eine Beschreibung des Referenzprojektes in Form eines Projektberichts über die Methodik und das Vorgehen bei der Einführung des Systems beizufügen. Dieser Projektbericht soll nach Möglichkeit Aussagen dazu enthalten, ob und wie ein Rechtemodell, eine digitale Aktenstruktur, Workflow-Komponenten für Production bzw. Ad-Hoc-Workflows sowie eine Versions- und Statusverwaltung implementiert wurden, welche Recherche-Instrumente implementiert wurden und inwiefern das System als Informationsplattform genutzt wurde.
Zusätzlich ist von den Bewerbern zu jeder angegebenen Referenz auf einer gesonderten Anlage eine Beschreibung des Referenzprojektes in Form eines Projektberichts über die Methodik und das Vorgehen bei der Einführung des Systems beizufügen. Dieser Projektbericht soll nach Möglichkeit Aussagen dazu enthalten, ob und wie ein Rechtemodell, eine digitale Aktenstruktur, Workflow-Komponenten für Production bzw. Ad-Hoc-Workflows sowie eine Versions- und Statusverwaltung implementiert wurden, welche Recherche-Instrumente implementiert wurden und inwiefern das System als Informationsplattform genutzt wurde.
Darüber hinaus sind als gesonderte Anlagen zum Teilnahmeantrag für alle einzusetzenden Arbeitskräfte sogenannte Skill-Profile (anonymisierte, personenbezogene Angaben zu Qualifikationen und Referenzen der jeweiligen Person) beizufügen.
Soweit sich der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft bezüglich der vorstehenden Anforderungen auf ein Drittunternehmen beruft, muss er/sie eine Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens vorlegen, mit welcher dieses sich verpflichtet, bei einer Beauftragung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft die angegebenen für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel zur Verfügung zu stellen. Es ist auch anzugeben, auf welche Weise die für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel vom Drittunternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen. Die von den Bewerbern geforderten Angaben sind in Formblättern zusammengefasst, welche auf Antrag von der unter I.1) genannten Kontaktstelle übersandt werden. Diese Formblätter sind von den Bewerbern/den Bewerbergemeinschaften und ggf. von benannten Drittunternehmen auszufüllen, zu unterzeichnen und zusammen mit den darin geforderten weiteren Anlagen mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren einzureichen. Fehlende oder unvollständige Angaben oder Erklärungen führen zum Ausschluss des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft vom weiteren Verfahren.
Soweit sich der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft bezüglich der vorstehenden Anforderungen auf ein Drittunternehmen beruft, muss er/sie eine Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens vorlegen, mit welcher dieses sich verpflichtet, bei einer Beauftragung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft die angegebenen für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel zur Verfügung zu stellen. Es ist auch anzugeben, auf welche Weise die für die Ausführung des Auftrags erforderlichen Mittel vom Drittunternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen. Die von den Bewerbern geforderten Angaben sind in Formblättern zusammengefasst, welche auf Antrag von der unter I.1) genannten Kontaktstelle übersandt werden. Diese Formblätter sind von den Bewerbern/den Bewerbergemeinschaften und ggf. von benannten Drittunternehmen auszufüllen, zu unterzeichnen und zusammen mit den darin geforderten weiteren Anlagen mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren einzureichen. Fehlende oder unvollständige Angaben oder Erklärungen führen zum Ausschluss des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft vom weiteren Verfahren.
Mindeststandards:
Die Bewerber müssen einen Projektleiter benennen, der während der Realisierung als Ansprechpartner für das Institut zur Verfügung steht. Der Projektleiter muss über mindestens eine Referenz und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagementsystem-Lösungen verfügen. Die Kommunikation mit dem Auftraggeber muss in deutscher Sprache erfolgen; mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren ist eine Erklärung vorzulegen, dass alle für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter über entsprechende Sprachkenntnisse verfügen.
Die Bewerber müssen einen Projektleiter benennen, der während der Realisierung als Ansprechpartner für das Institut zur Verfügung steht. Der Projektleiter muss über mindestens eine Referenz und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagementsystem-Lösungen verfügen. Die Kommunikation mit dem Auftraggeber muss in deutscher Sprache erfolgen; mit dem Antrag auf Teilnahme am Vergabeverfahren ist eine Erklärung vorzulegen, dass alle für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter über entsprechende Sprachkenntnisse verfügen.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Der Auftragnehmer muss innerhalb von 10 Werktagen nach Erteilung des Zuschlages eine kombinierte Vertragserfüllungs- und Mängelsicherheit durch Einzahlung von Geld auf einem Sperrkonto oder Übergabe einer entsprechenden Bürgschaft in Höhe von 10 % des Erstellungspreises (Angebotspreis für die Erstellung des Gesamtsystems) stellen.
Der Auftragnehmer muss innerhalb von 10 Werktagen nach Erteilung des Zuschlages eine kombinierte Vertragserfüllungs- und Mängelsicherheit durch Einzahlung von Geld auf einem Sperrkonto oder Übergabe einer entsprechenden Bürgschaft in Höhe von 10 % des Erstellungspreises (Angebotspreis für die Erstellung des Gesamtsystems) stellen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
Die Vergütung für die Erstellung des Gesamtsystems (bestehend aus Dokumentenmanagementsystem und Informationsplattform) wird nach Abnahme des Gesamtsystems fällig. Für die nach Abnahme des Gesamtsystems zu erbringenden Dienstleistungen erhält der Auftragnehmer Abschlagszahlungen entsprechend des Leistungsfortschrittes.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln
Die Vergütung für die Erstellung des Gesamtsystems (bestehend aus Dokumentenmanagementsystem und Informationsplattform) wird nach Abnahme des Gesamtsystems fällig. Für die nach Abnahme des Gesamtsystems zu erbringenden Dienstleistungen erhält der Auftragnehmer Abschlagszahlungen entsprechend des Leistungsfortschrittes.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅
Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 6
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2011-06-24 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Institut des Bewertungsausschusses
Kontakt
Kontaktperson: Institut des Bewertungsausschusses
Frau Jane Küllmey
Referenz Daten
Datum des Beginns: 2011-11-14 📅
Datum des Endes: 2015-12-20 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: EU 11/029
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de🌏
Fax: +49 2289499163 📠 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: die unter I.1) genannte Kontaktstelle
Quelle: OJS 2011/S 089-145619 (2011-05-04)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2011-12-05) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 135 669,00 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2011-11-09 📅
Name: Optimals Systems GmbH
Postanschrift: Cicerostraße 26
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10709
Land: Deutschland 🇩🇪
Ergänzende Informationen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Die unter I.1) angegebene Stelle
Quelle: OJS 2011/S 236-381941 (2011-12-05)