Auswahl und Einführung eines neuen Bibliotheksfachverfahrens

Stadt Dortmund

Die Kulturbetriebe Dortmund – Eigenbetrieb der Stadt Dortmund, hier der Teileigenbetrieb "Stadt- und Landesbibliothek Dortmund" plant die Einführung eines DV-Fachverfahrens (Ablösung eines Altverfahrens).
Die Stadt- und Landesbibliothek Dortmund ist ein typisches Großstadt-Bibliothekssystem mit einem Gesamtbestand von über 1 200 000 Medien, darunter ein umfangreicher Magazinbestand, sehr wertvolle Altbestände und zahlreichen Non-Book-Medien. Jährlich werden über 2 000 000 Medien bei leicht steigender Tendenz entliehen.
Die Einrichtungen der Stadt- und Landesbibliothek Dortmund sind gegenwärtig an 12 Standorten im Gebiet der Stadt Dortmund mit 131 Beschäftigten vertreten. Neben der Zentralbibliothek im Innenstadtbereich, existieren 10 weitere Zweigbibliotheken in den Vororten. Ferner zählen zum Gesamtsystem der städt. Bibliothekseinrichtungen noch das Institut für Zeitungsforschung am selbigen Ort der Zentralbibliothek sowie in einem der nordwestlichen Vororte das "Fritz-Hüser-Institut für Literatur und Kultur in der Arbeitswelt".
Zum gegenwärtigen Zeitpunkt wird die Software "Horizon" (Rel. 5.3g030.072) des Herstellers SirsiDynix eingesetzt.
Die Daten (Erwerbungs-, Medien-, Benutzer-, Ausleih- und Statistikdaten) werden in 6 autonomen relationalen Datenbanken des Herstellers Sybase (Adaptive Server Enterprise 12.5.3) vorgehalten. Davon dienen drei Da-tenbanken dem aktiven Produktionsbetrieb, jeweils eine für die Zentralbibliothek und die 10 Zweigbibliotheken, eine für das "Institut für Zeitungsforschung" und eine für das "Fritz-Hüser-Institut für Literatur und Kultur in der Arbeitswelt". Die Datenbank des "Instituts für Zeitungsforschung" dient gegenwärtig ausschließlich der Gebührenerhebung und erhält keinerlei sonstigen Bestandsdaten. Darüber hinaus existiert eine Datenbank die Fremdkatalogisate enthält und nur für Katalog- und Erwerbungszwecke vorgehalten wird. Die jeweiligen Datenbank-Devices umfassen zur Zeit ein Volumen von bis zu 5 GB. Die bibliographischen Daten sind im Format UNIMARC abgelegt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-09-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-08-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• aStec angewandte Systemtechnik GmbH

Wer?

• Stadt Dortmund

Wie?

Wo?

• Arnsberg › Dortmund, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2011-08-05	Auftragsbekanntmachung
2011-08-22	Ergänzende Angaben
2012-08-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2011-08-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bibliothekensoftwarepaket
Menge oder Umfang:

Anzubieten ist ein betriebsfähiges Bibliotheksfachverfahren inkl. Überlassung der benötigten Lizenzen, Herbeiführung der Funktionsfähigkeit, Personalausbildung, Altdatenübernahme und Pflege der Software über mindestens 72 Monate nach Abnahme des Verfahrens. Es werden entsprechende Verträge auf Basis der Besonderen Vertragsbedingungen für die Überlassung von DV-Programmen (BVB-Überlassung Typ II) sowie der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Pflege von Standardsoftware (EVB-IT Pflege S) abgeschlossen. Das Bibliotheksfachverfahren muss das Aufgabenspektrum der Stadt- und Landesbibliothek Dortmund mit folgenden Leistungen umfassend abbilden:— Ausleih- und Rückgabebetrieb, inkl. aktiver und passiver Fernleihe,— Bestell- und Vormerkwesen,— Erwerbung,— Katalogisierung,— Recherche,— Zeitschriftenaufnahme und -verwaltung,— Mahn- und Gebührenwesen,— Internetfähige Medienrecherche und Selbstbedienungsfunktionen für Kunden,— Statistiken und Datenauswertungen,— Notverbuchung,— Schnittstellen zur Transpondertechnik ("RFID").Die angebotene Bibliothekssoftware muss über eine graphisch-orientierte Benutzeroberfläche nach den aktuellen Industriestandards verfügen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bibliothekensoftwarepaket 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Postanschrift: Königswall 14
Postleitzahl: 44137
Postort: Dortmund
Kontakt
Internetadresse: http://www.dortmund.de 🌏
E-Mail: rsindermann@stadtdo.de 📧
Telefon: +49 23150-29461 📞
Fax: +49 23150-29458 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-08-05 📅
Einreichungsfrist: 2011-09-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-08-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 152-253114
ABl. S-Ausgabe: 152

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Stadt- und Landesbibliothek Dortmund ist ein typisches Großstadt-Bibliothekssystem mit einem Gesamtbestand von über 1 200 000 Medien, darunter ein umfangreicher Magazinbestand, sehr wertvolle Altbestände und zahlreichen Non-Book-Medien. Jährlich werden über 2 000 000 Medien bei leicht steigender Tendenz entliehen.

Die Einrichtungen der Stadt- und Landesbibliothek Dortmund sind gegenwärtig an 12 Standorten im Gebiet der Stadt Dortmund mit 131 Beschäftigten vertreten. Neben der Zentralbibliothek im Innenstadtbereich, existieren 10 weitere Zweigbibliotheken in den Vororten. Ferner zählen zum Gesamtsystem der städt. Bibliothekseinrichtungen noch das Institut für Zeitungsforschung am selbigen Ort der Zentralbibliothek sowie in einem der nordwestlichen Vororte das "Fritz-Hüser-Institut für Literatur und Kultur in der Arbeitswelt".

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt wird die Software "Horizon" (Rel. 5.3g030.072) des Herstellers SirsiDynix eingesetzt.

Die Daten (Erwerbungs-, Medien-, Benutzer-, Ausleih- und Statistikdaten) werden in 6 autonomen relationalen Datenbanken des Herstellers Sybase (Adaptive Server Enterprise 12.5.3) vorgehalten. Davon dienen drei Da-tenbanken dem aktiven Produktionsbetrieb, jeweils eine für die Zentralbibliothek und die 10 Zweigbibliotheken, eine für das "Institut für Zeitungsforschung" und eine für das "Fritz-Hüser-Institut für Literatur und Kultur in der Arbeitswelt". Die Datenbank des "Instituts für Zeitungsforschung" dient gegenwärtig ausschließlich der Gebührenerhebung und erhält keinerlei sonstigen Bestandsdaten. Darüber hinaus existiert eine Datenbank die Fremdkatalogisate enthält und nur für Katalog- und Erwerbungszwecke vorgehalten wird. Die jeweiligen Datenbank-Devices umfassen zur Zeit ein Volumen von bis zu 5 GB. Die bibliographischen Daten sind im Format UNIMARC abgelegt.

Menge oder Umfang:

— Ausleih- und Rückgabebetrieb, inkl. aktiver und passiver Fernleihe,

— Bestell- und Vormerkwesen,

— Erwerbung,

— Katalogisierung,

— Recherche,

— Zeitschriftenaufnahme und -verwaltung,

— Mahn- und Gebührenwesen,

— Internetfähige Medienrecherche und Selbstbedienungsfunktionen für Kunden,

— Statistiken und Datenauswertungen,

— Notverbuchung,

— Schnittstellen zur Transpondertechnik ("RFID").

Die angebotene Bibliothekssoftware muss über eine graphisch-orientierte Benutzeroberfläche nach den aktuellen Industriestandards verfügen.

Referenznummer: T015/11
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Dortmund.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

a) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach § 6 EG Abs. 6 lit. a-d VOL/A;

b) Erklärung über die Eintragung in das Berufsregister, z.B. Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer am Sitz des Unternehmens.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

a) Angaben über die Art und Größe des Unternehmens (Anzahl Mitarbeiter/innen und Produktportfolio; Firmenprofil/Selbstdarstellung);

b) Angaben über Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, gegliedert nach den letzten 3 Geschäftsjahren;

c) eine Liste der wesentlichen, in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der öffentlichen oder privaten Auftraggeber.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

a) Der Bewerbung sind Nachweise darüber, dass das angebotene Bibliotheksfachverfahren bereits in bundesdeutschen Bibliotheken, die der Sektion 1 angehören bzw. angehören könnten, im Produktiveinsatz ist. Die Nachweise sind durch die Referenzgeber unter Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin zu bestätigen;

b) Es sind Nachweise beizufügen, aus denen hervorgeht, dass eine verlustfreie und vollständige automatisierte Datenübernahme, unter Kenntnis der Tabellen- und Datenstruktur des Bibliothekssystem "Horizon", aller vorhandenen Daten (Erwerbungs-, Medien-, Benutzer, -Ausleih- und Statistikdaten) durchgeführt wurde. Entsprechende Referenzen von vorhergegangenen Datenübernahmen aus dem Bibliothekssystem "Horizon" sind nachzuweisen. Die Nachweise sind durch die Referenzgeber unter Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin schriftlich zu bestätigen;

c) In der Bewerbung ist nachzuweisen, dass der Bieter (eine) Schnittstelle(n) ((X)SLNP) zum ZFL-Server des HBZ NW, die sowohl für die aktive als auch passive Fernleihe genutzt werden kann/können, bereits bezogen auf das von ihm anzubietende Fachverfahren implementiert hat. Der Nachweis ist durch einen Referenzgeber unter Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin schriftlich zu bestätigen.

Mindeststandards:

a) Der Bewerbung sind Nachweise darüber, dass das angebotene Bibliotheksfachverfahren bereits in mindestens 2 bundesdeutschen Bibliotheken, die der Sektion 1 angehören bzw. angehören könnten, im Produktiveinsatz ist. Die Nachweise sind durch die Referenzgeber unter Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin zu bestätigen;

b) Es sind Nachweise beizufügen, aus denen hervorgeht, dass eine verlustfreie und vollständige automatisierte Datenübernahme, unter Kenntnis der Tabellen- und Datenstruktur des Bibliothekssystem "Horizon", aller vorhandenen Daten (Erwerbungs-, Medien-, Benutzer, -Ausleih- und Statistikdaten) durchgeführt wurde. Entsprechende Referenzen von mindestens 2 vorhergegangenen Datenübernahmen aus dem Bibliothekssystem "Horizon" sind nachzuweisen. Die Nachweise sind durch die Referenzgeber unter Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin schriftlich zu bestätigen;

c) In der Bewerbung ist nachzuweisen, dass der Bieter (eine) Schnittstelle(n) ((X)SLNP) zum ZFL-Server des HBZ NW, die sowohl für die aktive als auch passive Fernleihe genutzt werden kann/können, bereits mindestens einmal bezogen auf das von ihm an zu bietende Fachverfahren implementiert hat. Der Nachweis ist durch einen Referenzgeber unter Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin schriftlich zu bestätigen.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Verfahren
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2011-09-28 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Dortmund
Kontakt
Kontaktperson: Vergabe- und Beschaffungszentrum
Herrn Sindermann
Internetadresse: www.dortmund.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: T015/11

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bezirksregierung Arnsberg
Postanschrift: Seibertzstraße 1
Postort: Arnsberg
Postleitzahl: 59821
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-arnsberg.nrw.de 📧
Telefon: +49 2931822759 📞
Internetadresse: http://www.bezreg-arnsberg.nrw.de/themen/v/vergabekammer 🌏
Fax: +49 29318240322 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage (bei Postzustellung) bzw. 10 Kalendertage (bei Faxzustellung) nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2011/S 152-253114 (2011-08-05)

Ergänzende Angaben (2011-08-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-08-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-08-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 164-269972
Verweist auf Bekanntmachung: 2011/S 152-253114
ABl. S-Ausgabe: 164
Quelle: OJS 2011/S 164-269972 (2011-08-22)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2012-08-07)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Dortmund, Vergabe- und Beschaffungszentrum
Postleitzahl: 44122
Kontakt
Internetadresse: http://www.dortmund.de/ 🌏
E-Mail: mboehm@stadtdo.de 📧
Telefon: +49 2315025294 📞
Fax: +49 2315029458 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-08-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-08-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 152-253994

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. siehe Vergabeunterlagen (1)

Auftragsvergabe
Name: aStec angewandte Systemtechnik GmbH
Postanschrift: Paul-Lincke-Ufer 7c
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10999
Land: Deutschland 🇩🇪

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Böhm

Referenz
Kennungen
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2011/S 164-269972
Quelle: OJS 2012/S 152-253994 (2012-08-07)

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