Beratung und Unterstützung Posteingang/Smartfix in den Jahren 2012 und 2013

DAK - Deutsche Angestellten-Krankenkasse

Die Deutsche Angestellten-Krankenkasse - DAK Unternehmen Leben - als Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung - ist ein moderner, bundesweiter Krankenversicherer. Mit rund 4 400 000 Mitgliedern und 5 700 000 Versicherten und ca. 12 000 Beratern ist die DAK in rund 900 Geschäftsstellen bundesweit vor Ort. Ein wesentlicher Teil der Eingangspost - mehr als 100 000 Sendungen täglich - wird digitalisiert und in einem Dokumentenmanagementsystem bearbeitet. Sämtliche Prozesse zur Behandlung der Eingangspost müssen laufend geprüft und optimiert werden. Dies bezieht sich sowohl auf manuelle als auch auf maschinell unterstützte Prozesse. Für die maschinell unterstützte Klassifizierung und Indexierung der Eingangspost, die Dokumentenbildung sowie die Vorbereitung für die Postverteilung werden Smartfix-Softwarekomponenten des Herstellers Insiders eingesetzt.
Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Beratungsleistungen in den Jahren 2012 und 2013 in einem Umfang von bis zu 150 Personentagen pro Jahr hinsichtlich der Optimierung dieser Prozesse und der Umsetzung neuer Anforderungen an die Prozesse.
Beratungsleistungen sollen insbesondere in Bezug auf folgende Aufgaben erbracht werden:
— die Gestaltung von neuen oder geänderten Posteingangsprozessen im Zusammenhang mit Smartfix,
— die Verbesserung der Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten/Fehlerbehebung,
— die Optimierung der Dokumentenzusammenführung,
— die Pilotierung von Mandanten,
— die Automatisierte Dokumentenverarbeitung,
— Farbscanning.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-12-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-10-21.

Wer?

• DAK - Deutsche Angestellten-Krankenkasse

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Deutschland › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2011-10-21	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2011-10-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: DAK - Deutsche Angestellten-Krankenkasse
Postanschrift: Nagelsweg 27-31
Postleitzahl: 20097
Postort: Hamburg
Kontakt
E-Mail: jens.hillger@dak.de 📧
Telefon: +49 402396-2083 📞
Fax: +49 402396-4083 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-10-21 📅
Einreichungsfrist: 2011-12-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-10-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 205-334492
ABl. S-Ausgabe: 205

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Beratungsleistungen in den Jahren 2012 und 2013 in einem Umfang von bis zu 150 Personentagen pro Jahr hinsichtlich der Optimierung dieser Prozesse und der Umsetzung neuer Anforderungen an die Prozesse.

Beratungsleistungen sollen insbesondere in Bezug auf folgende Aufgaben erbracht werden:

— die Gestaltung von neuen oder geänderten Posteingangsprozessen im Zusammenhang mit Smartfix,

— die Verbesserung der Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten/Fehlerbehebung,

— die Optimierung der Dokumentenzusammenführung,

— die Pilotierung von Mandanten,

— die Automatisierte Dokumentenverarbeitung,

— Farbscanning.

Referenznummer: 0042 60 - 169/2011 - Beratung und Unterstützung Posteingang/Smartfix in den Jahren 2012 und 2013
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

(1) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlusskriterien gemäß § 6 Abs. 4 und Abs. 6 VOL/A EG. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.),

(2) Nachweis über den Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Auszug/Ausdruck (Kopie ist ausreichend) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als ein Jahr sein.(Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.),

(3) Selbstdarstellung des Bieters – Unternehmenssteckbrief (max. 5 Seiten) mit Angaben u.a. zur Gründung, Rechtsform, Tätigkeitsfeldern, Branchen und Mitarbeiterentwicklung. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des anbietenden Unternehmens und den Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen vergleichbar sind – jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre. Hinsichtlich der vergleichbaren Leistungen muss der Umsatz pro Jahr mindestens 250 000 EUR (brutto) betragen. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen, wobei die genannten Mindestanforderungen nur kumulativ für die Bietergemeinschaft insgesamt vorliegen müssen.).

Mindeststandards: Siehe oben.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

(1) Referenzliste des anbietenden Unternehmens über vergleichbare Projekte im Versicherungsumfeld mit dem Einsatz der Smartfix-Softwarekomponenten von Insiders Technologies unter Benennung des Auftraggebers, der dortigen Ansprechpartner, des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums sowie der erbrachten Leistungen nach Art und Umfang (sofern möglich, Angabe des Umfangs in Personentagen. Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.),

(2) die Benennung von 2 Mitarbeitern (eingesetzter Mitarbeiter und Vertreter), die über folgende Mindestqualifikation verfügen:

(2.1) Liste über die von dem jeweiligen Mitarbeiter in den letzten beiden Jahren unter Einsatz der Smartfix-Sofwarekomponenten von Insiders Technologies erbrachten vergleichbaren Leistungen im Versicherungsumfeld unter Angabe des Auftraggebers, der dortigen Ansprechpartner, des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums sowie der erbrachten Leistungen nach Art und Umfang (sofern möglich, Angabe des Umfangs in Personentagen). Mindestanforderung ist insoweit, dass die Leistungen in Projekten erbracht worden sind, bei denen der Umfang der von dem Mitarbeiter erbrachten Leistungen sich jeweils auf mindestens 10 Tage erstreckt, und dass der Mitarbeiter im vergangenen Jahr insgesamt mindestens 50 Tage oder aber in den letzten beiden Jahren insgesamt mindestens 100 Tage mit vergleichbaren Leistungen befasst war. (Eigenerklärung genügt),

(2.2) mindestens 2 Jahre Erfahrung mit der Implementierung von Optimierungsmaßnahmen in Smartfix (Eigenerklärung genügt),

(2.3) mindestens 2 Jahre Erfahrung mit komplexen Klassifikationsmodellen (Eigenerklärung genügt),

(2.4) mindestens 2 Jahre Erfahrung mit heterogenem Dokumentengut unterschiedlicher Strukturierung (Eigenerklärung genügt),

(2.5) mindestens 2 Jahre Erfahrung mit der Klassifikation und Indexierung der Eingangspost im Versicherungsumfeld (Eigenerklärung genügt),

(2.6) Mitarbeit bei der Umsetzung mindestens eines Smartfixfarbprojektes (Eigenerklärung unter Angabe des Auftraggebers, der dortigen Ansprechpartner, des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums sowie der erbrachten Leis-tungen nach Art und Umfang genügt),

(2.7) Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Eigenerklärung genügt).

Bei Verhinderung des eingesetzten Mitarbeiters muss sichergestellt sein, dass der Vertreter innerhalb von 2 Wochen zur Verfügung steht,

(3) Benennung eines Mitarbeiters/Experten, auf den das anbietende Unternehmen zurückgreifen kann, der eine Zertifizierung "Smartfix Support" besitzt. Der Mitarbeiter/Experte muss nicht mit der eigentlichen Beratung/Umsetzung betraut sein. Es muss lediglich sichergestellt sein, dass der mit der Leistungserbringung betraute Mitarbeiter ggf. die besondere Expertise desjenigen, der das Zertifikat besitzt, einholen kann. Der Nachweis über die Zertifizierung "Smartfix Support" ist beizufügen.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Wird der Auftrag einer Bietergemeinschaft erteilt, so ist diese als eine gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter (Einzelvertretungsbefugnis) weiterzuführen.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 2
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2012-02-06 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Strategischer Einkauf und Vergabestelle (0042 60)
Jens Hillger

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-01-01 📅
Datum des Endes: 2013-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 0042 60 - 169/2011 - Beratung und Unterstützung Posteingang/Smartfix in den Jahren 2012 und 2013

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2289499-163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Rügeobliegenheiten gemäß § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB sowie die Vorgaben zur fristgerechten Einlegung von Nachprüfungsanträgen in § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB wird hingewiesen.

Gemäß § 107 Abs.3 Satz 1 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit er auf eine Rüge gestützt wird, der der Auftraggeber nicht abgeholfen hat und seit Eingang dieser Mitteilung des Auftraggebers mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.

Gemäß § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:

— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat (Nr. 1),

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (Nr. 2),

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (Nr.3).

Die Rügefrist des § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB ("unverzüglich") kann nach der Rechtsprechung der Vergabenachprüfungsinstanzen nur wenige Tage (ein bis drei Tage) betragen. Jedenfalls eine mehr als 14 Tage nach Kenntnis des (vermeintlichen) Vergaberechtsverstoßes erhobene Rüge ist nicht mehr als "unverzüglich" anzusehen.

Die Unwirksamkeit eines unter Verstoß des § 101a GWB geschlossenen Vertrages oder eines Vertrages, mit dem ein öffentlicher Auftrag unmittelbar an ein Unternehmen erteilt werden soll, ohne andere Unternehmen am Vergabeverfahren zu beteiligen und ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann gemäß § 101 b Abs. 2 GWB in einem Nachprüfungsverfahren nur festgestellt werden, wenn die Unwirksamkeit innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes – jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss – geltend gemacht worden ist. Hat der öffentliche Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Die Vorschrift des § 101 a GWB (Informations- und Wartepflicht) lautet wie folgt:

Abs. 1: Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Abs. 2: Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: siehe oben VI.4.1)
Quelle: OJS 2011/S 205-334492 (2011-10-21)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Computer-Backup-Dienste und Katalogkonvertierung
Computernetze
Computerrevision und -prüfung (2)
Computerunterstützung und -beratung (4)
Datendienste (13)
Datenverarbeitungsdienste (2)
Hardwareberatung (1)
Internetdienste (6)
Softwareprogrammierung und -beratung (>20)