BW 05/10 Postdienstleister

Öffentlich-rechtliche Landesrundfunkanstalten der BRD, ZDF und Deutschlandradio vertreten durch die Geschäftsführung der Gebühre

Die öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten in der Bundesrepublik Deutschland, das Zweite Deutsche Fernsehen und das Deutschlandradio, vertreten durch die Geschäftsführung der Gebühreneinzugszentrale (GEZ) schreibt die Vergabe von Postdienstleistungen an einen Auftragnehmer aus.
Es ist beabsichtigt, einen Vertrag mit einem Postdienstleister mit einer Festlaufzeit von 2 Jahren abzuschließen. Die GEZ ist berechtigt, diesen Vertrag maximal zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern.
Die Beschaffung umfasst den folgenden Leistungsumfang:
1. Vorgelagerte Leistungen:
— Abholung von freigemachten Briefen an 2 Standorten innerhalb der Bundesrepublik Deutschland: Gewährleistung der Abholung von freigemachten Briefen an 2 Standorten (am Standort der GEZ in Köln und am Standort des derzeitigen Druckdienstleisters in Lütjensee bei Hamburg). Die Abholung an den Standorten hat zu den von der GEZ vorgegebenen Zeiten in der Regel einmal täglich zu erfolgen,
— DV-Freimachung: Der Postdienstleister muss eine automatisierte DV-Freimachung für den Auftraggeber anbieten,
— Vorausverfügungen: Der GEZ muss die Möglichkeit zur Aufnahme von Vorausverfügungen auf sämtlichen Briefsendungen haben,
— Bereitstellung von Arbeitsmaterialien: Der Postdienstleister hat der GEZ und dem externen Druckdienstleister die für die ordnungsgemäße Produktion und Auflieferung erforderlichen Arbeitsmaterialien in jeweils ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen (bspw. Briefbehälter, Transportwagen, Paletten).
2. Beförderung und Zustellung von Briefen aller Arten im In- und Ausland:
— Brieflaufzeiten: Die Zustellung betreffend sind mindestens die nachfolgenden Anforderungen durch den Postdienstleister innerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erbringen:
—— Briefpost: Die GEZ erwartet eine Brieflaufzeit für Briefpost von „E+1“. Unter den Begriff Briefpost fällt auch Briefpost mit Zusatzleistungen wie bspw. „Einschreiben mit Rückschein“ oder Postzustellaufträge. (E+1 = Die Brieflaufzeit ist entsprechend der europäischen Norm EN 13850 definiert. Es handelt sich um Einzelbriefsendungen, die den Empfänger einen Tag nach dem Versand erreichen. Von den an einem Werktag eingelieferten Briefsendungen müssen im Jahresdurchschnitt mindestens 80 vom Hundert an dem ersten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag und 95 vom Hundert bis zum zweiten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag ausgeliefert werden),
—— Massenpost: Für alle übrigen Briefe (heute Infopost und Infobrief), die nicht unter die Kriterien der Briefpost fallen, erwartet die GEZ eine maximale Brieflaufzeit von „E+4“.
(E+4 =Einzelbriefsendung, die den Empfänger am vierten Werktag nach dem Versand erreicht.).
— Zustellung bei Umzügen: Bei Vorlage eines Nachsendeauftrags des Anschrifteninhabers und der Vorlage einer entsprechenden Vorausverfügung der GEZ muss der Brief an die bekannte Nachsendeanschrift zugestellt werden,
— Beförderung und Zustellung von Postzustellaufträgen: Der Postdienstleister hat die Beförderung und Zustellung von Postzustellaufträgen (förmliche Zustellung) sicherzustellen,
— Laufzeitmessungen von Briefen: Der Postdienstleister ist dazu verpflichtet, Laufzeitmessungen für Infopostbriefe nach Absprache mit dem Auftraggeber durchzuführen,
— Briefformate: Die folgenden Formate werden von der GEZ eingesetzt:
1. Briefart: Maße: L: 140-235 mm/ B: 90-125 mm/ H: bis 5 mm. Gewicht: bis 20 g.
2. Briefart: Maße: L: 100-235 mm/ B: 70-125 mm/ H: bis 10 mm. Gewicht: bis 50 g.
3. Briefart: Maße: L: 100-353 mm/ B: 70-250 mm/ H: bis 20 mm. Gewicht: bis 500 g.
4. Briefart: Maße: L: 100-353 mm/ B: 70-250 mm/ H: bis 150 mm. Gewicht: bis 1 000 g.
3. Nachgelagerte Leistungen:
— Elektronisches Rückmeldeverfahren: Im Rahmen dieser Rückmeldung muss der Postdienstleister folgende Informationen zwingend als elektronischen Datensatz liefern: Grund der Unzustellbarkeit des Briefes, Umzugsanschriften bei Vorlage eines Nachsendeauftrags, Anschriftenkorrekturen (bspw. Ergänzung von Namenszusätzen, Korrekturen von Anschriftenteilen).
Das elektronische Rücklaufverfahren muss Informationen zum Grund der Unzustellbarkeit beinhalten, die der Auftraggeber bei Versand der jeweiligen Briefsendung frei wählen kann. Sofern und soweit der Empfänger verzogen sein sollte und die korrekte Anschrift über einen Nachsendeauftrag bekannt ist, ist der Brief zuzustellen und die korrekte Anschrift in elektronischer Form an die GEZ zu liefern.
Die beim Ausgangsbrief codierten Daten (bspw. Kundennummer, Briefnummer) sind zu erfassen und in Verbindung mit den Änderungsdaten im Rahmen des elektronischen Rücklaufverfahrens an die GEZ zu übermitteln. Sofern und soweit die Datenübertragung und –lieferung durch den Postdienstleister nicht mit Hilfe des bereits bei der GEZ eingesetzten Verfahrens erfolgen kann, ist der Postdienstleister verpflichtet, den erforderlichen monetären Aufwand für die Verfahrensänderungen bei der GEZ zu tragen.
— Vernichtung von unzustellbaren Briefen: Vernichtung der Briefsendungen, zu denen eine Rückmeldung mittels eines elektronischen Datensatzes vorliegt. Aus Gründen des Datenschutzes und der Informationssicherheit muss die Vernichtung mindestens nach Sicherheitsstufe 3 der DIN 32757 erfolgen,
— Rücklieferung des Original-Briefs: In geringem Umfang muss der Postdienstleister die unzustellbaren Briefe im Original mit der entsprechenden Änderungsinformation zurücksenden (Bsp.: Gebührenbescheide). Briefe, die nicht am elektronischen Rücklaufverfahren teilnehmen, müssen stets im Original mit dem jeweiligen (Unzustellbarkeits-) Vermerk bzw. der Nachsendeadresse an die GEZ zurück geliefert werden,
— Abrechnung sämtlicher erbrachter Postdienstleistungen: Der Postdienstleister hat unter Einsatz einer geeigneten Software sicherzustellen, dass die GEZ und ihr externer Druckdienstleister Briefe mit Hilfe der DV-Freimachung abrechnen können. Freistempler müssen gesondert abgerechnet werden. Sofern und soweit der Postdienstleister die bei der GEZ und dem externen Druckdienstleister verwendeten Software-Typen nicht unterstützen kann, ist der Postdienstleister verpflichtet, die erforderliche Software der GEZ und dem externen Druckdienstleister zur Verfügung zu stellen. Der Postdienstleister hat der GEZ schriftliche Entgeltabrechnungen über die Portokosten für die mittels DV-Freimachung verschickten Briefe auszustellen. Portokosten für die mittels Freistempler verschickten Briefe haben über einen Ausdruck, den die GEZ zu Abrechnungszwecken nach jeder Aufladung von Guthaben auf den Freistempler erstellen kann, zu erfolgen,
— Ermöglichung des Controllings der Produktion mit Hilfe der DV-Freimachung:
Neben der klassischen Frankierung muss die DV-Freimachung zusätzliche elektronische Daten beinhalten, die der Absender für ein Controlling seiner Produktion nutzen und auswerten kann (bspw. Briefmenge, Portokosten, Tag der Postauflieferung, Briefarten, korrekte Rabattierung der versandten Briefmengen usw.). Diese elektronischen Daten, die der Auftragnehmer im Rahmen eines elektronischen Auftragsmanagementsystems zu erfassen und zu verwalten hat, müssen für die GEZ (in elektronischer Form) einsehbar und abrufbar sein. Die im elektronischen Auftragsmanagementsystem enthaltenen Daten sollen der GEZ auch statistische Auswertungen ermöglichen (bspw. zum Abgleich der ausgebrachten Briefe mit den Planmengen sowie zur Haushaltsplanung). Darüber hinaus nutzt die GEZ diese Daten, um die Postentgeltabrechnungen (bspw. auf korrekte Rabattierung) zu überprüfen und etwaige Reklamationen durchzuführen.
Technische Neuerungen:
Die GEZ weist darauf hin, dass die GEZ technischen Neuerungen wie bspw. dem Online-Brief bzw. DE-Mail gegenüber aufgeschlossen ist und sich ausdrücklich vorbehält, diese zukünftig einzusetzen.
Sofern und soweit sich die GEZ dazu entschließen sollte, zukünftig bspw. ein Online-Briefverfahren einzusetzen, werden diese Leistungen gesondert ausgeschrieben und sind somit nicht Teil der Leistungsanforderung im Rahmen dieses Vergabeverfahrens. Die GEZ weist darauf hin, dass sich bspw. der Einsatz des Online-Briefverfahrens mindernd (bis maximal 10 % der Gesamtmenge) auf die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zu vergebenden Ausbringungsmenge auswirken würde.
Briefmengen:
Im Jahr 2011 wird sich die Ausbringungsmenge auf ca. 83 000 000 Briefe belaufen. Dies entspricht nicht dem vorliegend ausgeschriebenen Auftragsvolumen, weil die Gesamtmenge für das Jahr 2011 sich durch die Dauer des Vergabeverfahrens und die monatliche Briefausbringung permanent reduziert. Aussagen zu den Ausbringungsmengen der folgenden Jahre können nicht getroffen werden. Bei den in den Vergabeunterlagen genannten Mengen handelt es sich nicht um garantierte Mindestabnahmemengen.
Die jährliche Briefmenge hängt zum einen von den Reaktionen der Rundfunkteilnehmer sowie der Empfänger von Mailings ab. Zum anderen können sich durch Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen (bspw. Änderung des Rundfunkgebührenmodells) und/oder technische Neuerungen Mengenänderungen ergeben.
Die GEZ wird dem Postdienstleister die Planmengen im Rahmen von Quartalsplänen mitteilen.
Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung (Teil B.) zu entnehmen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-06-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-05-30.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Deutsche Post AG

Wer?

• • Öffentlich-rechtliche Landesrundfunkanstalten der BRD, ZDF und Deutschlandradio vertreten durch die Geschäftsführung der Gebühre

Wie?

• • Post- und Fernmeldedienste › Post- und Kurierdienste

Wo?

• • Deutschland