Dienstleistungskonzession für die Produktion und Herausgabe eines Gastgeberverzeichnisses
Projektbeschreibung und Bedingungen zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession für die Produktion und Herausgabe eines Gastgeberverzeichnisses und die Erhebung von Vermieterdaten im OstseeFerienLand.
Ausgangssituation:
Die Tourismus-Betriebe der Ostseebäder Dahme, Grömitz und Kellenhusen sowie der Gemeinden Grube und Lensahn haben sich im Jahre 2005 zu einer Marketingkooperation, dem "OstseeFerienLand", zusammengeschlossen. Seitdem wird für diese Urlaubsregion ein gemeinsames Gastgeberverzeichnis als Printkatalog produziert und herausgegeben. Seit dem Jahr 2009 geht der Gastgeberkatalog einher mit einer webbasierten Gastgeberdatenbank, die auf den touristischen Internetseiten der Orte
www.dahme.com,
www.groemitz.de,
www.kellenhusen.de,
www.gemeinde-grube.de und
www.lensahn.de sowie auf der gemeinsamen Internetseite aller Orte
www.ostseeferienland.de ausgegeben wird. Die Gastgeberdaten werden für beide Medien gleichzeitig akquiriert und weiterverarbeitet. Für das Gastgeberverzeichnis 2012 soll in diesem Jahr ebenfalls eine Dienstleistungskonzession vergeben werden. Gleichzeitig verpflichten sich die 5 Orte, auf die Herausgabe eines eigenen Gastgeberverzeichnisses zu verzichten. Das OstseeFerienLand ist eine Kooperationsgemeinschaft und führt keine Rechtsform. Somit treten alle Orte als Einzelauftraggeber in einer Gruppe öffentlicher Auftrag- bzw. Konzessionsgeber auf.
Die Auftrags- bzw. Konzessionsgeber sind nachfolgend einzeln benannt:
— Kurbetrieb Dahme, Torsten Brandt, Seestraße 50, 23747 Dahme, DEUTSCHLAND,
— Tourismus-Service Grömitz, Olaf Dose-Miekley, Kurpromenade 58, 23743 Grömitz, DEUTSCHLAND,
— Kurverwaltung Kellenhusen, Martin Riedel, Strandpromenade, 23746 Kellenhusen, DEUTSCHLAND,
— Gemeinde Grube, Caren Voecks, Wenddorf 1, 23749 Grube, DEUTSCHLAND,
— Amt Lensahn, Theresa Schlünzen, Eutiner Straße 2, 23738 Lensahn, DEUTSCHLAND.
Anforderungen an den Dienstleistungskonzessionsnehmer für die Produktion und Herausgabe eines Gastgeberverzeichnisses und die Erhebung von Vermieterdaten im OstseeFerienLand:
1. Allgemeines:
1.1. Herausgeberschaft des Printproduktes und die Erhebung von Vermieterdaten zur Weiterverarbeitung in eigenem Namen und auf eigene Rechnung und Risiko. Die angeschlossenen Orte Dahme, Grömitz, Kellenhusen, Grube und Lensahn verzichten auf die Herausgabe eigener Gastgeberverzeichnisse. Der Herausgeber/Konzessionsnehmer zahlt den Orten des OstseeFerienLandes dafür eine Gestattungspauschale bzw. Konzessionsabgabe. Diese wird in ihrer Höhe der Gruppe der öffentlichen Auftraggeber bei Abgabe der Bewerbung und des Durchführungskonzeptes durch den Herausgeber/Konzessionsnehmer vorgeschlagen. Eine plausible Herleitung aus dem Gesamtvolumen der zu erzielenden Umsätze und der gegenzusetzenden Aufwendungen für das Gesamtprojekt ist vorzulegen,
1.2. Die Gestattungspauschale wird durch die Tourismus-Betriebe in drei Abschlägen zum 15.10.2011, zum 15.11.2011 und zum 15.12.2011 in Rechnung gestellt. Die Rechnungstellung erfolgt gemäß des jeweiligen Anzeigenaufkommens der beteiligten Orte,
1.3. Der Herausgeber ist alleiniger Vertragspartner und Verantwortlicher gegenüber den Inserenten,
1.4. Vertretung des Urheberrechtes gegenüber Dritten durch den Herausgeber,
1.5. Das durchführende Unternehmen hat eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes vorzulegen. Es gilt das deutsche Recht. Ferner gelten die Bestimmungen unter Punkt III.2.3) dieser Bekanntmachung.
2. Akquisition:
2.1. Erstellung der Akquisitions- und Vertragsunterlagen für Katalog- und Interneteintrag und Versand an alle bisherigen und neuen Inserenten. Die Adressdaten werden durch das OstseeFerienLand vollständig zur Verfügung gestellt. Größe und Gestaltung der Anzeigen sowie der Abgabetermin sind mit dem OstseeFerienLand ebenso abzustimmen, wie die Inhalte des Kundenanschreibens und des Auftragsformulars. Muster können unter Tel. +49 4562–256263 oder per E-Mail unter
assistenz@groemitz.de bei Frau Tina Dose-Miekley angefordert werden. Den Pressebericht für die regionale Information übernimmt das OstseeFerienLand.
2.2. Das ausführende Unternehmen ist während der Akquisitions- und Korrekturphase in den Orten Dahme, Grömitz und Kellenhusen jeweils einmal wöchentlich für mindestens zwei Stunden für die persönliche Betreuung der inserierenden Gastgeber anwesend. Räumlichkeiten werden von den Tourismus-Betrieben entsprechend zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch der Gastgeber sind individuelle Vororttermine zu vereinbaren,
2.3. Wöchentlich aktuelle Auswertung des Status zur Akquisition der Inserenten,
2.4. Die Anzeigenpreise und Zahlungsmodalitäten für die Inserenten sind in Anlehnung an die vergangenen Jahre festzulegen. Eine Erhöhung über dem Verbraucherpreisindex ist nur nach Freigabe durch die OstseeFerienLand Orte möglich,
2.5. Die durch den Konzessionsnehmer erhobenen Vermieteraten für die Produktion des Kataloges und für die Gastgeberdatenbank im Internet ("Optimale Präsentation") sind ausschließlich für diesen Zweck bestimmt und können nicht durch den Herausgeber/Konzessionsnehmer für andere Produkte/Dienstleistungen verwendet oder gar an Dritte weitergegeben werden,
2.6. Die erhobenen Daten gehen nach abschließender Verarbeitung in das Eigentum der Orte des OstseeFerienLandes über und sind zusätzlich als offene Datei auf einem Datenträger den Konzessionsgebern kostenfrei mit sämtlichen Rechten zu überlassen.
3. Katalog:
3.1. Das Gastgeberverzeichnis besteht aus 6 Seiten Umschlag, ca. 314 Seiten Innenteil und einem nach Art und Umfang vorjahresidentischen Faltplan. Die Seitenanzahl kann je nach Anzeigenaufkommen abweichen. (Siehe Musterprospekt "OstseeFerienLand 2011"),
3.2. Der Innenteil ist gegliedert in einen allgemeinen Imageteil, die jeweiligen Gastgeberseiten der Orte mit vorgelagertem, individuellen Imageteil und einen Serviceteil. Alle Teile sind durch ein an der Katalogseite gestanztes Register deutlich zu machen. (Siehe Musterprospekt "OstseeFerienLand 2011"),
3.3. In den Katalog wird ein ca. 10 Seiten umfassendes Inhaltsverzeichnis der Gastgeber zugeordnet zu den jeweiligen Ortsseiten integriert,
3.4. Auflage: 80 000 Stück,
3.5. Es sind mindestens 700 Gastgeberanzeigen aus der OstseeFerienLand-Region analog der Vorjahre zu akquirieren. Bei Abweichung von mehr als 5 % sind die Konzessionsgeber rechtzeitig zu informieren,
3.6. Anzeigen in Katalog und Internet sind nur in Kombination durch die Inserenten zu beauftragen. Es ist nicht möglich nur eines der beiden Medien zu belegen. Der Akquisiteur hat dieses sicherzustellen. Es ist für die Inserenten ausgeschlossen, nur eines der beiden Medien zu belegen,
3.7. Qualität und Verarbeitung sollen dem Gastgeberverzeichnis 2011 entsprechen. Belegexemplare können unter Tel. +49 4562-256263 oder per E-Mail unter
assistenz@groemitz.de bei Frau Tina Dose-Miekley angefordert werden,
3.8. Das für das Gastgeberverzeichnis bereits entwickelte Layout für den Titel und für die Imageseiten wird durch die Tourismus-Betriebe des OstseeFerienLandes/die Konzessionsgeber vorgegeben. Der Titel, die allgemeinen und ortsbezogenen Imageseiten, der Serviceteil (ca. 66 Seiten) sowie der Faltplan mit Ortsplänen und A-Z Teil werden als fertige, druckfähige Pdf-Dateien durch das OstseeFerienLand geliefert. (Siehe Musterprospekt "OstseeFerienLand 2011"),
3.9. Die Gastgeberseiten sind durch den Herausgeber im Rahamen des OstseeFerienLand-Layouts zu setzen,
3.10. Der Gastgeberkatalog muss bis spätestens 15.10.2011 an die 5 OstseeFerienLand-Orte ausgeliefert werden,
3.11. Anlieferung auf Palette, je 10 Kataloge als Einheiten in Folie verpackt,
3.12. Das OstseeFerienLand ist verantwortlich für den Vertrieb des Kataloges vor Ort, auf Messen, im Internet und auf dem Postwege. Die OstseeFerienLand Orte verpflichten sich zur Distribution der Kataloge inklusive etwaiger Porto- und Werbungskosten,
3.13. Der Gastgeberkatalog ist dem OstseeFerienLand als PDF-Datei in der Auflösung 150 dpi sowie als Webversion in 72 dpi zur Nutzung zur Verfügung zu stellen.
4. Druckvorstufe und Druck:
4.1. Datenbankgestützte Organisation der Inserentendaten, Anzeigen und Tabellen, u.a. für die selektive Abfrage der Orte von gespeicherten Daten,
4.2. Übernahme und Prüfung der Layout- und Reinzeichnungsseiten von der Agentur oder dem verantwortlichen Projektleiter des OstseeFerienLandes,
4.3. In Abstimmung mit und auf Anforderung der Druckerei Anpassung der Daten an das Druckverfahren und an das zu bedruckende Papier,
4.4. Verisproofs im Euro-Offset-Standard mit Fograkeil für die Imageseiten, Epson-Proofs mit Fograkeil für die Anzeigenseiten,
4.5. Verantwortung für das Lektorat des Gesamtobjektes, also für Umschlag, Image- und Anzeigenteil sowie Faltplan,
4.6. Ausschreibung des Druckauftrages sowie Auswahl und Beauftragung der Druckerei und der Weiterverarbeitung gemeinsam mit dem verantwortlichen Vertreter des OstseeFerienLandes,
4.7. Erstellung von Dummies, bezogen auf die Fertigung seitlich angebrachter Register,
4.8. Verantwortung für die Druckabnahme aller Seiten auf dem Originalpapier und Drucküberwachung gegenüber der Druckerei,
4.9. Gesamtverantwortung für die einwandfreie Qualitäts- und Terminüberwachung liegt beim Herausgeber.
5. Gastgeberdatenbank Internet:
5.1. Alle 5 Orte des OstseeFerienLandes arbeiten im Bereich der Gastgeberdarstellung auf ihren Internetseiten mit dem System "Optimale Präsentation" der Firma SECRA GmbH in Neustadt in Holstein. Diese bildet den zentralen gemeinsamen Datenpool für das gesamte OstseeFerienLand. Der Konzessionsnehmer/Herausgeber hat im Rahmen seiner Dienstleistungskonzession die neu erhobenen Daten für das Jahr 2012 zu aktualisieren bzw. neue Gastgebereinträge einzustellen. Es ist darauf zu achten, dass die erhobenen Daten in Art und Umfang den Ansprüchen der "Optimalen Präsentation" entsprechen. Es gelten die aktualisierten Erhebungsmuster des Vorjahres. Belegexemplare können unter Tel. +49 4562–256263 oder per E-Mail unter
assistenz@groemitz.de bei Frau Tina Dose-Miekley angefordert werden. Das OstseeFerienLand sichert dem Herausgeber/Konzessionsnehmer den erforderlichen Zugriff auf die Datenbank "Optimale Präsentation" zu,
5.2. Anzeigen in Katalog und Internet sind nur in Kombination durch die Inserenten zu beauftragen. Es ist nicht möglich nur eines der beiden Medien zu belegen. Der Akquisiteur hat dieses sicherzustellen. Es ist für die Inserenten ausgeschlossen, nur eines der beiden Medien zu belegen,
5.3. Die Aktualisierung der Gastgebereinträge für die Internetdatenbank ist bis 15.11.2011 abzuschließen,
5.4. Das OstseeFerienLand sichert dem Herausgeber/Konzessionsnehmer die Darstellung der gebuchten Gastgebereinträge auf den Internetseiten der Orte
www.dahme.com,
www.groemitz.de,
www.kellenhusen.de,
www.gemeinde-grube.de und
www.lensahn.de sowie der gemeinsamen Internetseite
www.ostseeferienland.de bis zum 31.12.2012 zu. Somit wird der Leistungsverpflichtung des Konzessionsnehmers gegenüber der Vermieterschaft Rechnung getragen.
6. Finanzen:
6.1. Bezüglich der den Orten des OstseeFerienLandes zustehenden "Gestattungsgebühr" verpflichtet sich der Auftragnehmer zur Vorlage einer rechtsverbindlich einlösbaren "Sicherheit", wie z.B. einer Ausfallbürgschaft in Höhe des Gesamtkostenvolumes des Projektes.
Interessenten geben ihr Angebot in Form eines Kurzkonzeptes inklusive aller oben geforderten Nachweise zur Übernahme der angebotenen Dienstleistungskonzession der Orte des OstseeFerienLandes bis zur genannten Frist schriftlich an die koordinierende Stelle:
Tourismus-Service Grömitz, Tina Dose-Miekley, Kurpromenade 58, 23743 Grömitz, DEUTSCHLAND.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-06-19.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-05-25.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2011-05-25
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Auftragsbekanntmachung
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