Dokumentenmanagementsystem auf der Basis eines umfassenden Enterprise Content Management Systems

DEGES GmbH

Die EinfĂĽhrung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) fĂĽr die DEGES ist als unternehmensweites und abteilungsĂĽbergreifendes Infrastrukturprojekt geplant. Das Dokumentenmanagement soll auf der Basis eines umfassenden Enterprise Content Management Systems (ECM) als strategisches Projekt realisiert werden. Mit Hilfe des DMS sollen alle bestehenden und alle zukĂĽnftigen Anforderungen an die Verwaltung von.
Dokumenten und Inhalten abgedeckt werden. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf die Verwaltung von.
Informationen gelegt, die im Rahmen der Auftragsvergabe für Bauleistungen und Planungsleistungen benötigt werden. Mit der Einführung der E C M - Technologien sollen folgende Ziele verfolgt werden: — Steigerung der.
Prozesseffizienz — Schaffung einer Dokumentenplattform für externe Vertragspartner — Langfristige Reduzierung des Archivraumbedarfs — Verminderung der Durchlaufzeiten — Reduktion der Rüstzeit bzw. Wartezeiten der.
Sachbearbeitung — Transparenter standortunabhängiger Zugriff — Schnelle Bereitstellung der Dokumente am gewünschten Ort, zum benötigten Zeitpunkt und in der erforderlichen Form — Einführung einer elektronischen.
Vorgangsbearbeitung zur Prozessoptimierung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-02-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-12-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2011-12-20 Auftragsbekanntmachung
2012-11-29 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2011-12-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Menge oder Umfang:
“An unterschiedlichen Standorten des Auftraggebers existieren heute Papierakten, die aufbewahrungspflichtige.Dokumente beinhalten. Die Bearbeitung von...”    Mehr anzeigen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot fĂĽr alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: DEGES GmbH
Postanschrift: ZimmerstraĂźe 54
Postleitzahl: 10407
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.bund.de 🌏
E-Mail: vergabe-dms@deges.de đź“§
Telefon: +49 3020243-406 📞
Fax: +49 3020243-491 đź“ 

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-12-20 đź“…
Einreichungsfrist: 2012-02-15 đź“…
Veröffentlichungsdatum: 2011-12-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 248-403710
ABl. S-Ausgabe: 248
Zusätzliche Informationen

“FĂĽr die geforderten Angaben, Nachweise und Erklärungen ist der vom Auftraggeber vorgefertigte. "Teilnahmeantrag" und ggf. "Ergänzung zum Teilnahmeantrag...”    Mehr anzeigen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die EinfĂĽhrung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) fĂĽr die DEGES ist als unternehmensweites und abteilungsĂĽbergreifendes Infrastrukturprojekt geplant. Das...”    Mehr anzeigen

“Dokumenten und Inhalten abgedeckt werden. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf die Verwaltung von.”
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“Informationen gelegt, die im Rahmen der Auftragsvergabe fĂĽr Bauleistungen und Planungsleistungen benötigt werden. Mit der EinfĂĽhrung der E C M -...”    Mehr anzeigen

“Prozesseffizienz — Schaffung einer Dokumentenplattform fĂĽr externe Vertragspartner — Langfristige Reduzierung des Archivraumbedarfs — Verminderung der...”    Mehr anzeigen

“Sachbearbeitung — Transparenter standortunabhängiger Zugriff — Schnelle Bereitstellung der Dokumente am gewĂĽnschten Ort, zum benötigten Zeitpunkt und in der...”    Mehr anzeigen

“Vorgangsbearbeitung zur Prozessoptimierung.”
Menge oder Umfang:
“An unterschiedlichen Standorten des Auftraggebers existieren heute Papierakten, die aufbewahrungspflichtige.”

“Dokumente beinhalten. Die Bearbeitung von Verträgen und Vorgängen basiert maßgeblich auf diesen.”
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“Papierakten. Die Papierakten werden in verschiedenen Archiven aufbewahrt und verwaltet. Die.”

“Auskunftsfähigkeit ist in weiten Teilen noch abhängig vom Studium der Papierakten. Im Rahmen des ECM -.”

“Projekts sollen besonders die Prozesse bei der Bearbeitung optimiert und technisch besser unterstĂĽtzt werden. Hierzu ist es primär erforderlich, alle...”    Mehr anzeigen

“Qualitätsmanagement koordiniert, optimiert und kontrolliert die DEGES die Leistungen externer Planer,”

“Grunderwerber, BauĂĽberwacher, Bauunternehmen und sonstiger ausgewählter Dienstleister. Gegenstand des Unternehmens sind Planung und BaudurchfĂĽhrung...”    Mehr anzeigen

“Grunderwerb von BundesfernstraĂźen oder wesentlichen Teilen davon im Rahmen der Auftragsverwaltung auf Basis des Inhouse-Modells. Entsprechendes gilt fĂĽr...”    Mehr anzeigen

“Baulast der Gesellschafter einschlieĂźlich zugehöriger Aufgaben. Zusätzlich zu den Anfang der 90er Jahre ĂĽbertragenen Verkehrsprojekte Deutsche Einheit (VDE)...”    Mehr anzeigen

“VDE-Zubringern (Länge = 138,6 km, Kosten = 1,2 Mrd. €) beauftragt. Hinzu kommen sonstige StraĂźenprojekte mit ca. 528 km Länge und einem Investitionsvolumen...”    Mehr anzeigen

“2008 wurde die DEGES von der Wasser- und Schifffahrtsdirektion Ost mit Brückenbaumaßnahmen über”

“BundeswasserstraĂźen beauftragt. Insgesamt zeichnet die DEGES fĂĽr den Aus- bzw. Neubau von ca.1.920 km BundesfernstraĂźen mit einem Gesamtinvestitionsvolumen...”    Mehr anzeigen

“Informationen sind unter www.deges.de erhältlich. Geplanter Leistungsumfang Die Anbieter haben im Rahmen dieser Ausschreibung die nachfolgenden Leistungen...”    Mehr anzeigen

“Infrastruktur und Installation auf den Komponenten in der Infrastruktur des Auftraggebers — Technische.”

“Anbindung an die Verwaltungssysteme des Auftraggebers — Aufbau der benötigten Aktenstrukturen — Test und Abnahme zum Nachweis der Leistungserbringung —...”    Mehr anzeigen

“Administratoren — Erstellung einer Installationsdokumentation — Zulieferung zur Betriebsdokumentation —.”

“Zulieferung zur Verfahrensdokumentation — Übernahme der Daten und Dokumente aus den bestehenden D M S -.”

“Systemen — Kopplung des D M S an das S A P System — Migration der Datenbestände aus den bestehenden.”

“Dokumentenverwaltungen — Aufbau einer elektronischen Vertragsakte als Prototyp für weitere Aktenformen Im.”

“Rahmen der Piloten sind folgende Leistungen zu berücksichtigen: — Abbildung eines Posteingangsworkflows —.”

“Abbildung eines Rechnungsprüfungs- und freigabeworkflows mit D M S - eigenen Funktionen — Abbildung eines.”

“Rechnungsprüfungs- und freigabeworkflows auf Basis des S A P Business Workflow — Abbildung eines internen.”

“Genehmigungs- Workflows (IBZED) — Aufbau einer elektronischen Bauakte nach Vorgabe — Kopplung des DMS an weitere führende Anwendungen.”
Dauer: 12 Monate
Referenznummer: 4111162
Ort der Leistung
Hauptstandort oder ErfĂĽllungsort:
“Berlin.”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen fĂĽr die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Für die geforderten Angaben, Nachweise und Erklärungen ist der vom Auftraggeber vorgefertigte.”

“„Teilnahmeantrag" zu verwenden, der als Download unter der Adresse www.evergabe-online.de zur VerfĂĽgung gestellt wird. Die ausgefĂĽllten Teilnahmeanträge...”    Mehr anzeigen
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“(siehe Ziffer IV.3.4)) an die unter Ziffer 1.1) genannte Kontaktstelle einzusenden oder dort abzugeben.”

“Der Umschlag ist auĂźen mit einem gelben Aufkleber und mit dem Namen (Firma) und der Anschrift zu kennzeichnen. Die Aufkleberbeschriftung wird Ihnen...”    Mehr anzeigen

“Sollte der Teilnahmeantrag nicht bis zu dem genannten Zeitpunkt eingegangen sein, wird erzwingend vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Der...”    Mehr anzeigen

“Die Nachweise oder gewünschte Erklärungen sind entsprechend der vorgegebenen Nummerierung der.”

“Anlagen zu gliedern und zu sortieren. Die NichtVerwendung sowie die unvollständige Verwendung/AusfĂĽllung des vorbereiteten „Teilnahmeantrags" kann zu einem...”    Mehr anzeigen

“Bewerberauswahl erfolgt ausschlieĂźlich auf der Grundlage der in dem „Teilnahmeantrag" gemachten Angaben und den dazugehörigen Anlagen. DarĂĽber hinaus...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
“1. Angaben zum Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (siehe”

“Teilnahmeantrag). 2. Angaben zum Lizenzumsätzen.”
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“(netto) in den letzten drei abgeschlossenen.”

“Geschäftsjahren im Segment Dokumentenmangement.”

“Enterprise Content Management (siehe Teilnahmeantrag),”
Mindeststandards:
“Als Mindestumsatz für das hiesige.”

“Ausschreibungsverfahren gilt ein Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren von durchschnittlich 2 000 000 EUR p.a. (netto) sowie ein...”    Mehr anzeigen
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“(netto). Soweit der Gesamtjahresumsatz/Lizenzumsatz unter diesem Betrag liegt, wird der Bewerber/die.”

“Bewerbergemeinschaft wegen fehlender Eignung vom.”

“Verfahren ausgeschlossen.”
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“1. Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat eine Angabe zur Marktpräsenz und Erfahrung auf dem deutschen Markt zu machen. 2. Geräte,”

“Technischen Ausrüstung. Die vom Bewerber/der.”
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“Bewerbergemeinschaft anzubietenden Leistungen müssen auf der bei DEGES vorhandenen Infrastruktur lauffähig sein. Hierzu muss die vom Bewerber/der.”

“Bewerbergemeinschaft vorgehaltenen technische.”

“Ausrüstung in der Lage sein. Der Bewerber muss die Lauffähigkeit seiner Lösung in der DEGES.”

“Serverumgebung, Clientumgebung sowie der unter.”

“Berücksichtigung der Speichersysteme zusichern.”

“Nähere Angaben sind im Teilnahmeantrag enthalten.”

“3. Angaben zu Erfahrungen mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen nach Art und Umfang vergleichbar sind. Angaben des”

“Bewerbers über vergleichbare Referenzprojekte.”

“Zum Nachweis der vergleichbaren Referenzprojekte in den letzten fünf Jahren werden Angaben gemäß.”

“Teilnahmenantrag gefordert. Es sind mindestens drei Referenzen anzugeben, fĂĽr die der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft die Implementierung eines D M S -...”    Mehr anzeigen

“Die Referenzen dürfen nicht länger als bis in das Jahr 2006 zurückliegen; maßgeblich ist der.”

“Ausführungsbeginn, (nähere Angaben siehe.”

“Teilnahmeantrag). Die Referenzensind durch die.”

“Referenzgeber zu bestätigen. Die Bestätigung sollten dabei neben der Projektbenennung und dem Jahr der Produktivschaltung auch Angaben ĂĽber...”    Mehr anzeigen

“Projektplantreue mit einer Notenskala von 0 bis.”

“6 enthalten. Der Auftraggeber behält sich vor, beim zu benennenden Ansprechpartner des”

“Referenzgebers nachzufragen. Nähere Angaben sind im Teilnahmeantrag enthalten. 4. Personalbestand in den letzten 3 Jahren. Zum Nachweis werden.”

“Angaben gemäß Teilnahmeantrag gefordert. 5.”

“Maßnahmen zur Gewährleistung der Arbeitsqualität.”

“Zum Nachweis zur Gewährleistung der Arbeitsqualität werden Angaben gemäß Teilnahmeantrag gefordert.”

“6. Berufliche Befähigung und Qualifikation der für die Leistung verantwortlichen Personen. Zum”

“Nachweis der Fachkunde werden die Angaben gemäß.”

“Teilnahmeantrag zur Erfahrung und Qualifikation der für die Leistung verantwortlichen Person (Projektleitung) gefordert (siehe Teilnahmeantrag).”
Mindeststandards:
“Zu 2. Der Bewerber ist nur dann geeignet, wenn er die geforderte Lauffähigkeit in der DEGES.”

“Umgebung zusichert (siehe Teilnahmeantrag), zu 3.”
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“Der Bewerber ist nur dann geeignet, wenn er in den letzten fünf Jahren mindestens drei vergleichbare.”

“Referenzprojekte nachweist, welches den bestimmten, im Teilnahmeantrag enthaltenen Mindestanforderungen genĂĽgen (siehe Teilnahmeantrag), zu 4. Der Bewerber...”    Mehr anzeigen

“Gesamtpersonalbestand in einer Mindestanzahl nachweist (siehe Teilnahmeantrag), zu 5. Als.”

“Mindeststandard wird ein Qualitätsmanagement gefordert, welches den Anforderungen nach DIN EN.”

“ISO 9001 entspricht (siehe Teilnahmeantrag).”
AuftragsausfĂĽhrung
Geforderte Kautionen und Garantien:
“Berufshaftpflichtversicherung für Personenschäden und sonstige Schäden in Höhe von 2 500 000 EUR. Eine.”

“Erklärung des Versicherers, dass ggf. niedrigere Haftungssummen im Auftragsfall erhöht werden, reicht aus (s.”
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“Teilnahmeantrag). Wird die geforderte Höhe der Berufshaftpflichtversicherung nicht nachgewiesen, erfolgt ein.”

“Ausschluss der Bewerbung wegen fehlender Eignung (siehe Teilnahmeantrag).”
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“V O L / B, Vertragsbedingungen.”
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
“Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigten Vertreter. Die hierzu erforderlichen Angaben und.”

“Erklärungen sind dem Teilnahmeantrag zu entnehmen.”
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals âś…

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objective criteria for selection:
“1. Fachliche und technische Leistungsfähigkeit (§ 7 Abs. 3 E G VOL/A[90 %]: a) Angaben des Bewerbers zu den Referenzen fĂĽr vergleichbare Leistungen [70 %]...”    Mehr anzeigen

“Mindestanforderung] c) Angabe zum Personalbestand [nur Mindestanforderung] d) Angabe zur Gewährleistung der Qualität [nur Mindestanforderung] e) Erfahrung...”    Mehr anzeigen
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“Person [10 %] f) Qualifikation des Projektleiters/der für die Leistung verantwortlichen Person [10 %] 2. Finanzielle.”

“Leistungsfähigkeit (§ 7 Abs. 2 E G VOL/A) [10 %]: a) Angabe des Bewerbers zum Gesamtumsatz [nur.”

“Mindestanforderung] b)Angaben des Bewerbers zum Lizenzumsatz für vergleichbare Leistungen [10 %].”
Languages
Language: Deutsch 🗣️

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Internetadresse: www.bund.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.deges.de 🌏

Referenz
Kennungen
Reference number attributed by the contracting authority: 4111162
Zusätzliche Informationen

“Für die geforderten Angaben, Nachweise und Erklärungen ist der vom Auftraggeber vorgefertigte.”

“"Teilnahmeantrag" und ggf. "Ergänzung zum Teilnahmeantrag fĂĽr Andere Unternehmer" zu verwenden, die als download unter der Adresse www.evergabe-online.de...”    Mehr anzeigen
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“Der ausgefĂĽllte Teilnahmeantrag ist in einem verschlossenen Umschlag zum Schlusstermin (siehe Ziffer IV.3.4) an die unter Ziffer I.1) genannte Kontaktstelle...”    Mehr anzeigen

“Die Aufkleberbeschriftung wird den Bewerbern ebenfalls unter der o.g. Adresse zur Verfügung gestellt.”

“Der "Teilnahmeantrag" und die "Ergänzung zum Teilnahmeantrag fĂĽr Andere Unternehmer" sind zwingend in ihrer Form einzuhalten. Die Nachweise oder gewĂĽnschten...”    Mehr anzeigen

“Nummerierung der Anlagen zu gliedern und zu sortieren. Die Nichtverwendung sowie die unvollständige.”

“Verwendung / AusfĂĽllung des vorbereiteten "Teilnahmeantrags" oder der "Ergänzung zum Teilnahmeantrag fĂĽr andere Unternehmer" können zu einem Ausschluss aus...”    Mehr anzeigen

“Die Bewerberauswahl erfolgt ausschlieĂźlich auf der Grundlage der in dem "Teilnahmeantrag" und der "Ergänzung zum Teilnahmeantrag fĂĽr Andere Unternehmer"...”    Mehr anzeigen

“Darüberhinausgehende Informationsunterlagen sind nicht erwünscht und werden auch nicht berücksichtigt.”

“Ein Verweis auf frühere Bewerbungen reicht nicht aus.”

“Fragen, die während der Teilnahmefrist gestellt und beantwortet werden, werden unter www.evergabe-online.de.”

“(Rubrik: Dienstleistungen) veröffentlicht. Der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft hat eigenverantwortlich die.”

“Informationen regelmäßig abzurufen.”

“Es wird darauf hingewiesen, dass die Vergabestelle vom 27.12.2011 bis einschlieĂźlich 30.12.2011 nicht besetzt ist. Anfragen werden innerhalb dieses...”    Mehr anzeigen

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler StraĂźe 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499-163 đź“ 
Informationen zu Fristen fĂĽr NachprĂĽfungsverfahren:
“Auf die Unzulässigkeit eines Nach prüf ungsantrages nach Auflauf der Frist des § 107, Abs. 3, Nr.4 G W B (15.”

“Tage nach Eingang des Nichtabhilfebescheides auf eine Rüge) wird hingewiesen.”
Quelle: OJS 2011/S 248-403710 (2011-12-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2012-11-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 487 543,96 đź’°
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Identität
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH
Postleitzahl: 10117
Kontakt
Internetadresse: http://www.deges.de 🌏
Telefon: +49 3020243406 📞
Fax: +49 3020243491 đź“ 

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-11-29 đź“…
Veröffentlichungsdatum: 2012-11-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 231-380179
Verweist auf Bekanntmachung: 2011/S 248-403710
ABl. S-Ausgabe: 231

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (30)
2. Technischer Kriterienkatalog (70)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2012-11-22 đź“…
Name: SER Solutions Deutschland GmbH
Postanschrift: KurfĂĽrstendamm 21
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10719
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen ĂĽber Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Sekretariat KB
Quelle: OJS 2012/S 231-380179 (2012-11-29)