Einführung eines verwaltungsweiten IT- gestützten Dokumentenmanagementsystems zur Abbildung von elektronischen Akten und Realisierung einer medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung auf Basis eines EVB IT Systemvertrags

Landeshauptstadt Hannover, Fachbereich Steuerung, Personal und zentrale Dienste

Einführung eines verwaltungsweiten IT- gestützten Dokumentenmanagementsystems zur Abbildung von elektronischen Akten und Realisierung einer medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung;
Zum Leistungsgegenstand gehören die nachfolgend einzeln dargestellten Leistungen:
— DMS / VBS-Software inkl. Lizenzen und Systemkomponenten auf Basis eines Rahmenvertrages,
— Erstellung von Basiskonzepten,
— Installation und Konfiguration eines Referenzsystems in der Infrastruktur der Landeshauptstadt Hannover,
— Durchführung von Schulungen zur Freigabe des Referenzsystems,
— Software-Pflege inkl. 3rd Level Support,
— Ein Jahr 2nd Level Support nach Gesamtabnahme inkl. Wissenstransfer in regelmäßigen Abständen (monatlich),
— Erstellung eines rollenbasierten Schulungskonzepts und Aufbau eines von der Test- und Produktivumgebung physikalisch getrennten mandantenfähigen Schulungssystems,
— Umsetzung der Schnittstellen zu eingesetzten Fachverfahren,
— Vorbereitung der Pilotierung von drei Pilotbereiche inkl. Erstellung von pilotspezifischen Konzepten, Installation (sofern erforderlich) und Konfiguration der Piloten, Koppelung der Piloten an die Fachverfahren (Umsetzung der Schnittstellen) sowie die Durchführung der Datenmigration,
— Durchführung der Schulungen in 3 Pilotbereichen,
— Unterstützung bei der weiteren Durchführung der Pilotierung.
Die Leistungen sind bei der Landeshauptstadt Hannover zu erbringen. Dabei sind ggf. mehrere Verwaltungseinheiten an verschiedenen Standorten innerhalb des Stadtgebietes Hannover zu berücksichtigen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-03-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-02-03.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2011-02-03 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2011-02-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Menge oder Umfang:
Lieferung von Software- und Pflege- Lizenzen im Zuge einer Rahmenvereinbarung:— Garantierte Abnahme von 400 Lizenzen,— Abnahme von maximal weiteren 6 100 Lizenzen.Vorbereitung und Durchführung einer Pilotierung (garantierte Abnahme im Zuge der Rahmenvereinbarung):— in 3 fachlich und ablauforganisatorische unterschiedlichen Bereichen,— mit ca. 100 betroffenen Arbeitsplätzen.Vorbereitung und Durchführung weitere DMS / VBS Einführungen beim Auftraggeber im Zuge einer Rahmenvereinbarung:— optionale Abnahme von Leistungen zur Vorbereitung und Durchführung in einer noch nicht näher bestimmbaren Anzahl von Folgeprojekten.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Postanschrift: Trammplatz 2
Postleitzahl: 30159
Postort: Hannover
Kontakt
Internetadresse: http://www.Hannover.de 🌏
E-Mail: 18.04@hannover-stadt.de 📧
Telefon: +49 511168-44082 📞
Fax: +49 511168-40789 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-02-03 📅
Einreichungsfrist: 2011-03-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-02-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 26-042178
ABl. S-Ausgabe: 26
Zusätzliche Informationen
Die LHH behält sich gem. § 3 EG Abs. 4 lit. g VOL/A vor, im Falle von neuen gleichartigen Dienstleistungen, die dem Grundentwurf der vorliegenden Vergabe entsprechen, mit dem zum Zuschlag kommenden Bieter über diese neuen Leistungen zu verhandeln. Dieses Verhandlungsverfahren würde innerhalb von 3 Jahren nach Abschluss des vorliegenden Auftrages angewandt werden.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Einführung eines verwaltungsweiten IT- gestützten Dokumentenmanagementsystems zur Abbildung von elektronischen Akten und Realisierung einer medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung;
Zum Leistungsgegenstand gehören die nachfolgend einzeln dargestellten Leistungen:
— DMS / VBS-Software inkl. Lizenzen und Systemkomponenten auf Basis eines Rahmenvertrages,
— Erstellung von Basiskonzepten,
— Installation und Konfiguration eines Referenzsystems in der Infrastruktur der Landeshauptstadt Hannover,
— Durchführung von Schulungen zur Freigabe des Referenzsystems,
— Software-Pflege inkl. 3rd Level Support,
— Ein Jahr 2nd Level Support nach Gesamtabnahme inkl. Wissenstransfer in regelmäßigen Abständen (monatlich),
— Erstellung eines rollenbasierten Schulungskonzepts und Aufbau eines von der Test- und Produktivumgebung physikalisch getrennten mandantenfähigen Schulungssystems,
— Umsetzung der Schnittstellen zu eingesetzten Fachverfahren,
— Vorbereitung der Pilotierung von drei Pilotbereiche inkl. Erstellung von pilotspezifischen Konzepten, Installation (sofern erforderlich) und Konfiguration der Piloten, Koppelung der Piloten an die Fachverfahren (Umsetzung der Schnittstellen) sowie die Durchführung der Datenmigration,
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— Durchführung der Schulungen in 3 Pilotbereichen,
— Unterstützung bei der weiteren Durchführung der Pilotierung.
Die Leistungen sind bei der Landeshauptstadt Hannover zu erbringen. Dabei sind ggf. mehrere Verwaltungseinheiten an verschiedenen Standorten innerhalb des Stadtgebietes Hannover zu berücksichtigen.
Menge oder Umfang:
Lieferung von Software- und Pflege- Lizenzen im Zuge einer Rahmenvereinbarung:
— Garantierte Abnahme von 400 Lizenzen,
— Abnahme von maximal weiteren 6 100 Lizenzen.
Vorbereitung und Durchführung einer Pilotierung (garantierte Abnahme im Zuge der Rahmenvereinbarung):
— in 3 fachlich und ablauforganisatorische unterschiedlichen Bereichen,
— mit ca. 100 betroffenen Arbeitsplätzen.
Vorbereitung und Durchführung weitere DMS / VBS Einführungen beim Auftraggeber im Zuge einer Rahmenvereinbarung:
— optionale Abnahme von Leistungen zur Vorbereitung und Durchführung in einer noch nicht näher bestimmbaren Anzahl von Folgeprojekten.
Dauer: 72 Monate
Referenznummer: 18/0083/11

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Wir behalten uns vor, die Nachweise für die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit auf Verlangen wie folgt zu fordern:
Der geforderte Nachweis muss von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft beigebracht werden.
Der geforderte Nachweis muss vom Generalunternehmer (GU) beigebracht werden.
1.) Handels- oder Berufsregisterauszug (oder gleichwertige Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Staates des Firmensitzes) oder eine Eigenerklärung.
Die Nachweise und Erklärungen müssen aktuell (zum Zeitpunkt der Einreichung nicht älter als 6 Monate) sein und noch den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen.
Bescheinigungen gleich welcher Art sind in deutscher Sprache, von einem zertifizierten Gutachter übersetzt,beizufügen.
Der Schriftverkehr ist in deutscher Sprache zu führen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Wir behalten uns vor, die Nachweise für die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit auf Verlangen wie folgt zu fordern:
Die geforderten Nachweise müssen von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft beigebracht werden.
Alle geforderten Nachweise müssen vom Generalunternehmer (GU) beigebracht werden.
2.) Eigenerklärung, dass über das Vermögen kein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren eröffnet wurde oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet.
3.) Angaben über Art und Umfang der in den letzten 3 Geschäftsjahren (2007,2008,2009) ausgeführten Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind mit Angabe des Rechnungswertes,des Lieferumfangs und des Auftraggebers.
4.) Eigenerklärung, dass das Unternehmen seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist und im Unternehmen keine Schwarzarbeit stattfindet.
Die Nachweise und Erklärungen müssen aktuell (zum Zeitpunkt der Einreichung nicht älter als 6 Monate) sein und noch den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen.
Bescheinigungen gleich welcher Art sind in deutscher Sprache, von einem zertifizierten Gutachter übersetzt,beizufügen.
Der Schriftverkehr ist in deutscher Sprache zu führen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Wir behalten uns vor, die Nachweise für die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit auf Verlangen wie folgt zu fordern:
Die geforderten Nachweise müssen von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft beigebracht werden.
Alle geforderten Nachweise müssen vom Generalunternehmer (GU) beigebracht werden.
Die geforderten Nachweise müssen auch von Subunternehmen (SUB) beigebracht werden.
5.) Benennen Sie die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiter für die unten angegebenen Bereiche jeweils für die Jahre 2007, 2008 und 2009 bezogen auf:
1. Softwareentwicklung des Systems;
2. Softwarepflege des Systems;
3. Kundenspezifische Anpassungsentwicklung;
4. Einführungsunterstützung und -beratung;
5. Schulung am Systems.
6.) Geben Sie Referenzen für 3 vergleichbare Projekte zur Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen (Dokumentenmanagement, Workflowmanagement,elektronische Langzeitspeicherung und Archivierung)in der Kommunalverwaltung, bei Kommunalverbänden oder vergleichbaren Kunden an.
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7.) Bitte stellen Sie mittels Referenzen die Erfahrung von mindestens drei bis maximal 5 Mitarbeitern Ihres Unternehmens dar.
Die Mitarbeiter müssen neben Erfahrungen der jeweiligen Software- und Systemumgebung auch über folgende Fähigkeiten verfügen:
— Spezialwissen: Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung in der Öffentlichen Verwaltung,
— Spezialwissen: Implementierung, Customizing, Einführung und Betrieb von DMS / VBS (nach Produkten gegliedert).
Darüber hinaus muss für mindestens einen Mitarbeiter je eine Referenz für folgende Themengebiete vorgelegt werden:
— Spezialwissen: Projektplanung und Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung,
— Spezialwissen: Schulung und Anwenderbetreuung von DMS/VBS-Produkten (nach Produkten gegliedert),
— Spezialwissen Fachverfahrensintegration.
Die Nachweise und Erklärungen müssen aktuell (zum Zeitpunkt der Einreichung nicht älter als 6 Monate) sein und noch den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen. Bescheinigungen gleich welcher Art sind in deutscher Sprache, von einem zertifizierten Gutachter übersetzt,beizufügen.
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Der Schriftverkehr ist in deutscher Sprache zu führen.
Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
Es gelten die Allg. Geschäftsbedingungen der Landeshauptstadt Hannover für Lieferungen und Leistungen, Stand Juni 2005.
EVB-IT Systemvertrag.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Bietergemeinschaften mit einer gesamtschuldnerischen Haftung sind zugelassen.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 06
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
Aufgrund der technischen und organisatorischen Anforderungen des Projekts ist eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von sechs Jahren erforderlich.
Zahlungsweise für die Unterlagen:
Banküberweisung.
Landeshauptstadt Hannover.
Fachbereich Steuerung, Personal und Zentrale Dienste.
Konto: 517321.
Sparkasse Hannover BLZ: 250 501 80 Vertragsgegenstandsnummer 32 0000 306 333.
SWIFT-CODE (BIC): SPKHDE2HXXX, IBAN: DE53250501800000517321.
Hinweis: Die Verdingungsunterlagen werden nur versandt, wenn der Nachweis über die Einzahlung vorliegt.
Das eingezahlte Entgelt wird nicht erstattet.
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2011-11-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2011-03-30 📅
Öffnungsort:
Landeshauptstadt Hannover, Baureferat, Rudolf-Hillebrecht-Platz 1, 30159 Hannover, DEUTSCHLAND, Submissionsraum Zimmer 23.
Ort des Eröffnungstermins: Landeshauptstadt Hannover, Baureferat, Rudolf-Hillebrecht-Platz 1, 30159 Hannover, DEUTSCHLAND, Submissionsraum Zimmer 23.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeshauptstadt Hannover, Fachbereich Steuerung, Personal und zentrale Dienste
Kontakt
Kontaktperson: Marcel Münch
Internetadresse: www.Hannover.de 🌏
Name: Landeshauptstadt Hannover, Baureferat Submissionen
Postanschrift: Rudolf-Hillebrecht-Platz 1
Kontaktperson: Landeshauptstadt Hannover, Baureferat Submissionen
Telefon: +49 51116842870 📞
E-Mail: baureferat.submissionen@hannover-stadt.de 📧
Fax: +49 51116842087 📠

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 18/0083/11

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Es gelten die Regelungen des § 107 GWB.
Die Vergabekammerleitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Der Antrag ist u. a. unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers,einerRüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Landeshauptstadt Hannover, Fachbereich Steuerung, Personal und Zentrale Dienste
Postanschrift: Trammplatz 2
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30159
Telefon: +49 511168-44082 📞
Fax: +49 511168-40789 📠
Quelle: OJS 2011/S 026-042178 (2011-02-03)
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