Erneuerung der Kaufmännischen EDV Systeme

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Die Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) beabsichtigt, ausgehend von dem Kernbereich der zu erneuernden kaufmännischen Systeme, eine moderne, unternehmensweit integrierte und flexibel adaptierbare Applikationsplattform anzuschaffen, welche neben Finanzen und Materialwirtschaft auch Themen wie Personalmanagement, Kundenmanagement, Projekt-/Kampagnenmanagement und Dokumentenmanagement abdeckt. Die neue, konsolidierte Systemlösung soll weitgehend auf einschlägiger, praxiserprobter Standardsoftware basieren, ggf. sind hierzu unterschiedliche Softwareprodukte zu einer Gesamtlösung zu integrieren. Von der neuen Systemlösung erwartet visitBerlin in qualitativer und zeitlicher Sicht eine deutliche Verbesserung in den Arbeitsabläufen, der Informationsverteilung und im Systembetrieb selbst. Im Implementierungsprojekt hat neben dem Customizing vor allem die Migration aus den Altsystemen zu erfolgen. Der Liefer-/Leistungsgegenstand ist in Lose unterteilt, welche bedarfsabhängig optional sind und beim Zuschlag erforderlichenfalls losweise an unterschiedliche Bieter (Produktlieferanten) beauftragt werden können. Als Projektbeginn ist Oktober/November 2011 geplant. Der Finanzbereich soll mit dem Geschäftsjahr 2012 auf die neue Systemlösung umgestellt werden. Interessierte Bewerber/Bewerbergemeinschaften sind aufgefordert, die Erläuterungen und Formblätter für die Teilnahme an dem Bieterwettbewerb von der ausschreibenden Stelle mit Angabe von Firma und Kontaktdaten elektronisch per E-Mail abzufordern.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-07-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-06-14.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2011-06-14 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2011-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.visitberlin.de 🌏
E-Mail: iuk@visitberlin.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-06-14 📅
Einreichungsfrist: 2011-07-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-06-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 114-188720
ABl. S-Ausgabe: 114
Zusätzliche Informationen
Die Ausschreibung erfolgt als nicht offenes Verfahren mit vorgeschaltetem, offenen Teilnahmewettbewerb. Mit dem Teilnahmewettbewerb werden die nach Leistungsfähigkeit geeignetsten 10 Bieter ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Erläuterungen zum Liefergegenstand und zum Verfahren sowie Formblätter für die im Teilnahmewettbewerb einzureichenden Informationen und Erklärungen sind von der ausschreibenden Stelle mit Angabe von Firma und Kontaktdaten elektronisch per E-Mail abzufordern.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) beabsichtigt, ausgehend von dem Kernbereich der zu erneuernden kaufmännischen Systeme, eine moderne, unternehmensweit integrierte und flexibel adaptierbare Applikationsplattform anzuschaffen, welche neben Finanzen und Materialwirtschaft auch Themen wie Personalmanagement, Kundenmanagement, Projekt-/Kampagnenmanagement und Dokumentenmanagement abdeckt. Die neue, konsolidierte Systemlösung soll weitgehend auf einschlägiger, praxiserprobter Standardsoftware basieren, ggf. sind hierzu unterschiedliche Softwareprodukte zu einer Gesamtlösung zu integrieren. Von der neuen Systemlösung erwartet visitBerlin in qualitativer und zeitlicher Sicht eine deutliche Verbesserung in den Arbeitsabläufen, der Informationsverteilung und im Systembetrieb selbst. Im Implementierungsprojekt hat neben dem Customizing vor allem die Migration aus den Altsystemen zu erfolgen. Der Liefer-/Leistungsgegenstand ist in Lose unterteilt, welche bedarfsabhängig optional sind und beim Zuschlag erforderlichenfalls losweise an unterschiedliche Bieter (Produktlieferanten) beauftragt werden können. Als Projektbeginn ist Oktober/November 2011 geplant. Der Finanzbereich soll mit dem Geschäftsjahr 2012 auf die neue Systemlösung umgestellt werden. Interessierte Bewerber/Bewerbergemeinschaften sind aufgefordert, die Erläuterungen und Formblätter für die Teilnahme an dem Bieterwettbewerb von der ausschreibenden Stelle mit Angabe von Firma und Kontaktdaten elektronisch per E-Mail abzufordern.
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Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Kernkomponenten (Finanzen, Warenwirtschaft, MIS/Reporting).
Kurze Beschreibung:
Lieferung, Installation, Customizing und Integration der Kernkomponenten des Kaufmännischen Systems bestehend aus folgenden Funktionsgruppen: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling, Budgetplanung, Vertrieb/Auftragsmanagement, Einkauf und Beschaffung, Lager- und Warenwirtschaft sowie POS-/Kassensoftwaresystem. Die angebotene Systemlösung muss mandantenfähig sein. Das Onlinereservierungssystem für Touristik (TOMAS) ist per Schnittstelle anzubinden, gleiches gilt für das USI-Convention-Tool.
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Zusätzliche Angaben zu den Losen:
Die von der ausschreibenden Stelle abzufordernde Unterlage zum Teilnahmewettbewerb enthält eine Kurzbeschreibung zu Los 1.
Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Personal.
Kurze Beschreibung:
Lieferung, Installation, Customizing und Integration einer Software für das Personalwesen mit dem Schwerpunkt auf Personalverwaltung, hierbei ist auch ein Dokumentenmanagement (s. Los 5) geeignet einzubinden. Mit Blick auf eine später mögliche Erweiterung sind als optionale Komponenten eine Zeiterfassung sowie eine Personalplanung vorgesehen.
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Zusätzliche Angaben zu den Losen:
Die von der ausschreibenden Stelle abzufordernde Unterlage zum Teilnahmewettbewerb enthält eine Kurzbeschreibung zu Los 2.
Losnummer: 3
Bezeichnung des Loses: Kontakt-/Projektmanagement.
Kurze Beschreibung:
Lieferung, Installation, Customizing und Integration eines Kontaktmanagementsystems, welches für die unterschiedlichen Aspekte im Kontakt-, Netzwerk- und Kundenmanagement des Tourismusmarketing geeignet ist.
Zusätzliche Angaben zu den Losen:
Die von der ausschreibenden Stelle abzufordernde Unterlage zum Teilnahmewettbewerb enthält eine Kurzbeschreibung zu Los 3.
Losnummer: 4
Bezeichnung des Loses: Onlineshop.
Kurze Beschreibung:
Lieferung, Installation, Customizing und Integration eines Onlineshops für sowohl das Großkunden-/Direktgeschäft (B2B) als auch das Endkundengeschäft (B2C).
Zusätzliche Angaben zu den Losen:
Die von der ausschreibenden Stelle abzufordernde Unterlage zum Teilnahmewettbewerb enthält eine Kurzbeschreibung zu Los 4.
Losnummer: 5
Bezeichnung des Loses: Dokumentenmanagement.
Kurze Beschreibung:
Lieferung (Software, Spezialhardware), Installation, Customizing und Integration eines Dokumentenmanagementsystems. Das Dokumentenmanagementsystem dient dem geregelten Zugriff und Austausch gemeinsam genutzter Dokumente und Vorgänge, in erster Linie sind dies Rechnungseingang und Vertragsmanagement. In diesen Bereichen soll auch eine Workflowkomponente verfügbar sein.
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Zusätzliche Angaben zu den Losen:
Die von der ausschreibenden Stelle abzufordernde Unterlage zum Teilnahmewettbewerb enthält eine Kurzbeschreibung zu Los 5.
Losnummer: 6
Bezeichnung des Loses: Projektservices.
Kurze Beschreibung:
Los 6 umfasst die Erbringung aller für die erfolgreiche Inbetriebnahme der angebotenen, integrierten Systemkomponenten im beschriebenen Funktionsumfang erforderlichen Dienstleistungen/Projektservices, insbesondere: Erstellung eines detaillierten Designs (Feinkonzept), abschließende Integration und Test des Gesamtsystems, Installation der Produktionsumgebung, Datenmigration, Schulung und Inbetriebnahmeunterstützung.
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Zusätzliche Angaben zu den Losen:
Die von der ausschreibenden Stelle abzufordernde Unterlage zum Teilnahmewettbewerb enthält eine Kurzbeschreibung zu Los 6.
Losnummer: 7
Bezeichnung des Loses: Betrieb/Betriebsunterstützung.
Kurze Beschreibung:
Los 7 umfasst die für die Betriebsphase erforderlichen Unterstützungsleistungen, welche vom jeweiligen Betriebsmodell abhängen (SaaS, ASP, Rechenzentrum,...). Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes wird erwartet, dass der Bewerber die aus seiner Sicht erforderlichen Unterstützungsleistungen für den Betrieb spezifiziert.
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Zusätzliche Angaben zu den Losen:
Die von der ausschreibenden Stelle abzufordernde Unterlage zum Teilnahmewettbewerb enthält eine Kurzbeschreibung zu Los 7.
Beschreibung der Optionen: Erweiterungen in Los 2/Personal: Zeiterfassung, Personalplanung.
Referenznummer: visitBerlin 2011 - Unternehmenssoftware
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Erläuterungen und Formblätter für die Teilnahme am Bieterwettbewerb sind von der ausschreibenden Stelle mit Angabe von Firma und Kontaktdaten elektronisch abzufordern. Der Versand erfolgt ebenfalls elektronisch per eMail. Die dort vorgegebene Form und Gliederung ist aus Vergleichbarkeitsgründen einzuhalten. Unvollständige sowie fehlende Angaben bzw. Erklärungen führen zu einer Abwertung im Rahmen der Eignungsprüfung. Bewerbungen sind in deutscher Sprache 2-fach, rechtsverbindlich unterzeichnet auf Papier und zusätzlich in elektronischer Form auf CD einzureichen. Kommunikationsmedium für Fragen zum Teilnahmeantrag ist E-Mail.
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Angaben zum Unternehmen/zur Bewerbergemeinschaft gemäß den Vorgaben der abzufordernden Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb. Ein ausschließlicher Verweis auf Prospektmaterial oder andere Unterlagen ohne Beantwortung der Fragen in der vorgegebenen Struktur wird generell nicht bewertet. Unvollständige Angaben führen zur Abwertung im Rahmen der Eignungsprüfung.
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Technische und berufliche Fähigkeiten:
Angaben zur technischen Leistungsfähigkeit des Unternehmens/der Bewerbergemeinschaft (speziell Referenzen, vorgesehene Produkte, Projektvorgehen) gemäß den Vorgaben der abzufordernden Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb. Ein ausschließlicher Verweis auf Prospektmaterial oder andere Unterlagen ohne Beantwortung der Fragen in der vorgegebenen Struktur wird generell nicht bewertet. Unvollständige Angaben führen zur Abwertung im Rahmen der Eignungsprüfung.
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Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Für Teilnahmeantrag Bonitätserklärung. Im Falle der Zuschlagserteilung hat der AN eine unbedingte, unbefristete und selbstschuldnerische Vertragserfüllungs- und Mängelansprüchebürgschaft eines in der EU zugelassenen Kreditinstitutes oder Kreditversicherers in Höhe von 10 % der Vergabesumme zu leisten. Die Bürgschaft darf keine Hinterlegungsklausel enthalten und muss als Gerichtsstand Berlin vorsehen. Die Rückgabe der Bürgschaft erfolgt nach der vorbehaltlosen Endabnahme (siehe auch abzufordernde Erläuterungen/Formulare zum Teilnahmewettbewerb).
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Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 10
Objektive Auswahlkriterien: Einzureichenende Unterlagen/Informationen zum Teilnahmewettbewerb.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Kontakt
Kontaktperson: Berlin Tourismus & Kongress GmbH, Abteilung IT
Frank Meister

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: visitBerlin 2011 - Unternehmenssoftware

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Quelle: OJS 2011/S 114-188720 (2011-06-14)
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