Implant travel agency services for the European Aviation Safety Agency (EASA) in Cologne

European Aviation Safety Agency

The European Aviation Safety Agency (hereinafter 'the Agency') is a multicultural, multilingual body of the European Union based in Cologne and having as its main working language English.
The Agency currently employs approximately 600 staff members from all over Europe. As an essential part of their work, many of the staff members (approximately 400) are required to travel for business purposes, many of them frequently.
To ensure efficient and smooth arrangements of its business travel activities, the Agency is seeking to contract the implant travel agency service provider (henceforth referred to as 'the implant'), based on a management fee model, to be located at its headquarters in Cologne. In addition the contract shall include other associated services not covered by the management fee.
The Agency is looking to conclude a framework contract with a maximum duration of 4 years, for a full-service implant in order to continue provision of travel agency services to its staff. It is envisaged that the implant will be composed of 2 full-time team members, plus 1 additional member available upon request.
The main services under the contract shall include, but not be limited to, booking, change and cancellation of transport and accommodation reservations, visa assistance, 24-hour assistance, reporting. The full description of the services will be provided with the invitation to tender to pre-selected candidates.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-05-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-04-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Top Service International Reisebüro GmbH

Wer?

• European Aviation Safety Agency

Wie?

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2011-04-06	Auftragsbekanntmachung
2011-09-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2011-04-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Implant-Reisebürodienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit (EASA) in Köln
Menge oder Umfang:

Det årlige omfang af tjenester dækket af forvaltningshonoraret anslås til mellem 490 og 735 persondage. Omfanget af supplerende tjenester leveret mod tillægsbetaling afhænger af agenturets behov og vil blive specificeret for hver kontrakt. Udelukkende til vejledning for ansøgerne kan det helt uden forpligtelse oplyses, at omfanget for de seneste 2 år var som følger: tjenesteydelse; omfang (i enheder) 2009; omfang (i enheder) 2010:24-timers supporttjeneste i forbindelse med rejseaktiviteter, antal individuelle anmodninger om tjenester uden for åbningstider; 2009: 23; 2010: 31visumstøtte, antal anmodninger; 2009: 100; 2010: 110kvartalsvis ledelsesinformationsrapport, antal rapporter; 2009: 4; 2010: 4kvartalsrapport om besparinger og udeblevne besparinger, antal rapporter; 2009: 4; 2010: 4fakturaer og rejseplaner for Amadeus, antal udstedte fakturaer; 2009: 19 500; 2010: 23 000ugentlige sammenfattende transaktionsrapporter i Excel (transaktioner skrevet på tjenesterejsekontoen i løbet af den foregående uge), antal sammenfattende rapporter; 2009: 52; 2010: 52.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Englisch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Postanschrift: postboks 10 12 53
Postleitzahl: 50452
Postort: Køln
Kontakt
Internetadresse: http://www.easa.europa.eu 🌏
E-Mail: tenders@easa.europa.eu 📧
Telefon: +49 22189990000 📞
Fax: +49 22189990999 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-04-06 📅
Einreichungsfrist: 2011-05-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-04-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 75-122116
ABl. S-Ausgabe: 75
Zusätzliche Informationen

Yderligere oplysninger vedrørende denne procedure kan findes i det tilhørende beskrivende dokument, som kan downloades fra EASA's websted: http://easa.europa.eu/ws_prod/g/g_procurement_main.php

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur (herefter »agenturet«) er en multikulturel, flersproget EU-organisation med sæde i Køln og engelsk som hovedarbejdssprog.

Agenturet har i skrivende stund ca. 600 ansatte fra hele Europa. Som en væsentlig del af deres arbejde må mange af de ansatte (ca. 400) foretage tjenesterejser, mange af dem ofte.

For at sikre en effektiv og smidig afvikling af sine tjenesterejseaktiviteter påtænker agenturet at indgå kontrakt med et filialbaseret rejsebureau (herefter »filialen«), der skal levere tjenesteydelser på basis af en forvaltningshonorarmodel og drive virksomhed fra hovedkvarteret i Køln. Derudover skal kontrakten omfatte andre tilhørende tjenester, der ikke er dækket af forvaltningshonoraret.

Agenturet påtænker at indgå en rammekontrakt på op til 4 år med en filial, der er fuldt leveringsdygtig i løbende planlægning af tjenesterejser for agenturets ansatte. Det forudses, at filialen vil bestå af 2 teambaserede medarbejdere med fuldtidsansættelse og en 1 ekstra medarbejder på tilkaldebasis.

De væsentligste tjenester i forbindelse med kontrakten skal omfatte (men er ikke begrænset til) bookning, ændring og afbestilling af reservationer i forbindelse med transport og indkvartering, visumstøtte, døgnsupport, rapportering. Den fuldstændige beskrivelse af tjenesterne vil være at finde i opfordringen til afgivelse af bud, der sendes til forhåndsudvalgte ansøgere.

Menge oder Umfang:

Det årlige omfang af tjenester dækket af forvaltningshonoraret anslås til mellem 490 og 735 persondage.

Omfanget af supplerende tjenester leveret mod tillægsbetaling afhænger af agenturets behov og vil blive specificeret for hver kontrakt. Udelukkende til vejledning for ansøgerne kan det helt uden forpligtelse oplyses, at omfanget for de seneste 2 år var som følger:

tjenesteydelse; omfang (i enheder) 2009; omfang (i enheder) 2010:

24-timers supporttjeneste i forbindelse med rejseaktiviteter, antal individuelle anmodninger om tjenester uden for åbningstider; 2009: 23; 2010: 31

visumstøtte, antal anmodninger; 2009: 100; 2010: 110

kvartalsvis ledelsesinformationsrapport, antal rapporter; 2009: 4; 2010: 4

kvartalsrapport om besparinger og udeblevne besparinger, antal rapporter; 2009: 4; 2010: 4

fakturaer og rejseplaner for Amadeus, antal udstedte fakturaer; 2009: 19 500; 2010: 23 000

ugentlige sammenfattende transaktionsrapporter i Excel (transaktioner skrevet på tjenesterejsekontoen i løbet af den foregående uge), antal sammenfattende rapporter; 2009: 52; 2010: 52.

Dauer: 48 Monate
Referenznummer: EASA.2011.NP.08.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: EASA's lokaler, Køln, Tyskland.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Jf. venligst det beskrivende dokument til nærværende indkaldelse af anmodninger om deltagelse, der er tilgængeligt under udbudsmenupunktet på EASA-webstedet:

http://easa.europa.eu/ws_prod/g/g_procurement_main.php

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Jf. venligst det beskrivende dokument til nærværende indkaldelse af anmodninger om deltagelse, der er tilgængeligt under udbudsmenupunktet på EASA-webstedet:

http://easa.europa.eu/ws_prod/g/g_procurement_main.php

Mindeststandards:

Jf. venligst det beskrivende dokument til nærværende indkaldelse af anmodninger om deltagelse, der er tilgængeligt under udbudsmenupunktet på EASA-webstedet:

http://easa.europa.eu/ws_prod/g/g_procurement_main.php

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Jf. venligst det beskrivende dokument til nærværende indkaldelse af anmodninger om deltagelse, der er tilgængeligt under udbudsmenupunktet på EASA-webstedet:

http://easa.europa.eu/ws_prod/g/g_procurement_main.php

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Yderligere oplysninger er tilgængelige i udbudsmaterialet, der vil blive sendt til de valgte ansøgere.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 4
Sprachen
Sprache: Englisch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur
Kontakt
Kontaktperson: Indkøb og kontrakter

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: EASA.2011.NP.08.
Zusätzliche Informationen

Yderligere oplysninger vedrørende denne procedure kan findes i det tilhørende beskrivende dokument, som kan downloades fra EASA's websted:

http://easa.europa.eu/ws_prod/g/g_procurement_main.php

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Den Europæiske Unions Ret
Postanschrift: rue du Fort Niedergrünewald
Postort: Luxembourg
Postleitzahl: 2925
Land: Luxemburg 🇱🇺
E-Mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Telefon: +352 4303-1 📞
Internetadresse: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2100 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, efter den dag, sagen er taget til efterretning.

Wiederkehrender Auftrag
Fornyelse af udbuddet forventes at finde sted hvert 4. år.
Quelle: OJS 2011/S 075-122116 (2011-04-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2011-09-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 000 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-09-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-09-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 186-303436
Verweist auf Bekanntmachung: 2011/S 75-122116
ABl. S-Ausgabe: 186
Zusätzliche Informationen

Det angivne beløb i punkt II.2.1 og V.4 i denne bekendtgørelse skal udgøre det maksimale budgetloft for rammekontrakten med en varighed, der ikke overstiger 4 år.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Teknisk kvalitet (50.)
2. Pris (50.)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2011-07-19 📅
Name: Top Service International Reisebüro GmbH
Postanschrift: Breite Straβe 83
Postort: Køln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2011/S 186-303436 (2011-09-16)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Hilfs- und Nebentätigkeiten im Bereich Verkehr; Reisebürodienste (18 neue Beschaffungen)

Dienstleistungen von Reisebüros und Reiseveranstaltern sowie Hilfstätigkeiten für Touristen (2)

Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste (1)