Konzeption, Organisation und Durchführung von Hospitality-Dienstleistungen im Rahmen einer internationalen Großveranstaltung

WorldSkills Leipzig 2013 GmbH

Es handelt sich um die Planung, Organisation und Durchführung sämtlicher Hospitality-Aufgaben zur Gewährleistung einer reibungslosen Abwicklung eines internationalen Großereignisses mit ca. 3 000 Teilnehmern aus 60 Ländern ("WorldSkills Leipzig 2013").
Dies beinhaltet im Wesentlichen:
— Hotelhandling/Hotelmanagement (Optionierung, Buchung und ggf. Stornierung von Unterkünften; Aushandlung der wesentlichen Vertragsbedingungen),
— Konzeption, Organisation, Kalkulation, Durchführung und Abwicklung von Exkursionen,
— Konzeption, Organisation, Kalkulation, Durchführung und Kontrolle aller Teilnehmertransporte,
— Konzeption, Organisation, Angebotseinholungen, Kalkulation, Vertragsgestaltung, Beauftragung sowie Durchführung und Abwicklung des Caterings,
— Erarbeitung unterschiedlicher, zielgruppenspezifischer Veranstaltung-„Packages" (bestehend aus Unterbringung, Transfers, Catering, Exkursionen, ÖPNV-Tickets, Refreshments, Eintritte etc.) sowie deren Verkauf,
— Customer Service-/Buchungsmanagement (Anwendung eines vom Auftraggeber gestellten Buchungssystems, Einrichtung einer Buchungsstelle),
— Finanzmanagement (Erstellung von Finanzierungs- und Budgetplänen, Rechnungslegung, Reporting etc).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-01-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-11-25.

Wer?

• WorldSkills Leipzig 2013 GmbH

Wie?

Wo?

• Leipzig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2011-11-25	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2011-11-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Gesamtwert des Auftrags: 375 000,00 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: WorldSkills Leipzig 2013 GmbH
Postanschrift: Humboldtstraße 18
Postleitzahl: 04105
Postort: Leipzig
Kontakt
E-Mail: hess@worldskillsleipzig2013.com 📧
Telefon: +49 3419797641 📞
Fax: +49 3419797699 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-11-25 📅
Einreichungsfrist: 2012-01-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-11-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 230-373373
ABl. S-Ausgabe: 230

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dies beinhaltet im Wesentlichen:

— Hotelhandling/Hotelmanagement (Optionierung, Buchung und ggf. Stornierung von Unterkünften; Aushandlung der wesentlichen Vertragsbedingungen),

— Konzeption, Organisation, Kalkulation, Durchführung und…

… Abwicklung von Exkursionen,

… Kontrolle aller Teilnehmertransporte,

— Konzeption, Organisation, Angebotseinholungen, Kalkulation, Vertragsgestaltung, Beauftragung sowie Durchführung und Abwicklung des Caterings,

— Erarbeitung unterschiedlicher, zielgruppenspezifischer Veranstaltung-„Packages" (bestehend aus Unterbringung, Transfers, Catering, Exkursionen, ÖPNV-Tickets, Refreshments, Eintritte etc.) sowie deren Verkauf,

— Customer Service-/Buchungsmanagement (Anwendung eines vom Auftraggeber gestellten Buchungssystems, Einrichtung einer Buchungsstelle),

— Finanzmanagement (Erstellung von Finanzierungs- und Budgetplänen, Rechnungslegung, Reporting etc).

Referenznummer: 11695-11/HOS
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Erklärung des Bieters darüber, dass:

— über sein Vermögen kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder beantragt ist,

— der Bieter den gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie den Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist und,

— diejenigen Personen, die einem Bieter zuzurechnen sind, keine schwere Verfehlungen begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Erklärung des Bieters über den Gesamtumsatz und seinen Umsatz für mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Geschäftsjahren, ggf. unter Einschluss eines Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen

2. Erklärung des Bieters über das dem Bieter für die Ausführung der zu vergebenden Leistung zur Verfügung stehende Personal mit Namen und Nachweisen ihrer beruflichen Qualifikation

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Angaben des Bieters über die wesentlichen, in den letzten 3 Jahren erbrachten und dieser Ausschreibung vergleichbaren Leistungen (unter Angabe von mind. drei Referenzen mit Nennung des Gegenstandes, des Rechnungswertes und der Leistungszeit).

2. ggf. Angabe des Bieters, welche Teile des Auftrags er unter Umständen als Unteraufrag zu vergeben beabsichtigt.

In diesem Fall muss der Bieter der Auftraggeberin gegenüber nachweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel des Unterauftragnehmers zur Verfügung stehen, z.B. durch Vorlage einer entsprechenden Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 20
Zahlungsweise für die Unterlagen:

Überweisung auf das folgende Konto:

Kontoinhaber: WorldSkills Leipzig 2013 GmbH;

Konto-Nr.: 109 001 0229,

BLZ: 860 555 92 (Stadt- und Kreissparkasse Leipzig);

Verwendungszweck:

Vergabeunterlagen offenes Verfahren Hospitality.

Gültigkeitsdauer des Angebots: 2012-02-29 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2012-01-10 📅
Öffnungsort: Leipzig.
Ort des Eröffnungstermins: Leipzig.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Frau Anne Heß

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-02-01 📅
Datum des Endes: 2013-09-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 11695-11/HOS

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3419771040 📞
Fax: +49 3419771049 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es gilt das GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) in der am 4.8.2011 in Kraft getretenen Fassung.

Auf folgende Punkte wird hingewiesen:

— § 101a GWB Informations- und Wartepflicht:

Demnach darf ein Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die nicht berücksichtigten Bieter geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Tage.

— § 107 Einleitung, Antrag:

Demnach ist ein Antrag auf Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgebe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2011/S 230-373373 (2011-11-25)

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