Konzeptionelle Entwicklung, Planung, Umsetzung und Kontrolle von Verkaufsförderungs- und Promotion-Maßnahmen des Bereichs Non Aviation-Management sowie Betreuung und Beratung sämtlicher Retail-Marketing-Themen

Zusätzliche Informationen

1.

Die Vergabestelle betreibt einen Flughafen und ist daher auf dem Gebiet des Verkehrs tätig. Die Vergabestelle führt als Sektorenauftraggeberin gem. § 98 Nr. 4 GWB ein Verhandlungsverfahren nach der SektVO durch.

2.

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung geführt (vgl. Ziff. IV.1.1). Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen und Nachweisen losweise um die Aufforderung zur Angebotsabgabe bewerben. Erst Ihre erfolgreiche Bewerbung nach positiver Eignungsprüfung und -bewertung je Los durch den Auftraggeber führt zur Versendung der Vergabeunterlagen.

3.

Sie werden gebeten, sich unter einkauf@berlin-airport.de unter Angabe des oben unter Ziff. IV.3.1) genannten Aktenzeichens sowie Ihrer für dieses Verfahren verbindlichen Kontaktdaten losweise zu registrieren. Nur so kann gewährleistet werden, dass wir Ihnen gegebenenfalls weitere sachdienliche Auskünfte zum Verfahren geben können. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis 10 Kalendertage (KT) vor Ablauf der Bewerbungsfrist an die unter Ziff. I.1 bezeichnete Stelle lesbar eingegangen sind. Mündliche oder verspätete Anfragen werden nicht beantwortet.

Erst auf die Registrierung unter der oben genannten E-Mail Adresse können wir Ihnen die in dieser Bekanntmachung erwähnten Formblätter zur Verfügung stellen. Eine Bewerbung kann nur dann berücksichtigt werden, wenn die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Teilnahmeantragsunterlagen verwendet, ausgefüllt und durch die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise ergänzt werden. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.

4.

Die Bewerber haben zu beachten, dass der Teilnahmeantrag rechtsverbindlich unterzeichnet ist. Der Teilnahmeantrag ist entweder von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft beizufügen.

5.

Die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind 3-fach in deutscher Sprache je Los einzureichen. Den Teilnahmeanträgen sind außerdem elektronische Kopien aller im Original übermittelten Unterlagen auf einem geeigneten virengeprüften und virenfreien Datenträger beizulegen. Die elektronischen Kopien sind in einem nicht-bearbeitbaren Format (z.B. geschützte, jedoch druckbare Dateien) bereitzustellen. Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags versichert der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, dass die Inhalte der elektronischen Kopien vollumfänglich und mit den eingereichten Originalen uneingeschränkt identisch sind. Sofern mit dem Original des Teilnahmeantrags weniger Unterlagen abgegeben wurden, als auf dem Datenträger vorzufinden sind, gilt im Zweifelsfall die Einreichung im Original vorrangig. Die Vergabestelle weist die Bewerber/Bewerbergemeinschaft daher darauf hin, dass ausschließlich die eingereichten Originale des eingereichten Teilnahmeantrags für die Prüfung und Wertung durch die Vergabestelle maßgeblich sind.

Die Übermittlung hat schriftlich unter expliziter Angabe des Aktenzeichens sowohl auf dem verschlossenen Behältnis/Umschlag, in dem der Teilnahmeantrag eingereicht wird als auch im Anschreiben zu dem Teilnahmeantrag zu erfolgen.

6.

Die Übersendung per Telefax oder in elektronischer Form, z.B. mittels E-Mail, ist nicht zulässig und kann nicht geprüft und/oder gewertet werden.

7.

Sollten geforderte Angaben, Erklärungen und Nachweise fehlen, so behält sich der Auftraggeber ggf. die Nachforderung von Unterlagen vor. Die Vergabestelle ist berechtigt, bei Bedenken hinsichtlich der Eignung des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen.

8.

Die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind geordnet nach der unter Ziff. III.2.1 bis III.2.3 aufgeführten Nummerierung und Reihenfolge sowie unter Angabe des Aktenzeichens EA-2011-198 beim Auftraggeber einzureichen.

9.

Der Auftraggeber prüft die Eignung der Bewerber je Los in einem dreistufigen Verfahren:

Stufe 1: Prüfung auf Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise, Angaben und Erklärungen (Ziff. III.2.1, III.2.2, III.2.3).

Stufe 2: Vorliegen von Ausschlussgründen inkl. der Einhaltung der Mindestanforderungen.

Stufe 3: Prüfung der wirtschaftlichen, finanziellen sowie der technischen Leistungsfähigkeit gemessen an der ausgeschriebenen Leistung.

Sollte die Prüfung ergeben, dass mehr als 7 Bewerber die geforderten Anforderungen pro Los erfüllen, wird der Auftraggeber je Los die 7 zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber auswählen, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Um dies zu ermitteln, wird der Auftraggeber die Eignungsvoraussetzungen gewichten und bewerten. Hierzu wird der Auftraggeber eine Bewertungsmatrix verwenden, die die technische Leistungsfähigkeit (vgl. Ziff. III.2.3) anhand der eingereichten Unternehmensreferenzen, der Angabe der Reaktions- und Umsetzungszeit, der Angabe des festangestellten Ansprechpartners, sowie der Angabe zur Mitarbeiterzahl, gemäß Ziff. III.2.3, widerspiegelt. Im Falle der Punktgleichheit mehrerer Bewerber auf Platz 7 in einem Los werden auch mehr als 7 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in dem jeweiligen Los für das weitere Verfahren ausgewählt.

Hierbei kann ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft maximal 1 000 Punkte pro Los erreichen, die sich, wie folgt, verteilen:

a) Referenzen

Los I.

Maximal 700 Punkte auf die Bewertung der Referenzen hinsichtlich der gemäß Ziff. III.2.3 1a)-d) geforderten Darstellungen, welche sich wie folgt aufgliedern, wobei die Mindestanforderungen gemäß Ziff. III.2.3.1 nachgewiesen werden müssen. Sofern Sie daher aus der Referenznennung nicht eindeutig hervorgeht, dass es sich bei den Referenzen um 2 unterschiedliche Auftraggeber handelt, wird der Teilnahmeantrag vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Dies gilt auch, wenn nicht wenigstens eine Referenz aus den Branchen Luftverkehr/Verkehr, Tourismus, Einzelhandel/Handel, Dienstleistung, Lebensmittel oder Gastronomie herangezogen wird.

Aa) Maximal 160 Punkte für die Erarbeitung einer Verkaufsförderungs-, Promotion- und Eventkonzeption. Je Referenz werden maximal 80 Punkte vergeben, davon entfallen:

— 10 Punkte jeweils pro nachgewiesenen Punkt aus Ziff. III.2.3 aa) – ah).

Ab) Maximal 400 Punkte auf die in den Referenzen nachgewiesene Entwicklung & Umsetzung von Maßnahmen gemäß Ziff. III.2.3 ba)-bg). Davon entfallen:

— 100 Punkte für die inhaltliche Ausgestaltung von Promotions (je Referenz 50 Punkte); - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 30 Punkte für die inhaltliche Planung des Gewinnspiels; - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 30 Punkte für die Gewinnspiel-Abwicklung; - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 25 Punkte für die Auswahl von Aktions-/Promotion-Kleidung; - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 25 Punkte für die Auswahl von Promotion-Equipments; - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 40 Punkte für die Konzeption/Gestaltung von Samplings/Give-Aways oder Coupons; - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 40 Punkte für die Bereitstellung/Abwicklung von Samplings, Give-Aways oder Coupons; - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 20 Punkte für Kooperationsmarketing; - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 60 Punkte für Gestaltung von Werbemitteln; - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird,

— 30 Punkte für den Nachweis von einer weiteren verkaufsfördernden Leistung, - 0 Punkte, wenn Leistung nicht nachgewiesen wird.

Ac) 40 Punkte, wenn in einer Referenz die Erarbeitung eines operativen Maßnahmenplans nachgewiesen ist; - 0 Punkte, wenn dies nicht nachgewiesen wird.

Ad) Maximal 50 Punkte auf in einer Referenz aufgelisteten Abstimmungs- und Reaktionszeiten. Davon entfallen:

— 25 Punkte, wenn Abstimmungen vor Ort innerhalb von 48 Stunden gewährleistet werden konnten; 15 Punkte, wenn Abstimmungen vor Ort nicht innerhalb von 48 Stunden, jedoch innerhalb von 72 Stunden gewährleistet werden konnten; 0 Punkte, wenn Abstimmung vor Ort nicht innerhalb von 72 Stunden gewährleistet werden konnte,

— 25 Punkte, wenn Reaktionszeiten (per Telefon, E-Mail) innerhalb von 4 Stunden gewährleistet werden konnten; 15 Punkte, wenn Reaktionszeiten nicht innerhalb von 4 Stunden, jedoch innerhalb von 24 Stunden gewährleistet werden konnten; - 0 Punkte, wenn Reaktionszeiten nicht innerhalb von 24 Stunden gewährleistet werden konnten.

Ae) 50 Punkte, wenn die Leistungen einer Referenz auf einem Flughafen erbracht wurden; - 0 Punkte, wenn Leistungen nicht auf einem Flughafen erbracht wurden.

Los II.

Maximal 700 Punkte auf die Bewertung der Referenzen hinsichtlich der gemäß Ziff. III.2.3 a)-f) geforderten Leistungen, wobei die Mindestanforderungen gemäß Ziff. III.2.3.1 nachgewiesen werden müssen. Sofern Sie daher aus der Referenznennung nicht eindeutig hervorgeht, dass es sich bei den Referenzen um 2 unterschiedliche Auftraggeber handelt, wird der Teilnahmeantrag vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Dies gilt auch, wenn nicht wenigstens eine Referenz aus den Branchen Luftverkehr/Verkehr, Tourismus, Einzelhandel/Handel, Dienstleistung, Lebensmittel oder Gastronomie herangezogen wird.

Aa) Maximal 350 Punkte je Referenz auf die geforderten Leistungen gemäß Ziff. III.2.3 a)-f), davon entfallen:

Aaa) Maximal 110 Punkte auf die in der Referenz gem. Ziff. III.2.3 a) nachgewiesene Rekrutierung & Einsatz von Promotion-Personal. Die Punkte werden wir folgt vergeben:

— 110 Punkte, wenn für die Referenz mindestens 60 Personentage erbracht wurden; - 80 Punkte bei mindestens 40 Personentagen und weniger als 60 Personentagen; - 40 Punkte bei mindestens 25 Personentagen und weniger als 40 Personentagen; - 20 Punkte bei mindestens 15 Personentagen und weniger als 25 Personentagen; weniger als 15 Personentage führen zum Ausschluss aus dem Verfahren.

Aab) Maximal 30 Punkte für den Nachweis gem. Ziff. III.2.3 b) von Reaktionszeiten für Ersatzpersonal, davon entfallen:

— 30 Punkte, wenn innerhalb von 4 Stunden bei personellen Ausfällen Ersatzpersonal gewährleistet wurde; -15 Punkte wenn innerhalb von 24 Stunden Ersatzpersonal gewährleistet wurde; - 0 Punkte, wenn der Einsatz von Ersatzpersonal länger als 24 Stunden gedauert hat.

Aac) Maximal 70 Punkte auf die Betreuung des Promotion-Personals gem. Ziff. III.2.3 c), sofern nachgewiesen, davon entfallen:

— 40 Punkte durch den Einsatz eines Supervisors/Teamleiters/Projektleiters vor Ort; - 0 Punkte, wenn dies nicht nachgewiesen wird,

— 30 Punkte, wenn – sofern nachgewiesen - die Erreichbarkeit dieser Person während des Einsatzes jederzeit gegeben war; - 0 Punkte, wenn dies nicht nachgewiesen wird.

Aad) Maximal 60 Punkte auf den Einsatz von nachweislich geschulten Personal gem. Ziff. III.2.3 f), davon entfallen:

— 30 Punkte, wenn das Personal auftragsbezogen geschult wurde; - 0 Punkte, wenn dies nicht nachgewiesen wird,

— 30 Punkte, wenn nachgewiesen wird, dass die Mitarbeiter allgemein geschult wurden; - 0 Punkte, wenn dies nicht nachgewiesen wird.

Aae) Maximal 80 Punkte für folgende erbrachten Leistungen gem. Ziff. III.2.3 d) - e), davon entfallen:

— 20 Punkte für die Dokumentation; - 0 Punkte, wenn keine Dokumentation nachgewiesen wird,

— 30 Punkte auf durchgeführte Qualitätschecks; - 0 Punkte, wenn Qualitätscheck nicht nachgewiesen werden können,

— 30 Punkte, wenn die Leistungen auf einem Flughafen erbracht wurden; - 0 Punkte, wenn dies nicht nachgewiesen wird.

b) Ansprechpartner

Los I:

Maximal 200 Punkte werden für entsprechende Erfahrungen des genannten Ansprechpartners bei Agenturen, verkaufsfördernden Themen sowie als Projektleiter in Hinblick auf die geforderten Aufgaben (vgl. Ziff. II.1.5) vergeben.

Davon entfallen:

Ba) Maximal 50 Punkte auf die allgemeine Agenturerfahrung des Ansprechpartners oder auf die Erfahrung des Ansprechpartners als Projektleiter/Manager (Vergleich II.1.5). Die Punkte werden wie folgt vergeben:

— 50 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 8 Jahre Agenturerfahrung oder Erfahrung als Projektleiter/Manager verfügt; - 25 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 5 Jahre und weniger als 8 Jahre Agenturerfahrung oder Erfahrung als Projektleiter/Manager verfügt; - 0 Punkte, wenn er weniger als 5 Jahre Agenturerfahrung oder Erfahrung als Projektleiter/Manager hat.

Bb) Maximal 50 Punkte auf die Erfahrungen des Ansprechpartners im Bereich Verkaufsförderung/Promotion (vgl. Ziff. II.1.5). Die Punkte werden wie folgt vergeben:

— 50 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 8 Jahre Erfahrungen im Bereich Verkaufsförderung/Promotion verfügt; - 25 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 5 Jahre und weniger als 8 Jahre Erfahrungen im Bereich Verkaufsförderung/Promotion verfügt; - 0 Punkte, wenn er weniger als 5 Jahre Erfahrungen im Bereich Verkaufsförderung/Promotion hat.

Bc) Maximal 50 Punkte auf die in Form einer Eigenerklärung gewährleisteten Abstimmungszeiten vor Ort. Davon entfallen:

— 50 Punkte, wenn Abstimmungen vor Ort innerhalb von 48 Stunden gewährleistet werden können; - 25 Punkte, wenn Abstimmungen vor Ort nicht innerhalb von 48 Stunden, jedoch innerhalb von 72 Stunden gewährleistet werden können; -0 Punkte, wenn Abstimmungen vor Ort nicht innerhalb von 72 Stunden gewährleistet werden können.

Bd) Maximal 50 Punkte auf die in Form einer Eigenerklärung gewährleisteten Reaktionszeiten. Davon entfallen:

— 50 Punkte, wenn Reaktionszeiten (per E-Mail/Telefon) innerhalb von 4 Stunden gewährleistet werden können; - 25 Punkte, wenn Reaktionszeiten innerhalb von 24 Stunden, jedoch nicht innerhalb von 4 Stunden gewährleistet werden können; .- 0 Punkte, wenn Reaktionszeiten nicht innerhalb von 24 Stunden gewährleistet werden können.

Los II:

Maximal 200 Punkte werden für entsprechende Erfahrungen des genannten Ansprechpartners bei Agenturen, als Projektleiter/Manager sowie als Projektleiter in Hinblick auf die geforderten Aufgaben (vgl. Ziff. II.1.5) vergeben. Davon entfallen:

Ba) Maximal 50 Punkte auf die allgemeine Agenturerfahrung des Ansprechpartners (vgl. Ziff. II.1.5). Davon entfallen:

— 50 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 8 Jahre Agenturerfahrung verfügt; - 25 Punkte wenn der Ansprechpartner über mindestens 5 Jahre und weniger als 8 Jahre Agenturerfahrung verfügt; - 0 Punkte, wenn er weniger als 5 Jahre Agenturerfahrung hat.

Bb) Maximal 50 Punkte auf die Erfahrungen des Ansprechpartners als Projektleiter/Manager bei einer Agentur (vgl. Ziff. II.1.5). Davon entfallen:

— 50 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 5 Jahre Erfahrungen als Projektleiter/Manager verfügt; - 25 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 3 Jahre und weniger als 5 Jahre Erfahrungen als Projektleiter/Manager verfügt; - 0 Punkte, wenn er weniger als 3 Jahre Agenturerfahrung hat.

Bc) Maximal 50 Punkte auf die Erfahrungen des Ansprechpartners im Bereich Promotion (vgl. Ziff. II.1.5). Davon entfallen:

— 50 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 5 Jahre Erfahrungen im Bereich Promotion verfügt; - 25 Punkte, wenn der Ansprechpartner über mindestens 3 Jahre und weniger als 5 Jahre Erfahrungen im Bereich Promotion verfügt; - 0 Punkte, wenn er weniger als 3 Jahre Erfahrungen im Bereich Promotion hat.

Bd) Maximal 50 Punkte auf die in Form einer Eigenerklärung gewährleisteten Abstimmungszeiten vor Ort. Davon entfallen:

— 50 Punkte, wenn Abstimmungen vor Ort innerhalb von 48 Stunden gewährleistet werden konnten; - 25 Punkte, wenn Abstimmungen vor Ort nicht innerhalb von 48 Stunden, jedoch innerhalb von 72 Stunden gewährleistet werden konnten.

c) Mitarbeiter

Los I.

Maximal 100 Punkte auf die Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter. Davon entfallen:

— 100 Punkte, wenn 15 oder mehr fest angestellte Mitarbeiter in der Agentur beschäftigt sind; - 50 Punkte, wenn weniger als 15 Mitarbeiter, aber mindestens 10 Mitarbeiter in der Agentur beschäftigt sind, - 25 Punkte, wenn weniger als 10 Mitarbeiter, aber mindestens 5 Mitarbeiter in der Agentur beschäftigt sind; Ausschluss aus dem Verfahren, wenn weniger als 5 Mitarbeiter in der Agentur beschäftigt sind.

Los II.

Maximal 100 Punkte auf die Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter. Davon entfallen:

— 100 Punkte, wenn 7 oder mehr fest angestellte Mitarbeiter in der Agentur beschäftigt sind; - 50 Punkte, wenn weniger als 7 Mitarbeiter, aber mindestens 3 Mitarbeiter in der Agentur beschäftigt sind; Ausschluss aus dem Verfahren, wenn weniger als 3 Mitarbeiter in der Agentur beschäftigt sind.

Zusätzliche Angaben zu den Losen

Der Auftragnehmer hat keinerlei Anspruch auf die Durchführung einer bestimmten Anzahl oder Art der hier beschriebenen Leistungen. Die Umsetzung von Events sowie die Erstellung & Produktion von Drucksachen werden in der Regel von der Lead-Agentur bzw. Agenturen mit bereits bestehenden Verträgen des Auftraggebers durchgeführt.

Kurze Beschreibung

Derzeit ist angedacht, an verschiedenen Standorten im Terminal mehrmals wöchentlich zwei Einkaufsberater/innen testweise im Einsatz zu haben. Hinzu wird zu bestimmten themen- bzw. eventbezogenen Aktionen Promotion-Personal auf Abruf benötigt. Der erste Einsatz des Promotion-Personals wird im Zuge der Eröffnung stattfinden. Der Auftragnehmer muss sich durch Professionalität und Flexibilität auszeichnen und gewährleisten, dass das Promotion-Personal bei Nichterfüllung der geforderten Anforderungen des Auftraggebers bzw. bei Nichteinhaltung von Absprachen jederzeit ausgetauscht werden kann. Der Einsatz des Promotion-Personals erfolgt auf Abruf. Die Leistungen sollen aus einem Rahmenvertrag abgerufen werden. Ein Anspruch auf eine bestimmte Abrufmenge besteht nicht. Folgendes Leistungsspektrum wird gefordert:

Beschreibung der Optionen

Die Vertragslaufzeit pro Los kann durch einseitige schriftliche Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer zweimal um jeweils 6 Monate verlängert werden. Die Verlängerung muss bis spätestens 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit erfolgen. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Verlängerung der Vertragslaufzeit. Im Falle einer nicht erfolgten Verlängerung kann er hieraus keinerlei Ansprüche (insbesondere auf Schadensersatz oder Vergütung) herleiten.

Sonstige besondere Bedingungen

Das durch den Auftragnehmer einzusetzende Personal muss rechtzeitig vor Leistungsbeginn eine Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG) vorlegen, da die Leistungen zu einem erheblichem Teil in sensiblen Luftsicherheitsbereichen stattfinden.