Lieferung, Montage, Betreuung und Beratung von Veranstaltungstechnik

Kassel Marketing GmbH

Die Kassel-Marketing GmbH beabsichtigt, die Veranstaltungstechnik in den Räumlichkeiten des Kongress Palais Kassel zu modernisieren, um ihre Leistungen für Kongresse und Veranstaltungen zeitgemäß und auf dem aktuellen Stand der Technik anbieten zu können. Der Auftragnehmer soll die Räume für die Dauer des Vertrages mit Standardtechnik wie z.B. Beschallung, Beleuchtung einschließlich Effektbeleuchtung, Traversentechnik und multimedialen Präsentationsvorrichtungen ausstatten, d.h. Lieferung und Montage sämtlicher Technikelemente einschließlich Vorrichtungen für eine potenzielle Erweiterbarkeit der Technik vornehmen. Sämtliche Technik verbleibt im Eigentum des Auftragnehmers und ist zum Vertragsende wieder zu entfernen; vertraglich wird sich die Kassel-Marketing GmbH aber eine Kaufoption vorbehalten. Ferner soll der Auftragnehmer die Kassel-Marketing GmbH im Zusammenhang mit der Standardtechnik umfassend beraten, deren Mitarbeiter schulen und die Veranstaltungen – soweit erforderlich - technisch betreuen. Für die Beratung hat der Auftragnehmer einen Projektleiter einzusetzen, der mindestens über die Qualifikation eines Meisters für Veranstaltungstechnik verfügt. Im Bereich der Standardtechnik wird der Auftragnehmer exklusiver Partner der Kassel-Marketing GmbH.
Darüber hinaus soll der Auftragnehmer im Bereich nicht standardisierter Technik, d.h. kundenwunschspezifischer Veranstaltungstechnik zur Vermarktung beitragen und im Auftragsfall diese ausführen. Anders als bei den oben genannten Standardtechnikleistungen wird der Auftragnehmer bezüglich nicht standardisierter Technik nicht als exklusiver, sondern als präferierter Partner behandelt. Kunden sind weiterhin berechtigt, Dritte einzuschalten.
Das Kongress Palais Kassel verfügt über 25 Säle und Tagungsräume sowie Foyerflächen mit insgesamt ca. 7 000 qm Fläche für Veranstaltungen jeglicher Art von 20 bis zu 4 350 Personen. Die Räumlichkeiten sind flexibel gestaltbar, indem sie einzeln oder auch in Kombination als Veranstaltungsbereiche genutzt werden können.
Im Kongress Palais wurden in den vergangenen Jahren durchschnittlich ca. 180-190 Tagungen, Kongresse und Events unterschiedlicher Art pro Jahr veranstaltet. Im Jahr 2010 wurden 171 Veranstaltungen an 199 Tagen durchgeführt, von denen ca. 27,5 % Kulturveranstaltungen und ca. 10 % Gesellschaftsveranstaltungen betrafen. An den Veranstaltungen im Jahr 2010 nahmen insgesamt ca. 118 000 Besuchern teil, davon ca. 54 000 Besucher für Kongresse/Tagungen, ca. 53 000 Besucher für Kulturveranstaltungen und ca. 11 000 Besucher für Gesellschaftsveranstaltungen.
Wegen weiterer Einzelheiten zur Durchführung des Vergabeverfahrens wird auf Ziffer VI.3 dieser Bekanntmachung verwiesen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-09-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-08-19.

Wer?

• Kassel Marketing GmbH

Wie?

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2011-08-19	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2011-08-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Elektrotechnischer Bedarf
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Elektrotechnischer Bedarf 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Postanschrift: Obere Königstraße 15
Postleitzahl: 34117
Postort: Kassel
Kontakt
Internetadresse: http://www.kassel-tourist.de 🌏
E-Mail: oliver.hoeppner@kassel-marketing.de 📧
Telefon: +49 5617077210 📞
Fax: +49 5617077242 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-08-19 📅
Einreichungsfrist: 2011-09-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-08-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 162-267950
ABl. S-Ausgabe: 162
Zusätzliche Informationen

1. Das vom Auftraggeber gewählte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der VOL/A (vgl. § 3 Abs. 3 lit. c) EG VOL/A). Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet. 2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei der Auftraggeberin. Dies beschränkt die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise. 3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. II.1.1 bis II.1.3) sind per schriftlicher Anfrage/Email bei der unter Ziff. I.1 genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten. 4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 19.9.2011, 12:00 Uhr (Eingang!) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Ausschreibung der Kassel Marketing GmbH/ Veranstaltungstechnik Kongress Palais/ Teilnahmeantrag" bei der unter Ziff. I.1 genannten Stelle als Original und mit zwei Kopie einzureichen. Eine Verspätung führt zum Ausschluss. 5. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines ersten, indikativen Angebotes. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt. 6. Nach Angebotsabgabe erhalten die Bieter die Möglichkeit, ihr Angebot vor Ort in einer Präsentation vorzustellen. Sodann werden mit den Bietern Verhandlungsgespräche geführt, auf deren Grundlage die Bieter aufgefordert werden, letztverbindliche Angebote zu einem für sämtliche Bieter gleichlautenden Termin abzugeben. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Bieterkreis während des Verfahrens einzuschränken. 7. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1 genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Zusätzliche Informationen

1. Das vom Auftraggeber gewählte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der VOL/A (vgl. § 3 Abs. 3 lit. c) EG VOL/A). Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet.

2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei der Auftraggeberin. Dies beschränkt die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise.

3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. II.1.1 bis II.1.3) sind per schriftlicher Anfrage/Email bei der unter Ziff. I.1 genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten.

4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 19.9.2011, 12:00 Uhr (Eingang!) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Ausschreibung der Kassel Marketing GmbH/ Veranstaltungstechnik Kongress Palais/ Teilnahmeantrag" bei der unter Ziff. I.1 genannten Stelle als Original und mit zwei Kopie einzureichen. Eine Verspätung führt zum Ausschluss.

5. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines ersten, indikativen Angebotes. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt.

6. Nach Angebotsabgabe erhalten die Bieter die Möglichkeit, ihr Angebot vor Ort in einer Präsentation vorzustellen. Sodann werden mit den Bietern Verhandlungsgespräche geführt, auf deren Grundlage die Bieter aufgefordert werden, letztverbindliche Angebote zu einem für sämtliche Bieter gleichlautenden Termin abzugeben. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Bieterkreis während des Verfahrens einzuschränken.

7. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1 genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Darüber hinaus soll der Auftragnehmer im Bereich nicht standardisierter Technik, d.h. kundenwunschspezifischer Veranstaltungstechnik zur Vermarktung beitragen und im Auftragsfall diese ausführen. Anders als bei den oben genannten Standardtechnikleistungen wird der Auftragnehmer bezüglich nicht standardisierter Technik nicht als exklusiver, sondern als präferierter Partner behandelt. Kunden sind weiterhin berechtigt, Dritte einzuschalten.

Das Kongress Palais Kassel verfügt über 25 Säle und Tagungsräume sowie Foyerflächen mit insgesamt ca. 7 000 qm Fläche für Veranstaltungen jeglicher Art von 20 bis zu 4 350 Personen. Die Räumlichkeiten sind flexibel gestaltbar, indem sie einzeln oder auch in Kombination als Veranstaltungsbereiche genutzt werden können.

Im Kongress Palais wurden in den vergangenen Jahren durchschnittlich ca. 180-190 Tagungen, Kongresse und Events unterschiedlicher Art pro Jahr veranstaltet. Im Jahr 2010 wurden 171 Veranstaltungen an 199 Tagen durchgeführt, von denen ca. 27,5 % Kulturveranstaltungen und ca. 10 % Gesellschaftsveranstaltungen betrafen. An den Veranstaltungen im Jahr 2010 nahmen insgesamt ca. 118 000 Besuchern teil, davon ca. 54 000 Besucher für Kongresse/Tagungen, ca. 53 000 Besucher für Kulturveranstaltungen und ca. 11 000 Besucher für Gesellschaftsveranstaltungen.

Wegen weiterer Einzelheiten zur Durchführung des Vergabeverfahrens wird auf Ziffer VI.3 dieser Bekanntmachung verwiesen.

Beschreibung der Optionen: Verlängerungsoption der Vertragslaufzeit um ein weiteres Jahr.
Vorläufiger Zeitplan für die Nutzung von Optionen: 30 Monate
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 36 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: DE 731.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die unter III.2.1) geforderten Nachweise sind von dem Bewerber bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen.

Alle Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen; fehlende Nachweise können vom Auftraggeber nachgefordert werden. Eine Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend.

Geforderte Nachweise sind:

a) aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum dieser Bekanntmachung)

b) Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, die Angaben zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 6 Abs. 4 und Abs. 6 EG VOL/A enhält. Hierzu ist das Formular II zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die unter III.2.2) geforderten Nachweise sind von dem Bewerber bzw. den jeweiligen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Alle Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen; fehlende Nachweise können vom Auftraggeber nachgefordert werden. Eine Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend.

Geforderte Nachweise sind:

a) Eigenerklärung, dass der Bewerber eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 3 000 000 EUR für Personen- und Sachschäden hat bzw. im Auftragsfall unverzüglich abschließen wird. Hierzu ist das Formular III zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3;

b) Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren und über den Umsatz im Bereich der ausgeschriebenen Aufgabenbereiche (Veranstaltungstechnik) in den letzten 3 Geschäftsjahren. Hierzu ist das Formular IV zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3;

c) Aktuelle Bankauskunft einer Bank mit Sitz innerhalb der Europäischen Union über die wirtschaftliche Situation und die Kontoführung des Bewerbers (nicht älter als 3 Monate ab Datum dieser Bekanntmachung).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die unter III.2.3) geforderten Nachweise sind von dem Bewerber bzw. den jeweiligen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Alle Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen; fehlende Nachweise können vom Auftraggeber nachgefordert werden.

Soweit ein Bewerber Subunternehmer einsetzen will, hat er diese unter Angabe der jeweiligen Teilleistungen zu benennen. Hierfür ist das Formular V zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3. Beruft sich der Bewerber darüber hinaus auch auf Erklärungen/ Nachweise des Subunternehmers nach diesem Abschnitt III.2.3, sind diese zusätzlich gesondert für den Subunternehmer beizufügen.

Geforderte Nachweise sind:

a) Referenzen der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen, die mit den hier ausgeschriebenen Leistungen hinsichtlich Art und Umfang vergleichbar sind (mind. eine bis max. 3 Referenzen einschließlich kurzer Beschreibung des Auftragsinhaltes sowie Angabe des Auftragswertes, der Leistungsdauer, des Auftraggebers und deren Ansprechpartner nebst Anschrift, Angabe der telefonischen Erreichbarkeit und Emailadresse). Referenzen, die älter sind als 3 Jahre, werden nicht gewertet. Für die Angabe der Referenzen ist das Formular VI zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3.

b) Angaben zur Ausbildung/Qualifikation und einschlägiger Erfahrung (persönliche Referenzen) des vorgesehenen Projektleiters sowie Erklärung, dass der vorgesehene Projektleiter der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift mächtig ist. Hierzu ist das Formular VII zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3.

Mindeststandards:

Der Projektleiter, der die Kassel-Marketing GmbH in Bezug auf die technischen Leistungen berät, muss mindestens über die Qualifikation eines Meisters für Veranstaltungstechnik verfügen. Diese ist durch eine Kopie der Meisterurkunde nachzuweisen.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Der Auftragnehmer erhält grundsätzlich eine veranstaltungsbezogene Vergütung. Zahlungsziel ist jeweils 14 Tage nach Rechnungslegung. Die näheren Einzelheiten sind in dem Vertragsentwurf geregelt, der den interessierten Bietern, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, übersandt wird und bleibt den Verhandlungen mit diesen Bietern vorbehalten.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend unter Benennung eines vertretungsberechtigten Mitglieds. Hierfür ist das Formular I zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 3
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Unter den geeigneten Bewerbern wählt die Kassel Marketing GmbH bis max. 5 Bewerber anhand folgender Kriterien aus, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden:

1. Umsatz [Gewichtung: 40 %];

2. Unternehmensreferenzen [Gewichtung: 40 %];

3. Persönliche Referenzen und Qualifikation des Projektleiters [Gewichtung: 20 %].

Diese Kriterien werden anhand einer Skala von 0 – 5 Punkten bewertet (0 Punkte = ungenügend, 1 Punkt = mangelhaft, 2 Punkte = ausreichend, 3 Punkte = befriedigend, 4 Punkte = gut, 5 Punkte = sehr gut). Die für das jeweilige Kriterium vorgenommene Bewertung wird sodann mit der dem Kriterium zugewiesenen Gewichtung multipliziert. Daraus ergeben sich die für das jeweilige Kriterium erzielten Leistungspunkte. Der Durchschnittsumsatz wird aus den angegebenen mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Gesamtumsätzen des jeweiligen Bewerbers ermittelt. Die volle Punktzahl erhält der Bewerber, der den höchsten Durchschnittsumsatz hat. Die Punkte für die übrigen Bewerber werden dazu ins Verhältnis gestellt.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2011-09-27 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassel Marketing GmbH
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Oliver Höppner
Internetadresse: www.kassel-tourist.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: http://www.kongress-palais.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei der Auftraggeberin. Dies beschränkt die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise.

3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. II.1.1 bis II.1.3) sind per schriftlicher Anfrage/Email bei der unter Ziff. I.1 genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten.

4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 19.9.2011, 12:00 Uhr (Eingang!) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Ausschreibung der Kassel Marketing GmbH/ Veranstaltungstechnik Kongress Palais/ Teilnahmeantrag" bei der unter Ziff. I.1 genannten Stelle als Original und mit zwei Kopie einzureichen. Eine Verspätung führt zum Ausschluss.

5. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines ersten, indikativen Angebotes. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt.

6. Nach Angebotsabgabe erhalten die Bieter die Möglichkeit, ihr Angebot vor Ort in einer Präsentation vorzustellen. Sodann werden mit den Bietern Verhandlungsgespräche geführt, auf deren Grundlage die Bieter aufgefordert werden, letztverbindliche Angebote zu einem für sämtliche Bieter gleichlautenden Termin abzugeben. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Bieterkreis während des Verfahrens einzuschränken.

7. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1 genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151126348 📞
Internetadresse: http://www.rp-darmstadt.hessen.de/ 🌏
Fax: +49 6151125816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bewerber/Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der MItteilung vor der Vergabekammer beantragen.

Nach Ablauf dieser Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2011/S 162-267950 (2011-08-19)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Elektrische Maschinen, Geräte, Ausstattung und Verbrauchsartikel; Beleuchtung (>20 neue Beschaffungen)

Elektronischer, elektromechanischer und elektrotechnischer Bedarf (11)

Elektrotechnische Ausstattung (2)

Elektrotechnischer Bedarf

Module