Post In- und Output-Lösung inkl. zentralem Output-Management-System

BAS Abrechnungsservice GmbH & Co. KG

Ziel dieser Ausschreibung ist die Vergabe einer zentralen Druck Output-Management-Lösung und der Eingangs- und Ausgangsverarbeitung elektronischer Medien für die BAS Berliner Abrechnungsservice GmbH & Co. KG. Die Verarbeitung von Druckaufträgen umfasst u.a. die Datenübertragung, Datensicherung, Datenanreicherung und Datenverarbeitung, die Produktion der Druckerzeugnisse, den Versand, die Prozesssteuerung und -kontrolle und die Möglichkeit der Verarbeitung unterschiedlicher Papierformate. Weiteres ist den Verdingungsunterlagen zu entnehmen. Die Laufzeit des Vertrages ist zunächst auf 3 Jahre begrenzt und enthält eine einseitige Option für den Auftraggeber, den Vertrag um zwei Jahre zu verlängern.
Der angegebene Vertragsbeginn stellt den Beginn des Rahmenvertrages dar. Zu diesem Zeitpunkt muss bereits das Migrations- bzw. Vorprojekt abgeschlossen sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-08-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-07-11.

Wer?

• BAS Abrechnungsservice GmbH & Co. KG

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2011-07-11	Auftragsbekanntmachung
2011-07-19	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2011-07-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Post- und Kurierdienste
Menge oder Umfang:

Postausgang pro Jahr (Druckvorbereitung, Druck/Kuvertierung, Briefbeförderung/Fax-Email-Versand):a) 3 500.000 Briefe;b) 550 000 Kundenselbstablesekarten;c) 200 000 E-Mails.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Post- und Kurierdienste 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Postanschrift: Frankfurter Allee 73 c
Postleitzahl: 10247
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.bas-abrechnung.de 🌏
E-Mail: einkauf@gasag.de 📧
Telefon: +49 3078723513 📞
Fax: +49 3078723501 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-07-11 📅
Einreichungsfrist: 2011-08-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-07-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 134-223297
ABl. S-Ausgabe: 134
Zusätzliche Informationen

1. Eine Nichteinhaltung der unter III.) genannten Kriterien kann zum Ausschluss führen. Falls die Bewerberanzahl 10 überschreitet, erfolgt eine Auswahl der Bewerber anhand der eingereichten Referenzen unter Berücksichtigung der Aktualität, des Umfanges und der Vergleichbarkeit des durch die Referenzen belegten Auftragsgegenstandes mit dem ausgeschriebenen Leistungsumfang; 2. Bei den später abzugebenden Angeboten, die sich - unter Zugrundelegung der Zuschlagskriterien - wirtschaftlich wesentlich schlechter als der Wettbewerb darstellen, kann sich der Auftraggeber bereits nach Angebotsabgabe dazu entschließen, den jeweiligen Bieter von weiteren Verhandlungen auszuschließen; 3. Die Teilnahmeanträge sind eigenhändig unterschrieben in einem geschlossenen Umschlag per Post zu übermitteln oder direkt abzugeben. Sie sind als solche unter Angabe der EU-Bekanntmachungsnummer zu kennzeichnen. Die Struktur ist anhand der in dieser Veröffentlichung genannten Nummerierung vorgegeben und einzuhalten. Elektronisch übermittelte Teilnahmeanträge können nicht bearbeitet werden und werden daher ausgeschlossen; 4. Die Teilnahmeanträge und Belege (z.B. Referenzen und Bescheinigungen) sind in deutscher Sprache einzureichen; 5. Die Vergabestelle behält sich vor, Unterlagen nachzufordern, ist dazu jedoch nicht verpflichtet. Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind bitte per Email unter Angabe der EU-Supplementnummer im Betreff an die o.g. Kontaktstelle zu richten; 6. Alternativangebote sind so auszugestalten, dass sie in der Struktur dem Hauptangebot entsprechen und die gewünschte Funktionsfähigkeit des Auftragsgegenstandes gewährleisten. Die Prüffähigkeit des Nebenangebotes durch den Auftraggeber muss sichergestellt werden; 7. Die Beauftragung der einzelnen Lose kann durch ein verbundenes Unternehmen des Auftraggebers erfolgen.

Zusätzliche Informationen

1. Eine Nichteinhaltung der unter III.) genannten Kriterien kann zum Ausschluss führen. Falls die Bewerberanzahl 10 überschreitet, erfolgt eine Auswahl der Bewerber anhand der eingereichten Referenzen unter Berücksichtigung der Aktualität, des Umfanges und der Vergleichbarkeit des durch die Referenzen belegten Auftragsgegenstandes mit dem ausgeschriebenen Leistungsumfang;

2. Bei den später abzugebenden Angeboten, die sich - unter Zugrundelegung der Zuschlagskriterien - wirtschaftlich wesentlich schlechter als der Wettbewerb darstellen, kann sich der Auftraggeber bereits nach Angebotsabgabe dazu entschließen, den jeweiligen Bieter von weiteren Verhandlungen auszuschließen;

3. Die Teilnahmeanträge sind eigenhändig unterschrieben in einem geschlossenen Umschlag per Post zu übermitteln oder direkt abzugeben. Sie sind als solche unter Angabe der EU-Bekanntmachungsnummer zu kennzeichnen. Die Struktur ist anhand der in dieser Veröffentlichung genannten Nummerierung vorgegeben und einzuhalten. Elektronisch übermittelte Teilnahmeanträge können nicht bearbeitet werden und werden daher ausgeschlossen;

4. Die Teilnahmeanträge und Belege (z.B. Referenzen und Bescheinigungen) sind in deutscher Sprache einzureichen;

5. Die Vergabestelle behält sich vor, Unterlagen nachzufordern, ist dazu jedoch nicht verpflichtet. Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind bitte per Email unter Angabe der EU-Supplementnummer im Betreff an die o.g. Kontaktstelle zu richten;

6. Alternativangebote sind so auszugestalten, dass sie in der Struktur dem Hauptangebot entsprechen und die gewünschte Funktionsfähigkeit des Auftragsgegenstandes gewährleisten. Die Prüffähigkeit des Nebenangebotes durch den Auftraggeber muss sichergestellt werden;

7. Die Beauftragung der einzelnen Lose kann durch ein verbundenes Unternehmen des Auftraggebers erfolgen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Dienstleistungskategorie: 15
Die Bekanntmachung betrifft: Establishment_framework_agreement
Kurze Beschreibung:

Der angegebene Vertragsbeginn stellt den Beginn des Rahmenvertrages dar. Zu diesem Zeitpunkt muss bereits das Migrations- bzw. Vorprojekt abgeschlossen sein.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Eingangsverarbeitung klassische Medien.
Kurze Beschreibung:

Eingangsverarbeitung von klassischen Print Medien wie Briefe und Fax. Die wesentlichsten Bereiche sind Scannen von Eingangspost und das automatische Attributieren nach vorgegeben Kennwörtern, das Überspielen dieser Pakete in das Archiv des Auftraggebers, von wo diese Pakete weiter ins Abrechnungssystem (SAP IS-U) des Auftraggebers übertragen werden.

— fullduplex Farb-Scannen von min. DIN A2 bis DIN A8 in min. folgende Zielformate .tif, .pdf, .doc, .txt, .xml,

— min. 90 % vollautomatische Texterkennung von min. 10 000 Seiten/Tag und automatische Attributierung sowie Übergabe ans Auftraggeberarchiv.

An allen neuralgischen Punkten der Prozesse dieses Loses hat der Auftragnehmer relevante Kennzahlen wie z.B. Durchlaufzeiten, Gesamtanzahl der Pakete, Fehlerquote und weitere Kennzahlen in elektronischer Form an ein zentrales Monitoringtool (siehe Los 3) zu übermitteln.

Menge oder Umfang: Ca. 10 000 Seiten pro Tag.
Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Eingangs/Ausgangsverarbeitung elektronische Medien.
Kurze Beschreibung:

Eingangs- und Ausgangsverarbeitung elektronischer Medien wie kundenindividuelle E-Mails. Der Bieter muss den E-Mail Eingang sicherstellen, sowie die automatische Attributierung nach vorgegeben Kennwörtern, das Überspielen dieser Pakete in das Archiv des Auftraggebers, von wo diese Pakete weiter ins Abrechnungssystem (SAP IS-U) des Auftraggebers übertragen werden. Der Bieter gewährleistet die äußerst zeitnahe individuelle Beantwortung der Kundenmail durch einen Sachbearbeiter des Auftraggebers. Diese Antwort bezieht sich auf die eingehende Kundenmail, sofern diese vorhanden ist. Die Antwort wird ebenfalls dem Archiv des Auftraggebers übergeben.

Folgende Anforderungen werden gefordert:

— Auto Aknowlegder, Auto Responder, Queue, E-Mail Push Funktionalität, zentrale Textvorlagen (editierbar), Dashboard, Reporting (Near time), Integrationsmöglichkeiten mit SAP IS-U,

— min. 90 % vollautomatische Body Texterkennung von min. 10 000 E-Mails/Tag und automatische Attributierung sowie Übergabe ans Auftraggeberarchiv.

Menge oder Umfang: 1 000 E-Mails pro Tag.
Losnummer: 3
Bezeichnung des Loses: Output Management Software (klassisch und elektronisch).
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung einer Standardsoftware eines Output Management Systems für klassische Print- und elektronische Medien wie z.B. E-Mail. Das OMS soll den Bieter in die Lage versetzen vollständig und eigenständig Layout und Logik der zu erzeugenden und auszuliefernden Dokumente zu erstellen. Darüber hinaus führt der Bieter ein Migrationsprojekt der aktuell genutzten Abrechnungs-Formulare durch und überführt diese in das neue OMS. Das neue OMS ist in der Lage individuelle Output Kundenkampagnen des Auftraggebers zu bedienen. Das Output Medium, mit welchem ein Endkunde des Auftraggebers beliefert wird, kann flexibel gewählt werden. Das OMS muss in der Lage sein kundenindividuelle Korrespondenz (Ad-Hoc) des Auftraggebers mit Hilfe von Sachbearbeitervorgaben zu erstellen. In diesem Teil der Gesamtanforderungen stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ein zentrales Monitoring zur Überwachung aller Teile zur Verfügung.

— Einsatz einer Standard WYSIWYG OMS Software mit zentraler Dokumenten- und Formularverwaltung mit Fähigkeiten komplexe Kundenkampagnen abzuwickeln, sowie die Durchführung einer Migration der aktuellen Formulare in dieses OMS,

— Input von min. folgenden Zielformaten RDI, XML, XSF, .csv, .doc, .txt mit Möglichkeit während der Dokumentenaufbereitung in Echtzeit in ein Drittsystem (SAP, Datenbank, o.a.) abzuspringen um Zusatzdaten hinzuzulesen,

— Output in min. folgende Zielformate ist möglich .pdf, PDF/A-1b, PDF/A-1a, AFP, .doc, .tif, .txt, .xml und automatische Attributierung sowie Übergabe ans Auftraggeberarchiv,

— Bereitstellung eines zentralen Monitoringtool über alle Prozesse in den 5 Teillosen.

Losnummer: 4
Bezeichnung des Loses: Lettershop.
Kurze Beschreibung:

Drucken und Kuvertieren von millionenfachen Dokumenten im Jahr, sowie Optimierung des Portos. Der Bieter ist in der Lage flexibel auf Lastspitzen beim Druck zu reagieren und kann.

Methoden (z.B. über Datamatrix-Code) einsetzen, die eine eineindeutige Identifizierung eines ausgehenden Poststückes bei einem evtl. späteren Posteingang gewährleisten.

— fullduplex (Vierfarb)-Drucken von min. DIN A2 bis DIN A8 inkl. Sonderformate mit Perforation aus min. folgenden Quellformaten .pdf, PDF/A-1b, PDF/A-1a, AFP,.doc, .tif, .txt, .xml von min. 60 000 DIN A4 Seiten/Tag,

— Bereitstellen einer Maschinengruppe für das automatische Falten, Beilagen dazu sortieren, Kuvertieren, Frankieren und Adressieren maschinell erstellter Schreiben von min. 12 000 Sendungen/Tag,

— Durchführung einer Portooptimierung bzw. Vorbereitung einer Portooptimierung.

Menge oder Umfang:

— 60 000 DIN A4-Seiten pro Tag,

— 12 000 Sendungen pro Tag.

Losnummer: 5
Bezeichnung des Loses: Versand klassische Medien.
Kurze Beschreibung:

Der Bieter muss eine generelle regionale Auslieferung von mindestens E+2 in bestimmten Fällen E+1 gewährleisten. Überregional kann von diesen Vorgaben abgewichen werden. Der Bieter muss die von der Bundesnetzagentur vergebene Postlizenz besitzen. Der Nachweis ist dem Teilnahmeantrag beizufügen. Der Auftragnehmer wickelt die nichtzustellbaren Postrückläufer rück ab und stellt eine automatisierte Adressbeschaffung sowie Überspielen der neuen Adressen ins Auftraggebersystem sicher.

— Entgegennahme und Zustellung von portooptimierten Sendungen regional von E+2 bzw. in Ausnahmefällen E+1, überregional von E+3 bzw. E+4 von min. 12 000 Sendungen/Tag,

— Track & Trace über Barcodeverfahren.

Menge oder Umfang: Ca. 12 000 Sendungen pro Tag.
Es werden Varianten akzeptiert ✅
Menge oder Umfang:

Postausgang pro Jahr (Druckvorbereitung, Druck/Kuvertierung, Briefbeförderung/Fax-Email-Versand):

a) 3 500.000 Briefe;

b) 550 000 Kundenselbstablesekarten;

c) 200 000 E-Mails.

Beschreibung der Optionen: Einseitige Rahmenvertragsverlängerung durch den AG, um weitere 2 Jahre.
Vorläufiger Zeitplan für die Nutzung von Optionen: 24 Monate
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Nachweis über aktuelle Eintragung im Handels- bzw. Berufsregister;

2. Nachweis ausreichender Versicherungsschutz (z.B. Haftpflicht-, Betriebsversicherung);

3. Nachweis über Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

4. Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren sowie Vorlage des Gesamtjahresergebnisses, der Gesamtbilanzen und des Umsatzes bezüglich der Leistungsart (d.h. Gesamtumsatz und Umsatz), die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre;

5. Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen/Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen bezüglich der Sparte der Leistung, die Gegenstand der Vergabe ist;

6. Nachweis der Zahlung von Steuern (Unbedenklichkeitsbescheinigungen des zuständigen Finanzamtes) und Sozialbeiträgen in dem Staat, in dem der Bewerber seinen Sitz hat;

7. Eigenerklärung des Bewerbers, dass kein Insolvenz oder wegen eines Insolvenz- oder vergleichbaren Verfahrens über das Vermögen des Bewerbers weder eröffnet oder beantragt wurde und auch eine Ablehnung eines Antrages mangels Masse nicht erfolgt ist. Sofern ein solches Ereignis später im laufenden Vergabeverfahren eintritt, ist dies der Vergabestelle unverzüglich anzuzeigen;

8. aktuelle Selbstauskunft der jeweiligen Hausbanken (nicht älter als 4 Monate);

9. Eigenerklärung des Bewerbers, dass unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abreden nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung, insbesondere Abreden und Verhandlungen mit den Bietern über Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten sowie Absprachen hinsichtlich der zu fordernden Preise im Sinne von Bindung sonstiger Entgelte, Verarbeitungsspannen und andere Preistabellen, Einrichtung von Ausfallentschädigung oder Abstandszahlungen sowie Gewinnbeteiligungen oder andere Angaben, nicht getätigt worden sind.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

10. Übersicht des Geschäftsprofils und der Unternehmensstrategie des Bieters;

11. Nennung der aktuellen Kundenbasis als Übersicht;

12. Nachweis über Kundenreferenzen aus welchen hervorgeht, wo vergleichbare Lösungen (Outputvolumen mind. 1 000 000 Dokumente pro Jahr) geplant und umgesetzt sind. Auflistung von Referenzkunden, bei welchen der Auftraggeber das laufende System und den Betrieb einsehen kann. Sofern vorhanden, Angabe der Erfahrungen in der Energiewirtschaft, im Umgang mit Input-/Outputmanagement-Systemen und mit dem Betrieb entsprechender Systeme

(jeweils mit Ansprechpartner-Name, Position, Kontaktdaten; ca. Umfang des Projektes; Laufzeit, Leistungen).

13. Nachweis des Know-Hows bezogen auf die entsprechenden Bestandteile (Bausteine) der Lose gemäß Übersicht der Lose in ANHANG B (1) bis ANHANG B (5) unter Punkt 1 "Kurze Beschreibung" dieser Veröffentlichung.(Nachweis jeweils für die Lose, für die der Teilnahmeantrag gilt);

14. Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 9001 ff. (oder vergleichbar) und damit verbundene Ausgestaltung von Geschäftsprozessen;

15. Laufzeitqualität des Gesamtnetzes ist durch zertifizierte Laufzeitmessverfahren seitens branchenanerkannter unabhängiger Dienstleister zu attestieren und nachzuweisen. (bei Teilnahmeantrag für die Lose 1, 3, 4, 5);

16. Nachweis des Besitzes der von der Bundesnetzagentur vergebenen Postlizenz (bei Teilnahmeantrag für die Lose 1, 3, 4, 5);

17. sonstige Angaben und Unterlagen, die dem Anbieter geeignet erscheinen, seine ökonomische und technische Leistungsfähigkeit nachzuweisen.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Ein Zusammenschluss ist nur bis zur Abgabe der Bewerbung möglich.

Mit der Bewerbung ist dem Auftraggeber neben einer Aufstellung der Mitglieder nachzuweisen. — dass und welches Mitglied die Gemeinschaft mit uneingeschränkter Wirkung vertritt, — dass alle Mitglieder für die Vertragserfüllung als Gesamtschuldner haften. Eine gleichzeitige Bewerbung als Einzelbieter und im Rahmen einer Bietergemeinschaft ist unzulässig. Bereits im Teilnahmeantrag ist die fachspezifische Aufteilung darzulegen. Die unter Ziff. III.2.1., III.2.2 und III.2.3 geforderten Nachweise sind von jedem Mitglied der.

Bietergemeinschaft zu belegen.

Sonstige besondere Bedingungen:

Es wird eine gemeinsame Vergabe der Lose 1, 3, 4 und 5 an einen Generalunternehmer erfolgen. Für das Los 2 kann auch einzeln geboten werden.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Höchstzahl der Wirtschaftsteilnehmer der Rahmenvereinbarung: 2
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 3
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: BAS Abrechnungsservice GmbH & Co. KG
Haupttätigkeit: Production_transport_distribution_gas_heat
Kontakt
Kontaktperson: GASAG Berliner Gaswerke AG (Henriette-Herz-Platz 4, 10178 Berlin)
Raik Bleisch
Internetadresse: www.bas-abrechnung.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-04-01 📅
Datum des Endes: 2015-03-31 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 10
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Name: Siehe VI.4.1)
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag kann gestellt werden, wenn die Voraussetzungen des § 107 Abs. 2 des Gesetzes über Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn die in § 107 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 GWB genannten Fristen nicht eingehalten werden. Das ist dann der Fall, wenn:

— ein erkannter Vergabeverstoß nicht unverzüglich gegenüber dem Auftraggeber gerügt wird,

— in der Bekanntgabe erkennbare Vergabeverstöße nicht spätestens bis zum Ablauf der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— Vergabeverstöße, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind nicht spätestens bis zum Ablauf der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2011/S 134-223297 (2011-07-11)

Ergänzende Angaben (2011-07-19)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-07-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-07-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 139-229878
Verweist auf Bekanntmachung: 2011/S 134-223297
ABl. S-Ausgabe: 139
Quelle: OJS 2011/S 139-229878 (2011-07-19)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Post- und Fernmeldedienste (>20 neue Beschaffungen)

Post- und Kurierdienste (17)

Kurierdienste (7)
Postdienste (13)