Rahmenvertrag zur Unterstützung der Berliner Flughäfen bei der Konzeption, Planung, Vorbereitung, Ausstattung und Durchführung von Messeauftritten, Events, Pressekonferenzen etc. hinsichtlich Veranstaltungstechnik

Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabestelle betreibt einen Flughafen und ist daher auf dem Gebiet des Verkehrs tätig. Die Vergabestelle führt als Sektorenauftraggeberin gem. § 98 Nr. 4 GWB ein Verhandlungsverfahren nach der SektVO durch.

2. Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung geführt (vgl. Ziff. IV.1.1). Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen und Nachweisen losweise um die Aufforderung zur Angebotsabgabe bewerben. Erst Ihre erfolgreiche Bewerbung nach positiver Eignungsprüfung und -bewertung je Los durch den Auftraggeber führt zur Versendung der Vergabeunterlagen.3. Sie werden gebeten, sich unter einkauf@berlin-airport.de unter Angabe des oben unter IV.3.1) genannten Aktenzeichens sowie Ihrer für dieses Verfahren verbindlichen Kontaktdaten losweise zu registrieren. Nur so kann gewährleistet werden, dass wir Ihnen gegebenenfalls weitere sachdienliche Auskünfte zum Verfahren geben können. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis 10 Kalendertage (KT) vor Ablauf der Bewerbungsfrist an die unter Ziff. I.1 bezeichnete Stelle lesbar eingegangen sind. Mündliche oder verspätete Anfragen werden nicht beantwortet.

Erst auf die Registrierung unter der oben genannten E-Mail Adresse können wir Ihnen die in dieser Bekanntmachung erwähnten Formblätter zur Verfügung stellen. Eine Bewerbung kann nur dann berücksichtigt werden, wenn die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Teilnahmeantragsunterlagen verwendet, ausgefüllt und durch die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise ergänzt werden. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.4. Die Bewerber haben zu beachten, dass der Teilnahmeantrag rechtsverbindlich unterzeichnet ist. Der Teilnahmeantrag ist entweder von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft beizufügen.

5. Die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind 3-fach in deutscher Sprache je Los einzureichen. Den Teilnahmeanträgen sind außerdem elektronische Kopien aller im Original übermittelten Unterlagen auf einem geeigneten virengeprüften und virenfreien Datenträger beizulegen. Die elektronischen Kopien sind in einem nicht-bearbeitbaren Format (z.B. geschützte, jedoch druckbare Dateien) bereitzustellen. Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags versichert der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, dass die Inhalte der elektronischen Kopien vollumfänglich und mit den eingereichten Originalen uneingeschränkt identisch sind. Sofern mit dem Original des Teilnahmeantrags weniger Unterlagen abgegeben wurden, als auf dem Datenträger vorzufinden sind, gilt im Zweifelsfall die Einreichung im Original vorrangig. Die Vergabestelle weist die Bewerber/Bewerbergemeinschaft daher darauf hin, dass ausschließlich die eingereichten Originale des eingereichten Teilnahmeantrags für die Prüfung und Wertung durch die Vergabestelle maßgeblich sind.

Die Übermittlung hat schriftlich unter expliziter Angabe des Aktenzeichens sowohl auf dem verschlossenen Behältnis/Umschlag, in dem der Teilnahmeantrag eingereicht wird als auch im Anschreiben zu dem Teilnahmeantrag zu erfolgen.6. Die Übersendung per Telefax oder in elektronischer Form, z.B. mittels E-Mail, ist nicht zulässig und kann nicht geprüft und/oder gewertet werden.

7. Sollten geforderte Angaben, Erklärungen und Nachweise fehlen, so behält sich der Auftraggeber ggf. die Nachforderung von Unterlagen vor. Die Vergabestelle ist berechtigt, bei Bedenken hinsichtlich der Eignung des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen.

8. Die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind geordnet nach der unter Punkt III.2.1 bis III.2.3 aufgeführten Nummerierung und Reihenfolge sowie unter Angabe des Aktenzeichens beim Auftraggeber einzureichen.

9. Der Auftraggeber prüft die Eignung der Bewerber je Los in einem dreistufigen Verfahren:

— Stufe 1: Prüfung auf Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen (III.2.1, III.2.2, III.2.3),

— Stufe 2: Vorliegen von Ausschlussgründen inkl. der Einhaltung der Mindestanforderungen,

— Stufe 3: Prüfung der wirtschaftlichen, finanziellen sowie der technischen Leistungsfähigkeit gemessen an der ausgeschriebenen Leistung.

Sollte die Prüfung ergeben, dass mehr als fünf Bewerber die geforderten Anforderungen pro Los erfüllen, wird der Auftraggeber je Los die fünf zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber auswählen, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Um dies zu ermitteln, wird der Auftraggeber die Eignungsvoraussetzungen gewichten und bewerten. Hierzu wird der Auftraggeber eine Bewertungsmatrix verwenden, die die technische Leistungsfähigkeit (vgl. III.2.3) anhand der eingereichten Unternehmensreferenzen, der Angabe der Reaktions- und Umsetzungszeit, der Angabe des festangestellten Ansprechpartners, sowie der Angabe zur Mitarbeiterzahl, gemäß Pkt. III.2.3, widerspiegelt. Im Falle der Punktgleichheit mehrerer Bewerber auf Platz 5 in einem Los werden auch mehr als fünf Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in dem jeweiligen Los für das weitere Verfahren ausgewählt.

Hierbei kann ein Bewerber / eine Bewerbergemeinschaft maximal 1 000 Punkte erreichen, die sich, wie folgt, verteilen:

a) Maximal 700 Punkte auf die Bewertung der Referenzen hinsichtlich der gemäß III.2.3 1.1-1.4 geforderten Darstellungen, welche sich, wie folgt, aufgliedern, wobei die Mindestanforderungen gemäß III.2.3.1. nachgewiesen werden müssen. Sofern daher aus den Referenznennungen nicht eindeutig hervorgeht, dass eine geschlossene Veranstaltung gemäß III.2.3.1.1 nachgewiesen wird, wird der Teilnahmeantrag vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Dies gilt auch, wenn nicht eindeutig erkennbar ist, dass die Referenzen Aufträge bei mindestens zwei unterschiedlichen Auftraggebern nachweisen. Sofern aus den anderen Referenznennungen gemäß III.2.3.1.2-1.4 nicht eindeutig erkennbar ist, um welche Art von Veranstaltungen es sich handelt bzw. gehandelt hat, werden diese mit 0 Punkten gewertet: aa) Maximal 210 Punkte für Referenz 1, gemäß III.2.3, Ziffer 1.1 (geschlossene Veranstaltung mit mindestens 1.000 Gästen im Indoorbereich). Davon entfallen: aaa) Maximal 50 Punkte auf die Angabe der Vorlaufzeit.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 50 Punkte bei einer Vorlaufzeit weniger als 1 Monat, - 30 Punkte bei einer Vorlaufzeit von 1 bis 4 Monaten; - 10 Punkte bei einer Vorlaufzeit von mehr als 4 Monaten aab) Maximal 160 Punkte auf die in der Referenz gemäß III.2.3, Ziffer 1.1 aufgeführten erbrachten Leistungen.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 20 Punkte pro nachgewiesener erbrachter Leistung gemäß der unter III.2.3) Ziffer 1.1 aufgeführten Leistungen; - 0 Punkte, wenn keine der unter III.2.3 Ziffer 1.1 aufgeführten Leistungen nachgewiesen bzw. erbracht wurde. ab) Maximal 190 Punkte für die Referenz 2, gemäß III.2.3, Ziffer 1.2 (Public Event). Davon entfallen: aba) 30 Punkte, wenn nachgewiesen ist, dass der aufgeführte Public Event ein Outdoor-Event war. abb) Maximal 60 Punkte auf die Anzahl der anwesenden Gäste.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 60 Punkte, wenn mehr als 2.000 Gäste auf der Veranstaltung anwesend waren, - 30 Punkte, wenn zwischen 500 und 2 000 Gäste auf der Veranstaltung anwesend waren; - 10 Punkte, wenn weniger als 500 Gäste auf der Veranstaltung anwesend waren. abc) Maximal 100 Punkte auf die in der Referenz aufgeführten erbrachten Leistungen.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 20 Punkte pro nachgewiesener erbrachter Leistung gemäß der unter III.2.3) Ziffer 1.2 aufgeführten Leistungen. ac) Maximal 150 Punkte für Referenz 3, gemäß III.2.3, Ziffer 1.3 (Roadshow). Davon entfallen: aca) Maximal 50 Punkte auf die Anzahl der weiteren an der Veranstaltung teilgenommenen Partner (inkl. Infomaterial und Bühnenauftritt).

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 50 Punkte, wenn 6 oder mehr Partner an der Veranstaltung beteiligt waren, - 25 Punkte, wenn 3 bis 5 Partner an der Veranstaltung beteiligt waren, - 10 Punkte, wenn 2 oder weniger Partner an der Veranstaltung beteiligt waren. acb) Maximal 100 Punkte auf die in der Referenz aufgeführten erbrachten Leistungen.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 20 Punkte pro nachgewiesener erbrachter Leistung gemäß der unter III.2.3) Ziffer 1.3 aufgeführten Leistungen. ad) Maximal 150 Punkte für die Referenz 4, gemäß III.2.3, Ziffer 1.4 (Messestand). Davon entfallen ada) Maximal 50 Punkte auf die Größe des ausgestatteten Messestandes.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 50 Punkte, wenn der Messestand eine Größe von mindestens 150 m² hatte, - 25 Punkte, wenn der Messestand kleiner 150 m², jedoch mindestens eine Größe von 75 m² hatte; - 10 Punkte, wenn der Messestand kleiner als 75 m² war. adb) Maximal 100 Punkte auf die in der Referenz aufgeführten erbrachten Leistungen.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 20 Punkte pro nachgewiesener erbrachter Leistung gemäß der unter III.2.3) Ziffer 1.4 aufgeführten Leistungen.

b) Maximal 200 Punkte werden für die Erfahrungen des genannten Ansprechpartners im Veranstaltungsbereich (Vergleich II.1.5) und insbesondere für die Erfahrungen als Projektleiter im Veranstaltungsbereich (Vergleich II.1.5) vergeben. Davon entfallen: ba) Maximal 100 Punkte auf die allgemeine Erfahrung des Ansprechpartners im Veranstaltungsbereich (Vergleich II.1.5).

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben, - 100 Punkte, wenn der Projektleiter über Erfahrungen von mindestens 10 Jahren allgemein im Veranstaltungsbereich verfügt, - 50 Punkte, wenn der Ansprechpartner über Erfahrungen von mindestens 5 Jahren und weniger als 10 Jahren im Veranstaltungsbereich verfügt, 0 Punkte, wenn der Ansprechpartner über Erfahrungen von weniger als 5 Jahren im Veranstaltungsbereich verfügt. bb) Maximal 100 Punkte auf die Erfahrungen des Ansprechpartners als Projektleiter im Veranstaltungsbereich.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 100 Punkte, wenn der Ansprechpartner die Funktion als Projektleiter seit mindestens 8 Jahren wahrgenommen hat, - 50 Punkte, wenn die Funktion als Projektleiter seit 2 bis 8 Jahren wahrgenommen wurde; - 0 Punkte, wenn die Funktion als Projektleiter seit weniger als 2 Jahren wahrgenommen wird.

c) Maximal 100 Punkte auf die Anzahl der operativ tätigen fest angestellten Mitarbeiter.

Die Punkte werden, wie folgt, vergeben: - 100 Punkte, wenn mehr als 8 fest angestellte Mitarbeiter im Veranstaltungsbereich beschäftigt sind; 50 Punkte, wenn 5 bis 8 fest angestellte Mitarbeiter beschäftigt sind; - 0 Punkte, wenn weniger als 5 fest angestellte Mitarbeiter im Veranstaltungsbereich beschäftigt sind. 10.

Der Bewerber wird darauf hingewiesen, dass alle mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Angaben, Erklärungen und Nachweise auch für das ggf. einzureichende Angebot Geltung haben müssen. Sofern sich im weiteren Verfahren Änderungen gegenüber dem Teilnahmewettbewerb ergeben, muss die Vergabestelle zu späterer Zeit ggf. erneut in eine Beurteilung der Eignung eintreten. Die Versendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Bewerber erfolgt nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs.

I.1) Name, Adressen und Kontaktstelle(n):

Postanschrift: Einkauf / Einkauf für Liefer- und Dienstleistungen, Gebäude B027 - Raum 50, Flughafen Berlin-Schönefeld.

Sonstige besondere Bedingungen

Das durch den Auftragnehmer einzusetzende Personal muss ab dem jeweiligen Leistungsbeginn eine Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 LuftSiG vorlegen, da die Leistungen zu einem nicht unerheblichen Teil im sensiblen Luftsicherheitsbereich stattfinden.