Rahmenvertrag zur Unterstützung der politikbegleitenden Öffentlichkeitsarbeit des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend beabsichtigt, innerhalb eines Rahmenvertrages eine Leadagentur zur strategischen Kommunikationsberatung, Entwicklung von Kommunikationskonzepten und Unterstützung in der Durchführung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu beauftragen. Der Vertrag soll zunächst für 3 Jahre mit einem Sonderkündigungsrecht für die Auftraggeberin geschlossen werden. Die Auftraggeberin behält sich das Optionsrecht einer Vertragsverlängerung um ein weiteres Jahr vor. Gegenstand des Rahmenvertrages ist die Unterstützung des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend bei der Umsetzung der Maßnahmen im Bereich der zielgruppen-adäquaten, politikbegleitenden Öffentlichkeitsarbeit in allen Politikfeldern des Ministeriums. Gesucht wird eine Full-Service-Agentur, die vor dem Hintergrund tagesaktueller politischer Diskussionen in der Lage ist, in erster Linie folgende Leistungen zu erbringen:
— Kontinuierliche strategische Kommunikationsberatung im Bereich der politischen Schwerpunktthemen des BMFSFJ im Sinne der integrierten Kommunikation (vor allem Weiterführung der Dachkommunikation, Profilbildung, Unterstützung der kommunikativen Planung),
— Konzeption und Betreuung sowohl themenübergreifender als auch themenspezifischer Informationsaktivitäten oder auch –kampagnen des Ministeriums,
— Unterstützung im Bereich Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen sowie Messeauftritten und Veranstaltungsmanagement,
— Bei Bedarf Betreuung von Kommunikationsmaßnahmen des Ministeriums die beispielsweise über Dritte (in der Regel fachliche Zuwendungsempfänger) realisiert werden,
— nach Bedarf Unterstützung in allen anderen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit, wie Erstellung und Produktion von Gestaltungselementen für die Öffentlichkeitsarbeit, Redaktion von Texten für Broschüren und Veröffentlichungen – Print und Online, bei der Beteiligung des BMFSFJ an öffentlichkeitswirksamen Aktionen der Bundesregierung (wie z.B. Tag der offenen Tür, Tag der Deutschen Einheit).
Eine Beauftragung der Einzelaufträge erfolgt nur bei Bedarf der Auftraggeberin. Es wird explizit darauf hingewiesen, dass die Aufgabenbereiche "Internet" und "Layout und Druck von Publikationen" nicht Gegenstand des Rahmenvertrags sein werden!

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-09-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-08-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Ketchum Pleon GmbH

Wer?

• Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2011-08-08	Auftragsbekanntmachung
2012-02-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2011-08-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Öffentlichkeitsarbeit
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Postanschrift: Glinkastraße 24
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.bmfsfj.de 🌏
E-Mail: zentrale-beschaffung@bafza.bund.de 📧
Telefon: +49 22136734267 📞
Fax: +49 22136734664 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-08-08 📅
Einreichungsfrist: 2011-09-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-08-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 153-254806
ABl. S-Ausgabe: 153
Zusätzliche Informationen

— Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg einzureichen, — Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet, — Der Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben (keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift), — Ergänzende Unterlagen können bei der genannten Kontaktstelle Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Frau Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln schriftlich - auch per E-Mail oder Fax - angefordert werden, — Senden Sie den Teilnahmeantrag zweifach (Original und eine Kopiervorlage) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Nicht öffnen! Teilnahmeantrag RahmenagenturÖA" an die genannte Kontaktstelle: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Frau Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln, — Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten, — Teilnahmeanträge, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden, — Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber den Bestimmungen des § 22 EG VOL/A.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Kontinuierliche strategische Kommunikationsberatung im Bereich der politischen Schwerpunktthemen des BMFSFJ im Sinne der integrierten Kommunikation (vor allem Weiterführung der Dachkommunikation, Profilbildung, Unterstützung der kommunikativen Planung),

— Konzeption und Betreuung sowohl themenübergreifender als auch themenspezifischer Informationsaktivitäten oder auch –kampagnen des Ministeriums,

— Unterstützung im Bereich Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen sowie Messeauftritten und Veranstaltungsmanagement,

— Bei Bedarf Betreuung von Kommunikationsmaßnahmen des Ministeriums die beispielsweise über Dritte (in der Regel fachliche Zuwendungsempfänger) realisiert werden,

— nach Bedarf Unterstützung in allen anderen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit, wie Erstellung und Produktion von Gestaltungselementen für die Öffentlichkeitsarbeit, Redaktion von Texten für Broschüren und Veröffentlichungen – Print und Online, bei der Beteiligung des BMFSFJ an öffentlichkeitswirksamen Aktionen der Bundesregierung (wie z.B. Tag der offenen Tür, Tag der Deutschen Einheit).

Eine Beauftragung der Einzelaufträge erfolgt nur bei Bedarf der Auftraggeberin. Es wird explizit darauf hingewiesen, dass die Aufgabenbereiche "Internet" und "Layout und Druck von Publikationen" nicht Gegenstand des Rahmenvertrags sein werden!

Beschreibung der Optionen: Verlängerung um ein Jahr.
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der/Die Bewerber/in hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein/e Bewerber/in zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmens beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Darstellung der Eigentümerstruktur (oder vergleichbare Angaben bzw. Unterlagen);

b) Darstellung der Personalstruktur (fest Angestellte, befristet Beschäftigte, freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter);

c) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Der/Die Bewerber/in hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein/e Bewerber/in zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmens beruft, hat er/sie die unter Punkt a)–d) geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre;

b) Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, dass nicht über das Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde;

c) Eigenerklärung, dass ordnungsgemäße Zahlungen von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung erfolgt sind;

d) Eigenerklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen wurden, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen;

e) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der/Die Bewerber/in hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

a) Der/Die Bewerber/in hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen;

b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welcher Partner welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert;

c) Erklärung, dass alle Leistungsbestandteile aus einer Hand erbracht werden;

d) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen;

e) Übersicht über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber;

f) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden unter Angabe des Namens, des Werdegangs und sonstiger Qualifikationsmerkmale, warum sich die zu benennenden Personen, als Teammitglieder empfehlen. Es ist auf die einzelnen Aufgabengebiete der Leistungsbeschreibung einzugehen;

g) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen. Es ist diese Person namentlich zu benennen unter Angabe des Werdegangs und sonstiger Qualifikationsmerkmale, warum sich die zu benennende Person, als zentrale Ansprechperson empfiehlt;

h) Bestätigung, dass zur Leistungserbringung vor Ort genügend Personal zur Verfügung gestellt wird, um für den Auftraggeber eine schnelle und direkte Kommunikation zu ermöglichen;

i) Erfüllungsort ist Berlin. Es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird, ggf. muss ein Servicebüro in Berlin eingerichtet werden;

j) Mindestens drei Nachweise über Erfahrungen in der bundesweiten Kommunikation im gesellschaftspolitischen Bereich in den letzten 5 Jahren. Es ist darzulegen, wie die Erfahrungen in die Arbeit eingebracht und die Vielfalt der Themen des BMFSFJ abgedeckt werden können;

k) Nachweis über Kenntnisse des Styleguides der Bundesregierung sowie Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV);

l) Bestätigung, dass Gender Mainstreaming als durchgängiges Prinzip eingehalten wird;

m) Es wird weiter vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin über Er-fahrungen in der politischen bzw. in der gesellschaftspolitischen Kommunikation verfügt sowie konzeptionelle Kreativität besitzt und das Corporate-Design der Bundesregierung eingehalten wird sowie textliche Umsetzung und zielgruppengerechte Ansprache leisten kann und wird. Gender Mainstreaming ist als durchgängiges Prinzip einzuhalten. Deshalb erstellen Sie bitte einen maximal 6 Seiten langen Flyer zum Thema "Kinderbetreuung" im Corporate Design der Bundesregierung, der kurz und knapp das Thema und die Ziele des BMFSFJ präsentiert. Der Flyer soll komplett getextet und gelayoutet sein. Mit dem vorgelegten Flyer möchte die Auftraggeberin Ihre Kreativität, Ihren Umgang mit dem Corporate Design der Bundesregierung und auch Ihre Herangehensweise an die breiten Themen des Ministeriums erkennen.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften haben in dem Antrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Auftragsvergabe haften die Bietergemeinschaften gesamtschuldnerisch. Der Auftragge-ber erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die unter Punkt III.2.1) und III.2.2) geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 3
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

— Wie in der Bekanntmachung - Klarheit und Verständlichkeit der Bewerbung - Qualifikation der z.B. Teamleitung und des Teams - Umsetzung der Leistungsaufgabe - Die Bewerber, die sich im Teilnahmewettbewerb behaupten konnten, werden zur schriftlichen Angebotsabgabe aufgefordert, die u.a. die Leistungsaufgabe der Konzeption einer Kampagne zum Gegenstand haben wird (weitere Informationen hierzu kommen mit der Angebotsaufforderung). Die Konzepte, die überzeugen konnten, werden in einer Präsentation in den Räumlichkeiten des BMFSFJ vorgestellt. Kosten für die Bewerbung, die Angebotsabgabe und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend
Kontakt
Kontaktperson: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, 50964 Köln
Frau Claßen-Sielaff
Internetadresse: www.bmfsfj.de 🌏
Name: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ
Postanschrift: Sibille-Hartmann-Str. 2-8
Postort: Köln
Postleitzahl: 50969
URL für weitere Informationen: www.bmfsfj.de 🌏
URL der Dokumente: www.bmfsfj.de 🌏
URL der Teilnahme: www.bmfsfj.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2011-12-01 📅
Datum des Endes: 2014-11-30 📅
Zusätzliche Informationen

— Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg einzureichen,

— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet,

— Der Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben (keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift),

— Ergänzende Unterlagen können bei der genannten Kontaktstelle Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Frau Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln schriftlich - auch per E-Mail oder Fax - angefordert werden,

— Senden Sie den Teilnahmeantrag zweifach (Original und eine Kopiervorlage) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Nicht öffnen! Teilnahmeantrag RahmenagenturÖA" an die genannte Kontaktstelle: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Frau Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln,

— Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten,

— Teilnahmeanträge, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden,

— Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber den Bestimmungen des § 22 EG VOL/A.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes, Bundeskartellamt
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 107 Absatz 3 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften unverzüglich beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sich aus diesem Bekanntmachungstext ergeben, müssen innerhalb der Bewerbungsfrist gerügt werden. Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.

Quelle: OJS 2011/S 153-254806 (2011-08-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2012-02-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-02-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-02-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 24-038589
Verweist auf Bekanntmachung: 2011/S 153-254806
ABl. S-Ausgabe: 24

Auftragsvergabe
Name: Ketchum Pleon GmbH
Postanschrift: Hausvogteiplatz 2
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2012/S 024-038589 (2012-02-02)

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