Überlassung, Einführung und Pflege einer Software für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Die GKD Paderborn schreibt die Überlassung, Einführung und Pflege einer Software für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für ihre Kunden und den eigenen Einsatz aus.
Die Einführung und der Betrieb einer DMS-Lösung in den Verwaltungen werden in den nächsten Jahren zentrale Aufgaben für die GKD darstellen. Als ganzheitliches System wird eine DMS-Lösung sowohl Fachverfahren als auch Office-Anwendungen integrieren, den herkömmlichen und elektronischen Posteingang rechtssicher verarbeiten und die internen sowie externen Geschäftsprozesse elektronisch abbilden. Zentrale Komponente einer DMS-Lösung ist die DMS-Software, die zusammen mit weiteren Komponenten (Scan-Komponente, Datenextraktion, Workflow, Schnittstellen usw.) ein komplexes System bildet. Die GKD geht davon aus, dass der Einsatz eines DMS bei allen Kommunen des Zweckverbandes erforderlich sein wird.
Neben der Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen wie der Archivierung digital signierter Dokumente stehen beim Einsatz eines DMS die Steigerung der Effizienz und die Erleichterung der täglichen Arbeit im Vordergrund. Der gleichzeitige Zugriff auf Dokumente, die Vermeidung von Papierablagen und die hohe Sicherheit von elektronischen Archiven sind beispielhaft zu nennende Vorteile. Eine besondere Herausforderung sind dabei die individuellen Anforderungen an Verwaltungsarbeitsplätze von Kommunen mit unterschiedlicher Struktur und Größe, die durch ein weitgehend einheitliches System erfüllt werden sollen. Die kleineren Kommunen (weniger als 30 000 Einwohner) haben die Chance, sich auf diesem Wege an einem leistungsfähigen System beteiligen zu können, dessen Einführung ansonsten wirtschaftlich nicht darstellbar wäre.
Die Software für das DMS soll in ausgewählten Fachbereichen bei den Kunden der GKD Paderborn eingeführt werden. Zum 1.1.2013 ist der Beginn der Projektarbeiten im ersten Teilprojekt geplant. Der Produktionsbetrieb im ersten Teilprojekt soll zum 1.10.2013 aufgenommen werden.
Voraussichtlich werden 1 100 Userlizenzen benötigt. Die Zahl der Userlizenzen basiert auf der Annahme, dass 12 Kommunen die neue Software abnehmen. Es handelt sich dabei um die Mindestabnahme an Userlizenzen, die sukzessive innerhalb eines Zeitraumes von 48 Monaten abgenommen werden. Wie viele Userlizenzen tatsächlich benötigt werden, kann zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgesehen werden.
Bei den Kommunen sind ca. 50 für das DMS relevante Fachverfahren im Einsatz. Die Fachverfahren sind unterschiedlich strukturiert. Bei den meisten Fachverfahren handelt es sich um Einzelplatzinstallationen, die sich in der Regel auf eigene Datenbanken stützen bzw. keine benötigen. Sollte die Anbindung eines Datenbanksystems erforderlich sein, favorisiert die GKD Oracle. Bei den Client-Server-Anwendungen wird ebenfalls vorwiegend Oracle eingesetzt. Ausnahmen bilden einzelne Verfahren, wie z. B. das HKR-Verfahren „newsystem kommunal“ der Fa. INFOMA (MS SQL-Server).
Die GKD behält sich die Entscheidung vor, ob die Komponente „Rechnungseingangsbearbeitung“ mit dem DMS-Anbieter oder unabhängig von diesem Ausschreibungsverfahren mit einer Drittfirma umgesetzt wird. Unberührt von dieser Entscheidung soll jeder Beleg in der zentralen DMS-Lösung archiviert werden. Im Rahmen der Dialoggespräche wird gewährleistet, dass die Lösungen der DMS-Anbieter mit derjenigen der Drittfirma für die Komponente „Rechnungseingangsbearbeitung“ vergleichbar sind. Nach Angebotsabgabe wird entschieden, welche Lösung die wirtschaftlich sinnvollste darstellt.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-01-31.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-12-19.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2011-12-19
|
Auftragsbekanntmachung
|