Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und Unternehmenspräsentationen

degewo AG

Die degewo ist das führende Wohnungsunternehmen in Berlin. Mit über 71 000 verwalteten Wohnungen und rund 600 Mitarbeitern zählen wir zu den größten und leistungsfähigsten Wohnungsunternehmen in Deutschland. Unsere Bestände befinden sich in fast allen Stadtteilen Berlin und wir verbessern stetig unseren Service, so dass wir den vielfältigen Bedürfnissen unserer Kunden entsprechen. Als kommunales Wohnungsunternehmen übernehmen wir Verantwortung für die Stadt Berlin und ihre Menschen und bieten daher Leistungen, die weit über die Vermietung von Wohnraum hinaus gehen.
Die degewo führt im Jahr zu den unterschiedlichsten Anlässen an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeitpunkten Veranstaltungen durch, um sich als Unternehmen in der Öffentlichkeit zu präsentieren. Dafür sind umfangreiche Unterstützungsleistungen notwendig. Es handelt sich u.a. um feststehende, wiederkehrende Veranstaltungstermine als auch um neu zu konzipierende Ideen für die Außendarstellung. Ziel ist es, dabei die Leistungen der degewo in der Öffentlichkeit zu kommunizieren, ein positives Image zu festigen und durch die Einhaltung des Corporate Designs eine Wiedererkennung zu ermöglichen.
Im Rahmen der Umstellung des Corporate Designs im Jahre 2008 wurden dafür bereits zahlreiche Ausstattungsmaterialien gebrandet und erstellt, die einzulagern und auf Abruf bereitzustellen sind. Dies gilt gleichermaßen für Außenwerbematerialien, die bereits vorhanden oder ggf. zur Veranstaltung neu zu erstellen und danach zu verwahren sind. Die zur Verfügung stehenden Präsentationsmaterialien gelten als Standardmaterialien und sollen den Anlässen entsprechend genutzt, eingesetzt und fach- und termingerecht auf-und abgebaut werden. Sie sind kombinierbar und können je nach Charakter einer Veranstaltung mit zusätzlicher Ausstattung ergänzt werden.
1. Folgende Aufgaben sind je nach Veranstaltung zu erfüllen:
a) Vorbereitende Beratungsleistung und konzeptionelle Unterstützung:
— Wahrnehmung von Ortsterminen, Planung, Empfehlung und Beratung (z.B. Ausstattungsmaterialien und/oder passender Give-aways zu den Veranstaltungen),
— Visualisierung von Lage-, Aufbauplänen und Standgestaltungen etc.,
— Einholung von erforderlichen Genehmigungen im Zusammenhang mit der Durchführung der Präsentationen/der Veranstaltungen bei den entsprechenden Behörden,
— Entwicklung von Vorschlägen zur konzeptionellen (Leitidee, Medien), ggf. textlichen und gestalterischen Umsetzung der Veranstaltungsausstattung und -durchführung.
b) Kreative Unterstützung, Organisation und Durchführung:
— Beratung und Gestaltung bei der Auswahl notwendiger Ausstattungselemente,
— Produktionsvorbereitende und ggf. –ausführende Unterstützung (z.B. Erstellung von digitalen Druckvorlagen inkl. Produktionsabwicklung bei der Erstellung von Plakaten, Bannern, Roll Ups o.ä.),
— Transport, Aufbau und ggf. Anmietung zusätzlich benötigter Elemente oder Dienstleistungen, inklusive Dienstleisterhandling in Absprache mit einem Verantwortlichen der degewo,
— Kurzfristige Einsatzbereitschaft sowohl an Wochenenden und nachts.
c) Nachbereitung und Lagerung:
— Lagerung aller bereitzustellenden Materialien, Anlieferung zum Termin und Abholung nach Terminende,
— Dauerhafte Lagerung bereits vorhandener Präsentationselemente und -materialien (degewo-Standardmaterial) – Mindestanforderung sind 65 qm beheizbare Lagerfläche,
— Wartung und Pflege aller eingelagerten Materialien, bei Bedarf Empfehlungen zu Reparatur oder Neukauf,
— Katalogisierung aller Präsentationsmaterialien der degewo (Abbildungen und Anwendungsbeispiele), Aktualisierung nach Bedarf, Bereitstellung als Katalog und Datensatz fürs Intranet,
— Fotodokumentation der realisierten Maßnahmen.
2. Folgende Aufgaben sind je nach Außenwerbemaßnahme zu erfüllen:
a) Vorbereitende Beratungsleistung und konzeptionelle Unterstützung;
— Beratung, Konzeption und Gestaltung bei der Auswahl notwendiger Außenwerbemaßnahmen (z.B. Pylone, Leuchtwerbeanlagen, Schilder),
— Wahrnehmung von Ortsterminen, Planung, Empfehlung und Beratung (z.B. über Standorteignung),
— Visualisierung von Lageplänen und Sichtachsen (bspw. für die Anbringung von Plakaten oder Aufbringung von Logos an Gebäuden) und Empfehlung für die Platzierung, die Materialität und die Auf- oder Anbringungsart,
— Produktionsvorbereitende Unterstützung (z.B. Erstellung digitaler Druckvorlagen wie Logo-Schablonen oder PDF-Dateien für Plakatdruck etc.),
— Einholung von erforderlichen Genehmigungen im Zusammenhang mit der Durchführung der Außenwerbemaßnahme bei den entsprechenden Behörden.
b) Kreative Unterstützung, Organisation und Durchführung:
— Produktionsvorbereitende und ggf. –ausführende Unterstützung (z.B. Erstellung von digitalen Druckvorlagen inkl. Produktionsabwicklung bei der Erstellung von Plakaten, Bannern, Fahnen o.ä.),
— Transport, Aufbau und ggf. Anmietung zusätzlich benötigter Elemente (z.B. Steiger) oder Dienstleistungen, inklusive Dienstleisterhandling in Absprache mit einem Verantwortlichen der degewo,
— Fotodokumentation der umgesetzten Maßnahmen.
c) Nachbereitung und Lagerung:
— Nach Notwendigkeit Lagerung aller erstellten Außenwerbematerialien (wie Plakate etc.), ggf. Entsorgung, Anlieferung zum Termin und Abholung nach Terminende,
— Wartung und Pflege aller eingelagerten Materialien, bei Bedarf Empfehlungen zu Reparatur oder Neukauf.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-07-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-06-17.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt: