Abschluss eines Rahmenvertrages zur Digitalisierung von Posteingängen

KDVZ Citkomm

1.) Rahmenbedingungen zur Leistungserbringung:
Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag zur Digitalisierung von Posteingängen für Mitgliedskommunen des kommunalen Zweckverbandes KDVZ Citkomm. Vom Scandienstleister (SDL) wird erwartet, dass er die Dienstleistung in eigener Verantwortung, d.h. in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal- Ressourcen betreibt. Die KDVZ Citkomm ruft dabei die digitalisierten Posteingangsdokumente vom Scandienstleister ab und verteilt sie an die kommunalen Servicenutzer im Zweckverband.
Der Zweckverband beabsichtigt zunächst mit der Digitalisierung der Posteingänge im Bereich der Verkehrsordnungswidrigkeiten für drei Nutzerkommunen (NK) zu starten und die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich der Verkehrsordnungswidrigkeiten später auf weitere Kommunen auszuweiten. Für diesen Bereich ist aktuell mit einem Posteingangsvolumen von etwa 100 000 Dokumenten pro Jahr zu rechnen.
Darüber hinaus besteht die Absicht, die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse der Verbandsmitglieder auszuweiten. Die dadurch zu erwartende Steigerung der Verkehrsmenge kann allerdings heute noch nicht beziffert werden.
Der geplanten Steigerung der Verkehrsmengen soll durch eine entsprechende Vertragsgestaltung Rechnung getragen werden. Angestrebt wird deshalb ein Rahmenvertrag, der eine flexible, verkehrsmengenabhängige Preisgestaltung und eine bedarfsorientierte Änderung von Details zu Leistungsanforderungen im Bereich der Digitalisierung und Aufbewahrung gemäß den Anforderungen der weiteren Leistungsprozesse ermöglicht. Der Anbieter muss deshalb im Rahmen der geplanten Vertragslaufzeit in der Lage sein, seine Ressourcen, Infrastrukturen und Prozesse flexibel und zeitnah an die Bedarfsentwicklung des Zweckverbandes anzupassen und dabei zu jeder Zeit die Einhaltung qualitativer Anforderungen garantieren können.
2) Übersicht der Leistungselemente/Teilleistungen:
Die im Folgenden dargestellten Leistungen und Leistungsanforderungen sind Bestandteil des Vertrages zur Leistungserbringung. Die vom Anbieter zu erbringende Leistung besteht aus folgenden Leistungselementen:
A. Der Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse oder Fachbereiche mehrerer Nutzerkommunen (NK) in verschiedenen PLZ-Bezirken im Einzugsgebiet des Zweckverbandes KDVZ Citkomm an einem zentralen Ort (SDL);
B. Der Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den im Leistungsverzeichnis spezifizierten Anforderungen;
C. Der sicheren elektronischen Bereitstellung der digitalisierten Eingangsdokumente und Metadaten an die KDVZ Citkomm;
D. Der Aufbewahrung der Original- Eingangsdokumente inklusive deren physischer Bereitstellung auf Anforderung durch NK sowie deren ordnungsgemäße Vernichtung nach den gesetzlichen Fristen;
E. In der bedarfsorientierten Anpassung der beim SDL eingesetzten Hardware, Software und Prozesse zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der NK (Change Request Management zur Ausweitung des Services auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratungsleistungen im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption technischer und organisatorischer Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse;
F. Den Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Erfüllung der Anforderungen zur Datensicherheit;
G. Den vom Leistungserbringer bereit zu stellenden Berichten und statistischen Daten zur Leistungserbringung;
H. Der Erfüllung der vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Nutzerkommunen definierten Kriterien und Parameter zur Messung und Bewertung der Leistungsqualität.
Die geforderten Unterlagen sind in deutscher Sprache beizubringen.
Alle Unterlagen sind unabhängig von einer Präqualifikation gem. § 97 Abs: 4a GWB vorzulegen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-02-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-01-16.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • arvato direct services Wilhelmshaven GmbH

Wer?

• • KDVZ Citkomm

Wie?

• • Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung › Kommunale Dienstleistungen

Wo?

• • Nordrhein-Westfalen › Arnsberg