Abschluss eines Vertrages für das Erbringen von Reisebüro-Dienstleistungen im Geschäftsreisebereich sowie die Implementierung eines Travel-Risk-Managements für den Auftraggeber

Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.

Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) ist das Forschungszentrum der Bundesrepublik Deutschland für Luft- und Raumfahrt. Seine umfangreichen Forschungs- und Entwicklungsarbeiten in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie, Verkehr und Sicherheit sind in nationale und internationale Kooperationen eingebunden. Über die eigene Forschung hinaus ist das DLR als Raumfahrt-Agentur im Auftrag der Bundesregierung für die Planung und Umsetzung der deutschen Raumfahrtaktivitäten zuständig.
Das DLR beschäftigt circa 7 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, es unterhält 33 Institute beziehungsweise Test- und Betriebseinrichtungen und ist an 13 Standorten vertreten: Köln (Sitz des Vorstands), Berlin, Bonn, Braunschweig, Bremen, Göttingen, Hamburg, Lampoldshausen, Neustrelitz, Oberpfaffenhofen, Stuttgart, Trauen und Weilheim. Das DLR hat Büros in Brüssel, Paris und Washington D.C.
Das DLR beabsichtigt die Vergabe von Reisebüro-Dienstleistungen im Geschäftsreisebereich sowie die Vergabe von Travel-Risk-Management in 2 Losen.
Los Nr. 1 umfasst die Erbringung von Reisebüro-Dienstleistungen im Geschäftsreisebereich für alle Standorte und Tochterunternehmen des DLR (z.B. GfR mbH in Oberpfaffenhofen), sowie mit dem Projektträger in Bonn, Joseph-Schumpeter-Allee 1 in 53227 Bonn und dem Internationalen Büro des BMBF (IB). An die Reisedienstleistung soll ein Online Buchungstools (OBE/IBE) für Standardreisen, auch unter dem Gesichtspunkt der Nutzung der Bahn-Internet-Booking-Engine (BIBE) der Deutschen Bahn AG, angeschlossen werden. Des Weiteren wird ein Controllingsystem mit In-Memory Technologie benötigt, welches das Reiseverhalten und die Kundenzufriedenheit der Mittarbeiter umfasst.
Los Nr. 2 beinhaltet die Vergabe eines Travel-Risk-Managements welches auf die Bedürfnise des DLR zugeschnitten sein soll.
Der Vertrag soll voraussichtlich zum 1.10.2012 abgeschlossen werden und die Implementierung des Reisebüro-Dienstleiters sowie die des Travel-Risk-Managements soll bis zum 1.1.2013 stattgefunden haben, so dass der Betrieb ab diesem Zeitpunkt aufgenommen werden kann.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-07-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-05-25.

Wer?

• Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.

Wie?

• Dienstleistungen von Reisebüros und Reiseveranstaltern sowie Hilfstätigkeiten für Touristen › Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-05-25	Auftragsbekanntmachung
2012-06-14	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2012-05-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste
Menge oder Umfang: Das Gesamtvolumen Geschäftsreisen beträgt ca. 11,8 000 000 EUR/Jahr.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.
Postanschrift: Linder Höhe, Porz-Wahnheide
Postleitzahl: 51147
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.dlr.de 🌏
E-Mail: lioba.hendricks@dlr.de 📧
Telefon: +49 2203601-2815 📞
Fax: +49 2203601-12815 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-05-25 📅
Einreichungsfrist: 2012-07-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-05-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 101-168764
ABl. S-Ausgabe: 101
Zusätzliche Informationen

§ 101a, Abs. 1 Informations- und Wartepflicht. (1) Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. § 107, Abs. 3. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Zusätzliche Informationen

§ 101a, Abs. 1 Informations- und Wartepflicht.

(1) Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

§ 107, Abs. 3.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das DLR beschäftigt circa 7 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, es unterhält 33 Institute beziehungsweise Test- und Betriebseinrichtungen und ist an 13 Standorten vertreten: Köln (Sitz des Vorstands), Berlin, Bonn, Braunschweig, Bremen, Göttingen, Hamburg, Lampoldshausen, Neustrelitz, Oberpfaffenhofen, Stuttgart, Trauen und Weilheim. Das DLR hat Büros in Brüssel, Paris und Washington D.C.

Das DLR beabsichtigt die Vergabe von Reisebüro-Dienstleistungen im Geschäftsreisebereich sowie die Vergabe von Travel-Risk-Management in 2 Losen.

Los Nr. 1 umfasst die Erbringung von Reisebüro-Dienstleistungen im Geschäftsreisebereich für alle Standorte und Tochterunternehmen des DLR (z.B. GfR mbH in Oberpfaffenhofen), sowie mit dem Projektträger in Bonn, Joseph-Schumpeter-Allee 1 in 53227 Bonn und dem Internationalen Büro des BMBF (IB). An die Reisedienstleistung soll ein Online Buchungstools (OBE/IBE) für Standardreisen, auch unter dem Gesichtspunkt der Nutzung der Bahn-Internet-Booking-Engine (BIBE) der Deutschen Bahn AG, angeschlossen werden. Des Weiteren wird ein Controllingsystem mit In-Memory Technologie benötigt, welches das Reiseverhalten und die Kundenzufriedenheit der Mittarbeiter umfasst.

Los Nr. 2 beinhaltet die Vergabe eines Travel-Risk-Managements welches auf die Bedürfnise des DLR zugeschnitten sein soll.

Der Vertrag soll voraussichtlich zum 1.10.2012 abgeschlossen werden und die Implementierung des Reisebüro-Dienstleiters sowie die des Travel-Risk-Managements soll bis zum 1.1.2013 stattgefunden haben, so dass der Betrieb ab diesem Zeitpunkt aufgenommen werden kann.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Reisebüro-Dienstleistung im Geschäftsreisebereich
Kurze Beschreibung:

Beinhaltet die Erbringung von Reisebüro-Dienstleistungen im Geschäftsreisebereich für alle Standorte und Tochterunternehmen des DLR (z.B. GfR mbH in Oberpfaffenhofen), sowie mit dem Projektträger in Bonn, Joseph-Schumpeter-Allee 1 in 53227 Bonn und dem Internationalen Büro des BMBF (IB). An die Reisedienstleistung soll ein Online Buchungstools (OBE/IBE) für Standardreisen, auch unter dem Gesichtspunkt der Nutzung der Bahn-Internet-Booking-Engine (BIBE) der Deutschen Bahn AG, angeschlossen werden. Des Weiteren wird ein Controllingsystem mit In-Memory Technologie benötigt, welches das Reiseverhalten und die Kundenzufriedenheit der Mittarbeiter umfasst.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Travel-Risk-Management
Kurze Beschreibung:

Beinhaltet die Vergabe eines Travel-Risk-Managements welches auf die Bedürfnis des DLR zugeschnitten sein soll.

Referenznummer: 317/1/2012
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

D-51147 Köln ist als Implant-Reisebüro vorgesehen, weitere Orte der Ausführung (Implants) sind abhängig vom Konzept

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Zur Einreichung der Teilnahmeanträge sind beim Auftraggeber Formulare zur Eignungsprüfung abzurufen. Die Formulare zur Eignungsprüfung können per E-Mail unter lioba.hendricks@dlr.de oder postalisch unter der in I.1.) angegebenen Adresse angefordert werden. Bei der Anfrage ist zwingend eine Adresse zu benennen, an die die Formulare zur Eignungsprüfung versandt werden sollen. Anhand dieser Formulare zur Eignungsprüfung sind die Bewerbungsunterlagen zu gliedern bzw. Eintragungen in die zur Verfügung gestellten Formulare zur Eignungsprüfung vorzunehmen. Die Berücksichtigung des Teilnahmeantrages wird von der Verwendung der erstellten Formulare zur Eignungsprüfung abhängig gemacht. Die Nichtverwendung sowie die unvollständige Verwendung/Ausfüllung der vom Auftraggeber vorgegebenen Formulare zur Eignungsprüfung führen zwingend zu einem Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Soweit eine Eintragung nicht möglich Ist, ist das entsprechende Feld diagonal zu streichen. Soweit keine Angaben gemacht werden können, ist das entsprechende Feld ebenfalls diagonal zu streichen.

Zur Beurteilung der Frage, ob sie die wirtschaftlichen und finanziellen und fachlichen Mindestanforderungen erfüllen, müssen die Bewerber schon ihrem Teilnahmeantrag die nachfolgend aufgezählten Erklärungen, Informationen bzw. Unterlagen beifügen:

Formulare zur Eignungsprüfung.

Die Formulare zur Eignungsprüfung dienen dazu, die Eignung des Bieters für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistung sicherzustellen. Erfüllt ein Bieter diese Eignungskriterien, so ist er für die Leistungserfüllung geeignet.

Formular 1 - Haftpflichtversicherungsdeckung.

Die Abfrage der Haftpflichtversicherungsdeckung dient dazu sicherzustellen, dass begründete Schadenersatzansprüche des Auftraggebers geleistet werden können. Die genaue Schadensdeckungssumme werden wir Ihnen bei Anforderung der Eignungsformulare mitteilen.

Formular 2 – Erklärung zur Zuverlässigkeit / Sozialversicherung.

Die Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit und der gesetzlichen, ordnungsgemäßen Beitragsleistung zur Sozialversicherung dient dazu, dass der Bewerber gewährleistet, dass er Aufträge in sorgfältiger Art und Weise ausführt.

Formular 3 – Erklärung zum Gesamtumsatz.

Eine Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren und den Umsatz betreffend die Dienstleistungen, auf die sich der Auftrag bezieht.

Die Erklärung zum Gesamtumsatz für die entsprechende Dienstleistung in den letzten drei Jahren (2009, 2010, 2011) dient zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit, ob der Bewerber in der Lage ist ein Umsatzvolumen, wie es das DLR besitzt, abzuwickeln. Geeignet sich Bewerber mit einem Umsatzvolumen größer 250 000 000 EUR.

Formular 4 – Nachweise und Zertifikate.

Die angeforderte Bankbescheinigung (Vorzulegen als Anlage Nr. 1 im Formular zur Eignungsprüfung Nr.4) soll die unbedenkliche Finanzlage des Unternehmens widerspiegeln. Die Mindestanforderungen für die Qualitätssicherungsnachweise und die Umweltzertifikate sind die ISO9001:2008 sowie die ISO 14001:2009 (Anlage Nr. 2 im Formular zur Eignungsprüfung Nr.4). Der Nachweis der Eintragung im Handelsregister (Anlage Nr.3 im Formular zur Eignungsprüfung Nr. 4) dient der Rechtssicherheit. Kopien der Bilanzen und Erfolgsrechnungen (Vorzulegen als Anlage Nr. 4 im Formular zur Eignungsprüfung Nr. 4) müssen die finanzielle Leistungsfähigkeit der Bewerber reflektieren.

Formular 5 – Referenzen.

Die Referenzen sollen dem Auftraggeber die Möglichkeit geben, sich einen Überblick über die Leistungsfähigkeit des Bewerbers in Bezug auf vergleichbare Auftraggeber zu verschaffen. Geeignet sind hierbei Bewerber die folgende Referenzen mitbringen:

1) Erfahrung mit öffentlichen Auftraggeber

2) Erbringung von Reisedienstleistungen für ca. 7 500 Mitarbeiter

3) Erfahrung mit Controllingsystemen mit In-Memory-Technologie

4) Bereitstellung einer Online Booking Engine mit Single Sign On und gängigen App-Anbindungen (iOS, Windows, Android)

Formular 7 – Mitarbeiterbeschäftigung.

Die durchschnittliche Mitarbeiteranzahl dient dem Auftraggeber zur Beurteilung, ob der Bewerber in der Lage ist, die ausgeschriebene Leistung in personeller Hinsicht zu erbringen. Der Auftraggeber erwartet eine durchschnittliche Mitarbeiterzahl von 250 Mitarbeitern.

Formular 8 und 9 – Bietergemeinschaft.

Sofern Sie sich als Bietergemeinschaft bewerben möchten, nutzen Sie bitte Formular 8 und 9 für die Eignungsprüfung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Siehe unter III.2.1.
Technische und berufliche Fähigkeiten: Siehe unter III.2.1.
Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Die Besonderen Einkaufsbedingungen des DLR e.V., VO-PR 30/53, VOL/B.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bewerber-/Bietergemeinschaften haben einen Vertreter zu benennen und eine von allen Mitgliedern der Bewerber-/Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der:

— die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft festgelegt ist,

— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und ein bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist,

— festgelegt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

(Formular zur Eignungsprüfung, Nr.8).

Von jedem Mitglied der Bewerber /Bietergemeinschaft sind die Gründe für den Zusammenschluss anzugeben. Es muss insbesondere dargestellt werden, inwieweit der Zusammenschluss zu einer Bewerber- /Bietergemeinschaft keine Wettbewerbsbeeinträchtigung mit sich zieht. Von jedem Mitglied der Bewerber- /Bietergemeinschaft sind Gründe anzugeben, die bei genereller Beteiligungsfähigkeit dagegen sprechen, sich alleine um den Auftrag zu bewerben (Formular zur Eignungsprüfung, Nr. 9).

Eine Unterauftragsvergabe ist nur mit Genehmigung des DLR zulässig.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 4
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V., Porz-Wahnheide, Linder Höhe
Lioba Hendricks

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-01-01 📅
Datum des Endes: 2016-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 317/1/2012
Zusätzliche Informationen

§ 101a, Abs. 1 Informations- und Wartepflicht.

(1) Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

§ 107, Abs. 3.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt
Postanschrift: Kaiser-Friedrich Straße 16
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@bundeskartellamt.de 📧
Telefon: +49 2289499-0 📞
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499-400 📠
Wiederkehrender Auftrag
1.5.2016.
Quelle: OJS 2012/S 101-168764 (2012-05-25)

Ergänzende Angaben (2012-06-14)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-06-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-06-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 115-189436
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 101-168764
ABl. S-Ausgabe: 115
Quelle: OJS 2012/S 115-189436 (2012-06-14)

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