"Beihilfe-Bearbeitung im Rahmen von Auftragsdatenverarbeitung für die Mitarbeiter der MPG"

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Gegenstand der hiermit in den Wettbewerb gestellten Dienstleistungen ist im Wesentlichen die - kurzfristige und zeitnahe - Bearbeitung und Berechnung der Beihilfen im Rahmen von Auftragsdatenverarbeitung für die beihilfeberechtigten Mitarbeiter der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. nach den einschlägigen Beihilfevorschriften und -bestimmungen des Bundes. Die ausgeschriebenen Leistungen sind auch für im Ausland liegende Institute und Einrichtungen der MPG, die Ortskräfte sowie für ins Ausland entsandte beihilfeberechtigte Mitarbeiter der MPG durchzuführen; die Sonderregelungen für die Erstattung der im Ausland entstandenen Krankheitskosten für ausländische und deutsche Ortskräfte nach § 17 SGB V sind zu berücksichtigen. Etwaige, hieraus ggf. resultierende Besonderheiten bei den anzuwendenden Vorschriften und Verfahrensabläufen/Prozessen sind anforderungsgerecht umzusetzen [=> zur MPG, ihren in- und ausländischen Instituten siehe auch www.mpg.de]. Außerdem obliegen dem Auftragnehmer die telefonische und schriftliche Erteilung von Auskünften bei Anfragen der Beihilfeberechtigten sowie die fachlich-inhaltliche Unterstützung des Auftraggebers bei der Bearbeitung von Beschwerden und Widersprüchen sowie die Meldungen der Pharmazentralnummern nach dem Arzneimittelneuordnungsgesetz. Die Abwicklung der Beihilfeauszahlung bzw. des Zahlungsverkehrs gehört nicht zu den ausgeschriebenen Dienstleistungen.
Zu Vertragsbeginn wird eine Einarbeitungs- und Überleitungsphase vom 01.10.- 31.12.2012 vereinbart, an die sich ab dem 1.1.2013 die eigenverantwortliche Leistungserbringung anschließt. Der Vertrag endet zum 31.12.2014. Der Auftraggeber hat die Option, den Vertrag maximal zweimal jeweils um ein Jahr zu verlängern.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-06-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-05-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Consal Service GmbH

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Wie?

• Dienstleistungen im Rahmen der gesetzlichen Sozialversicherung › Beihilfen, Unterstützungsleistungen und Zuwendungen

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-05-07	Auftragsbekanntmachung
2012-09-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-05-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beihilfen, Unterstützungsleistungen und Zuwendungen
Menge oder Umfang:

In der Vergangenheit waren pro Jahr insgesamt ca. 3 000 Beihilfeanträge zu bearbeiten [unverbindliche und personalstärkenabhängige Werte]; im Übrigen siehe auch Ziffer II 1.5 - maximale Vertragslaufzeit einschließlich Verlängerungsoptionen bis 31.12.2016.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Beihilfen, Unterstützungsleistungen und Zuwendungen 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Postanschrift: (Generalverwaltung) Hofgartenstr. 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.mpg.de 🌏
E-Mail: kerstin.henschel@gv.mpg.de 📧
Telefon: +49 892108-1770 📞
Fax: +49 892108-1367 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-05-07 📅
Einreichungsfrist: 2012-06-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-05-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 91-150697
ABl. S-Ausgabe: 91
Zusätzliche Informationen

Wichtiger Hinweis: Das Angebot ist bis zum unter Ziffer IV. 3.4. genannten Datum bei: Kerstin Henschel. Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. Hofgartenstr. 8. 80539 München (vgl. auch Ziffer I.1) komplett - inkl. aller geforderten Angaben, Erklärungen und Anlagen - unterschrieben und zweifach in Papierform einzureichen. Auf der äußersten Umverpackung ist deutlich der Hinweis: "Vergabeverfahren Beihilfe: Bitte nicht öffnen!" anzubringen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zu Vertragsbeginn wird eine Einarbeitungs- und Überleitungsphase vom 01.10.- 31.12.2012 vereinbart, an die sich ab dem 1.1.2013 die eigenverantwortliche Leistungserbringung anschließt. Der Vertrag endet zum 31.12.2014. Der Auftraggeber hat die Option, den Vertrag maximal zweimal jeweils um ein Jahr zu verlängern.

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Beschreibung der Optionen:

1) Option des Auftraggebers auf maximal zweimalige Verlängerung des Vertrages um jeweils 1 Jahr im Anschluss an den unter Ziff. II.3 genannten Zeitraum.

2) Öffnungsklausel: für Einrichtungen, mit denen die Max-Planck-Gesellschaft verbunden ist, oder an denen sie beteiligt ist, besteht die einseitige Öffnungsklausel, dass diesen die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angebotenen Konditionen zu gewähren sind.

Derzeit sind dies zwei Einrichtungen (unverbindlich).

Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Referenznummer: 8407090202
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Deutschland.

München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

a) Diverse Eigenerklärungen gemäß Vordrucken in den Vergabeunterlagen, [u.a. betr. Eintragung im Beruf-/Handelregister, Nichtvorliegens etwaiger Ausschlussgründe, etc.],

b) detaillierte Unternehmensdarstellung und Firmenprofil mit Firmenname, Rechtsorm, Anschrift (Hauptsitz/Niederlassungen und ggf. Sitz der Niederlassung, die den Auftraggeber betreuen würde), Telefon- und Fax-Nr, Umsatzsteuerident-Nr., Namen und Funktionen der bevollmächtigten Unternehmensvertreter,Organisationsstruktur des Unternehmens, Geschäftsfelder/-zweige, Gründungsdatum, Unternehmenshistorie,

c) Darstellung der personellen Entwicklung des Unternehmens in dem zuständigen Geschäftsbereich und ggf. für die bei einer etwaigen Auftragsdurchführung zuständigen Niederlassung nach Maßgabe der Ausschreibungsunterlagen,

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

a) Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren für das Gesamtunternehmen und soweit zutreffend -bei entsprechender Unternehmensgliederung- für den zuständigen Geschäftsbereich sowie der für eine etwaige Auftragsdurchfürung zuständigen Niederlassung.

b) Bescheinigung (in Kopie) über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit Angabe mind. nachstehender Deckungssummen, bzw. alternativ eine Eigenerklärung, spätestens zum Vertragsbeginn mindestens die nachstehenden Deckungssummen nachzuweisen:

Personen- und Sachschäden 5 000 000 EUR/Vermögensschäden 3 000 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

a) Detaillierte Beschreibung einschlägiger Referenzobjekte des Unternehmens des Bieters (mit Ansprechpartnern und Telefonnummern bei den Referenzunternehmen), die nach Art und Umfang mit dem hier zur Vergabe anstehenden Projekt vergleichbar sind - hierbei ist insbesondere darauf einzugehen, inwieweit Erfahrungen bei im Ausland befindlichen Einrichtungen sowie bei ins Ausland entsandten Mitarbeitern bestehen - Angabe der durchschnittlichen jährlichen Fallzahlen, des Auftragswertes und der Auftragsdauer - Aussage dazu, ob und inwieweit im Unternehmen des Bieters Fachpersonal mit ärztlichem und juristischem Fachwissen zur Verfügung steht und/ oder der Zugriff auf solches Fachpersonal sichergestellt ist- Erläuterung, wie das in den benannten Referenzprojekten gewonnene Know How spezifisch für die Erfüllung der hier in den Wettbewerb gestellten Dienstleistungen nutzbar gemacht werden soll;

b) Darstellung der für die Erfüllung des in den Wettbewerb gestellten Auftrages vorgesehenen sachlichen, organisatorischen und personellen Ausstattung – es ist weiter darzustellen, wie der Bieter sicherstellt, dass die relevanten Daten und Informationen aus bereits abgerechneten Beihilfeanträgen anforderungsgerecht berücksichtigt werden (z.B. Mitverfolgung des Behandlungsverlaufs bei Psychotherapien u.ä.) – ferner ist auszuführen, welche bieterinternen (automatischen oder manuellen) Plausibilitäts- und Abrechnungsergebnis-/ Qualitätskontrollen durchgeführt werden. Anzahl der für– Anteil ihrer Arbeitszeit, mit dem diese für die MPG tätig sein sollen – Qualifikations/ -sprofile dieser Mitarbeiter – Darstellung ihrer Erfahrung mit den einschlägigen Beihilfevorschriften – detaillierte Vorstellung des vorgesehenen Projektleiters/ Hauptverantwortlichen – Zusicherung, dass dieser Projektleiter für die gesamte Vertragslaufzeit konstant für die MPG zur Verfügung steht, -Angabe, ob die für die Aufgabenerfüllung vorgesehenen Mitarbeiter gleichbleibend als Stammansprechpartner für die MPG zur Verfügung stehen- – Darstellung und Angaben zur Software, mit der die Berechnungen durchgeführt werden sollen;

c) Mit Abgabe seines Angebots hat der Bieter ein Konzept vorzulegen, wie er die Erfüllung der Anforderungen des § 11 Abs. 2 Nr. 3 BDSG und der Vorgaben der Anlage „Vereinbarung über Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz“ (Anlage C zum Vertrag, der Anlage zu den Vergabeunterlagen ist) als Beschreibung der getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen realisieren wird. Folgende Themen sind im Konzept detailliert zu erläutern:

— Zutrittskontrolle,

— Zugangskontrolle,

— Zugriffskontrolle,

— Weitergabekontrolle,

— Eingabekontrolle,

— Auftragskontrolle,

— Verfügbarkeitskontrolle,

— Trennungsgebot,

— Einsatz von auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtete und mit dem Datenschutzrecht vertrauter Mitarbeiter,

— Kontrollmöglichkeiten des Auftraggebers,

— Rückgabe, Löschung und Beendigung.

Es ist die konkrete Umsetzung der vom Bieter getroffenen Maßnahmen zu o.g. Themenbereichen darzustellen. Dabei ist insbesondere auf besondere vom Bieter umgesetzte Maßnahmen einzugehen, um einen erhöhten Schutz zu erreichen. Es sind die Wettbewerbsvorteile und ggf. Alleinstellungsmerkmale des Bieters darzustellen und entsprechenden Prozesse, deren Umsetzung und Dokumentation, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen etc. im Detail zu beschreiben. Der Bieter hat die Sicherheits-Policy und den Rahmen der Flexibilität seiner Prozesse zu beschreiben, um etwaige Besonderheiten der MPG abzubilden und umzusetzen.

d) Erklärung, dass der Bieter sich im Falle einer Beauftragung verpflichtet, die Bestimmungen zur Auftragsdatenverarbeitung ("Vereinbarung über Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz") einzuhalten (siehe Datenschutz Vereinbarung in Auftragsdatenverarbeitung in den Vergabeunterlagen);

e) Angabe, ob der Bieter über eine IT-Sicherheitszertifizierung für das Informationsmanagement verfügt (Vorlage der Kopie des Zertifikats - gewünscht, wenn vorhanden - keine Forderung);

Mindeststandards:

Als Mindestkriterium gilt mindestens ein einschlägiges Referenzobjekt des Unternehmens des Bieters (mit Ansprechpartnern und Telefonnummern bei den Referenzunternehmen) mit dem der Bieter die Bearbeitung einer jährlichen Fallzahl von mindestens 2 000 Beihilfeanträgen und Auslandsbezug in mindestens 20 Fällen belegen kann;

Außerdem wird als Mindeststandard der Nachweis gefordert, dass im Unternehmen des Bieters Fachpersonal mit ärztlichem und juristischem Fachwissen zur Verfügung steht und/ oder der Zugriff auf solches Fachpersonal sichergestellt ist.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Auftragserteilung und Durchführung erfolgt auf der Grundlage der Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Max-Planck- Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V., die mit dem Versand der Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden werden. Nachrangig gelten die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leitsungen (VOL/B). Die Zahlung erfolgt nach ordnungsgemäßer Leistungserbringung und Rechnungseingang innerhalb 30 Tagen netto.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften sind als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), als offene Handelsgesellschaft (oHG) sowie in haftungsrechtlich vergleichbarer Form einer anderen EU-Rechtsordnung zugelassen. Es ist aufzuzeigen, wer an der Bietergemeinschaft beteiligt ist. Dem Auftraggeber ist ein verantwortlicher Ansprechpartner aus der Bietergemeinschaft zu benennen. Die Übernahme der gesamtschuldnerischen Haftung ist durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft im Angebot zu erklären. Im Angebot ist außerdem detailliert die aufgabenspezifische Aufteilung der Leistungserbringung darzulegen. Geforderte Nachweise sind von jedem Mitglied zu erbringen.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2012-09-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2012-06-25 📅
Öffnungsort:

Max-Planck Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung - Hofgartenstr. 8, 80539 München.

Ort des Eröffnungstermins: Max-Planck Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung - Hofgartenstr. 8, 80539 München.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Frau Kerstin Henschel
Internetadresse: www.mpg.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-10-01 📅
Datum des Endes: 2014-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 8407090202
Zusätzliche Informationen

Wichtiger Hinweis:

Das Angebot ist bis zum unter Ziffer IV. 3.4. genannten Datum bei:

Kerstin Henschel.

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Hofgartenstr. 8.

80539 München

(vgl. auch Ziffer I.1) komplett - inkl. aller geforderten Angaben, Erklärungen und Anlagen - unterschrieben und zweifach in Papierform einzureichen.

Auf der äußersten Umverpackung ist deutlich der Hinweis: "Vergabeverfahren Beihilfe: Bitte nicht öffnen!" anzubringen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern -
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 101a GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB).

Quelle: OJS 2012/S 091-150697 (2012-05-07)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2012-09-24)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-09-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-09-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 186-305364
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 91-150697
ABl. S-Ausgabe: 186

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Bewertungsmatrix der Vergabeunterlagen (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2012-09-10 📅
Name: Consal Service GmbH
Postanschrift: Maximilianstraße 53
Postort: München
Postleitzahl: 81537
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Quelle: OJS 2012/S 186-305364 (2012-09-24)

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