Bereitstellung und Einführung von Dokumentenmanagementsystemen nebst Vertriebsunterstützung
Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages, der einerseits den Einkauf eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mitsamt der zur Installation und Inbetriebnahme erforderlichen Dienst- und Schulungsleistungen und andererseits die Unterstützung des Vertriebs dieses DMS durch die KID bei den Kunden der KID umfasst. Ein Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung sind somit die Beschaffung eines den Anforderungen der Vergabestelle genügenden DMS bzw. entsprechender Lizenzen einschließlich der Nutzungs- und Vertriebsrechte, die Einführung und Umsetzung von mindestens drei Kundenprojekten, durch die Vergabestelle nach Vertragsabschluss zu benennenden Kunden der Vergabestelle bzw. an die jeweils noch zu benennenden Standorte einschließlich der zur erfolgreichen Einführung und Umsetzung eines Dokumentenmanagementsystems erforderlichen Anwenderbetreuung (Integrations-, Dienst- und Schulungsleistungen) sowie der Abschluss eines Kooperations- und Vertriebspartnerschaftsvertrages im Bereich Dokumentenmanagementsysteme. Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen, die den ausgewählten Bieter zusammen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zugesandt werden. Das anzubietende Dokumentenmanagementsystem (DMS) muss folgende Kernanforderungen erfüllen: - Offene Software- und Schnittstellenarchitektur; - Hoher Automatisierungsgrad; - Flexibilität und schnelle Umsetzbarkeit neuer Anforderungen; - hohe und umfangreiche Modularität sowie Anpass- und Erweiterungsmöglichkeiten; - Import- und Exportfunktionen über Standard-Formulare für Massentransfers aus anderen Systemen (z.B. EXCEL, Text, XML, SQL-Datenbanken, COLD); - Schnittstellen zu folgenden Fachanwendungen: OK.Vorfahrt, nsys, IKOL-GW, OPEN/PROSOZ, Pro Kommunal; - Webservice-Schnittstellen; - Integrierte Workflowunterstützung mit umfangreicher Möglichkeit der Prozessmodellierung inklusive Vertretungsfunktion; - Support, Beratung, Handbücher, Systemhilfen, Systemmasken, Schulungen in deutscher Sprache; - Eigenständige Administration, Rollen-, Rechteverwaltung, Lizenzverwaltung, Systemkonfiguration; - Flexibel gestaltbare und skalierbare Rollenzuweisungen; - Benutzerfreundliche, flexible, webfähige Frontend Technologie/Oberfläche; - Umfangreiche und konfigurierbare Protokollierungsmöglichkeiten - Abbildung von hierarchischen Ablagestrukturen mit Akten, Teilakten, Aktenbänden, Registern, Dokumenten - Umfangreiche Möglichkeiten der Abbildung/Hinterlegung von Aktenplänen - Übernahme der Datenmodellierung und Administration durch den Auftraggeber (KID) - Umfangreiche speicherbare Recherchemöglichkeiten nach Akten, Teilakten, Aktenbänden, Registern, Dokumenten - Volltexterkennung und –recherche - Umfangreiche Möglichkeiten der Erstellung von Dokumenten aller Formate - Umfangreiche Möglichkeit der Vorlagennutzung mit Datenübernahme aus Indexdaten - Möglichkeit der Versionierung von Dokumenten - Umfangreiche Möglichkeiten für Wiedervorlage, Terminkontrolle, Notizen, automatische Nachrichten bei Auslösung von bestimmten Ereignissen (Dokument neu, Indexänderung etc.) - Integrierte Posteingangslösung - Integrierte E-Mail-Archivierung - Möglichkeit einer automatischen Paginierung - Möglichkeiten der Einbindung von Signaturen - Offline-Client mit der Möglichkeit der Datensynchronisation - Möglichkeit der Nachverfolgbarkeit der Bearbeitung/Bearbeitungshistorie - Erfüllung der Kriterien der Revisionssicherheit nach den Vorgaben der HGB, GoB, GoBS und GDPdU Die KID Magdeburg GmbH (KID) ist Dienstleister der Genossenschaft KITU Kommunale IT-Union eG (KITU) und beabsichtigt, für sich und ihre Kunden, insbesondere für die Mitglieder der KITU, einen Rahmenvertrag mit einem Dienstleister über die Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystem abzuschließen. Die KITU ist eine Genossenschaft für Kommunen und kommunale Einheiten in Sachsen-Anhalt, deren Zielsetzung es ist, IT-Leistungen einzukaufen, IT-spezifische Beratungsleistungen für ihre Kunden zu erbringen und durch ihr fachspezifisches Know-how die Beschaffungsprozesse im Bereich IT effizient zu gestalten. Derzeit sind Mitglieder der KITU: Obere Aller, Huy, Blankenburg, Haldensleben, Nordharz, Weißenfels, Wethautal, Magdeburg, Barleben, Halberstadt, Zeitz, Landkreis Saalekreis, Ilsenburg und Calbe. Der Kreis der Mitglieder der KITU wird sich während der Vertragslaufzeit voraussichtlich erweitern und kann sich ändern. Die Mitgliedschaft können Gebietskörperschaften des öffentlichen Rechts erwerben sowie ihre rechtlich selbstständigen Einrichtungen und Unternehmen, an denen privatrechtliches Kapital nicht beteiligt ist und die nicht gewerblich am Markt tätig, sowie als öffentliche Auftraggeber im Sinne des Kartellvergaberechts einzustufen sind. Die Mitglieder sind frei in ihrer Entscheidung, die Leistungen der Genossenschaft in Anspruch zu nehmen. Daher können die Abnahmemengen nur grob geschätzt werden. Vertragspartner des erfolgreichen Bieters wird die KID sein. Neben dem Erwerb des DMS und der erforderlichen Lizenzen ist die Beschaffung von Integrations-, Dienst- und Schulungsleistungen an beliebigen Kundenstandorten in Sachsen-Anhalt durch den Auftragnehmer geplant. Geplant ist dann die Übernahme der Einführungs- und Umsetzung der jeweils eingekauften DMS durch die KID an den weiteren Standorten. Die bereitzustellende Software soll von der KID gehostet werden bzw. bei der Kommune vor Ort vorhandener Infrastruktur betrieben werden. Der Vertrieb und die Vermarktung des DMS innerhalb des Kundenkreises der KID erfolgt durch die KID selbst, mithin also der Vergabestelle unter Berücksichtigung des Vertriebskonzeptes, das durch den Bieter im Rahmen der Verhandlungsphase einzureichen und mit der KID abzustimmen ist. Der Auftragnehmer soll die KID bei den Vertriebsaktivitäten unterstützen. Aufgabenbestandteil ist daher auch die Unterstützung bei Vertrieb und Marketing des entsprechenden DMS-Produktes.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-02-20.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-01-18.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-01-18
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Auftragsbekanntmachung
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| 2012-11-16
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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