Beschaffung einer Softwarelösung zum zentralen Betrieb elektronischer Personenstandsregister und Sicherungsregister sowie eines automatisierten Abrufverfahrens zur gegenseitigen Benutzung der elektronischen Personenstandsregistereinträge

Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)

In Bayern wird von der Länderöffnungsklausel des § 67 Personenstandsgesetz (PStG) Gebrauch gemacht und ein zentrales elektronisches Personenstandsregister eingerichtet.
Die bayerischen Standesämter sind zu diesem Zweck verpflichtet, ihre elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister zentral bei der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) aufbauen und in ihrem Auftrag betreiben zu lassen. Auf diesen elektronischen Personenstandsregistern baut das ZEPR als zentrale Komponente auf. Das ZEPR ist kein eigenes Personenstandsregister, sondern ein automatisiertes Abrufverfahren, das ebenfalls von der AKDB aufgebaut und betrieben werden soll. Es dient allein dazu, den bayerischen Standesämtern zu ermöglichen, die in den jeweiligen elektronischen Personenstandsregistern vorhandenen Einträge gegenseitig zu benutzen.
Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung einer Softwarelösung, welche der AKDB den oben beschriebenen zentralen Betrieb der elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister sowie des automatisierten Abrufverfahrens ermöglicht. Die anzubietende Software muss geeignet sein, die Anforderungen des Bayerischen Landesfachkonzepts (in Kürze abrufbar auf der Webseite des Bayerischen Innenministeriums oder auf Anforderung auch von der Vergabestelle erhältlich) zum zentralen Aufbau und Betrieb der elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister sowie eines automatisierten Abrufverfahrens vollumfänglich zu erfüllen.
Folgender Zeitplan für die Einführung der Softwarelösung ist zu berücksichtigen (das unter II.3) angegebene Beginn und Ende der Auftragsausführung bezieht sich auf den Zeitraum von der Inbetriebnahme der gelieferten Software bis zum Ende des Pilotbetriebs).
Inbetriebnahme der gelieferten Software: 1.7.2012.
Abnahme der Software: 31.10.2012.
Pilotbetrieb nach Abnahme: bis 31.12.2012.
Rollout nach Abnahme: bis 30.6.2013 abgeschlossen.
Im Rahmen der gegenständlichen Beschaffung ist auch die entsprechende Softwarepflege anzubieten. Es wird eine Bereitschaft zur Softwarepflege für einen Zeitraum von 10 Jahren erwartet.
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, abhängig von der Wirtschaftlichkeit des Angebots zur Softwarepflege das Angebot zur Softwarepflege anzunehmen oder dieses abzulehnen und die Softwarepflege selbst zu übernehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-02-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-01-13.

Wer?

• Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-01-13	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2012-01-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)
Postanschrift: Herzogspitalstraße 24
Postleitzahl: 80331
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.akdb.de 🌏
E-Mail: zepr@akdb.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-01-13 📅
Einreichungsfrist: 2012-02-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-01-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 11-017099
ABl. S-Ausgabe: 11

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

In Bayern wird von der Länderöffnungsklausel des § 67 Personenstandsgesetz (PStG) Gebrauch gemacht und ein zentrales elektronisches Personenstandsregister eingerichtet.

Die bayerischen Standesämter sind zu diesem Zweck verpflichtet, ihre elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister zentral bei der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) aufbauen und in ihrem Auftrag betreiben zu lassen. Auf diesen elektronischen Personenstandsregistern baut das ZEPR als zentrale Komponente auf. Das ZEPR ist kein eigenes Personenstandsregister, sondern ein automatisiertes Abrufverfahren, das ebenfalls von der AKDB aufgebaut und betrieben werden soll. Es dient allein dazu, den bayerischen Standesämtern zu ermöglichen, die in den jeweiligen elektronischen Personenstandsregistern vorhandenen Einträge gegenseitig zu benutzen.

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung einer Softwarelösung, welche der AKDB den oben beschriebenen zentralen Betrieb der elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister sowie des automatisierten Abrufverfahrens ermöglicht. Die anzubietende Software muss geeignet sein, die Anforderungen des Bayerischen Landesfachkonzepts (in Kürze abrufbar auf der Webseite des Bayerischen Innenministeriums oder auf Anforderung auch von der Vergabestelle erhältlich) zum zentralen Aufbau und Betrieb der elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister sowie eines automatisierten Abrufverfahrens vollumfänglich zu erfüllen.

Folgender Zeitplan für die Einführung der Softwarelösung ist zu berücksichtigen (das unter II.3) angegebene Beginn und Ende der Auftragsausführung bezieht sich auf den Zeitraum von der Inbetriebnahme der gelieferten Software bis zum Ende des Pilotbetriebs).

Inbetriebnahme der gelieferten Software: 1.7.2012.

Abnahme der Software: 31.10.2012.

Pilotbetrieb nach Abnahme: bis 31.12.2012.

Rollout nach Abnahme: bis 30.6.2013 abgeschlossen.

Im Rahmen der gegenständlichen Beschaffung ist auch die entsprechende Softwarepflege anzubieten. Es wird eine Bereitschaft zur Softwarepflege für einen Zeitraum von 10 Jahren erwartet.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, abhängig von der Wirtschaftlichkeit des Angebots zur Softwarepflege das Angebot zur Softwarepflege anzunehmen oder dieses abzulehnen und die Softwarepflege selbst zu übernehmen.

Beschreibung der Optionen: Angebot über Pflege der Software gem. II.1.5).
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

a) Darstellung des Bewerbers und ggf. der vorgesehenen Nachunternehmer mit den Geschäftsbereichen und Tätigkeitsfeldern des Unternehmens, insbesondere Unternehmensgröße, Datum der Unternehmensgründung, Hauptsitz des Unternehmens sowie weitere Unternehmensstandorte jeweils unter Nennung der Anzahl der dort beschäftigten Mitarbeiter;

b) Einreichen einer Erklärung, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist, sofern eine solche Eintragung nach der jeweiligen Rechtsordnung des Bewerbers erforderlich ist. Organisationen, die aufgrund ihrer Rechtsform keine Berufs- oder Handelsregistereintragung vornehmen können (z.B. Anstalten des öffentlichen Rechts), führen stattdessen die Grundlagen Ihrer Rechtsfähigkeit aus (z.B. Erläuterung zur Satzung einer Anstalt des öffentlichen Rechts);

c) Bewerber, die Leistungen nicht selbst erbringen, haben den Umfang des beabsichtigten Nachunternehmereinsatzes sowie die Nachunternehmer für den jeweiligen Bereich genau zu benennen, soweit der Bewerber bei den Angaben zur Eignung (III.2.1) bis III.2.3)) auf solche Nachunternehmer zurückgreift. Die Änderung der Nachunternehmerstruktur (z. B. ein Austausch der von dem Bewerber benannten Nachunternehmer) nach Ablauf der Bewerbungsfrist ist unzulässig. Auf Verlangen des Auftraggebers wird der für den Zuschlag vorgesehene Bieter vor der Zuschlagserteilung im Original unterschriebene Verpflichtungserklärungen sämtlicher benannter Nachunternehmer des Inhalts vorlegen, im Falle der Auftragsvergabe an den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter diesem die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel und Kapazitäten) bei der Erfüllung des Auftrags zur Verfügung zu stellen.

d) Die Bewerber haben für die genannten Nachunternehmer die unter III.2.2) – III.2.3) geforderten Angaben/Erklärungen für den jeweiligen Auftragsteil des Nachunternehmers dem Teilnahmeantrag beizulegen. Die zu III.2.1) geforderten Angaben/Erklärungen sind in jedem Fall für jeden Nachunternehmer einzureichen.

e) Dem Teilnahmeantrag einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist eine Erklärung beizulegen, in der sämtliche Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft dem bevollmächtigten Vertreter der Bewerber-/Bietergemeinschaft Vertretungsmacht im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einräumen, insbesondere hinsichtlich der Abgabe eines Teilnahmeantrages, eines Angebotes sowie hinsichtlich der Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen sowie der Vornahme von Verfahrenshandlungen. Die vorbeschriebene Erklärung ist von vertretungsbefugten Personen jedes Mitgliedes der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterzeichnen und für die Bewerber-/Bietergemeinschaft einfach im Original mit dem Teilnahmeantrag einzureichen;

f) Mit dem Teilnahmeantrag einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist eine gemeinsame Erklärung abzugeben, dass alle Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft für die Vertragserfüllung und etwaige Schadensersatzansprüche gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch haften. Auch diese Erklärung ist von vertretungsbefugten Personen jedes Mitgliedes der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterzeichnen und für die Bewerber-/Bietergemeinschaft einfach im Original mit dem Teilnahmeantrag einzureichen;

g) Bewerber-/Bietergemeinschaften haben in dem Teilnahmeantrag die Leistungsteile zu bezeichnen, die von den jeweiligen Mitgliedern der Bewerber-/Bietergemeinschaft erbracht werden sollen;

h) Bewerber-/Bietergemeinschaften haben für jedes Mitglied die unter III.2.2)-III.2.3) geforderten Angaben/Erklärungen einzureichen, es sei denn für ein einzelnes Mitglied ist eine geforderte Angabe/Erklärung aufgrund des von diesem Mitglied übernommenen Leistungsteils offensichtlich für die Beurteilung der Eignung nicht erforderlich. Die zu III.2.1) geforderten Angaben/Erklärungen sind in jedem Fall für jedes Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaften einzureichen;

i) Erklärung, dass das Unternehmen regelmäßig Steuern und Abgaben zahlt;

j) Erklärung, dass das Unternehmen regelmäßig Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung zahlt;

k) Erklärung, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzantrag gestellt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet k) Im Original unterschriebene Erklärung, wonach bei dem Bewerber keiner der in § 6 EG Abs. 6 VOL/A aufgeführten Tatbestände erfüllt ist.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die nachfolgend geforderten Angaben/Erklärungen stellen keine Mindeststandards dar, sofern nicht explizit als ein Mindeststandard bezeichnet. Der Grad der Eignung der Bewerber wird auf Grundlage der nachfolgend geforderten Angaben/Erklärungen bestimmt. Eine angegebene Höchstzahl der jeweiligen Angaben/Erklärungen ist zu berücksichtigen.

Bewerber-/Bietergemeinschaften haben für jedes Mitglied die geforderten Angaben/ Erklärungen einzureichen, es sei denn für ein einzelnes Mitglied ist eine geforderte Angabe/Erklärung aufgrund des von diesem Mitglied übernommenen Leistungsteils offensichtlich für die Beurteilung der Eignung nicht erforderlich. Die Bewerber haben für die genannten Nachunternehmer die geforderten Angaben/Erklärungen für den jeweiligen Auftragsteil des Nachunternehmers dem Teilnahmeantrag beizulegen. Angaben/Erklärungen müssen vollständig sein.

a) Gesamtumsatz des Bewerbers und verbundener Unternehmen bzw. der Unternehmensgruppe in den letzten 3 Geschäftsjahren (pro Jahr). Gefordert wird ein durchschnittlicher Jahresmindestumsatz in Höhe von 250 000 EUR exkl. Umsatzsteuer (= Mindeststandard);

b) Umsatz im geforderten Leistungsspektrum (Lieferung und ggfs. Instandhaltung einer Softwarelösung für ein zentral betriebenes elektronisches Personenstandsregister). Gefordert wird ein Jahresmindestumsatz in Höhe von mindestens 150 000 EUR in einem der vergangenen Jahre 2009-2011 exkl. Umsatzsteuer (= Mindeststandard);

c) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 1 000 000 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und Erklärung bezüglich der Leistung von Beiträgen; wahlweise Ausführungen bezüglich einer entsprechenden Versicherungszusage durch ein Versicherungsunternehmen; die Versicherungsbeiträge müssen zur Zuschlagserteilung geleistet sein.

Mindeststandards: Siehe entsprechende Bezeichnung (=Mindeststandard) in linker Spalte.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die nachfolgend geforderten Angaben/Erklärungen stellen keine Mindeststandards dar, sofern nicht explizit ein Mindeststandard gefordert wird. Der Grad der Eignung der Bewerber wird auf Grundlage der nachfolgend geforderten Angaben/Erklärungen bestimmt. Eine angegebene Höchstzahl der jeweiligen Angaben/Erklärungen ist zu berücksichtigen.

Bewerber-/Bietergemeinschaften haben für jedes Mitglied die geforderten Angaben/Erklärungen einzureichen, es sei denn für ein einzelnes Mitglied ist eine geforderte Angabe/Erklärung aufgrund des von diesem Mitglied übernommenen Leistungsteils offensichtlich für die Beurteilung der Eignung nicht erforderlich. Die Bewerber haben für die genannten Nachunternehmer die geforderten Angaben/Erklärungen für den jeweiligen Auftragsteil des Nachunternehmers dem Teilnahmeantrag beizulegen.

Angaben/Erklärungen müssen vollständig sein.

a) Angaben zur Anzahl der aktuell festangestellten vollzeitbeschäftigten IT-Beschäftigten, die das in Ziffer II.1.5) geforderte Leistungsspektrum (Lieferung und Instandhaltung einer Softwarelösung zum Betrieb eines zentralen elektronischen Personenstandsregisters) ganz oder teilweise abdecken könnten. Aufgrund der Komplexität des Auftrags und der zwingenden Notwendigkeit der termingerechten Auftragserfüllung wird erwartet, dass ausreichend geschultes Personal zur Verfügung steht, um auch einen unvorhergesehenen Personalausfall kurzfristig kompensieren zu können [Gewicht = 25 Gewichtungspunkte];

b) Nachweis einschlägiger, vergleichbarer Referenzen für Projekte zur Lieferung einer Softwarelösung für ein zentral betriebenes elektronisches Personenstandsregister im Geltungsbereich des PStG. Die Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre sein. Erwartet wird mindestens ein vollständiges Referenzprofil aus dem Geltungsbereich des PStG, bei denen der Bewerber im gegenständlichen Leistungsspektrum (Lieferung einer Softwarelösung für ein zentral betriebenes elektronisches Personenstandsregister) produktiv im Einsatz ist. Sollte das Referenzprofil nicht aus dem Geltungsbereich des PStG stammen, hat der Bewerber in seinem Teilnahmeantrag anzugeben, aus welchen Gründen der für das Referenzprofil einschlägige Rechtsrahmen mit den Vorgaben und Bestimmungen des PStG mit Blick auf die verfahrensgegenständlichen Leistungen – Lieferung einer Softwarelösung für ein zentral betriebenes elektronisches Personenstandsregister – vergleichbar ist. Der Auftraggeber prüft aufgrund der Angaben des Bewerbers in seinem Teilnahmeantrag, ob im Hinblick auf Aufbau, Komplexität, Größe, gesetzliche Anforderungen, Zielgruppe der Nutzer eine entsprechende Vergleichbarkeit gegeben ist. Nur in diesem Sinne vergleichbare Referenzen finden Berücksichtigung (= Mindeststandard). [Gewicht = 200 Gewichtungspunkte];

c) Erklärung, dass die geschuldeten Leistungen von Standorten im Hoheitsgebiet der Europäischen Union erbracht werden (= Mindeststandard);

d) Erklärung, dass Kommunikationssprache für die Projektabwicklung deutsch ist und alle Dokumentationen in deutscher Sprache erstellt werden (= Mindeststandard);

e) Ausführliche Darstellung, wie die Instandhaltungsleistung im Unternehmen organisiert und vollzogen wird (Support und Unterstützungsumfang, Fehlerverfolgungstools, Patchbereitstellung, Hotline, Reaktionszeiten, SLAGestaltung, betreute Kunden usw.) [Gewicht = 70 Gewichtungspunkte].

Mindeststandards: Siehe entsprechende Bezeichnung (= Mindeststandard) in linker Spalte.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Auswahlkriterien:

Bei hinreichender Anzahl von geeigneten Bewerbern erfolgt die Auswahl durch Bewertung der unter den Ziffern III.2.1), III.2.2) und III.2.3) genannten Kriterien. Dabei wird jedes Kriterium, welches mit einem Gewicht versehen ist, mit 0 bis 10 Punkten bewertet. Diese Punktzahl wird je Kriterium mit dem jeweiligen Gewicht multipliziert und das Gesamtergebnis durch Summierung der Ergebnisse für alle Einzelkriterien festgestellt. Sollten im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs mehr als sechs geeignete Bewerber ermittelt werden, so werden die sechs Bewerber mit der höchsten Punktzahl beim Gesamtergebnis ausgewählt. Hierzu wird eine Rangfolge der Bewerber nach dem erreichten Gesamtergebnis gebildet. Die Nichterfüllung von Mindeststandards (vollständige Ziffer III.2.1) und Ziffern III.2.2) sowie III.2.3), soweit dort vermerkt) oder das Nichterreichen der Mindestpunktzahl in Höhe von 50 % der erreichbaren Punktzahl haben den Ausschluss vom Verfahren zur Folge. Fehlende Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist nicht vorgelegt wurden, können auf Anforderung des Auftraggebers bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Nachfrist nachgereicht werden. Hierauf besteht jedoch kein Rechtsanspruch.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Bereich 112
Michael Sander / Monika Tiefenbacher
Internetadresse: www.akdb.de 🌏
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-07-01 📅
Datum des Endes: 2012-12-31 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Rügefristen:

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten unter Berücksichtigung von § 101a Absatz 1 Satz 3 und 4 GWB die folgenden Fristen:

Bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren haben die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle unverzüglich zu rügen (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB).

Weiterhin sind Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle zu rügen (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2012/S 011-017099 (2012-01-13)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)