Digitalisierung und Vernichtung von Archivakten
Die Oberfinanzdirektion Magdeburg plant die Digitalisierung von Archivakten. Bei den Archivakten handelt es sich vorwiegend um Hängeregistermappen (ggf. auch Ordner), die an verschiedenen Standorten – insbesondere in Magdeburg und Dessau – gelagert werden. Die einzelnen Dokumente der Archivakten sind überwiegend im Format A4 und kleiner abgelegt (z.B. auch Handzettel und Telefonnotizen) – in Ausnahmefällen auch A3, teilweise auch Endlospapier – sowie teilweise aneinander geheftet. Im Anschluss an die Digitalisierung der Archivakten sollen diese nach einer weiteren Zwischenlagerung vernichtet werden.
Die Leistungen des Auftragnehmers umfassen insbesondere:
— die Zurverfügungstellung von gesicherten Transportbehältern,
— die Abholung der Archivakten,
— Zwischenlagerung der Archivakten,
— die vorbereitenden Maßnahmen und Digitalisierung der Archivakten,
— die Zurverfügungstellung der digitalisierten Archivakten auf verschlüsselten externen Datenträgern,
— Zwischenlagerung der Archivakten und,
— die Vernichtung der Archivakten in größeren Mengen gemäß DIN 32757 in der Sicherheitsstufe 3 (Kreuzschnitt) mit anschließender Verwirbelung nach Freigabe durch die Oberfinanzdirektion Magdeburg und die umweltgerechte sowie ordnungsgemäße Entsorgung.
Zur Beseitigung eines Archivierungsstaus ist in einer ersten Abrufphase vorgesehen, dass 500 lfd. Meter Archivakten mit gesonderten Einzelabrufen digitalisiert und vernichtet werden sollen. Der Archivierungsstau muss bis zum 30.11.2013 abgearbeitet werden. Pro lfd. Meter befinden sich ca. 13.950 Blatt bzw. 75 Akten. In einer weiteren Abrufphase wird das Abrufvolumen derzeitig mit jährlich ca. 100 – 150 lfd. Meter Archivakten geschätzt. Einzelheiten werden über Einzelabrufe festgelegt. Der Auftragnehmer muss in jedem Falle sicherstellen, dass mindestens 100 lfd. Meter Archivakten pro Monat abgearbeitet werden können. Es kann davon ausgegangen werden, dass ein Zugriff – neben Stichproben – auf beim Auftragnehmer zwischengelagerte Archivakten (vor und nach der Digitalisierung) nur in äußerst seltenen Einzelfällen erforderlich ist. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf der Leistungen in diesem Umfang.
Im Rahmen der Leistungserbingung bildet der Datenschutz und die Datensicherheit einen besonderen Schwerpunkt. Bei den Archivakten handelt es sich um Dokumente mit hochsensiblen persönlichen Inhalten. Sowohl bei der Digitalisierung, als auch bei der Vernichtung sowie während der gesamten Logistik einschließlich der Zwischenlagerung müssen daher höchste Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit erfüllt werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-01-07.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-11-30.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-11-30
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Auftragsbekanntmachung
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| 2013-05-30
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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