Dokumentenmanagementsystem

Menge oder Umfang

Das Auftragsvolumen der 5 größten Kunden der KDS stellt sich nach den derzeitigen Projektplanungen in den nächsten 4 Jahren wie folgt dar:Mit einem DMS auszustattende Arbeitsplätze:2013: ca. 950 Arbeitsplätze (davon 470 E-Mail-Archivierung).2014: ca. 450 Arbeitsplätze.2015: ca. 480 Arbeitsplätze.2016: ca. 200 Arbeitsplätze

Zusätzliche Informationen

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur Abbildung von vollständigen elektronischen Akten und einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung als Gesamtsystem bei der KDS und ihren Kunden. Die derzeitigen Kunden sind:

— Stadt Göttingen,

— Landkreis Göttingen,

— Flecken Adelebsen,

— Flecken Bovenden,

— Gemeinde Friedland,

— Gemeinde Gleichen,

— Gemeinde Rosdorf,

— Gemeinde Staufenberg,

— Samtgemeinde Gieboldehausen,

— Samtgemeinde Radolfshausen,

— Stadt Duderstadt,

— Landkreis Osterode am Harz,

— Samtgemeinde Bad Grund (Harz),

— Samtgemeinde Hattorf am Harz,

— Samtgemeinde Walkenried,

— Stadt Bad Lauterberg im Harz,

— Stadt Bad Sachsa,

— Stadt Herzberg am Harz,

— Stadt Osterode am Harz,

— Landkreis Northeim,

— Flecken Bodenfelde,

— Flecken Nörten-Hardenberg,

— Gemeinde Katlenburg-Lindau,

— Gemeinde Kreiensen,

— Stadt Bad Gandersheim,

— Stadt Dassel,

— Stadt Einbeck,

— Stadt Hardegsen,

— Stadt Moringen,

— Stadt Northeim,

— Stadt Uslar,

— Landkreis Holzminden,

— Flecken Delligsen,

— Samtgemeinde Boffzen.

1. Allgemeines

1.1 Auftraggeber

Die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Südniedersachsen (KDS) ist IT-Dienstleister für Kunden im kommunalen Bereich - hauptsächlich in Südniedersachsen und Thüringen – und beschäftigt derzeit ca. 50 Mitarbeiter(innen). Das Leistungsspektrum der KDS ist vielfältig. Es umfasst die Bereitstellung von infrastrukturellen Lösungen wie Netze, Internetzugänge, zugehörige Sicherheitselemente u.s.w., den Vertrieb von Hard- und Software bzw. dessen Vermittlung unter Ausnutzung von Rabattvereinbarungen mit Herstellern, den zentralen ASP-Betrieb von Client/Server-Lösungen, Beratung zur Auswahl, Einführung, zum Betrieb und zum Changemanagement von Lösungen.

Insgesamt werden mehr als 3 000 Client-Arbeitsplätze betreut. Die KDS nimmt dabei je nach vertraglicher Situation unterschiedliche Rollen ein. Sie kann sowohl reiner Vermittler von Lösungen als auch technischer Betreiber sein. Abhängig von dieser Rolle ist auch der Umfang der durch die KDS selbst erbrachten Supportleistungen (first oder second Level). Third Level Support wir grundsätzlich durch den Hersteller erbracht.

Es ist deutlich, dass eine Verwaltung ohne Informations- und Kommunikationstechnik nicht mehr vorstellbar ist. Die fast vollständige Vernetzung aller Arbeitsplätze innerhalb der Verwaltung und die Verbindung der Behörden, Unternehmen und großer Teile der Bevölkerung über das Internet bieten neue Möglichkeiten und schaffen auch Erwartungshaltungen für weitere Verbesserungen der Dienstleistungen und des Bürgerservices durch IuK-technische Unterstützung.

In den letzten Jahren hat daher das Thema „Dokumentenmanagementsysteme“ bei unseren Kunden eine bedeutende Stellung eingenommen und ist wesentlicher Bestandteil der dort verfolgten e-Government-Strategien. Aus einer bestehenden Partnerschaft mit einem Hersteller eines Dokumentenmanagementsystems resultierten bereits verschiedenste Lösungen auf Basis unterschiedlicher Installationsstrukturen.

1.2 Ausschreibungsgegenstand.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur Abbildung von vollständigen elektronischen Akten und einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung als Gesamtsystem bei der KDS und ihren Kunden.

Es ist vorgesehen, eine Rahmenvereinbarung über den Erwerb von Lizenzen sowie dazugehörige Dienst-, Schulungs- und Pflegeleistungen zur Einführung des DMS abzuschließen. Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung erfolgt der Abruf der konkreten Leistung durch Einzelabrufe. Die Einzelabrufe erfolgen abhängig vom Projektfortschritt bei der KDS und ihren Kunden.

Bei den geplanten Projekten geht es um DMS-Lösungen bzw. elektronische Vorgangsbearbeitungen in zunächst folgenden Bereichen der Verwaltung:

Soziales, Steuer, Einwohnermeldewesen, elektronisches Rechnungseingangsbuch, Standesamt, Personal, Organisation, Gewerbeangelegenheiten, Ausländerbehörde, Jugendamt, Umweltamt, Bau, Immobilienmanagement, serverseitige E-Mail-Archivierung, Finanzen, Abfallwirtschaft, Waffen- und Jagdverwaltung, Wasserwirtschaft, Ordnungswidrigkeiten, Entwässerung sowie eine allgemeine Schriftgutverwaltung (eAkte ohne Fachverfahren) in allen Bereichen.

Für die Pilotierung wurden folgende 2 DMS-Projekte bei der Stadt Göttingen ausgewählt:

— eAkte in Teilen des Fachbereichs Soziales:

—— Fachdienst Hilfen innerhalb von Einrichtungen/Eingliederungshilfe SGB XII (50.3) und Fachdienst KOF, Alten- und Behindertenhilfe SGB XII (50.4) (eAkte mit Schnittstelle zum Fachverfahren OpenProSoz),

— Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) in Teilen des Fachbereichs Personal und Organisation:

—— eGovernment (11.0) und Fachdienst IT-Service (11.3),

—— Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV, eAkte ohne Fachverfahren).

Die Projekte werden inhaltlich und technisch durch ein Projektteam bestehend aus Mitarbeitern der KDS und Mitarbeitern der Stadt Göttingen begleitet.

1.3 Ziele.

Die Einführung von verwaltungsweiten Dokumentenmanagementsystemen ist ein wesentlicher Baustein in den E-Government-Strategien unserer Kunden und verfolgt dort die folgenden Ziele:

— Schrittweise Einführung der elektronischen Akte und IT-gestützten Vorgangsbearbeitung,

— Verbesserte Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Verwaltungsbereichen unserer Kunden, deren Bürgern und Unternehmen,

— Verkürzung der Durchlaufzeiten in der internen Bearbeitung,

— Monetär wirksame Einsparungen bei gleichzeitig erhöhter Qualität der Bearbeitung durch unmittelbaren Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Die genannten Ziele sollen dabei mit zunehmender flächendeckender Einführung des DMS erreicht werden.

1.4 Ansprechpartner.

Fragen zu den Unterlagen sind schriftlich (per Brief, Fax oder Mail) zu richten an:

Stadt Göttingen.

Ref. 01.4 - Zentrale Vergabestelle.

Hiroshimaplatz 1-4.

37083 Göttingen.

Fax: +49 5514003201.

Mail: vergabestelle@goettingen.de.

2. Ausschreibungsbestimmungen und Rahmenbedingungen.

2.1 Art der Vergabe.

Zur Anwendung kommt ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. § 3 Abs. 3 VOL/A – EG. Das Verhandlungsverfahren wird dreistufig durchgeführt:

1. Stufe Teilnahmewettbewerb zur Auswahl der geeigneten Bewerber;

2. Stufe: Angebotsphase;

3. Stufe: Verhandlung über die abgegebenen Angebote.

Es ist vorgesehen den Verhandlungsprozess in Stufen ablaufen zu lassen, nach deren jeweiligen Ende der Kreis der Bieter beschränkt wird. Die sog. lineare und parallele Strategie werden im Verhandlungsverfahren kombiniert.

2.2 Vertrag und Vertragsbedingungen.

Abgeschlossen wird eine Rahmenvereinbarung über den Erwerb von Lizenzen sowie dazugehörige Dienst-, Schulungs- und Pflegeleistungen zur Einführung eines DMS zur Abbildung von vollständigen elektronischen Akten und einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung.

Vertragliche Grundlage hierfür sind die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Informationstechnik. Zur Anwendung kommt der EVB-IT-Überlassungsvertrag Typ A (EVB-IT Überlassung Typ A) und der EVB-IT-Pflegevertrag S (EVB-IT Pflege S) sowie nachrangig die VOL/B.

Aus dem Rahmenvertrag werden Leistungen auf Grundlage von Einzelverträgen zu den vereinbarten Konditionen abgerufen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters werden nicht akzeptiert.

Es gilt deutsches Recht.

Die EVB-IT Vertragsdokumente sind veröffentlicht und einzusehen auf der Internetseite des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung www.cio.bund.de. Die VOL/B finden Sie u. a. in dem Online-Angebot des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Innern (www.bescha.bund.de).

2.3 Fristen, Form und Einreichen der Bewerbung

Die Teilnahmefrist für den Wettbewerb endet am 21.9.2012 um 10:00 Uhr.

Bewerbungen, die nicht ordnungsgemäß oder verspätet eingegangen sind, werden nicht berücksichtigt, es sei denn, der nicht ordnungsgemäße oder verspätete Eingang wurde durch Umstände verursacht, welche nicht vom Bewerber zu vertreten sind.

Die Bewerbung ist auf Basis der dafür vorgegebenen Formblätter abzugeben. Die Bewerbung ist rechtsverbindlich zu unterschreiben. Die Anlagen sind in Papierform und zusätzlich in digitaler Form beizufügen.

Rügen der Bewerber, in welchen diese einen Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabeverfahren vortragen, sind ausnahmslos (per Fax oder E-Mail) an folgende Adresse zu richten:

Stadt Göttingen.

— Zentrale Vergabestelle-.

Hiroshimaplatz 1-4.

37083 Göttingen.

Fax: +49 551400-3201.

e-mail: Vergabestelle@goettingen.de.

2.4 Vergütung der Bewerbung.

Der Auftraggeber gewährt keine Vergütung für die Erstellung von Bewerbungen oder die Durchführung von Präsentationen.

Die eingereichten Bewerbungsunterlagen gehen in das Eigentum des AG über.

2.5 Einlegung von Rechtsbehelfen.

Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 107 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verwiesen.

§ 107 lautet wie folgt:

§ 107 Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von 6 von 13 Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

3. Hinweise und Unterlagen zur Bewerbungserstellung.

Zur Darstellung des Unternehmens sind die in den Anlagen 5.3 abgefragten Angaben zu machen bzw. die angeforderten Schriftstücke vorzulegen. Die Vordrucke 5.3.1, 5.3.2 und 5.3.3 sind ausgefüllt (in Papierform und digital) einzureichen.

Die Fragen sind speziell im Hinblick auf das betroffene Marktsegment zu beantworten und ermöglichen der Vergabestelle eine Entscheidung darüber, ob der Bewerber die notwendige Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzt.

Fehlende Fachkunde, Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit führt zum Ausschluss des Bewerbers wegen Nichteignung.

Die Eignungsprüfung erfolgt mittels der in den Anlagen 5.3 genannten Kriterien.

Neu gegründete Unternehmen, die die geforderten Nachweise oder Angaben noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z. B. Unternehmensplanungen) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller, wirtschaftlicher sowie in fachlicher und technischer Hinsicht zulassen.

4. Hinweise zur Bewerberprüfung und –bewertung.

Die Bewertung der Unternehmen des Teilnahmewettbewerbs erfolgt in 2 aufeinander folgenden Wertungsstufen:

In der ersten Wertungsstufe wird die formale Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen geprüft.

In der zweiten Wertungsstufe wird die Eignung des Bewerbers geprüft. Bewerbungen nicht geeigneter Bewerber werden ausgeschlossen.

Prüfung der Eignungskriterien jeder einzelnen Bewerbung für sich:

— Alle Eignungskriterien müssen zum Zeitpunkt der Bewerbung ohne Einschränkungen erfüllt sein,

— Bewerber, die mindestens ein Eignungskriterium zum Zeitpunkt der Bewerbung nicht erfüllen, werden von der Bewertung ausgeschlossen.

Die Feststellung der Eignung beendet den Teilnahmewettbewerb.

Die geeigneten Bewerber werden anschließend zur Abgabe eines indikativen Angebotes aufgefordert.

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eine Rahmenvereinbarung über den Erwerb von Lizenzen sowie dazugehörige Dienst-, Schulungs- und Pflegeleistungen zur Einführung eines DMS zur Abbildung von vollständigen elektronischen Akten und einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung bei der KDS und ihren Kunden. Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung erfolgt der Abruf der konkreten Leistung durch Einzelabrufe. Die Einzelabrufe erfolgen abhängig vom Projektfortschritt bei den Kunden.