EASY-ELM: Gesamt-IT-Erneuerung für DB Training unter dem Namen „Eine Anwendung für alle Systeme – Enterprise Learning Management“
Das Projekt „Eine Anwendung für alle Systeme – Enterprise Learning Management EASY-ELM“ ist das zentrale Projekt, um bei DB Training, dem Bildungsanbieter der Deutschen Bahn, moderne Software-Standardkomponenten zur verbesserten administrativen Unterstützung des Kerngeschäftes einzuführen und ein zukunftsrobustes und wirtschaftliches IT-System zu schaffen.
Mit EASY-ELM soll eine standardbasierte Komplettlösung beschafft und eingeführt werden, die die gesamten Trainings-, Planungs- und Verwaltungsabläufe der DB Training einheitlich unterstützt und abdeckt. Funktionsumfang, Größenordnung und Komplexität der ange-strebten IT-Unterstützung kommt einer Komplett-IT-Lösung für eine mittelgroße deutsche Universität nahe. Es ist beabsichtigt, die IT-Lösung mindestens 10 Jahre zu nutzen.
Insgesamt sollen alle geschäftlichen Abläufe auf ein modernes und zukunftsgerichtetes, einheitliches IT-System umgestellt werden. Das erklärte Ziel des Projektes EASY-ELM ist die Einführung einer integrierten oder modular aufgebauten IT-Anwendungslandschaft, die unter einer einheitlichen Anwendungsoberfläche die Ablauf- und Aufbauorganisation mittels Workflows an allen Arbeitsplätzen unterstützt. Dabei sind insbesondere die Anforderungen aus einer datenschutzkonformen Datenhaltung und Datenanwendung zu beachten. Ein weiteres Projektziel ist die Ablösung und Konsolidierung der aktuellen Anwendungslandschaft und somit eine Reduktion von Schnittstel-len. Fachlich geht es bei EASY-ELM um die Koordination und Durchführung von Leistungen im Bildungs- und Beratungsbereich unter Berücksichtigung der Steuerung von 1.) Lehr- und Trainingspersonal, 2.) Bildungs- und Beratungsprodukten, 3.) dazu entsprechenden Anfragen und Aufträgen (Bestellungen) von DB-internen und externen Kunden, 4.) sächlichen Ressourcen (von der Bereitstellung unterschiedlicher Lehr- und Übungsräume bis hin zur Disposition technischer Einrichtungen wie Fahrsimulatoren; desgleichen sind unter Ressourcen auch Lehr- und Lernmaterialien zu verstehen), 5.) Teilnehmern (überwiegend aus dem Bahn-Konzern, aber auch zunehmend aus konzernfremden Unternehmen) sowie 6.) der abgestimmten Zusammenführung der Beteiligten und der erforderlichen Ressourcen zu einem vereinbarten Zeitpunkt an einem dementsprechend vereinbarten und geeigneten Ort.
Zusätzlich und unterstützend zu diesen Koordinations- und Abstimmungstätigkeiten, deren Komplexität sich nach den Erfordernissen des jeweiligen Auftrages richtet, sind weitere kundenorientierte, didaktische und strukturelle Dienstleistungen zur Erfüllung des Geschäftsauftrages und für das effektive Funktionieren des Konzernsegments DB Training notwendig. Dazu gehören: a) Das Management der Kundenbeziehung, b) Die Entwicklung und Bereitstellung von Trainingsinhalten und der entsprechenden Unterlagen sowie diesbezügli-cher Medien, c) Die Ausbildung in technischen und nichttechnischen Ausbildungsberufen bzw. das Abhalten von geförderten Lehrgängen, d) Die Durchführung von Beratungsprojekten sowie die Unterstützung bei Organisationsentwicklung und psychologische Dienstleistungen.
Die Besonderheiten, denen sich DB Training und damit auch das zukünftige IT-System stellen müssen, haben ihren Ursprung sowohl in den thematischen Schwerpunkten eines Mobilitätskonzerns wie auch in der rechtlichen und faktischen Einordnung in einen Konzern dieser Größenordnung. Die DB-spezifische Besonderheiten lassen sich zusammenfassen in: a) Unterstützung innerhalb des Konzerns bei obligatorischen Nachweis- und Dokumentationspflichten, b) Spezialisierung auf Themen rund um den Bahnbetrieb, Bahntechnik und die Dienstleistungen eines Mobilitätskonzerns, c) Organisatorische Vorgaben und gewachsene Strukturen des Konzerns, d) Ordnungsgemä-ßer Nachweis und Abrechnung aller unternommenen Aktivitäten, e) Vertrauensvoller und sicherer Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten und Informationen.
Das IT-System für DB Training besteht derzeit aus einer historisch gewachsenen Systemlandschaft, die mit unterschiedlichen Schwer-punkten und diversen Technologien über die letzten Jahrzehnte individuell erstellt und weiterentwickelt wurde. Dieses heterogene IT-System entspricht aktuell nicht mehr vollständig den fachlichen und technischen Anforderungen.
EASY-ELM soll unabhängig von der Aufbauorganisation gestaltet sein und die Abläufe unterstützen, effizienter und schneller den Fort- und Weiterbildungsbedarf innerhalb des DB-Konzerns decken. Dazu gehören auch die direkte Unterstützung von Bahn-Gesellschaften und die operative bzw. prozessuale Integration in deren Bildungsprozesse zur qualifizierten Deckung des Bildungsbedarfs dieser Kon-zerngesellschaft, was mit dem Begriff „ServiceCenter“ benannt wird. Zusätzlich sollen weitere Kunden außerhalb des DB-Konzerns gewonnen werden.
Das nachfolgende Mengengerüst (Angaben bezogen auf ein Geschäftsjahr) soll einen Überblick über die Gesamtheit und Komplexität der angestrebten einheitlichen IT-Unterstützung geben (Stand: Ende 2011):
— Anzahl der Ausbildungswerkstätten: 24,
— Anzahl der Azubis pro Jahr: ca. 8 300,
— Anzahl der durchgeführten Beratungsaufträge/Projekte: ca. 250 mit ca. 10 000 Beratertagen,
— Anzahl der eigenen Seminarräume: ca. 300 und ca. 2 800 Raumvermietungen,
— Anzahl der eigenen Simulatorstandorte: 11 mit 19 Simulatoren und ca. 25 000 Simulatorschulungen,
— Anzahl der eigenen Standorte: 53,
— Anzahl der eigenen Trainingszentren: 30,
— Anzahl der Kunden (interne + externe): ca. 5 000,
— Anzahl der Lehrpersonalausleihen: ca. 3 000,
— Anzahl der Leistungsvereinbarungen: ca. 2 000,
— Anzahl der Planer: ca. 50,
— Anzahl der Produkte: ca. 1 900,
— Anzahl der Tagungen: ca. 1 200,
— Anzahl der Teilnehmermeldungen: ca. 223 000,
— Anzahl der Trainer/Ausbilder (interne + externe): ca. 1 200,
— Anzahl der Übernachtungen: ca. 95 000 in 580 Gästezimmern der 5 eigenen Hotelbetriebe,
— Anzahl der Veranstaltungen: ca. 22 000,
— Anzahl der Verpflegungsleistungen: ca. 90 000.
EASY-ELM ist die komplette Neugestaltung der IT-Unterstützung für DB Training. Aufgrund der vielfältigen Aufgabenstellung sowie der Einbindung in den DB Konzern und der entsprechenden IT-Unterstützung soll mit dieser Ausschreibung ein IT-System beschafft werden, das in einem hohen Maß alle Aspekte der DB Training-Geschäftsfelder abdeckt. Die Muss-Anforderungen, die durch eine IT-Unterstützung abzudecken sind, decken die folgenden betrieblichen Funktionen und Managementbereiche ab:
1. Management von Kundenbeziehungen und –daten (von der Erstbetreuung, Angebotsberatung bis hin zu abrechenbaren Verträgen sowie Kundenbeziehungsmanagement);
2. Management von Teilnehmern (von der Ersterfassung, Einbuchung, Informationen, Management der Teilnahme und etwaiger Veränderungen bis hin zur Abrechnung erbrachter Leistungen aber auch dem Teilnehmerfeedback);
3. Management von Produkten (von der Erstellung von Kurs- und Trainingseinheiten, der Katalogerstellung (online/offline) bis hin-zur kundenindividuellen Anpassung der Produktebausteine und weiterer Produkte, Dienstleistungen und Verkaufs- und Bu-chungsaktivitäten);
4. Management von Projekten (interne wie externe Projekte unterschiedlichster Größe, Dauer, Planbarkeit und Abrechenbarkeit);
5. Management von Anfragen, Aufträgen und Beschwerden;
6. Einheitliches Stammdatenmanagement;
7. Management der Ressourcen (von Trainings- und Ausbildungsmaterialien und –Arbeitsplätzen bis hin zu Räumen und Plätzen in den Simulatoren);
8. Management der Trainer, Berater und Lieferanten (von der Beauftragung bis zum regelmäßigen Feedback von zusätzlichen Trai-nern, Beratern und Lieferanten).
Zusätzlich zu diesen Muss-Anforderungen sind weitere, optionale Anforderungen durch IT-Unterstützung mit den Muss-Anforderungen einheitlich und integriert zu realisieren. Bereits im DB Konzern vorhandene IT-Lösungen könnten diese optionalen Anforderungen hinreichend und IT-strategiekonform abdecken. Jedoch strebt EASY-ELM eine integrierte Komplett-IT-Unterstützung aus möglichst auf-einander abgestimmten IT-Lösungen an. IT-Lösungen, deren optionalen Bestandteile die Mindestbewertung erreichen und zusammenge-nommen mit der Kernlösung, die die Muss-Anforderungen vollständig abdecken, eine wirtschaftliche Gesamtlösung darstellen, sollen den Vorzug vor IT-Lösungen bekommen, die ausschließlich die Mussanforderungen bedienen. Die optionalen betrieblichen Funktionen und Managementbereiche, die durch die optionalen Soll-Anforderungen abgedeckt werden sollen, sind wie folgt:
i. Beschwerdemanagement (u.a. Feedback- und Beschwerdemanagement, integriert mit Anfragen- und Kundenmanagement);
ii. Content Management Systemen (inkl. Shop- und Kataloglösung für Internet und Intranet);
iii. Document Management System (inkl. Archivierung);
iv. Finanzen und Abrechnung (u.a. finanzielle Steuerung von der Produktkalkulation, Angebotserstellung bis hin zur (konzern)internen und externen Leistungsabrechnung bzw. Rechnungserstellung);
v. Business Intelligence (u.a. Analysen und Auswertungen zur Wirtschaftlichkeit, Auslastung sowie für Soll-, Ist- und Plan-Abweichungsanalysen in verschiedenen finanziellen und nicht-finanziellen Bereichen).
Es ist beabsichtigt, Preise sowohl für die IT-Lösung der Muss-Anforderungen als auch für jede der optionalen Anforderung einzeln abzufragen.
Bei der Bewertung der IT-Lösungen wird die fachliche und technische Integration und die Durchgängigkeit der Arbeitsprozesse über alle Muss-Anforderungen und optionale Anforderungen hinweg eine besondere Aufmerksamkeit erhalten. Zu diesem Zweck wird im Rahmen des Verhandlungsverfahrens ein Funktionentest durchgeführt und ebenfalls zur Bewertung der Angebote herangezogen.
Nach dem Teilnahmeverfahren werden qualifizierte Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die zur Angebotserstellung aufgeforderten Bieter erhalten nach Abgabe des schriftlichen Angebotes einen ersten Präsentationstermin, der zur Klärung der offenen Punkte und Präzisierung der im Angebot getroffenen Aussagen dient.
Die weiteren Einzelheiten zum Verfahren und der Bewertung werden bei der Angebotsaufforderung den Bietern mitgeteilt.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-08-20.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-07-16.
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-07-16
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Auftragsbekanntmachung
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| 2012-11-29
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Ergänzende Angaben
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