EASY-ELM: Gesamt-IT-Erneuerung für DB Training unter dem Namen „Eine Anwendung für alle Systeme – Enterprise Learning Management“

DB Mobility Logistics AG

Das Projekt „Eine Anwendung für alle Systeme – Enterprise Learning Management EASY-ELM“ ist das zentrale Projekt, um bei DB Training, dem Bildungsanbieter der Deutschen Bahn, moderne Software-Standardkomponenten zur verbesserten administrativen Unterstützung des Kerngeschäftes einzuführen und ein zukunftsrobustes und wirtschaftliches IT-System zu schaffen.
Mit EASY-ELM soll eine standardbasierte Komplettlösung beschafft und eingeführt werden, die die gesamten Trainings-, Planungs- und Verwaltungsabläufe der DB Training einheitlich unterstützt und abdeckt. Funktionsumfang, Größenordnung und Komplexität der ange-strebten IT-Unterstützung kommt einer Komplett-IT-Lösung für eine mittelgroße deutsche Universität nahe. Es ist beabsichtigt, die IT-Lösung mindestens 10 Jahre zu nutzen.
Insgesamt sollen alle geschäftlichen Abläufe auf ein modernes und zukunftsgerichtetes, einheitliches IT-System umgestellt werden. Das erklärte Ziel des Projektes EASY-ELM ist die Einführung einer integrierten oder modular aufgebauten IT-Anwendungslandschaft, die unter einer einheitlichen Anwendungsoberfläche die Ablauf- und Aufbauorganisation mittels Workflows an allen Arbeitsplätzen unterstützt. Dabei sind insbesondere die Anforderungen aus einer datenschutzkonformen Datenhaltung und Datenanwendung zu beachten. Ein weiteres Projektziel ist die Ablösung und Konsolidierung der aktuellen Anwendungslandschaft und somit eine Reduktion von Schnittstel-len. Fachlich geht es bei EASY-ELM um die Koordination und Durchführung von Leistungen im Bildungs- und Beratungsbereich unter Berücksichtigung der Steuerung von 1.) Lehr- und Trainingspersonal, 2.) Bildungs- und Beratungsprodukten, 3.) dazu entsprechenden Anfragen und Aufträgen (Bestellungen) von DB-internen und externen Kunden, 4.) sächlichen Ressourcen (von der Bereitstellung unterschiedlicher Lehr- und Übungsräume bis hin zur Disposition technischer Einrichtungen wie Fahrsimulatoren; desgleichen sind unter Ressourcen auch Lehr- und Lernmaterialien zu verstehen), 5.) Teilnehmern (überwiegend aus dem Bahn-Konzern, aber auch zunehmend aus konzernfremden Unternehmen) sowie 6.) der abgestimmten Zusammenführung der Beteiligten und der erforderlichen Ressourcen zu einem vereinbarten Zeitpunkt an einem dementsprechend vereinbarten und geeigneten Ort.
Zusätzlich und unterstützend zu diesen Koordinations- und Abstimmungstätigkeiten, deren Komplexität sich nach den Erfordernissen des jeweiligen Auftrages richtet, sind weitere kundenorientierte, didaktische und strukturelle Dienstleistungen zur Erfüllung des Geschäftsauftrages und für das effektive Funktionieren des Konzernsegments DB Training notwendig. Dazu gehören: a) Das Management der Kundenbeziehung, b) Die Entwicklung und Bereitstellung von Trainingsinhalten und der entsprechenden Unterlagen sowie diesbezügli-cher Medien, c) Die Ausbildung in technischen und nichttechnischen Ausbildungsberufen bzw. das Abhalten von geförderten Lehrgängen, d) Die Durchführung von Beratungsprojekten sowie die Unterstützung bei Organisationsentwicklung und psychologische Dienstleistungen.
Die Besonderheiten, denen sich DB Training und damit auch das zukünftige IT-System stellen müssen, haben ihren Ursprung sowohl in den thematischen Schwerpunkten eines Mobilitätskonzerns wie auch in der rechtlichen und faktischen Einordnung in einen Konzern dieser Größenordnung. Die DB-spezifische Besonderheiten lassen sich zusammenfassen in: a) Unterstützung innerhalb des Konzerns bei obligatorischen Nachweis- und Dokumentationspflichten, b) Spezialisierung auf Themen rund um den Bahnbetrieb, Bahntechnik und die Dienstleistungen eines Mobilitätskonzerns, c) Organisatorische Vorgaben und gewachsene Strukturen des Konzerns, d) Ordnungsgemä-ßer Nachweis und Abrechnung aller unternommenen Aktivitäten, e) Vertrauensvoller und sicherer Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten und Informationen.
Das IT-System für DB Training besteht derzeit aus einer historisch gewachsenen Systemlandschaft, die mit unterschiedlichen Schwer-punkten und diversen Technologien über die letzten Jahrzehnte individuell erstellt und weiterentwickelt wurde. Dieses heterogene IT-System entspricht aktuell nicht mehr vollständig den fachlichen und technischen Anforderungen.
EASY-ELM soll unabhängig von der Aufbauorganisation gestaltet sein und die Abläufe unterstützen, effizienter und schneller den Fort- und Weiterbildungsbedarf innerhalb des DB-Konzerns decken. Dazu gehören auch die direkte Unterstützung von Bahn-Gesellschaften und die operative bzw. prozessuale Integration in deren Bildungsprozesse zur qualifizierten Deckung des Bildungsbedarfs dieser Kon-zerngesellschaft, was mit dem Begriff „ServiceCenter“ benannt wird. Zusätzlich sollen weitere Kunden außerhalb des DB-Konzerns gewonnen werden.
Das nachfolgende Mengengerüst (Angaben bezogen auf ein Geschäftsjahr) soll einen Überblick über die Gesamtheit und Komplexität der angestrebten einheitlichen IT-Unterstützung geben (Stand: Ende 2011):
— Anzahl der Ausbildungswerkstätten: 24,
— Anzahl der Azubis pro Jahr: ca. 8 300,
— Anzahl der durchgeführten Beratungsaufträge/Projekte: ca. 250 mit ca. 10 000 Beratertagen,
— Anzahl der eigenen Seminarräume: ca. 300 und ca. 2 800 Raumvermietungen,
— Anzahl der eigenen Simulatorstandorte: 11 mit 19 Simulatoren und ca. 25 000 Simulatorschulungen,
— Anzahl der eigenen Standorte: 53,
— Anzahl der eigenen Trainingszentren: 30,
— Anzahl der Kunden (interne + externe): ca. 5 000,
— Anzahl der Lehrpersonalausleihen: ca. 3 000,
— Anzahl der Leistungsvereinbarungen: ca. 2 000,
— Anzahl der Planer: ca. 50,
— Anzahl der Produkte: ca. 1 900,
— Anzahl der Tagungen: ca. 1 200,
— Anzahl der Teilnehmermeldungen: ca. 223 000,
— Anzahl der Trainer/Ausbilder (interne + externe): ca. 1 200,
— Anzahl der Übernachtungen: ca. 95 000 in 580 Gästezimmern der 5 eigenen Hotelbetriebe,
— Anzahl der Veranstaltungen: ca. 22 000,
— Anzahl der Verpflegungsleistungen: ca. 90 000.
EASY-ELM ist die komplette Neugestaltung der IT-Unterstützung für DB Training. Aufgrund der vielfältigen Aufgabenstellung sowie der Einbindung in den DB Konzern und der entsprechenden IT-Unterstützung soll mit dieser Ausschreibung ein IT-System beschafft werden, das in einem hohen Maß alle Aspekte der DB Training-Geschäftsfelder abdeckt. Die Muss-Anforderungen, die durch eine IT-Unterstützung abzudecken sind, decken die folgenden betrieblichen Funktionen und Managementbereiche ab:
1. Management von Kundenbeziehungen und –daten (von der Erstbetreuung, Angebotsberatung bis hin zu abrechenbaren Verträgen sowie Kundenbeziehungsmanagement);
2. Management von Teilnehmern (von der Ersterfassung, Einbuchung, Informationen, Management der Teilnahme und etwaiger Veränderungen bis hin zur Abrechnung erbrachter Leistungen aber auch dem Teilnehmerfeedback);
3. Management von Produkten (von der Erstellung von Kurs- und Trainingseinheiten, der Katalogerstellung (online/offline) bis hin-zur kundenindividuellen Anpassung der Produktebausteine und weiterer Produkte, Dienstleistungen und Verkaufs- und Bu-chungsaktivitäten);
4. Management von Projekten (interne wie externe Projekte unterschiedlichster Größe, Dauer, Planbarkeit und Abrechenbarkeit);
5. Management von Anfragen, Aufträgen und Beschwerden;
6. Einheitliches Stammdatenmanagement;
7. Management der Ressourcen (von Trainings- und Ausbildungsmaterialien und –Arbeitsplätzen bis hin zu Räumen und Plätzen in den Simulatoren);
8. Management der Trainer, Berater und Lieferanten (von der Beauftragung bis zum regelmäßigen Feedback von zusätzlichen Trai-nern, Beratern und Lieferanten).
Zusätzlich zu diesen Muss-Anforderungen sind weitere, optionale Anforderungen durch IT-Unterstützung mit den Muss-Anforderungen einheitlich und integriert zu realisieren. Bereits im DB Konzern vorhandene IT-Lösungen könnten diese optionalen Anforderungen hinreichend und IT-strategiekonform abdecken. Jedoch strebt EASY-ELM eine integrierte Komplett-IT-Unterstützung aus möglichst auf-einander abgestimmten IT-Lösungen an. IT-Lösungen, deren optionalen Bestandteile die Mindestbewertung erreichen und zusammenge-nommen mit der Kernlösung, die die Muss-Anforderungen vollständig abdecken, eine wirtschaftliche Gesamtlösung darstellen, sollen den Vorzug vor IT-Lösungen bekommen, die ausschließlich die Mussanforderungen bedienen. Die optionalen betrieblichen Funktionen und Managementbereiche, die durch die optionalen Soll-Anforderungen abgedeckt werden sollen, sind wie folgt:
i. Beschwerdemanagement (u.a. Feedback- und Beschwerdemanagement, integriert mit Anfragen- und Kundenmanagement);
ii. Content Management Systemen (inkl. Shop- und Kataloglösung für Internet und Intranet);
iii. Document Management System (inkl. Archivierung);
iv. Finanzen und Abrechnung (u.a. finanzielle Steuerung von der Produktkalkulation, Angebotserstellung bis hin zur (konzern)internen und externen Leistungsabrechnung bzw. Rechnungserstellung);
v. Business Intelligence (u.a. Analysen und Auswertungen zur Wirtschaftlichkeit, Auslastung sowie für Soll-, Ist- und Plan-Abweichungsanalysen in verschiedenen finanziellen und nicht-finanziellen Bereichen).
Es ist beabsichtigt, Preise sowohl für die IT-Lösung der Muss-Anforderungen als auch für jede der optionalen Anforderung einzeln abzufragen.
Bei der Bewertung der IT-Lösungen wird die fachliche und technische Integration und die Durchgängigkeit der Arbeitsprozesse über alle Muss-Anforderungen und optionale Anforderungen hinweg eine besondere Aufmerksamkeit erhalten. Zu diesem Zweck wird im Rahmen des Verhandlungsverfahrens ein Funktionentest durchgeführt und ebenfalls zur Bewertung der Angebote herangezogen.
Nach dem Teilnahmeverfahren werden qualifizierte Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die zur Angebotserstellung aufgeforderten Bieter erhalten nach Abgabe des schriftlichen Angebotes einen ersten Präsentationstermin, der zur Klärung der offenen Punkte und Präzisierung der im Angebot getroffenen Aussagen dient.
Die weiteren Einzelheiten zum Verfahren und der Bewertung werden bei der Angebotsaufforderung den Bietern mitgeteilt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-08-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-07-16.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2012-07-16 Auftragsbekanntmachung
2012-11-29 Ergänzende Angaben
Auftragsbekanntmachung (2012-07-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwareprogrammierung und -beratung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: DB Mobility Logistics AG
Postanschrift: Kleyerstrasse 25
Postleitzahl: 60326
Postort: Frankfurt
Kontakt
Internetadresse: http://www.deutschebahn.com 🌏
E-Mail: karsten.herisch@deutschebahn.com 📧
Telefon: +49 6926552012 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-07-16 📅
Einreichungsfrist: 2012-08-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-07-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 138-231175
ABl. S-Ausgabe: 138
Zusätzliche Informationen
1. Bewerber, die sich zum Nachweis ihre Eignung gem. § 20 Abs. 3 SektVO auf die Kapazitäten anderer Unternehmen stützen, müssen diese Drittunternehmen im Teilnahmeantrag verbindlich benennen und durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens nachweisen, dass ihnen die Mittel zur Verfügung stehen, die für die Erfüllung des Auftrags erforderlich sind; 2. Soweit vorstehende Ziffer 1 nicht eingreift, hat der Bewerber die von ihm vorgesehenen Nachunternehmer sowie die Art der an sie zu vergebenden Leistungen im Teilnahmeantrag vorläufig zu bezeichnen. Der Auftraggeber kann vor Erteilung des Zuschlags eine verbindliche Benennung verlangen. Als Nachunternehmer gelten auch mit dem Bewerber verbundene Unternehmen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Eignung von Nachunternehmern nach Maßgabe der Anforderungen unter Ziffer III.2 der Vergabebekanntmachung zu prüfen und Verfügbarkeitsnachweise zu fordern; 3. Geforderte Erklärungen und Nachweise gem. III.2, die bis zum Ablauf der Frist für den Teilnahmeantrag nicht von dem Bewerber vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer vom Auftraggeber zu bestimmenden Nachfrist nachgefordert werden; 4. Der Auftraggeber kann verlangen, dass sich die Bewerber vor Erhalt der Vergabeunterlagen zu deren vertraulichen Behandlung verpflichten; 5. Die Ansprechpartner des Bewerbers sind mit vollständiger Adresse nebst email Adresse anzugeben; 6. Weitere Dokumente zu dieser Vergabe sind bei der Kontaktstelle per email anzufordern (Lieferantenselbstauskunft und Projektinformation); 7. Der Teilnahmeantrag ist schriftlich in gedruckter Form in einfacher Ausfertigung im Original sowie zusätzlich in einfacher Ausfertigung als Kopie bei der Kontaktstelle einzureichen. Zwecks Vereinfachung der Begutachtungsprozesse sind die Unterlagen auch elektronisch auf einer CD-ROM oder einem USB Stick einzureichen. Hinsichtlich der Einhaltung des vorgegebenen Termins ist die Einsendung der papier- und elektronischen Unterlagen relevant. Die Dateinamen sind auf max. 25 Zeichen zu begrenzen.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Dienstleistungskategorie: 7
Kurze Beschreibung:
Das Projekt „Eine Anwendung für alle Systeme – Enterprise Learning Management EASY-ELM“ ist das zentrale Projekt, um bei DB Training, dem Bildungsanbieter der Deutschen Bahn, moderne Software-Standardkomponenten zur verbesserten administrativen Unterstützung des Kerngeschäftes einzuführen und ein zukunftsrobustes und wirtschaftliches IT-System zu schaffen.
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Mit EASY-ELM soll eine standardbasierte Komplettlösung beschafft und eingeführt werden, die die gesamten Trainings-, Planungs- und Verwaltungsabläufe der DB Training einheitlich unterstützt und abdeckt. Funktionsumfang, Größenordnung und Komplexität der ange-strebten IT-Unterstützung kommt einer Komplett-IT-Lösung für eine mittelgroße deutsche Universität nahe. Es ist beabsichtigt, die IT-Lösung mindestens 10 Jahre zu nutzen.
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Insgesamt sollen alle geschäftlichen Abläufe auf ein modernes und zukunftsgerichtetes, einheitliches IT-System umgestellt werden. Das erklärte Ziel des Projektes EASY-ELM ist die Einführung einer integrierten oder modular aufgebauten IT-Anwendungslandschaft, die unter einer einheitlichen Anwendungsoberfläche die Ablauf- und Aufbauorganisation mittels Workflows an allen Arbeitsplätzen unterstützt. Dabei sind insbesondere die Anforderungen aus einer datenschutzkonformen Datenhaltung und Datenanwendung zu beachten. Ein weiteres Projektziel ist die Ablösung und Konsolidierung der aktuellen Anwendungslandschaft und somit eine Reduktion von Schnittstel-len. Fachlich geht es bei EASY-ELM um die Koordination und Durchführung von Leistungen im Bildungs- und Beratungsbereich unter Berücksichtigung der Steuerung von 1.) Lehr- und Trainingspersonal, 2.) Bildungs- und Beratungsprodukten, 3.) dazu entsprechenden Anfragen und Aufträgen (Bestellungen) von DB-internen und externen Kunden, 4.) sächlichen Ressourcen (von der Bereitstellung unterschiedlicher Lehr- und Übungsräume bis hin zur Disposition technischer Einrichtungen wie Fahrsimulatoren; desgleichen sind unter Ressourcen auch Lehr- und Lernmaterialien zu verstehen), 5.) Teilnehmern (überwiegend aus dem Bahn-Konzern, aber auch zunehmend aus konzernfremden Unternehmen) sowie 6.) der abgestimmten Zusammenführung der Beteiligten und der erforderlichen Ressourcen zu einem vereinbarten Zeitpunkt an einem dementsprechend vereinbarten und geeigneten Ort.
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Zusätzlich und unterstützend zu diesen Koordinations- und Abstimmungstätigkeiten, deren Komplexität sich nach den Erfordernissen des jeweiligen Auftrages richtet, sind weitere kundenorientierte, didaktische und strukturelle Dienstleistungen zur Erfüllung des Geschäftsauftrages und für das effektive Funktionieren des Konzernsegments DB Training notwendig. Dazu gehören: a) Das Management der Kundenbeziehung, b) Die Entwicklung und Bereitstellung von Trainingsinhalten und der entsprechenden Unterlagen sowie diesbezügli-cher Medien, c) Die Ausbildung in technischen und nichttechnischen Ausbildungsberufen bzw. das Abhalten von geförderten Lehrgängen, d) Die Durchführung von Beratungsprojekten sowie die Unterstützung bei Organisationsentwicklung und psychologische Dienstleistungen.
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Die Besonderheiten, denen sich DB Training und damit auch das zukünftige IT-System stellen müssen, haben ihren Ursprung sowohl in den thematischen Schwerpunkten eines Mobilitätskonzerns wie auch in der rechtlichen und faktischen Einordnung in einen Konzern dieser Größenordnung. Die DB-spezifische Besonderheiten lassen sich zusammenfassen in: a) Unterstützung innerhalb des Konzerns bei obligatorischen Nachweis- und Dokumentationspflichten, b) Spezialisierung auf Themen rund um den Bahnbetrieb, Bahntechnik und die Dienstleistungen eines Mobilitätskonzerns, c) Organisatorische Vorgaben und gewachsene Strukturen des Konzerns, d) Ordnungsgemä-ßer Nachweis und Abrechnung aller unternommenen Aktivitäten, e) Vertrauensvoller und sicherer Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten und Informationen.
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Das IT-System für DB Training besteht derzeit aus einer historisch gewachsenen Systemlandschaft, die mit unterschiedlichen Schwer-punkten und diversen Technologien über die letzten Jahrzehnte individuell erstellt und weiterentwickelt wurde. Dieses heterogene IT-System entspricht aktuell nicht mehr vollständig den fachlichen und technischen Anforderungen.
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EASY-ELM soll unabhängig von der Aufbauorganisation gestaltet sein und die Abläufe unterstützen, effizienter und schneller den Fort- und Weiterbildungsbedarf innerhalb des DB-Konzerns decken. Dazu gehören auch die direkte Unterstützung von Bahn-Gesellschaften und die operative bzw. prozessuale Integration in deren Bildungsprozesse zur qualifizierten Deckung des Bildungsbedarfs dieser Kon-zerngesellschaft, was mit dem Begriff „ServiceCenter“ benannt wird. Zusätzlich sollen weitere Kunden außerhalb des DB-Konzerns gewonnen werden.
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Das nachfolgende Mengengerüst (Angaben bezogen auf ein Geschäftsjahr) soll einen Überblick über die Gesamtheit und Komplexität der angestrebten einheitlichen IT-Unterstützung geben (Stand: Ende 2011):
— Anzahl der Ausbildungswerkstätten: 24,
— Anzahl der Azubis pro Jahr: ca. 8 300,
— Anzahl der durchgeführten Beratungsaufträge/Projekte: ca. 250 mit ca. 10 000 Beratertagen,
— Anzahl der eigenen Seminarräume: ca. 300 und ca. 2 800 Raumvermietungen,
— Anzahl der eigenen Simulatorstandorte: 11 mit 19 Simulatoren und ca. 25 000 Simulatorschulungen,
— Anzahl der eigenen Standorte: 53,
— Anzahl der eigenen Trainingszentren: 30,
— Anzahl der Kunden (interne + externe): ca. 5 000,
— Anzahl der Lehrpersonalausleihen: ca. 3 000,
— Anzahl der Leistungsvereinbarungen: ca. 2 000,
— Anzahl der Planer: ca. 50,
— Anzahl der Produkte: ca. 1 900,
— Anzahl der Tagungen: ca. 1 200,
— Anzahl der Teilnehmermeldungen: ca. 223 000,
— Anzahl der Trainer/Ausbilder (interne + externe): ca. 1 200,
— Anzahl der Übernachtungen: ca. 95 000 in 580 Gästezimmern der 5 eigenen Hotelbetriebe,
— Anzahl der Veranstaltungen: ca. 22 000,
— Anzahl der Verpflegungsleistungen: ca. 90 000.
EASY-ELM ist die komplette Neugestaltung der IT-Unterstützung für DB Training. Aufgrund der vielfältigen Aufgabenstellung sowie der Einbindung in den DB Konzern und der entsprechenden IT-Unterstützung soll mit dieser Ausschreibung ein IT-System beschafft werden, das in einem hohen Maß alle Aspekte der DB Training-Geschäftsfelder abdeckt. Die Muss-Anforderungen, die durch eine IT-Unterstützung abzudecken sind, decken die folgenden betrieblichen Funktionen und Managementbereiche ab:
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1. Management von Kundenbeziehungen und –daten (von der Erstbetreuung, Angebotsberatung bis hin zu abrechenbaren Verträgen sowie Kundenbeziehungsmanagement);
2. Management von Teilnehmern (von der Ersterfassung, Einbuchung, Informationen, Management der Teilnahme und etwaiger Veränderungen bis hin zur Abrechnung erbrachter Leistungen aber auch dem Teilnehmerfeedback);
3. Management von Produkten (von der Erstellung von Kurs- und Trainingseinheiten, der Katalogerstellung (online/offline) bis hin-zur kundenindividuellen Anpassung der Produktebausteine und weiterer Produkte, Dienstleistungen und Verkaufs- und Bu-chungsaktivitäten);
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4. Management von Projekten (interne wie externe Projekte unterschiedlichster Größe, Dauer, Planbarkeit und Abrechenbarkeit);
5. Management von Anfragen, Aufträgen und Beschwerden;
6. Einheitliches Stammdatenmanagement;
7. Management der Ressourcen (von Trainings- und Ausbildungsmaterialien und –Arbeitsplätzen bis hin zu Räumen und Plätzen in den Simulatoren);
8. Management der Trainer, Berater und Lieferanten (von der Beauftragung bis zum regelmäßigen Feedback von zusätzlichen Trai-nern, Beratern und Lieferanten).
Zusätzlich zu diesen Muss-Anforderungen sind weitere, optionale Anforderungen durch IT-Unterstützung mit den Muss-Anforderungen einheitlich und integriert zu realisieren. Bereits im DB Konzern vorhandene IT-Lösungen könnten diese optionalen Anforderungen hinreichend und IT-strategiekonform abdecken. Jedoch strebt EASY-ELM eine integrierte Komplett-IT-Unterstützung aus möglichst auf-einander abgestimmten IT-Lösungen an. IT-Lösungen, deren optionalen Bestandteile die Mindestbewertung erreichen und zusammenge-nommen mit der Kernlösung, die die Muss-Anforderungen vollständig abdecken, eine wirtschaftliche Gesamtlösung darstellen, sollen den Vorzug vor IT-Lösungen bekommen, die ausschließlich die Mussanforderungen bedienen. Die optionalen betrieblichen Funktionen und Managementbereiche, die durch die optionalen Soll-Anforderungen abgedeckt werden sollen, sind wie folgt:
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i. Beschwerdemanagement (u.a. Feedback- und Beschwerdemanagement, integriert mit Anfragen- und Kundenmanagement);
ii. Content Management Systemen (inkl. Shop- und Kataloglösung für Internet und Intranet);
iii. Document Management System (inkl. Archivierung);
iv. Finanzen und Abrechnung (u.a. finanzielle Steuerung von der Produktkalkulation, Angebotserstellung bis hin zur (konzern)internen und externen Leistungsabrechnung bzw. Rechnungserstellung);
v. Business Intelligence (u.a. Analysen und Auswertungen zur Wirtschaftlichkeit, Auslastung sowie für Soll-, Ist- und Plan-Abweichungsanalysen in verschiedenen finanziellen und nicht-finanziellen Bereichen).
Es ist beabsichtigt, Preise sowohl für die IT-Lösung der Muss-Anforderungen als auch für jede der optionalen Anforderung einzeln abzufragen.
Bei der Bewertung der IT-Lösungen wird die fachliche und technische Integration und die Durchgängigkeit der Arbeitsprozesse über alle Muss-Anforderungen und optionale Anforderungen hinweg eine besondere Aufmerksamkeit erhalten. Zu diesem Zweck wird im Rahmen des Verhandlungsverfahrens ein Funktionentest durchgeführt und ebenfalls zur Bewertung der Angebote herangezogen.
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Nach dem Teilnahmeverfahren werden qualifizierte Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die zur Angebotserstellung aufgeforderten Bieter erhalten nach Abgabe des schriftlichen Angebotes einen ersten Präsentationstermin, der zur Klärung der offenen Punkte und Präzisierung der im Angebot getroffenen Aussagen dient.
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Die weiteren Einzelheiten zum Verfahren und der Bewertung werden bei der Angebotsaufforderung den Bietern mitgeteilt.
Beschreibung der Optionen:
Verlängerungsoption der Rahmenverträge 2-mal um 1 Jahr.
Weiter Optionen werden in den Vergabeunterlagen bekanntgegeben.
Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Referenznummer: He-EASY ELM 12
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Rhein Main Gebiet (Frankfurt).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Hinweise: Kriterien, die bei Nichterfüllung zum Ausschluss führen, sind mit „K.O. Kriterium“ gekennzeichnet.
Bei Referenzen ist der Referenzgeber mit Kontaktdaten eines Ansprechpartners zu benennen.
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anfragen zu überprüfen:
Alle Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert und kann zum Ausschluss führen. Die Unterlagen sind gemäß den in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen.
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Der Bewerber hat als Mindestanforderung zur Situation seines Unternehmens folgende Erklärungen/Nachweise mit dem Teilnahmeantrag abzugeben:
1. Der Bewerber erklärt, dass über sein Vermögen kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist. Der Bewerber erklärt, dass er sich nicht in Liquidation befindet;
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2. Der Bewerber erklärt, dass keine beruflichen Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, dass derzeit kein Verfahren anhängig ist, dass zu einer solchen Eintragung führen kann;
3. Der Bewerber erklärt, dass er über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügt oder zum Vertragsschluss abschließen wird, deren Deckung für Personen- und Sachschäden mindestens 2 500 000 EUR sowie für Vermögensschäden mindestens 3 000 000 EUR beträgt, wobei diese Summen mindestens 2 mal im Jahr zur Verfügung stehen.
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Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise für die Erklärungen zu den Ziffern 1-3 zu verlangen. Bei Ziffer 3 genügt eine Versicherungsbestätigung, dass für den Fall des Zuschlages der entsprechende Versicherungsschutz besteht.
4. Zum Nachweis, dass der Bewerber sein Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet und eingetragen hat, legt der Bewerber einen aktuellen Handelsregisterauszug (nicht älter als drei Monate) oder ein gleichwertiges Dokument über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister seines Heimatlandes in deutscher Sprache (ggf. Original mit beglaubigter Übersetzung) vor.
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Die Antworten haben nach der vorgegebenen Reihenfolge und Nummerierung zu erfolgen. Der Auftraggeber wird keine Daten aus Geschäftsberichten, allg. Unternehmensdarstellungen heraussuchen.
Der Bewerber hat zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit folgende Erklärungen/Nachweise mit dem Teilnahmeantrag abzugeben:
5. Umsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren bezogen auf Leistungen, die Gegenstand dieser Ausschreibung sind;
6. Lieferantenselbstauskunft (Die Lieferanten-Selbstauskunft ist soweit wie möglich auszufüllen.
Das entsprechende Dokument “Lieferantenselbstauskunft“ ist bei der Kontaktstelle per email abzufordern.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Die Antworten haben nach der vorgegebenen Reihenfolge und Nummerierung zu erfolgen. Es muss zu jeder Frage ein State-ment geben, z.B. werden keine Daten aus Geschäftsberichten herausgesucht. Wo dies erforderlich oder sinnvoll ist, erstellen sie eine Tabelle, damit die Antwort übersichtlicher wird!
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Der Bewerber hat zum Nachweis seiner technischen Leistungsfähigkeit folgende Erklärungen/Nachweise abzugeben:
1. Projektmanagement.
1.1. Projektmanagementstandard.
Der Bewerber belegt anhand einer Beschreibung (max. 2 DIN-A4 Seiten) die bei ihm etablierten Projektmanagementstandards.
Der Bewerber muss einen im Unternehmen fest etablierten Projektmanagementstan-dard auf der Basis von PMBoK (gem. PMI), ICB (IPMA bzw. GPM), PRINCE2 oder vergleichbar anwenden (K.O.-Kriterium ist das nicht Vorhandensein eines Pro-jektmanagementstandards).
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1.2. Projektmanagementerfahrung für Großunternehmen.
Der Bewerber belegt durch Referenzen der letzten fünf Jahre seine Erfahrung bei der Projektabwicklung für Großunternehmen mit diversifizierten Verantwortlichkeiten (diversifizierte Organisationseinheiten, speziellen Rollen wie Datenschutz, Abrechnung, etc.).
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2. Qualitätsmanagement.
Der Bewerber belegt anhand einer Beschreibung (maximal 2 DIN-A4-Seiten), inwiefern er ein auf etablierten Qualitätsmanagementstandards basierendes Qualitätsmana-gementsystem (z.B. EN ISO 9001:2000 oder vergleichbares) in seinem Unternehmen fest einsetzt und ggf. er und/oder seine Mitarbeiter zertifiziert sind (z.B. im Sinne eines Qualitätsmanagementbeauftragten gem. EN ISO 9001:2000).
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KO-Kriterium ist das Fehlen eines Qualitätsmanagementsystems.
3. Personelle Ausstattung.
3.1 Qualifizierung und Fortbildung
Der Bewerber gibt an, wie viele verfügbare Fachkräfte (Vollzeit Kapazitäten) in seinem Unternehmen mit Führungs- und Steuerungsaufgaben für vergleichbare Projektaufträge fest angestellt beschäftigt sind. Die Darstellung soll nach Funktionen aufgeschlüsselt sein (z.B. Leiter für die Implementierungsprojekte vor Ort, verfügbare Fachkräfte für die Implementierung vor Ort, sowie davon Anteil derer, die auch Schu-lungen vor Ort durchführen.
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Der Bewerber hat zu belegen, wie er verfügbare Fachkräfte weiterbildet und zertifizieren lässt.
Der Bewerber belegt, dass das Schlüsselpersonal des Auftragnehmers über hinreichende Kenntnisse der deutschen Sprache verfügt.
3.2 Verfügbarkeit.
Der Bewerber hat zu belegen, wie er die Projektbetreuung vor Ort in Frankfurt und bei Bedarf an verschiedenen Standorten in der Bundesrepublik gleichzeitig erbringen kann.
3.3 Qualifizierungsniveau.
Der Bewerber hat zu belegen, dass die für die Projektbetreuung vor Ort vorgesehenen Führungskräfte über folgende Mindestqualifikation verfügen:
— Projektleiter und sein Vertreter: Zertifizierter PMP gem. PMI oder IPMA Level C (oder höher),
— Berufserfahrung des Projektleiters und seines Vertreters im ausschreibungsrelevanten Bereich: 5 Kalenderjahre oder mehr.
4. Referenzen.
Der Bewerber belegt anhand von Referenzen aus den Jahren 2009, 2010, 2011 und 2012 welche Erfahrungen er bei der Einführung und dem Einsatz der relevanten Produktpalette in Großkonzernen hat. Die Referenzen müssen den Namen des Auftraggebers, die Anzahl der User, eine ausführliche Beschreibung der vom Auftragnehmer eingenommenen Rolle incl. der Anzahl der vom Auftragnehmer beschäftigten Personen (mit Rolle), Auftragswert, eingesetzte Produktpalette enthalten.
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Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Werden ggf. bei der Angebotsaufforderung mit angefordert.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
Verträge werden aufgrund der Vertragsmuster und Vertragsbedingungen der Deutschen Bahn AG geschlossen. Änderungen werden nicht akzeptiert.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die angebotene Leistung. Sie haben im Teilnahmeantrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren und den Abschluss des Vertrags zu bezeichnen.
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Sonstige besondere Bedingungen:
Keine Erhebung, Übermittlung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten außerhalb der EU oder des EWR.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 5
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Deutsche Bahn AG, Vorstandsressort Technik, Systemverbund und Dienstleistungen, Beschaffung IT-Dienstleistungen und Software
Karsten Herisch
Internetadresse: www.deutschebahn.com 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-12-17 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Strasse 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 52123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-400 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es gelten die Vorgaben gemäß §§ 107Abs. 3 Nr. 4 und 101b Abs. 2 GWB.
Quelle: OJS 2012/S 138-231175 (2012-07-16)
Ergänzende Angaben (2012-11-29)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-11-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-12-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 233-382143
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 138-231175
ABl. S-Ausgabe: 233
Quelle: OJS 2012/S 233-382143 (2012-11-29)