Einführung einer integrierten Kita-Verwaltungssoftware, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung

Vereinigung Hamburger Kinderstagesstätten gGmbH

Einführung einer integrierten Kita Verwaltungssoftware, Finanzbuchhaltung , Anlagenbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung: Mit Einführung der Software soll ein integriertes System geschaffen werden, welches den Kitas und den relevanten, zentralen Fachbereich aktuelle Daten aus einer gemeinsamen Datenbank zur Verfügung stellt.
Die zukünftige Kita Verwaltungssoftware soll die Kitas in der Organisation der Kind Betreuung, in der Verwaltung der Familien- und Kindstammdaten und in der Abrechnung der Leistungsarten des Hamburger Gutscheinsystems und der Ganztägigen Betreuung an Schulen (GBS) unterstützen. Weitere Abrechnungsverfahren sind für die Kitas aus den Hamburger Randgemeinden vorzusehen.
Bei der Entwicklung des Systems ist besonders die grafische Gestaltung der Benutzeroberfläche zu beachten. Ziel ist es, die Mitarbeiter durch einfache, grafisch visualisierte Funktionen in der Bearbeitung der Geschäftsprozesse zu unterstützen.
Das Finanz- und Rechnungswesen soll auf der Basis anerkannter betriebswirtschaftlicher Standards und unter besonderer Berücksichtigung der GoBS realisiert werden.
Der produktive Einsatz des Finanz- und Rechnungswesen soll zum 1.1.2014, die Umstellung der Kitas schrittweise in 2014 erfolgen.
In einer späteren Ausbaustufe soll das System um Budgetierungs-, Simulations- und Controlling-Komponenten für die Kitas aus Sicht der Leistungen und des Ressourceneinsatzes erfolgen.
Die Leitungen der ca. 200 Kindertagesstätten – davon ca. 190 Hamburger, ca. 5 in Niedersachsen und ca. 5 in Schleswig-Holstein – sind in hohem Maße eigenverantwortlich in der Führung ihrer Kitas. Zurzeit werden ca. 25 000 Kinder betreut.
Einige Kitas bieten heilpädagogische Leistungen und Leistungen zur frühkindlichen Förderung an, die zum Teil durch eigene Therapeuten erbracht wird. Eine überwiegende Anzahl von Kitas betreut Kinder mit einem Wohnort außerhalb Hamburgs.
Rund 30 Kitas haben Standorte an Grundschulen im Rahmen der Ganztägigen Betreuung (GBS) und Ganztagsschule (GTS). Die Kitas werden durch die zentralen Bereiche in der Durchführung der administrativen Aufgaben unterstützt. Die zentralen Bereiche sind an einem Standort in Hamburg zusammengefasst.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-02-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-12-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2012-12-27 Auftragsbekanntmachung
2014-01-17 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2012-12-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Menge oder Umfang:
Zur technischen Realisierung der Lose:— Die zukünftige Lösung soll auf eine Nutzung der vorhandenen Infrastruktur ausgerichtet sein.— Ca. 1 100 User werden an ca. 200 Standorten gleichzeitig auf das zentrale System zugreifen.— Die durchschnittliche Antwortzeit soll drei Sekunden für einfache Abfragen und 15 Sekunden für komplexere Buchungs- und Reporting-Funktionen nicht überschreiten.— Die Datenhaltung soll inkl. Archivierung in einer zentralen Datenbank erfolgen. Die Datenbank soll auf der Basis Microsoft SQL oder einem vergleichbarem Standard entwickelt werden.— Die Software soll mit einer zukunftsorientierten Programmiersprache realisiert sein.— Die Software soll (für neue Standorte) über das Internet zugänglich und verwendbar sein.— Die Software für die Kita-Verwaltung soll zusätzlich mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die grafische und farbliche Darstellung beinhaltet, unterstützt werden. Die Usability muss auf Nutzer ohne tiefergehende IT-Kenntnisse ausgerichtet sein.— Die Software muss durchgängig mandantenfähig realisiert sein.— Die Software wird durch die Vereinigung betrieben.— Geeignete Monitoring-Tools sowie Back-up und Recovery-Verfahren müssen unterstützt werden. Es soll ein differenziertes, rollenbasierendes Berechtigungskonzept realisiert werden. Schnittstellen zu vorhandenen Systemen (Lohn- und Gehaltsabrechnung SAP HR, Data Warehouse MIK, Banking Software „SFirm“) sind als Dateischnittstellen zu realisieren.— Die Migration der Daten aus den heutigen Systemen (ProKit Eigenentwicklung, Navision 4.0, MSAccess und Excel) soll für den Bereich Finanzwesen zu einem Termin erfolgen. Die Migration der Kita-Daten aus ProKit soll schrittweise erfolgen. Dieses Vorgehen erfordert für eine Übergangsphase die Zusammenführung der Monatsabschlussdaten auf dem neuen System.— Im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens soll zunächst die Auswahl der Softwareplattform und die Konzeption der ggf. erforderlicher Zusatzprogramme erfolgen. Bestandteil des Konzeptes soll eine verbindliche Aufwandsschätzung sein. Die anschließende Vergabe der Leistung erfolgt als Dienstleistungsvertrag.Nähere Angaben siehe zu den Losen.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Vereinigung Hamburger Kinderstagesstätten gGmbH
Postanschrift: Oberstraße 14b
Postleitzahl: 20144
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.kitas-hamburg.de 🌏
E-Mail: j.koitz@kitas-hamburg.de 📧
Telefon: +49 40421090 📞
Fax: +49 4042109283 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-12-27 📅
Einreichungsfrist: 2013-02-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-12-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 250-414503
ABl. S-Ausgabe: 250
Zusätzliche Informationen
Interessierte Unternehmen haben sich zunächst mit einem Teilnahmeantrag am Verhandlungsverfahren zu bewerben. Der Teilnahmeantrag der hier geforderten Angaben und Unterlagen ist schriftlich und rechtzeitig zu stellen, Die Bewerbungen sollen gem. Ziffer III.2.1) bis III.2.3) gegliedert sein. Bewerbungen, die nicht frist- oder formgerecht eingereicht sind, können nicht berücksichtigt werden. Die Bewerberauswahl aus den eingehenden Teilnahmeanträgen erfolgt dreistufig: 1. Prüfung, ob der Teilnahmeantrag alle geforderten Angaben und Unterlagen enthält. 2. Prüfung, ob der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft anhand der eingereichten Angaben und Unterlagen geeignet erscheint, die zu vergebenden Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Bezieht sich ein Teilnehmer zwecks Nachweis der wirtschaftlichen, finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen Leistungsfähigkeit auf die Eignung anderer Unternehmen, hat der Teilnehmer auf Verlangen innerhalb von 5 Arbeitstagen nachzuweisen, dass ihm im Auftragsfall dieses Unternehmen zur Verfügung steht (Verpflichtungserklärung). 3. Liegt die Zahl geeigneter Bewerber über der hier angegebenen Höchstzahl der Bewerber, mit denen im Weiteren verhandelt werden soll, erfolgt eine differenzierte Eignungsprüfung, um den Bewerberkreis auf die hier angegebene Höchstzahl zu reduzieren. Diese Prüfung erfolgt anhand der Angaben unter III.2.1), III.2.2) und III.2.3), bei denen Punkte zugeordnet sind. Es werden diejenigen Teilnehmer am weiteren Verfahren beteiligt, die nach ihren Angaben und Unterlagen besondere Rückschlüsse auf Erfahrungen mit möglichst ähnlichen Aufgabenstellungen im Vergleich zu anderen Teilnehmern zulassen und damit in besonderer Weise geeignet erscheinen, die zu vergebenden Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. 4. Diejenigen Teilnehmer, die alle Voraussetzungen erfüllen, die Angaben liefern und die höchsten Punktzahlen gem. III.2.1), III.2.2) und III.2.3) erreichen, werden zwecks Angebotsabgabe zu weiteren Verhandlungen aufgefordert. Die Höchstpunktzahl beträgt 100 Punkte. 5. Es besteht kein Anspruch auf Rücksendung der eingereichten Unterlagen oder Kostenerstattung für die Beteiligung an dem Verfahren. Weitere Verfahrenssteuerungen erfolgen dann gesondert im Verfahrensbrief I nach Auswahl der Teilnehmer für die Verhandlungsphase.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Einführung einer integrierten Kita Verwaltungssoftware, Finanzbuchhaltung , Anlagenbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung: Mit Einführung der Software soll ein integriertes System geschaffen werden, welches den Kitas und den relevanten, zentralen Fachbereich aktuelle Daten aus einer gemeinsamen Datenbank zur Verfügung stellt.
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Die zukünftige Kita Verwaltungssoftware soll die Kitas in der Organisation der Kind Betreuung, in der Verwaltung der Familien- und Kindstammdaten und in der Abrechnung der Leistungsarten des Hamburger Gutscheinsystems und der Ganztägigen Betreuung an Schulen (GBS) unterstützen. Weitere Abrechnungsverfahren sind für die Kitas aus den Hamburger Randgemeinden vorzusehen.
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Bei der Entwicklung des Systems ist besonders die grafische Gestaltung der Benutzeroberfläche zu beachten. Ziel ist es, die Mitarbeiter durch einfache, grafisch visualisierte Funktionen in der Bearbeitung der Geschäftsprozesse zu unterstützen.
Das Finanz- und Rechnungswesen soll auf der Basis anerkannter betriebswirtschaftlicher Standards und unter besonderer Berücksichtigung der GoBS realisiert werden.
Der produktive Einsatz des Finanz- und Rechnungswesen soll zum 1.1.2014, die Umstellung der Kitas schrittweise in 2014 erfolgen.
In einer späteren Ausbaustufe soll das System um Budgetierungs-, Simulations- und Controlling-Komponenten für die Kitas aus Sicht der Leistungen und des Ressourceneinsatzes erfolgen.
Die Leitungen der ca. 200 Kindertagesstätten – davon ca. 190 Hamburger, ca. 5 in Niedersachsen und ca. 5 in Schleswig-Holstein – sind in hohem Maße eigenverantwortlich in der Führung ihrer Kitas. Zurzeit werden ca. 25 000 Kinder betreut.
Einige Kitas bieten heilpädagogische Leistungen und Leistungen zur frühkindlichen Förderung an, die zum Teil durch eigene Therapeuten erbracht wird. Eine überwiegende Anzahl von Kitas betreut Kinder mit einem Wohnort außerhalb Hamburgs.
Rund 30 Kitas haben Standorte an Grundschulen im Rahmen der Ganztägigen Betreuung (GBS) und Ganztagsschule (GTS). Die Kitas werden durch die zentralen Bereiche in der Durchführung der administrativen Aufgaben unterstützt. Die zentralen Bereiche sind an einem Standort in Hamburg zusammengefasst.
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Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Kita-Verwaltungssoftware
Kurze Beschreibung:
— Beschreibung der Funktionalität in den…
… Kitas:Für die Pflege der Familien- und Kindstammdaten, die Erfassung sowie Abrechnung der Gutscheine und Bewilligungen gegenüber mehreren Kostenträgern je Kind (Debitoren) in/für den/die Kitas und GBS-Standorte, die Führung/Buchung eines Bankkontos, des Kassen- und des Rechnungseingangsbuches sowie die Überwachung der offenen Forderungen sollen entsprechende Funktionalitäten realisiert werden. Die Erfassung geänderter Gutscheine und Bewilligungen soll ggf. eine sofortige Korrektur bereits abgerechneter Leistungen bewirken. Die Erfassung neuer Belege in dem Kassen- und Rechnungseingangsbuch soll nach Freigabe direkt zur Buchung auf die Konten im Finanzwesen führen. Für den Schriftverkehr mit den Eltern sollen die Textpassagen aller Formulare zweisprachig gedruckt werden. Die zweite Sprache – ca. zehn Sprachen sollen vorgesehen werden – leitet sich aus den Familienstammdaten ab. Zur täglichen Unterstützung der Kitas soll ein Aufgabencockpit realisiert werden. Die Aufgaben resultieren zum Teil aus den Terminen der Gutscheine/Bewilligungen.— Beschreibung der Funktionalität im zentralen Finanzwesen:Zentrale Ausführung der periodische Leistungsabrechnung mit den Eltern, mit der BASFI - Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration, mit der BSB - Behörde für Schule und Berufsbildung und mit mehreren Kostenträgern aus Niedersachsen und Schleswig-Holstein für die Kitas und GBS-Standorte. Der Abrechnung vorausgehen soll ein systemgestützter, monatlicher Abgleich der Gutscheindaten mit der BASFI. Elternbeiträge werden monatlich an zwei Terminen per Lastschrift (SEPA-Verfahren) eingezogen. Der Zahlungseingangsbearbeitung soll eine Funktion zur automatischen Auszifferung der offenen Posten nach einem definiertem Regelwerk zur Verfügung gestellt werden.Die Schnittstelle zur Bankensoftware soll für Zahlungseingänge und -ausgänge automatisiert zur Verfügung gestellt werden.
… Kitas:
Für die Pflege der Familien- und Kindstammdaten, die Erfassung sowie Abrechnung der Gutscheine und Bewilligungen gegenüber mehreren Kostenträgern je Kind (Debitoren) in/für den/die Kitas und GBS-Standorte, die Führung/Buchung eines Bankkontos, des Kassen- und des Rechnungseingangsbuches sowie die Überwachung der offenen Forderungen sollen entsprechende Funktionalitäten realisiert werden. Die Erfassung geänderter Gutscheine und Bewilligungen soll ggf. eine sofortige Korrektur bereits abgerechneter Leistungen bewirken. Die Erfassung neuer Belege in dem Kassen- und Rechnungseingangsbuch soll nach Freigabe direkt zur Buchung auf die Konten im Finanzwesen führen. Für den Schriftverkehr mit den Eltern sollen die Textpassagen aller Formulare zweisprachig gedruckt werden. Die zweite Sprache – ca. zehn Sprachen sollen vorgesehen werden – leitet sich aus den Familienstammdaten ab. Zur täglichen Unterstützung der Kitas soll ein Aufgabencockpit realisiert werden. Die Aufgaben resultieren zum Teil aus den Terminen der Gutscheine/Bewilligungen.
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— Beschreibung der Funktionalität im zentralen Finanzwesen:
Zentrale Ausführung der periodische Leistungsabrechnung mit den Eltern, mit der BASFI - Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration, mit der BSB - Behörde für Schule und Berufsbildung und mit mehreren Kostenträgern aus Niedersachsen und Schleswig-Holstein für die Kitas und GBS-Standorte. Der Abrechnung vorausgehen soll ein systemgestützter, monatlicher Abgleich der Gutscheindaten mit der BASFI. Elternbeiträge werden monatlich an zwei Terminen per Lastschrift (SEPA-Verfahren) eingezogen. Der Zahlungseingangsbearbeitung soll eine Funktion zur automatischen Auszifferung der offenen Posten nach einem definiertem Regelwerk zur Verfügung gestellt werden.
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Die Schnittstelle zur Bankensoftware soll für Zahlungseingänge und -ausgänge automatisiert zur Verfügung gestellt werden.
Menge oder Umfang: Siehe unter 1) Kurze Beschreibung.
Geschätzter Wert ohne MwSt: 500 000 💰
900 000 💰
Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Finanz- und Rechnungswesen
Kurze Beschreibung:
— Beschreibung der Funktionalität im Finanzwesen:Im Finanzwesen sollen alle Geschäftsprozesse einer Finanzbuchhaltung, einer Anlagenbuchhaltung und einer Kosten- und Leistungsrechnung realisiert werden:I. Sachkonten inkl. Kostenstellen-, Kostenträger- und ProjektkontierungII. Debitoren inkl. Lastschrifteinzug, MahnverfahrenIII. Kreditoren inkl. Rechnungseingangsbuch, Zahlungsvorschlag, Überweisungen (SEPA)IV. Interne Leistungsrechnung und UmlagenrechnungV. Anlagenzu- und -abgang, GWG, lineare Abschreibung, AiBVI. Monatliche BWA und GuVVII. Jahresabschluss mit mindestens einer 13. BuchungsperiodeVIII. Liquiditätsrechnung unter Einbeziehung der RechnungseingangsbücherIX. Buchungsschnittstelle zur Übernahme der Buchungen aus z. B. SAP HRX. Schnittstelle zum Data Warehouse-SystemXI. Schnittstelle zur Kita-Verwaltung (online und batch)
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— Beschreibung der Funktionalität im Finanzwesen:
Im Finanzwesen sollen alle Geschäftsprozesse einer Finanzbuchhaltung, einer Anlagenbuchhaltung und einer Kosten- und Leistungsrechnung realisiert werden:
I. Sachkonten inkl. Kostenstellen-, Kostenträger- und Projektkontierung
II. Debitoren inkl. Lastschrifteinzug, Mahnverfahren
III. Kreditoren inkl. Rechnungseingangsbuch, Zahlungsvorschlag, Überweisungen (SEPA)
IV. Interne Leistungsrechnung und Umlagenrechnung
V. Anlagenzu- und -abgang, GWG, lineare Abschreibung, AiB
VI. Monatliche BWA und GuV
VII. Jahresabschluss mit mindestens einer 13. Buchungsperiode
VIII. Liquiditätsrechnung unter Einbeziehung der Rechnungseingangsbücher
IX. Buchungsschnittstelle zur Übernahme der Buchungen aus z. B. SAP HR
X. Schnittstelle zum Data Warehouse-System
XI. Schnittstelle zur Kita-Verwaltung (online und batch)
Geschätzter Wert ohne MwSt: 300 000 💰
600 000 💰
Menge oder Umfang:
Zur technischen Realisierung der Lose:
— Die zukünftige Lösung soll auf eine Nutzung der vorhandenen Infrastruktur ausgerichtet sein.
— Ca. 1 100 User werden an ca. 200 Standorten gleichzeitig auf das zentrale System zugreifen.
— Die durchschnittliche Antwortzeit soll drei Sekunden für einfache Abfragen und 15 Sekunden für komplexere Buchungs- und Reporting-Funktionen nicht überschreiten.
— Die Datenhaltung soll inkl. Archivierung in einer zentralen Datenbank erfolgen. Die Datenbank soll auf der Basis Microsoft SQL oder einem vergleichbarem Standard entwickelt werden.
— Die Software soll mit einer zukunftsorientierten Programmiersprache realisiert sein.
— Die Software soll (für neue Standorte) über das Internet zugänglich und verwendbar sein.
— Die Software für die Kita-Verwaltung soll zusätzlich mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die grafische und farbliche Darstellung beinhaltet, unterstützt werden. Die Usability muss auf Nutzer ohne tiefergehende IT-Kenntnisse ausgerichtet sein.
— Die Software muss durchgängig mandantenfähig realisiert sein.
— Die Software wird durch die Vereinigung betrieben.
— Geeignete Monitoring-Tools sowie Back-up und Recovery-Verfahren müssen unterstützt werden. Es soll ein differenziertes, rollenbasierendes Berechtigungskonzept realisiert werden. Schnittstellen zu vorhandenen Systemen (Lohn- und Gehaltsabrechnung SAP HR, Data Warehouse MIK, Banking Software „SFirm“) sind als Dateischnittstellen zu realisieren.
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— Die Migration der Daten aus den heutigen Systemen (ProKit Eigenentwicklung, Navision 4.0, MSAccess und Excel) soll für den Bereich Finanzwesen zu einem Termin erfolgen. Die Migration der Kita-Daten aus ProKit soll schrittweise erfolgen. Dieses Vorgehen erfordert für eine Übergangsphase die Zusammenführung der Monatsabschlussdaten auf dem neuen System.
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— Im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens soll zunächst die Auswahl der Softwareplattform und die Konzeption der ggf. erforderlicher Zusatzprogramme erfolgen. Bestandteil des Konzeptes soll eine verbindliche Aufwandsschätzung sein. Die anschließende Vergabe der Leistung erfolgt als Dienstleistungsvertrag.
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Nähere Angaben siehe zu den Losen.
Referenznummer: Ausschreibung Einführung integrierte Kita-Software 2013
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Die Anträge auf Teilnahme am Vergabeverfahren sind in einem verschlossenen Umschlag mit der Auftragskennzeichnung gem. II.1.1) der Auftraggeberin unter der in I.1) genannten Adresse mit der Aufschrift „Bitte nicht öffnen – Verhandlungsverfahren Finanz- und Verwaltungssoftware“ einzureichen. Per E-Mail oder per Fax eingereichte Teilnahmeanträge sind innerhalb der Teilnahmefrist durch die postalische Übersendung der Unterlagen in Papierform zu bestätigen.
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Die nachfolgend aufgeführten Nachweise/Erklärungen sind zwingend mit der Bewerbung abzugeben.
1. Eigenerklärung, ob sich eine Bewerbergemeinschaft mit Benennung eines Federführers und mit gesamtschuldnerischer Haftung jedes Gesellschafters/Mitglieds oder ob sich ein Bewerber mit Subunternehmern bewirbt (§ 4 Abs. 2 VOF).
2. Auskunft des Bewerbers/der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft/der Subunternehmer über die wirtschaftliche Verknüpfung mit Unternehmen, die Lieferungsinteressen haben (§ 4 Abs. 2 VOF).
3. Namen und berufliche Qualifikation der tatsächlichen Leistungserbringer (Projektleiter/in, stellvertrende/r Projektleiter/in und sonstiger Projektverantwortlicher) (§ 4 Abs. 3 VOF).
4. Eigenerklärung des Bewerbers/der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft/der Subunternehmer, dass keine Ausschlussgründe nach § 4 Abs. 6 a) bis g) und Abs. 9 a) bis d) VOF existieren.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Folgende Erklärungen sind gefordert, bei Nichtabgabe oder unvollständiger Abgabe mit dem Teilnahmeantrag wird der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zwingend ausgeschlossen:
1. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung gem. III.1.1) oder die Bescheinigung einer Versicherung, dass im Auftragsfall eine Versicherung mit gewünschter Deckungssumme zugesagt ist (§ 5 Abs. 4 a) VOF), Hinweis: der Nachweis ist bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied zu erbringen.
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2. Eigenerklärung der Gesamtumsätze netto des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft in den letzten drei Jahren (§ 5 Abs. 4 c) VOF).
3. Eigenerklärung der Umsätze netto für die zu vergebende Dienstleistung in den letzten drei Jahren (§ 5 Abs. 4 c) VOF). 10 Punkte.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Folgende Erklärungen sind gefordert, bei Nichtabgabe oder unvollständiger Abgabe mit dem Teilnahmeantrag wird der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zwingend ausgeschlossen:
1. Liste von Referenzen des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft für vergleichbare Leistungen (siehe II.1.5; II.2.1), insb. gemeinsame Datenbank, Hamburger Gutscheinsystem oder vergleichbar, ganztägige Betreuung an Schulen (GBS), grafische Gestaltung der Benutzeroberfläche, betriebswirtschaftliche Standards, Budgetierung-, Simulations- und Controlling-Komponente für Kitas, Softwareeinführung bereits in einem Unternehmen aus dem sozialwirtschaftlichen Bereich mit Schwerpunkt Tagesbetreuung aus den letzten fünf Jahren. Es werden nicht mehr als vier Referenzen bewertet. Es sind Ansprechpartner der Auftraggeber mit Angabe von Telefon und E-Mail-Adressen zu benennen. Wenn vorhanden, sind Nachweise und Zertifikate vorzulegen. Es wird darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber zur Bestätigung der vom Bewerber/der Bewerbergemeinschaft aufgeführten Angaben, ohne zu informieren, mündliche und schriftliche Rückfragen an dem vom Bewerber/der Bewerbergemeinschaft benannten Auftraggeber des Referenzprojektes richten sowie eine Nachprüfung vor Ort vornehmen kann. – 40 Punkte.
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2. Personelle Besetzung:
2.1. Fachlicher Lebenslauf des Projektleiters/der Projektleiterin mit vergleichbaren Referenzprojekten für die zu vergebende Dienstleistung und dem Hinweis zur Festanstellung und Betriebszugehörigkeit. – 15 Punkte.
2.2. Fachlicher Lebenslauf der Projektmitarbeiter/Projektmitarbeiterinnen mit vergleichbaren Referenzprojekten für die zu vergebende Dienstleistung und dem Hinweis zur Festanstellung und Betriebszugehörigkeit. – 15 Punkte.
2.3. Mittel der in den letzten 3 Jahren Beschäftigten, die vergleichbare Leistungen erbracht haben. Es sollten mindestens 10 festangestellte Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Support und Beratung tätig sein. Die durchschnittliche Beschäftigungsdauer der Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Support und Beratung sollte mindestens drei bis fünf Jahre sein. – 15 Punkte.
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3. Beurteilung von Form und Inhalt der Bewerbung. – 5 Punkte.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Der Auftragnehmer hat im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 1 Mio. EUR für Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden nachzuweisen und für die gesamte Dauer des Vertrages aufrechtzuerhalten. Der Nachweis der geforderten Versicherungsdeckung oder alternativ eine vom Bewerber unterschriebene, bei Bewerbergemeinschaften von allen Teilnehmern unterschriebene, Erklärung, dass diese im Auftragsfall abgeschlossen wird, ist zwingend vorzulegen. Die Nichtvorlage führt ebenso wie fehlende oder nicht rechtsverbindliche Unterschriften zwingend zum Ausschluss der Bewerbung bzw. des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft. Der Einbindung eines Escrow-Dienstleisters ist zuzustimmen.
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Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Gesamtschuldnerisch haftende Gesellschafter der Bietergemeinschaft. Angabe des bevollmächtigten Vertreters in einer von allen Gesellschaftern der Bietergemeinschaft im Original unterschriebenen Bewerbergemeinschaftserklärung, die dem Teilnahmeantrag beizufügen ist.
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Sonstige besondere Bedingungen:
Die Projektsprache ist deutsch. Dokumente werden in deutscher Sprache zur Verfügung gestellt/verfasst. Die Entwicklung soll vor Ort in Hamburg erfolgen. Es wird ein Wartungsvertrag angeboten.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 7
Objektive Auswahlkriterien: Siehe VI.3) Zusätzliche Angaben, wenn die Zahl geeigneter Bewerber über 7 liegt.
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2013-02-25 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Koitz
Internetadresse: www.kitas-hamburg.de 🌏
Name: Vereinigung Hamburger Kindertagesstätten gGmbH
Kontaktperson: Vereinigung Hamburger Kindertagesstätten gGmbH
Frau Dr. Katja Nienaber
Telefon: +49 4042109101 📞
E-Mail: k.nienaber@kitas-hamburg.de 📧
URL der Teilnahme: www.kitas-hamburg.de 🌏
E-Mail: vergabekammer@bsu.hamburg.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-05-01 📅
Datum des Endes: 2014-12-30 📅
2014-02-28 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Ausschreibung Einführung integrierte Kita-Software 2013
Zusätzliche Informationen
Interessierte Unternehmen haben sich zunächst mit einem Teilnahmeantrag am Verhandlungsverfahren zu bewerben. Der Teilnahmeantrag der hier geforderten Angaben und Unterlagen ist schriftlich und rechtzeitig zu stellen, Die Bewerbungen sollen gem. Ziffer III.2.1) bis III.2.3) gegliedert sein. Bewerbungen, die nicht frist- oder formgerecht eingereicht sind, können nicht berücksichtigt werden. Die Bewerberauswahl aus den eingehenden Teilnahmeanträgen erfolgt dreistufig:
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1. Prüfung, ob der Teilnahmeantrag alle geforderten Angaben und Unterlagen enthält.
2. Prüfung, ob der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft anhand der eingereichten Angaben und Unterlagen geeignet erscheint, die zu vergebenden Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Bezieht sich ein Teilnehmer zwecks Nachweis der wirtschaftlichen, finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen Leistungsfähigkeit auf die Eignung anderer Unternehmen, hat der Teilnehmer auf Verlangen innerhalb von 5 Arbeitstagen nachzuweisen, dass ihm im Auftragsfall dieses Unternehmen zur Verfügung steht (Verpflichtungserklärung).
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3. Liegt die Zahl geeigneter Bewerber über der hier angegebenen Höchstzahl der Bewerber, mit denen im Weiteren verhandelt werden soll, erfolgt eine differenzierte Eignungsprüfung, um den Bewerberkreis auf die hier angegebene Höchstzahl zu reduzieren.
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Diese Prüfung erfolgt anhand der Angaben unter III.2.1), III.2.2) und III.2.3), bei denen Punkte zugeordnet sind. Es werden diejenigen Teilnehmer am weiteren Verfahren beteiligt, die nach ihren Angaben und Unterlagen besondere Rückschlüsse auf Erfahrungen mit möglichst ähnlichen Aufgabenstellungen im Vergleich zu anderen Teilnehmern zulassen und damit in besonderer Weise geeignet erscheinen, die zu vergebenden Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen.
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4. Diejenigen Teilnehmer, die alle Voraussetzungen erfüllen, die Angaben liefern und die höchsten Punktzahlen gem. III.2.1), III.2.2) und III.2.3) erreichen, werden zwecks Angebotsabgabe zu weiteren Verhandlungen aufgefordert. Die Höchstpunktzahl beträgt 100 Punkte.
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5. Es besteht kein Anspruch auf Rücksendung der eingereichten Unterlagen oder Kostenerstattung für die Beteiligung an dem Verfahren. Weitere Verfahrenssteuerungen erfolgen dann gesondert im Verfahrensbrief I nach Auswahl der Teilnehmer für die Verhandlungsphase.
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt
Postanschrift: Düsternstraße 10
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20355
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bsu.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428403093 📞
Fax: +49 40428402039 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Es gelten die Fristen des § 101a Abs. 1 GWB und § 107 Abs. 3 GWB. Nach § 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB hat der Bieter einen Verstoß gegen Vergabevorschriften unverzüglich zu rügen, dies bedeutet spätestens nach 5 Kalendertagen. Der Bieter wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Nachprüfung nach § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des öffentlichen Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2012/S 250-414503 (2012-12-27)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-01-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 715 154 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Elbkinder – Vereinigung Hamburger Kindertagesstätten gGmbH
Postanschrift: Oberstraße 14 b

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-01-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-01-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 013-019199
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 250-414503
ABl. S-Ausgabe: 13

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Sicherstellung Qualität Los 1 (10)
2. Funktionalität Los 1 (20)
3. Systemintegration Los 1 (25)
4. System und Infrastruktur Los 1 (25)
5. Usability Los 1 (20)
6. Sicherstellung Qualität Los 2 (5)
7. Systemintegration Los 2 (10)
8. System und Infrastruktur Los 2 (10)
9. Usability Los 2 (15)
10. Funktionalität Finanzwesen, Anlagenbuchhaltung und Kore Los 2 (60)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-12-20 📅
Name: R + M Business Software GmbH
Postanschrift: Koboldstraße 2
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24118
Land: Deutschland 🇩🇪
Internetadresse: www.rumbs.de 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Hamburg
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postleitzahl: 20354
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428231448 📞
Fax: +49 40428232020 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2014/S 013-019199 (2014-01-17)
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Region:
Deutschland Hamburg
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