Einführung eines Digitalisierungsdienstes
1 Übersicht.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ist dafür zuständig, die sozialen Systeme funktionsfähig zu halten, für soziale Integration zu sorgen und die Rahmenbedingungen für mehr Beschäftigung zu schaffen. Zu den wesentlichen Aufgabenbereichen gehören daher Arbeitsmarktpolitik, Arbeitsrecht und Arbeitsschutz sowie die Bereiche Rente, soziale Sicherung und die Teilhabe von Menschen mit Behinderung. Neben der nationalen Arbeits- und Sozialpolitik gehört auch die europäische und internationale Arbeits- und Sozialpolitik zu den Aufgaben des Ministeriums. Für diese Aufgaben sind im BMAS rund 1 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig. Das BMAS hat seinen ersten Dienstsitz in Berlin und einen zweiten Dienstsitz in Bonn. Die Dienstsitze in Berlin und Bonn sind jeweils auf 3 unterschiedliche Liegenschaften verteilt.
1.1 Zweck der Beschaffung.
Die Arbeit der öffentlichen Verwaltung wird heute neben der klassischen papierbezogen Vorgangsbearbeitung weitgehend mit elektronischer Unterstützung durchgeführt, so dass eine Vielzahl von Vorgängen elektronisch vorliegt (Dokumente, E-Mails usw.) und durch Fachverfahren der Informationstechnologie unterstützt wird. Vor diesem Hintergrund wird im BMAS ein Vorhaben zur Einführung einer elektronischen Akte (eAkte) durchgeführt.
Bestandteil des Vorhabens zur elektronischen Aktenführung ist die Unterstützung der Behandlung von Medienbrüchen – auf Papier entstandene und in Papier eingehende Schriftstücke sollen ebenfalls elektronisch zur Verfügung stehen.
Um diesen Medienbruch für die Beschäftigten des BMAS so komfortabel wie möglich anzubieten, ist geplant, einen Digitalisierungsdienst einzurichten. Dieser soll für die Beschäftigten die Digitalisierung von Dokumenten vornehmen, so dass diese in der geplanten eAkte und in Fachverfahren zur Verfügung.
Ziele des Digitalisierungsdienstes sind:
— Bereitstellung eines einfach nutzbaren Digitalisierungsdienstes, der in verschiedenen fachlichen Kontexten wiederverwendet werden kann,
— Eine möglichst frühzeitige Digitalisierung und Volltexterkennung des Posteingangs für einen elektronischen Geschäftsgang ermöglichen,
— Unterstützung der Metadatenerfassung durch Automatismen der Erkennung,
— Ein flexibler Ausbau hinsichtlich des Scanvolumens und der Anzahl der Scanstellen muss möglich sein,
— Eine beweiskräftige Digitalisierung, die eine zeitversetzte Vernichtung des gescannten Papiers ermöglicht ("ersetzendes Scannen"), muss in einer späteren Ausbaustufe möglichst einfach integriert werden können.
1.2 Gegenstand der Beschaffung.
Gegenstand dieser Vergabe ist die Lieferung, Erstellung und die Bereitstellung eines Scansystems in mehreren Liegenschaften verteilt auf Bonn und Berlin. Das Scansystem soll möglichst flexibel auf die Anforderungen der organisatorischen Abläufe und der fachlichen Bedarfe – auch über die eAkte hinaus – angepasst werden können. So sollen mit dem gleichen Scansystem wechselnde organisatorische und fachliche Anforderungen erfüllt werden.
Das Scansystems soll.
— auf Standardsoftware basieren,
— die Digitalisate flexibel an verschiedene Zielsysteme übergeben,
— die Digitalisierungsprozesse optimal unterstützen,
— eine OCR-Erkennung durchführen sowie,
— vom BMAS selbständig ohne Programmierkenntnisse durch fachliche Konfiguration für zukünftige Anforderungen an den Digitalisierungsdienst angepasst werden können.
Das Scansystem soll lose an ein Dokumentenmanagementsystem, an das E-Mail-System (Exchange) und weitere Fachverfahren gekoppelt und so ausgelegt werden, dass es im Posteingang, bei Einzelbedarfen und auch in größerem Umfang zur Nachdigitalisierung von Schriftgut genutzt werden kann.
1.3 Vorgehen.
Für das Vorhaben ist eine Umsetzung des Scansystem in mehreren Ausbaustufen vorgesehen. Jede dieser Stufen realisiert einen in sich abgeschlossenen Funktionsumfang, der zu einem längerfristig nutzbaren Zustand des Systems führt.
Anfangs sollen die etablierten Prozesse des Posteingangs und des Geschäftsgangs unverändert bestehen bleiben. Die Digitalisierung soll sich in die bestehenden Arbeitsprozesse einpassen.
Entscheidend für den Erfolg sind dabei eine einfache Bedienerführung und die Erzielung relevanter Vorteile für die Beschäftigten gegenüber der heute etablierten Arbeitsweise mit Papierunterlagen.
Ziel der Erstimplementierung des Scansystems ist es, eine Basis zu schaffen, so dass der weitere Ausbau im Wesentlichen durch Konfiguration von Stapeldefinitionen und Übergabezielen erfolgen kann.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-04-16.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-03-02.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-03-02
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Auftragsbekanntmachung
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| 2012-05-03
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Ergänzende Angaben
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