Einführung eines Digitalisierungsdienstes
Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)
1 Übersicht.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ist dafür zuständig, die sozialen Systeme funktionsfähig zu halten, für soziale Integration zu sorgen und die Rahmenbedingungen für mehr Beschäftigung zu schaffen. Zu den wesentlichen Aufgabenbereichen gehören daher Arbeitsmarktpolitik, Arbeitsrecht und Arbeitsschutz sowie die Bereiche Rente, soziale Sicherung und die Teilhabe von Menschen mit Behinderung. Neben der nationalen Arbeits- und Sozialpolitik gehört auch die europäische und internationale Arbeits- und Sozialpolitik zu den Aufgaben des Ministeriums. Für diese Aufgaben sind im BMAS rund 1 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig. Das BMAS hat seinen ersten Dienstsitz in Berlin und einen zweiten Dienstsitz in Bonn. Die Dienstsitze in Berlin und Bonn sind jeweils auf 3 unterschiedliche Liegenschaften verteilt.
1.1 Zweck der Beschaffung.
Die Arbeit der öffentlichen Verwaltung wird heute neben der klassischen papierbezogen Vorgangsbearbeitung weitgehend mit elektronischer Unterstützung durchgeführt, so dass eine Vielzahl von Vorgängen elektronisch vorliegt (Dokumente, E-Mails usw.) und durch Fachverfahren der Informationstechnologie unterstützt wird. Vor diesem Hintergrund wird im BMAS ein Vorhaben zur Einführung einer elektronischen Akte (eAkte) durchgeführt.
Bestandteil des Vorhabens zur elektronischen Aktenführung ist die Unterstützung der Behandlung von Medienbrüchen – auf Papier entstandene und in Papier eingehende Schriftstücke sollen ebenfalls elektronisch zur Verfügung stehen.
Um diesen Medienbruch für die Beschäftigten des BMAS so komfortabel wie möglich anzubieten, ist geplant, einen Digitalisierungsdienst einzurichten. Dieser soll für die Beschäftigten die Digitalisierung von Dokumenten vornehmen, so dass diese in der geplanten eAkte und in Fachverfahren zur Verfügung.
Ziele des Digitalisierungsdienstes sind:
— Bereitstellung eines einfach nutzbaren Digitalisierungsdienstes, der in verschiedenen fachlichen Kontexten wiederverwendet werden kann,
— Eine möglichst frühzeitige Digitalisierung und Volltexterkennung des Posteingangs für einen elektronischen Geschäftsgang ermöglichen,
— Unterstützung der Metadatenerfassung durch Automatismen der Erkennung,
— Ein flexibler Ausbau hinsichtlich des Scanvolumens und der Anzahl der Scanstellen muss möglich sein,
— Eine beweiskräftige Digitalisierung, die eine zeitversetzte Vernichtung des gescannten Papiers ermöglicht ("ersetzendes Scannen"), muss in einer späteren Ausbaustufe möglichst einfach integriert werden können.
1.2 Gegenstand der Beschaffung.
Gegenstand dieser Vergabe ist die Lieferung, Erstellung und die Bereitstellung eines Scansystems in mehreren Liegenschaften verteilt auf Bonn und Berlin. Das Scansystem soll möglichst flexibel auf die Anforderungen der organisatorischen Abläufe und der fachlichen Bedarfe – auch über die eAkte hinaus – angepasst werden können. So sollen mit dem gleichen Scansystem wechselnde organisatorische und fachliche Anforderungen erfüllt werden.
Das Scansystems soll.
— auf Standardsoftware basieren,
— die Digitalisate flexibel an verschiedene Zielsysteme übergeben,
— die Digitalisierungsprozesse optimal unterstützen,
— eine OCR-Erkennung durchführen sowie,
— vom BMAS selbständig ohne Programmierkenntnisse durch fachliche Konfiguration für zukünftige Anforderungen an den Digitalisierungsdienst angepasst werden können.
Das Scansystem soll lose an ein Dokumentenmanagementsystem, an das E-Mail-System (Exchange) und weitere Fachverfahren gekoppelt und so ausgelegt werden, dass es im Posteingang, bei Einzelbedarfen und auch in größerem Umfang zur Nachdigitalisierung von Schriftgut genutzt werden kann.
1.3 Vorgehen.
Für das Vorhaben ist eine Umsetzung des Scansystem in mehreren Ausbaustufen vorgesehen. Jede dieser Stufen realisiert einen in sich abgeschlossenen Funktionsumfang, der zu einem längerfristig nutzbaren Zustand des Systems führt.
Anfangs sollen die etablierten Prozesse des Posteingangs und des Geschäftsgangs unverändert bestehen bleiben. Die Digitalisierung soll sich in die bestehenden Arbeitsprozesse einpassen.
Entscheidend für den Erfolg sind dabei eine einfache Bedienerführung und die Erzielung relevanter Vorteile für die Beschäftigten gegenüber der heute etablierten Arbeitsweise mit Papierunterlagen.
Ziel der Erstimplementierung des Scansystems ist es, eine Basis zu schaffen, so dass der weitere Ausbau im Wesentlichen durch Konfiguration von Stapeldefinitionen und Übergabezielen erfolgen kann.
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-04-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-03-02.
Wer? Wie? Wo?| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2012-03-02 | Auftragsbekanntmachung |
| 2012-05-03 | Ergänzende Angaben |
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)
Postanschrift: Rochusstraße 1
Postleitzahl: 53123
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.BMAS.bund.de 🌏
E-Mail: zentrale-vergabestelle@bmas.bund.de 📧
Telefon: +49 228995271604 📞
Fax: +49 228995272253 📠
Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-03-02 📅
Einreichungsfrist: 2012-04-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-03-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 45-073957
ABl. S-Ausgabe: 45
Zusätzliche Informationen
“1.) Bedingungen für den Erhalt der Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen sind bitte mittels E-Mail unter Angabe des Aktenzeichens Zb 1 – 04812 - 7/13 bei...”
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“1 Übersicht.”
“Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ist dafür zuständig, die sozialen Systeme funktionsfähig zu halten, für soziale Integration zu sorgen...”
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“Ziele des Digitalisierungsdienstes sind:”
“— Bereitstellung eines einfach nutzbaren Digitalisierungsdienstes, der in verschiedenen fachlichen Kontexten wiederverwendet werden kann,”
“— Eine möglichst frühzeitige Digitalisierung und Volltexterkennung des Posteingangs für einen elektronischen Geschäftsgang ermöglichen,”
“— Unterstützung der Metadatenerfassung durch Automatismen der Erkennung,”
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“— Eine beweiskräftige Digitalisierung, die eine zeitversetzte Vernichtung des gescannten Papiers ermöglicht ("ersetzendes Scannen"), muss in einer späteren...”
“1.2 Gegenstand der Beschaffung.”
“Gegenstand dieser Vergabe ist die Lieferung, Erstellung und die Bereitstellung eines Scansystems in mehreren Liegenschaften verteilt auf Bonn und Berlin....”
“Das Scansystems soll.”
“— auf Standardsoftware basieren,”
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“— die Digitalisierungsprozesse optimal unterstützen,”
“— eine OCR-Erkennung durchführen sowie,”
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“Das Scansystem soll lose an ein Dokumentenmanagementsystem, an das E-Mail-System (Exchange) und weitere Fachverfahren gekoppelt und so ausgelegt werden,...”
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“Ziel der Erstimplementierung des Scansystems ist es, eine Basis zu schaffen, so dass der weitere Ausbau im Wesentlichen durch Konfiguration von...”
“Die Optionen werden in den Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung) erläutert.”
Dauer: 6 Monate
Referenznummer: Zb1-04812-7/13
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“I.1) Unternehmensdarstellung (für jedes beteiligte Unternehmen gefordert):”
“I.1.1) Name, Adresse und Hauptsitz des Unternehmens,”
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“I.1.2) Orte der Niederlassungen mit Anzahl der Mitarbeiter,”
“I.1.2) Angabe einer Kontaktperson, mit Telefonnummer und sonstigen Kommunikationsadressen,”
“I.1.3) Kurzdarstellung des Unternehmens und seiner Personalstruktur unter Angabe der Mitarbeiteranzahl,”
“I.1.4) aktuelles Organigramm (soweit vorhanden),”
“I.1.5) Leistungsportfolio,”
“I.1.6) Anteil von Scanlösungen am Gesamtumsatz der letzten 3 Jahre,”
“I.1.7) Angabe der Zahl der Mitarbeiter mit Projekterfahrungen in folgenden Bereichen:”
“a) Projektleitung;”
“b) Scanlösung;”
“d) Schulung.”
“I.2) Bei mehreren beteiligten Unternehmen (Bietergemeinschaften oder Generalunternehmer als Einzelbieter mit Subunternehmern):”
“I.2.1) beschreiben Sie die Verbindungsverhältnisse zwischen den beteiligten Unternehmen,”
“I.2.2) benennen Sie die vorgesehene Aufgabenteilung.”
“I.3) Unterschriebene Erklärung des Bieters (bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von jedem Mitglied abzugeben), dass:”
“I.3.1. über sein/ihr Vermögen weder das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser...”
“I.3.2. sich sein/ihr Unternehmen nicht in Liquidation befindet,”
“I.3.3. keine Person, deren Verhalten ihm/ihnen zuzurechnen ist, wegen der in § 6 EG Abs. 4 Buchstabe a) bis g) VOL/A genannten Verstöße oder wegen...”
“I.3.4. er/sie alle Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat/haben,”
“I.3.5. er/sie allen evtl. bestehenden Meldepflichten gegenüber Handelsregister, Berufsgenossenschaft, Handwerkskammer, IHK oder anderen Körperschaften des...”
“I.4) Unterschriebene Erklärung des Bewerbers (bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von jedem Mitglied abzugeben), dass:”
“I.4.1. bis zum Projektbeginn alle eingesetzten Mitarbeiter nachweislich gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sicherheitsüberprüft sind,”
“I.4.2. die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetztes eingehalten werden.”
“Die zu einigen Anforderungen angegebenen Formblätter zur Darstellung Ihrer Leistungsfähigkeit stehen unter...”
“III.1) Der Bieter muss folgende Nachweise erbringen:”
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“III.1.1) Benennung von mindestens vier Referenzen zu Scanlösungen (Formblatt E1). Alle Referenzen müssen aus den letzten drei Jahren stammen.”
“Darstellung (Formblatt E2) von genau drei verschiedenen Referenzen aus der erstellten Liste. Die Referenzen sind so auszuwählen, dass in den drei Referenzen...”
“— Erkennung und Validierung von Metadaten,”
“— Steuerung des Übergabeziels anhand erfasster oder erkannter Metadaten,”
“— Aufteilung einer Sendung (Brief) in mehrere Dokumente unter Beibehaltung des Sendungszusammenhangs,”
“— geografisch verteilte Scanstationen mit zentraler Verwaltung,”
“— Übergabe an verschiedene Zielsysteme mit technisch unterschiedlichen Schnittstellen wie Datenbankanbindung, Web-Service, Dateisystem,”
“— Übergabe an ein zentrales Zielsystem,”
“— ersetzendes Scannen, so dass bei Vernichtung der Papieroriginale die Rechtskraft erhalten bleibt.”
“III.1.2) Nachweise der personellen Leistungsfähigkeit durch Beifügen von für das angebotene Scansystem relevanten Zertifikaten oder Kenntnisnachweisen bei...”
“III.2) Die für die Leistung verantwortlichen Personen in den Rollen Projektleiter/in und Lösungsarchitekt/in sind zu benennen und ihre Qualifikation ist...”
“Diese Personen müssen nachgewiesen über mindestens 2 Jahre praktische Erfahrungen in den für ihre Rolle relevanten Bereichen verfügen.”
“Legen Sie für diese Personen jeweils ein Mitarbeiterprofil bei. Stellen Sie dabei dar, ob und in welcher Rolle diese Mitarbeiter in den unter III.1.1)...”
Geforderte Kautionen und Garantien:
“Gemäß Vergabeunterlagen.”
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Gemäß Vergabeunterlagen.”
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
“Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) – siehe VI.3).”
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅
Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2012-08-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️
Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.BMAS.bund.de 🌏
Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Zb1-04812-7/13
Zusätzliche Informationen
“1.) Bedingungen für den Erhalt der Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen sind bitte mittels E-Mail unter Angabe des Aktenzeichens Zb 1 – 04812 - 7/13 bei...”
“Sie werden nur in papiergebundener Form abgegeben (nicht elektronisch oder per Fax).”
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“2.) Information zu Arbeitsgemeinschaften”
“Die Bildung von Arbeitsgemeinschaften in Form von Bietergemeinschaften oder der Einsatz von Subunternehmern ist ausdrücklich erwünscht.”
“3.) Information zur Bietergemeinschaften:”
“Für den Fall eines gemeinschaftlichen Angebots durch eine Bietergemeinschaft ist eine Erklärung nach folgendem Muster abzugeben:”
“Wir, [namentliche Nennung aller einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft], erklären für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages [namentliche...”
“4.) Information zum Zuschlagsvorbehalt:”
“Die Erteilung des Zuschlags steht unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit der benötigten Haushaltsmittel.”
“5.) Information zur Sprache, in der Angebote abgegeben werden müssen:”
“Angebote müssen in Deutscher Sprache abgegeben werden. Sie können darüber hinaus in einer Zweitausfertigung auch in englischer Sprache abgegeben werden....”
Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“Für Nachprüfungsverfahren gelten die Fristen gemäß §§ 101 a und 107 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung.”
Quelle: OJS 2012/S 045-073957 (2012-03-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-05-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-05-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 88-143536
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 45-073957
ABl. S-Ausgabe: 88
Quelle: OJS 2012/S 088-143536 (2012-05-03)
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