Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Landkreis Oberhavel - Der Landrat- FB Personal und Finanzen, Zentrale Vergabestelle

In der Kreisverwaltung Oberhavel soll für alle Fachbereiche (rund 1.000 Beschäftigte) stufenweise ein flächendeckendes zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt werden. Mit einem kompetenten Anbieter wird ein Rahmenvertrag über die hausweite Einführung einer DMS-Softwarelösung abgeschlossen.
Art und Umfang der Leistung:
1. Bereitstellung einer anwenderfreundlichen, performanten DMS-Lösung zur Digitalisierung von Dokumenten, elektronischen Aktenbearbeitung und revisionssicheren Langzeitarchivierung für die Kreisverwaltung Oberhavel,
2. Beratung und Begleitung bei der erstmaligen Einführung der DMS-Lösung für den Pilotbereich (Bauordnung) inkl. Feinkonzeption
3. Konfiguration bzw. Anpassung der DMS-Lösung an die technischen (Terminalserver mit Windows 2008 R2 ff, vorzugweise Oracle-Datenbank alternativ MSSQL) und organisatorischen Gegebenheiten der Kreisverwaltung Oberhavel,
4. Installation sowie technische Kooperation mit der hauseigenen DV-Abteilung bei der Inbetriebnahme der DMSSoftware inkl. Migration von Altdaten,
5. Vorhalten eines Echt- und Testsystems mit der Möglichkeit der Mandantenfähigkeit für ggf. weitere Verwendung des DMS im Rahmen von interkommunaler Zusammenarbeit,
6. Einweisung und Schulung von Anwendern und Administratoren sowie technische Supportleistungen,
7. Integration bzw. Schnittstellen zur Office-Software und den eingesetzten Fachverfahren (v.a. ProBAUG, OPEN/PROSOZ, IKOL). Für den weiteren Einsatz wird die Programmierung ggf. noch nicht vorhandener Schnittstellen in Kooperation mit Fachverfahrens-Herstellern gefordert,
8. Fortwährende Pflege und Weiterentwicklung des DMS im Zusammenhang mit rechtlichen, technischen und organisatorischen Änderungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-08-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-07-12.

Wer?

• Landkreis Oberhavel - Der Landrat- FB Personal und Finanzen, Zentrale Vergabestelle

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Oberhavel

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-07-12	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2012-07-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Menge oder Umfang:

Rahmenvereinbarung über Lizenzlieferung, Installation, Anpassung, Schulung und Wartung eines Systems für ein Dokumentenmanagementsystem mit zunächst 50 Anwendern und im Laufe der Vertragslaufzeit je nach Umsetzungsverlauf bis 31.12.2017 zzgl. Wartung/ Pflege mit perspektivisch 1 000 Arbeitsplätzen. Als Option wird die Verlängerung der Rahmenvereinbarung um mindestens 1 Jahr vereinbart.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Oberhavel - Der Landrat- FB Personal und Finanzen, Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Adolf-Dechert-Str. 1
Postleitzahl: 16515
Postort: Oranienburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.oberhavel.de 🌏
E-Mail: jana.pyritz@oberhavel.de 📧
Telefon: +49 3301601373 📞
Fax: +49 3301601370 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-07-12 📅
Einreichungsfrist: 2012-08-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-07-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 136-226862
ABl. S-Ausgabe: 136
Zusätzliche Informationen

Die Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, werden anhand der unter Punkt IV.1.2 sowie der in Anlage 1 zum Teilnahmeantrag genannten Eignungskriterien ausgewählt. Die Nachweise sind anhand der Checkliste in Anlage 2 zum Teilnahmeantrag zusammen mit den Eigenerklärungen in Anlage 3 zum Teilnahmeantrag vollständig mit dem von der Zentralen Vergabestelle bereitgestellten Teilnahmeantrag abzugeben. Ansonsten kann der Teilnahmeantrag nicht gewertet werden. Von der Zentralen Vergabestelle des Landkreises Oberhavel werden Teilnahmeanträge mit den dazugehörigen Anlagen an interessierte Unternehmen per E-Mail versandt, um eine Einheitlichkeit beim Teilnahmewettbewerb zu gewährleisten. Bitte wenden Sie sich per E-Mail an jana.pyritz@oberhavel.de oder per Fax unter +49 3301601370, damit ein Teilnahmeantrag zur Verfügung gestellt werden kann. Nur die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bewerber erhalten weitergehende Unterlagen zur Erstellung eines Angebotes. Es ist vorgesehen, dass mit den Bietern, dessen Angebote in die weitere Wertung kommen, Präsentationen mit anschließenden Verhandlungen in der Zeit vom 24.9.-5.10.2012 stattfinden. Der genaue Termin wird in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Eine Vergütung der Präsentation oder von Ausgaben, die im Rahmen des Vergabeverfahrens entstehen (z. B. Reisekosten), erfolgt nicht. Bewerber, die bis zum 27.8.2012 keine Nachricht erhalten haben, können davon ausgehen, dass sie im weiteren Vergabeverfahren nicht berücksichtigt worden sind.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Art und Umfang der Leistung:

1. Bereitstellung einer anwenderfreundlichen, performanten DMS-Lösung zur Digitalisierung von Dokumenten, elektronischen Aktenbearbeitung und revisionssicheren Langzeitarchivierung für die Kreisverwaltung Oberhavel,

2. Beratung und Begleitung bei der erstmaligen Einführung der DMS-Lösung für den Pilotbereich (Bauordnung) inkl. Feinkonzeption

3. Konfiguration bzw. Anpassung der DMS-Lösung an die technischen (Terminalserver mit Windows 2008 R2 ff, vorzugweise Oracle-Datenbank alternativ MSSQL) und organisatorischen Gegebenheiten der Kreisverwaltung Oberhavel,

4. Installation sowie technische Kooperation mit der hauseigenen DV-Abteilung bei der Inbetriebnahme der DMSSoftware inkl. Migration von Altdaten,

5. Vorhalten eines Echt- und Testsystems mit der Möglichkeit der Mandantenfähigkeit für ggf. weitere Verwendung des DMS im Rahmen von interkommunaler Zusammenarbeit,

6. Einweisung und Schulung von Anwendern und Administratoren sowie technische Supportleistungen,

7. Integration bzw. Schnittstellen zur Office-Software und den eingesetzten Fachverfahren (v.a. ProBAUG, OPEN/PROSOZ, IKOL). Für den weiteren Einsatz wird die Programmierung ggf. noch nicht vorhandener Schnittstellen in Kooperation mit Fachverfahrens-Herstellern gefordert,

8. Fortwährende Pflege und Weiterentwicklung des DMS im Zusammenhang mit rechtlichen, technischen und organisatorischen Änderungen.

Referenznummer: KVOP.11.4.920.37.OV007.12
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Landkreis Oberhavel, Adolf-Dechert-Str. 1, 16515 Oranienburg soweit erforderlich zzgl. der Außenstellen der Kreisverwaltung in Oranienburg und Gransee.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Auszug aus dem Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes, sofern auf Grund der Rechtsform des Bieters möglich (Handelsregister, Handwerksrolle) in Kopie,

— gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, der zuständigen Krankenkasse und der zuständigen Berufsgenossenschaft (oder nicht älter als 6 Monate) in Kopie,

— gültiger Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung in Kopie.

Sonstiger Nachweis (vgl. Punkt IV.1.2):

— seit wie vielen Jahren ist das Unternehmen im DMS-Markt tätig,

— Wurde das DMS in den letzten 5 Geschäftsjahren in öffentlichen Verwaltungen auf kommunaler Ebene (Landkreisverwaltung, Gemeindeverwaltung) erfolgreich eingeführt,

— Anzahl der DMS-Einführungen und fortwährender Produktiveinsatz in der öffentlichen Verwaltung auf kommunaler Ebene (Landkreisverwaltung, Gemeindeverwaltung) durch das Unternehmen oder autorisierte Partner des Unternehmens in den letzten 5 Geschäftsjahren,

— Wie viel Prozent der Arbeitsplätze der gesamten Verwaltung wurden in diesen Projekten auf DMS umgestellt und nutzen die Funktion der elektronischen Akte,

— Anzahl der DMS-Einführungen insgesamt in öffentlichen Verwaltungen in der Größenordnung der Kreisverwaltung Oberhavel (d.h. mit min. 1 000 Beschäftigten),

— Ist das DMS gegenwärtig in öffentlichen Verwaltungen in produktivem Einsatz,

— Anzahl der Kunden-Arbeitsplätze, die das DMS derzeitig nutzen,

— In wie vielen Verwaltungen wurde das DMS in den folgenden Bereichen bereits eingeführt: Bereich Bauordnung (davon mit Schnittstelle zu ProBAUG), Jobcenter (davon mit Schnittstelle zu OPEN/PROSOZ), Bereich Kasse (davon mit Schnittstelle zu H&H-HKR) Eigenerklärung,

— ob über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde,

— ob sich das Unternehmen in der Liquidation befindet,

— dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt,

— dass das Unternehmen die Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (BbgVergG) ordnungsgemäß erfüllt 5 Standardformular 2 - DE,

— Vor-Ort-Garantie, dass an den vereinbarten Projektarbeitstagen min. 2 Mitarbeiter in Oranienburg vor Ort sein werden,

— Garantie der Lauffähigkeit der DMS-Lösung unter den im Teilnahmeantrag genannten technischen Rahmenbedingungen der IT-Landschaft der Kreisverwaltung Oberhavel,

— dass die Projektmitarbeiter, deren Profile in dem Teilnahmeantrag angegeben sind, oder vergleichbar geeignete Mitarbeiter vertraglich für die Umsetzung des Projektes benannt werden.

Näheres siehe Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb. Diese Aufforderung ist bei der unter I.1) angegebenen Adresse anzufordern und wird kostenlos zugesandt.

Bieter, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftlandes vorzulegen.

Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Erklärungen/Unterlagen von jedem Mitglied dieser vorzulegen.

Darüber hinaus sind auch Eigenerklärungen zulässig.

Der Nachweis der Eignung kann neben der Eintragung in das PQ-Verzeichnis auch durch einen Eintrag im ULV der Auftragsberatungsstelle Brandenburg e.V. erbracht werden. Hierzu ist das Zertifikat über diese Eintragung vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren und Umsatz des Unternehmens, soweit dieser Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (vergleichbar entspricht Einführung/Wartung eines DMS in öffentlichen Verwaltungen auf Landkreis- und Gemeindeebene),

— Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte und Liste der Mitarbeiter, die im Projekt beteiligt sein werden sowie deren Ausbildung und projektspezifische Berufserfahrung.

Näheres siehe Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb. Diese Aufforderung ist bei der unter I.1) angegebenen Adresse anzufordern und wird kostenlos zugesandt.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Gewährleistung der Lauffähigkeit der DMS-Lösung unter den im Teilnahmeantrag genannten technischen Rahmenbedingungen der IT-Landschaft der Kreisverwaltung Oberhavel (Eigenerklärung, vgl. Punkt III.2.1).

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Gemäß Vergabe- und Vertragsordung für Leistungen (VOL), den Besonderen und Zusätzlichen Vertragsbedingungen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,

— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft erklärt ist,

— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,

— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,

— dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 5
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Die Komplexität des Projektes, die erheblichen zeitlichen Aufwände für die jeweiligen Installationen und die technischen Gegebenheiten machen die.

Übersteigung einer Rahmenvereinbarung von 4 Jahren erforderlich.

Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Geschäftserfahrung (10 %).

— seit wie vielen Jahren ist das Unternehmen im DMS-Markt tätig,

Gewichtung insgesamt 30 %.

Erfahrung mit auftragsähnlich durchgeführten Großprojekten (80 %).

— Wurde das DMS in den letzten 5 Geschäftsjahren in öffentlichen Verwaltungen auf kommunaler Ebene (Landkreisverwaltung, Gemeindeverwaltung) erfolgreich eingeführt? (KO-Kriterium),

— Wie viel Prozent der Arbeitsplätze der gesamten Verwaltung wurden in diesen Projekten auf DMS umgestellt und nutzen die Funktion der elektronischen Akte,

— Anzahl der DMS-Einführungen insgesamt in öffentlichen Verwaltungen in der Größenordnung der Kreisverwaltung Oberhavel (d.h. mit min. 1 000 Beschäftigten),

— Ist das DMS gegenwärtig in öffentlichen Verwaltungen in produktivem Einsatz DMS-Einsatz (20 %),

— Anzahl der Kunden-Arbeitsplätze, die das DMS derzeitig nutzen,

Gewichtung insgesamt 70 %.

Eigenerklärung,

— ob sich das Unternehmen in der Liquidation befindet,

— dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt,

— dass das Unternehmen die Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (BbgVergG) ordnungsgemäß erfüllt 7 Standardformular 2 - DE,

— Vor-Ort-Garantie, dass an den vereinbarten Projektarbeitstagen min. 2 Mitarbeiter in Oranienburg vor Ort sein werden,

— Garantie der Lauffähigkeit der DMS-Lösung unter den im Teilnahmeantrag genannten technischen Rahmenbedingungen der IT-Landschaft der Kreisverwaltung Oberhavel,

— dass die Projektmitarbeiter, deren Profile in dem Teilnahmeantrag angegeben sind, oder vergleichbar geeignete Mitarbeiter vertraglich für die Umsetzung des Projektes benannt werden.

Näheres siehe Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb. Diese Aufforderung ist bei der unter I.1) angegebenen Adresse anzufordern und wird kostenlos zugesandt.

Bieter, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftlandes vorzulegen.

Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Erklärungen/Unterlagen von jedem Mitglied dieser vorzulegen.

Darüber hinaus sind auch Eigenerklärungen zulässig.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.oberhavel.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-01-01 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: KVOP.11.4.920.37.OV007.12
Zusätzliche Informationen

Von der Zentralen Vergabestelle des Landkreises Oberhavel werden Teilnahmeanträge mit den dazugehörigen Anlagen an interessierte Unternehmen per E-Mail versandt, um eine Einheitlichkeit beim Teilnahmewettbewerb zu gewährleisten. Bitte wenden Sie sich per E-Mail an jana.pyritz@oberhavel.de oder per Fax unter +49 3301601370, damit ein Teilnahmeantrag zur Verfügung gestellt werden kann.

Nur die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bewerber erhalten weitergehende Unterlagen zur Erstellung eines Angebotes. Es ist vorgesehen, dass mit den Bietern, dessen Angebote in die weitere Wertung kommen, Präsentationen mit anschließenden Verhandlungen in der Zeit vom 24.9.-5.10.2012 stattfinden. Der genaue Termin wird in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Eine Vergütung der Präsentation oder von Ausgaben, die im Rahmen des Vergabeverfahrens entstehen (z. B. Reisekosten), erfolgt nicht.

Bewerber, die bis zum 27.8.2012 keine Nachricht erhalten haben, können davon ausgehen, dass sie im weiteren Vergabeverfahren nicht berücksichtigt worden sind.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 331-8661652 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 10 Kalendertagen nach Absendung des Informationsschreibens per Fax gemäß § 101a Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Landkreis Oberhavel
Postanschrift: Adolf-Dechert-Str. 1
Postort: Oranienburg
Postleitzahl: 16515
Telefon: +49 3301-601373 📞
Fax: +49 3301-601370 📠
Quelle: OJS 2012/S 136-226862 (2012-07-12)

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