Einführung eines Enterprise Content Management Systems bei der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns
Die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns (KVB) plant die Einführung eines organisationsweiten Enterprise Content Management Systems (ECM-System). Das zu beschaffende ECM-System soll an allen sieben Standorten der KVB und perspektivisch in allen Abteilungen zum Einsatz kommen. Nach abgeschlossener Einführung werden rund 1 300 operativ tätige Mitarbeiter regelmäßigen Zugriff auf das ECM-System haben. Langfristig sollen im ECM-System mindestens 50 Millionen Dokumente und bis zu 6 000 000 Akten über unterschiedlich lange Zeiträume von bis zu 50 Jahren rechts- und revisionssicher verwaltet werden.
Die Hauptaufgaben des zukünftigen ECM-Systems sind die digitale Erfassung, Bereitstellung und Verwaltung aller eingehenden und neu erstellten Dokumente. Perspektivisch soll es den rund 24 000 Mitgliedern der KVB möglich sein, über eine gesicherte Internetanbindung auf ausgewählte Dokumente des ECM-Systems zugreifen zu können. Für die Bearbeitung von Workflows ist bei der KVB das Geschäftsprozessmanagement-System (GPM-System) inubit Suite 6 (
www.inubit.com) im Einsatz. Das angebotene ECM-System muss daher standardisierte Schnittstellen zum Daten-Austausch zwischen ECM- und GPM-System anbieten. Zur rechtssicheren Zustellung von Dokumenten und zur Realisierung des vernichtenden Scannens ist für öffentliche Unternehmen der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur zwingend. Das angebotene ECM-System muss daher eine marktübliche Lösung zur qualifizierten elektronischen Signatur einbinden können. Schließlich muss das ECM-System an die spezifischen Anforderungen der KVB angepasst werden. Für die Umsetzung dieser Anforderungen sucht die KVB ein geeignetes Softwaresystem sowie einen geeigneten Vertragspartner, der die Umsetzung zusammen mit dem Projektteam der KVB, bestehend aus IT und Fachbereich, realisiert. Nach derzeitigem Stand sind folgende Einführungsschritte geplant und Bestandteil der Vergabe:
(1) Erstkonfiguration: Bereitstellung und Konfiguration einer Basislösung bis Anfang 2013. Diese umfasst den Aufbau einer zentralen Scan-Stelle samt Anbindung an das ECM-System. Darüber hinaus die Integration des GPM-Systems inubit Suite 6 sowie einer noch zu benennenden Signaturkomponente.
(2) Pilotbetrieb: Gemeinsame Konzeption und Einführung des ECM-Systems in einer Pilotabteilung bis Mitte 2013.
(3) Datenmigration: Gemeinsame Konzeption und Unterstützungsleistung bei der Migration von Daten aus Bestandssystemen der KVB in das ECM-System.
(4) Wissensaufbau: Entwicklung und Durchführung von Schulungen für die Mitarbeiter, IT-Administratoren und das Projektteam (fachlich und IT). Das Ziel ist ein umfassender Wissenstransfer mit dem sichergestellt wird, dass die flächendeckende Ausrollung des ECM-Systems durch die KVB weitgehend selbst übernommen werden kann.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-04-05.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-03-05.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-03-05
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Auftragsbekanntmachung
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| 2013-04-04
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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