Einführung eines Enterprise Content Management Systems bei der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns

Kassenärztliche Vereinigung Bayerns

Die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns (KVB) plant die Einführung eines organisationsweiten Enterprise Content Management Systems (ECM-System). Das zu beschaffende ECM-System soll an allen sieben Standorten der KVB und perspektivisch in allen Abteilungen zum Einsatz kommen. Nach abgeschlossener Einführung werden rund 1 300 operativ tätige Mitarbeiter regelmäßigen Zugriff auf das ECM-System haben. Langfristig sollen im ECM-System mindestens 50 Millionen Dokumente und bis zu 6 000 000 Akten über unterschiedlich lange Zeiträume von bis zu 50 Jahren rechts- und revisionssicher verwaltet werden.
Die Hauptaufgaben des zukünftigen ECM-Systems sind die digitale Erfassung, Bereitstellung und Verwaltung aller eingehenden und neu erstellten Dokumente. Perspektivisch soll es den rund 24 000 Mitgliedern der KVB möglich sein, über eine gesicherte Internetanbindung auf ausgewählte Dokumente des ECM-Systems zugreifen zu können. Für die Bearbeitung von Workflows ist bei der KVB das Geschäftsprozessmanagement-System (GPM-System) inubit Suite 6 (www.inubit.com) im Einsatz. Das angebotene ECM-System muss daher standardisierte Schnittstellen zum Daten-Austausch zwischen ECM- und GPM-System anbieten. Zur rechtssicheren Zustellung von Dokumenten und zur Realisierung des vernichtenden Scannens ist für öffentliche Unternehmen der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur zwingend. Das angebotene ECM-System muss daher eine marktübliche Lösung zur qualifizierten elektronischen Signatur einbinden können. Schließlich muss das ECM-System an die spezifischen Anforderungen der KVB angepasst werden. Für die Umsetzung dieser Anforderungen sucht die KVB ein geeignetes Softwaresystem sowie einen geeigneten Vertragspartner, der die Umsetzung zusammen mit dem Projektteam der KVB, bestehend aus IT und Fachbereich, realisiert. Nach derzeitigem Stand sind folgende Einführungsschritte geplant und Bestandteil der Vergabe:
(1) Erstkonfiguration: Bereitstellung und Konfiguration einer Basislösung bis Anfang 2013. Diese umfasst den Aufbau einer zentralen Scan-Stelle samt Anbindung an das ECM-System. Darüber hinaus die Integration des GPM-Systems inubit Suite 6 sowie einer noch zu benennenden Signaturkomponente.
(2) Pilotbetrieb: Gemeinsame Konzeption und Einführung des ECM-Systems in einer Pilotabteilung bis Mitte 2013.
(3) Datenmigration: Gemeinsame Konzeption und Unterstützungsleistung bei der Migration von Daten aus Bestandssystemen der KVB in das ECM-System.
(4) Wissensaufbau: Entwicklung und Durchführung von Schulungen für die Mitarbeiter, IT-Administratoren und das Projektteam (fachlich und IT). Das Ziel ist ein umfassender Wissenstransfer mit dem sichergestellt wird, dass die flächendeckende Ausrollung des ECM-Systems durch die KVB weitgehend selbst übernommen werden kann.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-04-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-03-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• SER Solutions Deutschland GmbH

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Bayerns

Wie?

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-03-05	Auftragsbekanntmachung
2013-04-04	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-03-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Menge oder Umfang:

Die angestrebte ECM-Lösung soll nach derzeitigem Stand folgende Kernfunktionen umfassen:(1) Gemeinsame rechts- und revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten aller Organisationseinheiten in einheitlicher Struktur mit Zugriff von allen Standorten.(2) Scannen der Papiereingangspost mit OCR- und Barcodeerkennung zunächst nur in München, perspektivisch an allen Standorten. Täglich gehen rund 1 000 Postsendungen mit rund 3 000 Seiten bei der KVB ein.(3) Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur bei der digitalen Erfassung von Papierdokumenten und bei der Ablage von elektronisch erstellten Dokumenten.(4) Archivierung eingehender Faxe, individuell ausgewählter E-Mails (MS Outlook 2003) sowie individuell erstellter Dokumente (MS-Office 2003) im ECM-System. Archivierung von Dokumenten aus Serien- und Massendruckverfahren, Import von PDF-Dokumenten aus proprietären Systemen.(5) Dokumente sollen nach dem Scannen in elektronischer Form den Sachbearbeitern zugeleitet und dort in elektronischer Form bearbeitet werden. Hierzu sind Erfassungsszenarien für frühes Scannen, regelbasierte Verteilung in Gruppen- oder Einzelpostkörbe, Werkzeuge zum Aufsetzen und Pflegen von Verteil- und Bearbeitungsregeln notwendig (Postkorb/Workflow).(6) Organisation der archivierten Dokumente in Aktenstrukturen. Zentrale Speicherung von Dokumenten mit Versionsverwaltung. Darstellung der unterschiedlichen Dokumententypen in einem Multiformat-Viewer.(7) Anbindung des GPM-Systems inubit Suite 6. Die Bearbeitung von komplexen datenzentrierten Vorgängen (z.B. Genehmigungsanträge) erfolgt ausschließlich im GPM-System, das ECM-System dient hier nur als Dokumentenspeicher. Ausgelesene Dokumenteninformationen (z.B. aus Barcodes) werden an das GPM-System übermittelt, finale Dokumente aus dem GPM-System werden im ECM-System abgelegt.(8) Rechte- und Rollenkonzept und Protokollierung der Zugriffe. Zugriffsschutz für die Dokumente und Akten.(9) Mandantenfähigkeit des Systems.Nicht-Bestandteile des Projekts sind nach derzeitigem Stand:(1) Vollständige E-Mail-Archivierung zur Entlastung des Mail-Systems.(2) Abbildung komplexer datenzentrierter Workflows mit Integration von Drittsystemen(3) Collaboration-Funktionen wie virtuelle Projekträume, Teamkalender, Blogs, Wikis.(4) Ablösung bestehender Systeme wie SAP oder Intranet.Art, Umfang und Ort der Leistung:(1) Gemeinsame Entwicklung eines Konzepts zur Einführung des ECM-Systems in der KVB. Von der KVB werden sowohl fachliche wie auch technische Anforderungen geliefert.(2) Gemeinsame Entwicklung eines Konzepts für die Datenmigration von Daten aus Bestandssystemen der KVB sowie Unterstützungsleistung bei der Durchführung der Datenmigration.(3) Anpassung des ECM-Systems nach Vorgaben des erarbeiteten Konzepts. Realisierung des ECM-Systems in einer Pilotabteilung. Beratung bei der Hardware-Auswahl und Aufbau eines Scan- und Indexierarbeitsplatzes.(4) Schulung der Systemadministratoren, Anwender (Pilotabteilung) und Projektmitglieder der KVB.(5) Lieferung einer deutschsprachigen Systemdokumentation unter Berücksichtigung der bei der KVB realisierten Lösung.(6) Ableitung von belastbaren Aussagen über die zu erwartenden Kosten und Zeiträume für die flächendeckende Einführung des Systems.(7) Wartung und Support des ECM-Systems.(8) Das ECM-System wird zunächst am Standort München eingeführt. Der Zugriff auf das ECM-System muss zur Abnahme auch an den anderen sechs Standorten möglich sein.

Menge oder Umfang

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Vereinigung Bayerns
Postanschrift: Elsenheimerstr. 39
Postleitzahl: 80687
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.kvb.de 🌏
E-Mail: ecm-ausschreibung@kvb.de 📧
Telefon: +49 89570932383 📞
Fax: +49 895709361383 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-03-05 📅
Einreichungsfrist: 2012-04-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-03-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 46-075911
ABl. S-Ausgabe: 46
Zusätzliche Informationen

(1) Der Auftraggeber stellt für die Teilnahmeanträge Bewerbungsbögen und weitere Unterlagen zur Verfügung. Es werden nur Teilnahmeanträge berücksichtigt, die unter Verwendung des Bewerbungsbogens des Auftraggebers eingereicht werden. Die zu verwendenden Bewerbungsbögen können angefordert werden unter der E-Mail-Adresse "ECM-Ausschreibung@kvb.de". Dabei sind die Firma mit Adresse sowie ein während des gesamten Verfahrens verantwortlicher Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzugeben. (2) Die Bewerbungsbögen sind vollständig auszufüllen, zu unterschreiben und nebst Anlagen in Papierform einzureichen. Zur Vereinfachung der Bewertung werden die Teilnehmer gebeten, alle Informationen zusätzlich auf einer CD-ROM einzureichen. (3) Die Teilnahmeanträge sind in einem verschlossenen Umschlag mit der Kennzeichnung: "Bitte nicht öffnen! Teilnahmeantrag ECM-Systemauswahl" bei der unter Ziffer I.1 genannten Anschrift per Post oder persönlich einzureichen. Das Einreichen von Teilnahmeanträgen oder Bewerbungsunterlagen per Fax oder E-Mail ist nicht zugelassen. Die Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge endet am Donnerstag, 5.4.2012 um 12:00 Uhr. (4) Fragen oder Hinweise der Bewerber können nur in deutscher Sprache und ausschließlich per E-Mail an die E-Mail-Adresse "ECM-Ausschreibung@kvb.de" gerichtet werden. Soweit relevant, werden Antworten auf Fragen oder Hinweise der Bewerber per E-Mail auch an alle anderen Bewerber versandt. Die Versendung erfolgt an die bei Abruf des Bewerbungsbogens angegebenen E-Mail-Adresse der benannten verantwortlichen Person. Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen auch die anderen Bewerber noch rechtzeitig erreichen, müssen die Rückfragen oder Hinweise bis spätestens Freitag, 23.3.2012 bei der oben genannten Stelle eingehen. Spätere Fragen oder Hinweise können im Sinne des Wettbewerbs und der Gleichbehandlung nicht mehr beantwortet/bearbeitet werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Hauptaufgaben des zukünftigen ECM-Systems sind die digitale Erfassung, Bereitstellung und Verwaltung aller eingehenden und neu erstellten Dokumente. Perspektivisch soll es den rund 24 000 Mitgliedern der KVB möglich sein, über eine gesicherte Internetanbindung auf ausgewählte Dokumente des ECM-Systems zugreifen zu können. Für die Bearbeitung von Workflows ist bei der KVB das Geschäftsprozessmanagement-System (GPM-System) inubit Suite 6 (www.inubit.com) im Einsatz. Das angebotene ECM-System muss daher standardisierte Schnittstellen zum Daten-Austausch zwischen ECM- und GPM-System anbieten. Zur rechtssicheren Zustellung von Dokumenten und zur Realisierung des vernichtenden Scannens ist für öffentliche Unternehmen der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur zwingend. Das angebotene ECM-System muss daher eine marktübliche Lösung zur qualifizierten elektronischen Signatur einbinden können. Schließlich muss das ECM-System an die spezifischen Anforderungen der KVB angepasst werden. Für die Umsetzung dieser Anforderungen sucht die KVB ein geeignetes Softwaresystem sowie einen geeigneten Vertragspartner, der die Umsetzung zusammen mit dem Projektteam der KVB, bestehend aus IT und Fachbereich, realisiert. Nach derzeitigem Stand sind folgende Einführungsschritte geplant und Bestandteil der Vergabe:

(1) Erstkonfiguration: Bereitstellung und Konfiguration einer Basislösung bis Anfang 2013. Diese umfasst den Aufbau einer zentralen Scan-Stelle samt Anbindung an das ECM-System. Darüber hinaus die Integration des GPM-Systems inubit Suite 6 sowie einer noch zu benennenden Signaturkomponente.

(2) Pilotbetrieb: Gemeinsame Konzeption und Einführung des ECM-Systems in einer Pilotabteilung bis Mitte 2013.

(3) Datenmigration: Gemeinsame Konzeption und Unterstützungsleistung bei der Migration von Daten aus Bestandssystemen der KVB in das ECM-System.

(4) Wissensaufbau: Entwicklung und Durchführung von Schulungen für die Mitarbeiter, IT-Administratoren und das Projektteam (fachlich und IT). Das Ziel ist ein umfassender Wissenstransfer mit dem sichergestellt wird, dass die flächendeckende Ausrollung des ECM-Systems durch die KVB weitgehend selbst übernommen werden kann.

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Menge oder Umfang:

Die angestrebte ECM-Lösung soll nach derzeitigem Stand folgende Kernfunktionen umfassen:

(1) Gemeinsame rechts- und revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten aller Organisationseinheiten in einheitlicher Struktur mit Zugriff von allen Standorten.

(2) Scannen der Papiereingangspost mit OCR- und Barcodeerkennung zunächst nur in München, perspektivisch an allen Standorten. Täglich gehen rund 1 000 Postsendungen mit rund 3 000 Seiten bei der KVB ein.

(3) Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur bei der digitalen Erfassung von Papierdokumenten und bei der Ablage von elektronisch erstellten Dokumenten.

(4) Archivierung eingehender Faxe, individuell ausgewählter E-Mails (MS Outlook 2003) sowie individuell erstellter Dokumente (MS-Office 2003) im ECM-System. Archivierung von Dokumenten aus Serien- und Massendruckverfahren, Import von PDF-Dokumenten aus proprietären Systemen.

(5) Dokumente sollen nach dem Scannen in elektronischer Form den Sachbearbeitern zugeleitet und dort in elektronischer Form bearbeitet werden. Hierzu sind Erfassungsszenarien für frühes Scannen, regelbasierte Verteilung in Gruppen- oder Einzelpostkörbe, Werkzeuge zum Aufsetzen und Pflegen von Verteil- und Bearbeitungsregeln notwendig (Postkorb/Workflow).

(6) Organisation der archivierten Dokumente in Aktenstrukturen. Zentrale Speicherung von Dokumenten mit Versionsverwaltung. Darstellung der unterschiedlichen Dokumententypen in einem Multiformat-Viewer.

(7) Anbindung des GPM-Systems inubit Suite 6. Die Bearbeitung von komplexen datenzentrierten Vorgängen (z.B. Genehmigungsanträge) erfolgt ausschließlich im GPM-System, das ECM-System dient hier nur als Dokumentenspeicher. Ausgelesene Dokumenteninformationen (z.B. aus Barcodes) werden an das GPM-System übermittelt, finale Dokumente aus dem GPM-System werden im ECM-System abgelegt.

(8) Rechte- und Rollenkonzept und Protokollierung der Zugriffe. Zugriffsschutz für die Dokumente und Akten.

(9) Mandantenfähigkeit des Systems.

Nicht-Bestandteile des Projekts sind nach derzeitigem Stand:

(1) Vollständige E-Mail-Archivierung zur Entlastung des Mail-Systems.

(2) Abbildung komplexer datenzentrierter Workflows mit Integration von Drittsystemen

(3) Collaboration-Funktionen wie virtuelle Projekträume, Teamkalender, Blogs, Wikis.

(4) Ablösung bestehender Systeme wie SAP oder Intranet.

Art, Umfang und Ort der Leistung:

(1) Gemeinsame Entwicklung eines Konzepts zur Einführung des ECM-Systems in der KVB. Von der KVB werden sowohl fachliche wie auch technische Anforderungen geliefert.

(2) Gemeinsame Entwicklung eines Konzepts für die Datenmigration von Daten aus Bestandssystemen der KVB sowie Unterstützungsleistung bei der Durchführung der Datenmigration.

(3) Anpassung des ECM-Systems nach Vorgaben des erarbeiteten Konzepts. Realisierung des ECM-Systems in einer Pilotabteilung. Beratung bei der Hardware-Auswahl und Aufbau eines Scan- und Indexierarbeitsplatzes.

(4) Schulung der Systemadministratoren, Anwender (Pilotabteilung) und Projektmitglieder der KVB.

(5) Lieferung einer deutschsprachigen Systemdokumentation unter Berücksichtigung der bei der KVB realisierten Lösung.

(6) Ableitung von belastbaren Aussagen über die zu erwartenden Kosten und Zeiträume für die flächendeckende Einführung des Systems.

(7) Wartung und Support des ECM-Systems.

(8) Das ECM-System wird zunächst am Standort München eingeführt. Der Zugriff auf das ECM-System muss zur Abnahme auch an den anderen sechs Standorten möglich sein.

Referenznummer: 10719368
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

(1) Name, Anschrift und Rechtsform des Bewerbers (bei Bewerbergemeinschaften aller Mitglieder und Angabe des vertretungsberechtigten Mitglieds). (A)

(2) Aktueller Auszug aus dem Handels- bzw. Berufsregister des jeweiligen Herkunftslandes, nicht älter als 3 Monate, gerechnet vom Schlusstermin zur Einreichung der Bewerbung (bei Bewerbergemeinschaften für jedes Mitglied). (A)

(3) Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 6 EG Abs. 4 -6 VOL/A vorliegen (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied). (A)

(4) Schutzerklärung der Bayerischen Staatsregierung (bei Bewerbergemeinschaften für jedes Mitglied). (A)

Hinweise: Der Auftraggeber stellt für die geforderten Angaben Bewerbungsbögen zur Verfügung (Näheres siehe Ziffer VI.3); (A) bedeutet, dass bei fehlenden Erklärungen / Unterlagen der Ausschluss erfolgt (=Ausschlusskriterium); der Auftraggeber behält sich jedoch vor, fehlende Erklärungen / Unterlagen einmalig unter Fristsetzung nachzufordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

(5) Angabe der Gesamtjahresumsätze im D-A-CH-Raum in den Jahren 2009, 2010, 2011 (bei Bewerbergemeinschaften für jedes Mitglied). (B)

(6) Angabe der Umsätze aus Entwicklung, Projektmanagement und Service für die angebotene ECM-Lösung im D-A-CH-Raum in den Jahren 2009, 2010, 2011 (bei Bewerbergemeinschaften für jedes Mitglied). (B)

(7) Nachweis der bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung. (A)

(8) Anzahl der ECM-Kunden, die aktuell im D-A-CH-Raum betreut werden. (B)

Hinweise: Der Auftraggeber stellt für die geforderten Angaben Bewerbungsbögen zur Verfügung (Näheres siehe Ziffer VI.3). (A) bedeutet, dass bei fehlenden Erklärungen / Unterlagen der Ausschluss erfolgt (=Ausschlusskriterium); der Auftraggeber behält sich jedoch vor, fehlende Erklärungen / Unterlagen einmalig unter Fristsetzung nachzufordern. (B) bedeutet, dass es sich um ein Bewertungskriterium handelt, das bei der Bewerberauswahl berücksichtigt wird. (siehe IV.1.2) – auch insoweit behält sich der Auftraggeber vor, fehlende Erklärungen / Unterlagen einmalig unter Fristsetzung nachzufordern.

Mindeststandards: Die mit A gekennzeichneten Unterlagen müssen vorliegen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

(9) Angabe der Anzahl aller Mitarbeiter, die ausschließlich für Entwicklung, Projektmanagement und Service für die angebotene ECM-Lösung im D-A-CH-Raum in den Jahren 2009, 2010, 2011 zuständig waren. (I)

(10) Beschreibung des angebotenen ECM-Basissystems und zusätzlich notwendiger Komponenten unter Angabe von Eigenentwicklungen und Drittprodukten. (= ECM-System). Es ist zu erklären, ob das angebotene ECM-System folgende wesentliche ECM-Funktionalitäten umfasst: (B)

(a) elektronische Archivierung,

(b) elektronische Dokumentenverwaltung (Versionierung; CheckIn / CheckOut etc.),

(d) regelbasierte Postkorb/Workflow Komponente.

Hinweis: Bei der Erklärung ist anzugeben, ob nach der Installation des ECM-Basissystems die vier zuvor genannten ECM-Funktionalitäten gegebenenfalls durch zusätzliche Freigabe über Lizenzschlüssel im ECM-Basissystem zur Verfügung stehen, supported werden und jeweils einer einheitlichen Releasepflege unterworfen sind.

(11) Angabe, ob alle angebotenen Softwarekomponenten des ECM-Systems, mit denen die Anwender arbeiten, inkl. Anwenderhilfe und Anwenderdokumentation durchgängig in deutscher Sprache verfügbar sind. (A)

(12) Erklärung, ob das ECM-System eine Volltext-Datenbanksuche im Recherche-Client und Standard-Akten-Client anbietet. (B)

(13) Erklärung, ob das ECM-System für den Einsatz auf den Server-Betriebssystemen Windows Server 2008 R2 oder RedHat Linux 6 freigegeben ist und supported wird. (A)

(14) Erklärung, ob das / ECM-System auf virtualisierten Server-Umgebung VMWare ESXi v5.x lauffähig sind und supported werden. (A)

(15) Erklärung, ob die Client-Komponenten (mit Ausnahme lokaler Scann-Treiber und der Attribuierungs-Arbeitsplatz) des ECM-Systems in der virtualisierten Server-Umgebung VMWare ESXi v5.x wie auch auf mobilen Geräten (Notebooks) lauffähig sind und supported werden. (A)

Hintergrund: auf dem zentralen Virtualisierungsserver in München sind eigene virtuelle Sessions eingerichtet. Die Anwender in den Standorten schalten sich von einem Thin-Client per Remotedesktopverbindung auf ein virtuelles Clientbetriebssystem, das über die vollständigen Funktionalitäten wie ein normaler PC mit Betriebssysteminstallation verfügt.

(16) Erklärung, ob auch periphere Server-Funktionen wie Rendition u.a. in der virtualisierten Umgebung VMWare ESXi v5.x lauffähig sind und supported werden. (B)

(17) Erklärung, ob das ECM-System eine der Datenbanken MS SQL-Server 2008 oder Oracle 11g (oder höher) unterstützt und für diese freigegeben sind. (A)

(18) Erklärung, ob das ECM-System MS Office 2003 und MS Outlook 2003 und deren Folgeversionen funktional unterstützen. (A)

(19) Angabe, ob für das angebotene ECM-System Testate über Revisionssicherheit oder mögliche Einsatzmöglichkeiten gemäß GOBS vorliegen. (B)

(20) Vorhandensein einer standardisierten und dokumentierten Schnittstelle zum Datenaustausch zwischen IT-Systemen (Fachanwendungen, beispielsweise inubit Suite 6) und dem angebotenen ECM-System. (A)

(21) Erklärung/Darstellung der Einbindung von marktüblichen Lösungen zur qualifizierten elektronischen Signatur in das angebotene ECM-System. (A)

(22) Angabe der eigenen Projekt- und Implementierungserfahrung mit dem angebotenen ECM-System in Jahren und Anzahl der Projekte. (B)

(23) Benennung von 3 ECM-Referenzprojekten. Bevorzugt sollen die Referenzen aus dem Bereich der Sozialgesetzgebung oder einem vergleichbaren hochregulierten, behördlichen Umfeld stammen oder Referenzen sein, bei denen das ECM-System erfolgreich an die inubit Suite angebunden wurde oder die Integration des ECM-Systems mit einer marktübliche Signaturlösung erfolgte. (B)

Dabei sind folgende Angaben zu machen:

(a) Auftraggebers mit Ansprechpartner (Name und Telefonnummer)

(b) Zeitpunkt der Beauftragung und Projektlaufzeit

(d) Konkreter Auftragsumfang (Entwicklung kundenspezifischer Lösung, Lieferung und Installation, Schulung, Rollout durch Bewerber oder Auftraggeber, Wartung, Service und Support etc.)

(e) Anzahl der aktiven User

(f) Anzahl der täglich verarbeiteten Dokumente

(g) Datenbank des Kunden

(h) Beschreibung der Schnittstellen zu einem einzubindenden GPM-System (welchem?)

(i) Beschreibung der Anbindung marktüblicher qualifizierter elektronischer Signaturen (welcher?)

(24) Erklärung über die Bereitschaft, über die ausgeschriebenen Leistungen einen Vertrag auf der Grundlage des EVB-IT Systemvertrags einschließlich der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Erstellung eines IT-Systems (EVB-IT System) und der VOL/B sowie die Datenschutzvereinbarung des Auftraggebers abzuschließen (EVB-IT System und VOL/B stehen unter http://www.kbst.bund.de zur Einsichtnahme bereit; die Datenschutzvereinbarung wird mit den Bewerbungsbögen zur Verfügung gestellt).(A)

(25) Erklärung, dass der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft – gegebenenfalls unter Einbindung von Nachunternehmern – bereit und in der Lage ist, die ausgeschriebene Leistung in ihrer Gesamtheit (Konfiguration, Lieferung, Implementierung und Support des ECM-Systems einschließlich zu verbauender Fremdprodukte) anzubieten und zu erbringen. (A)

Mindeststandards:

Die mit A gekennzeichneten Anforderungen/Erklärungen/Unterlagen müssen erfüllt sein bzw. vorliegen.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Siehe Ausschreibungsunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Ausschreibungsunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Keine Vorgaben.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

(1) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit 10 % (2) Technische Leistungsfähigkeit 90 % (2a) Funktionalitäten ECM Basissystem 50 % (2b) Implementierungserfahrung und Referenzen 40 %. Bei jedem Kriterium können 0 bis 5 Punkte erreicht werden. Dabei kommt das umgekehrte Schulnotensystem zur Anwendung (5 = sehr gut / 0 = ungenügend). Die jeweils erreichte Punktzahl wird mit dem Gewichtungsfaktor multipliziert und die hierbei ermittelten Werte zu einem Gesamtwert summiert. Die fünf Bewerber mit dem höchsten Gesamtwert werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: IT-Einkauf
Herrn Nikita Decke
Internetadresse: www.kvb.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 10719368
Zusätzliche Informationen

(2) Die Bewerbungsbögen sind vollständig auszufüllen, zu unterschreiben und nebst Anlagen in Papierform einzureichen. Zur Vereinfachung der Bewertung werden die Teilnehmer gebeten, alle Informationen zusätzlich auf einer CD-ROM einzureichen.

(3) Die Teilnahmeanträge sind in einem verschlossenen Umschlag mit der Kennzeichnung: "Bitte nicht öffnen! Teilnahmeantrag ECM-Systemauswahl" bei der unter Ziffer I.1 genannten Anschrift per Post oder persönlich einzureichen. Das Einreichen von Teilnahmeanträgen oder Bewerbungsunterlagen per Fax oder E-Mail ist nicht zugelassen.

Die Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge endet am Donnerstag, 5.4.2012 um 12:00 Uhr.

(4) Fragen oder Hinweise der Bewerber können nur in deutscher Sprache und ausschließlich per E-Mail an die E-Mail-Adresse "ECM-Ausschreibung@kvb.de" gerichtet werden. Soweit relevant, werden Antworten auf Fragen oder Hinweise der Bewerber per E-Mail auch an alle anderen Bewerber versandt. Die Versendung erfolgt an die bei Abruf des Bewerbungsbogens angegebenen E-Mail-Adresse der benannten verantwortlichen Person. Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen auch die anderen Bewerber noch rechtzeitig erreichen, müssen die Rückfragen oder Hinweise bis spätestens Freitag, 23.3.2012 bei der oben genannten Stelle eingehen. Spätere Fragen oder Hinweise können im Sinne des Wettbewerbs und der Gleichbehandlung nicht mehr beantwortet/bearbeitet werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstrasse 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762847 📞
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 101a GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 1–3 GWB).

Quelle: OJS 2012/S 046-075911 (2012-03-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-04-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 307 572,00 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Unbestimmt

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: ecm-ausschreibung@kvb.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-04-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-04-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 068-112793
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 46-075911
ABl. S-Ausgabe: 68

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Technischer Wert, Qualität (60)
2. Preis (40)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-03-08 📅
Name: SER Solutions Deutschland GmbH
Postanschrift: Innovationspark Rahms
Postort: Neustadt/Wied
Postleitzahl: 53577
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: markus.dillig@ser.de 📧
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2013/S 068-112793 (2013-04-04)

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