Erarbeitung eines Verwaltungs- und Strukturkonzeptes für die Stadtverwaltung Chemnitz

Stadt Chemnitz

1 Einführung; Die Verwaltung der kreisfreien Stadt Chemnitz (ca. 240 000 Einwohner) gliedert sich organisatorisch in 29 Ämter und Selbständige Einrichtungen, die wiederum auf 4 verschiedene Dezernate aufgeteilt und insgesamt mit einem Stellenbestand von derzeit ca. 2 660 Stellen ausgestattet sind (ohne Kindertagesstätten und Jobcenter). Räumlich teilen sich diese Ämter und Einrichtungen derzeit auf 4 Hauptverwaltungsstandorte und diverse weitere Nebenverwaltungsstandorte auf. Zur Sicherstellung des Haushaltsausgleichs im Jahr 2015 wurde 2010 ein Entwicklungs- und Konsolidierungskonzept (EKKo I) erstellt und im Juli 2012 fortgeschrieben (EKKo II). Dieses Konzept setzt sich aus Einzelmaßnahmen zusammen, die in den Jahren 2011 bis 2015 umzusetzen sind und dauerhafte Einsparungen im Personal- und Sachkostenbereich in Höhe von 57 Mio. € erbringen sollen. Im Rahmen dieses Konzepts wird die Maßnahme 18/02 bearbeitet, die über die Einführung von E-Government ein effizientes und modernes Verwaltungshandeln bestmöglich unterstützten soll. Die interne und externe Leistungserstellung soll damit sowohl effizient und wirtschaftlich als auch kundenorientiert erfolgen. Diese Maßnahme geht mit einer geplanten Stelleneinsparung von 90 AE einher. Betriebsbedingte Kündigungen (einschließlich Änderungskündigungen) sind per Dienstvereinbarung bis zum 31.12.2015 ausgeschlossen. 2 Zielstellung; Der Stadtrat hat die Stadtverwaltung Chemnitz beauftragt, die Erstellung eines Gutachtens an ein geeignetes externes Beratungsunternehmen zu vergeben. Der Auftragnehmer wird im Rahmen des Entwicklungs- und Konsolidierungskonzeptes beauftragt, dem Stadtrat zur Fortschreibung und Sicherstellung der Haushaltskonsolidierung sowie zur Erhaltung der Handlungsfähigkeit der Stadt Chemnitz und unter Berücksichtigung der Hinweise der Landesdirektion zur Haushaltsgenehmigung ein umfassendes Verwaltungs- und Strukturkonzept zu erarbeiten. Ausgehend vom derzeitigen IST-Zustand ist durch den Auftragnehmer eine Analyse der derzeitigen organisatorischen, strukturellen und technischen Rahmenbedingungen der Stadtverwaltung Chemnitz unter Einbeziehung des vorliegenden Wibera-Gutachtens vorzunehmen. Im Ergebnis dessen sind Empfehlungen zur Schaffung schlanker serviceorientierter Abläufe und Strukturen (flache Hierarchien, Bündelung und zweckmäßige Größe von Verwaltungseinheiten, Bürokratieabbau, überschaubare Controlling- und Steuerungssysteme) zu erarbeiten. Dies erfolgt u. a. mit dem Ziel, ab dem Jahr 2014 mindestens 25 AE und ab dem Jahr 2015 nochmals 75 AE (noch zu erbringende Stellenuntersetzung aus Maßnahme 18/02) kostenwirksam einzusparen. Die vom Auftragnehmer zum Abbau zu benennenden Stellen sind zusätzlich zu den bereits im Rahmen des EKKo I und EKKo II benannten Stellen zu sehen. Die bereits umgesetzten und beschlossenen Maßnahmen sind somit mit zu betrachten, eine Prüfung der EKKo I und EKKo II- Maßnahmen hat jedoch nicht zu erfolgen. Dafür sind ebenfalls eine Aufgabenkritik (insbesondere zu allen freiwilligen Leistungen) der gesamten Verwaltung und eine Standardprüfung der internen und externen Leistungen (insbesondere aller pflichtigen Leistungen) vorzulegen. Hierzu ist ein Überblick in Gestalt eines Leistungskataloges aller pflichtigen und freiwilligen Aufgaben zu erstellen. In diesem Katalog sind die Kosten der Produkte in der Stadt Chemnitz und ein interkommunaler Vergleich darzustellen. 3 Aufgabenbeschreibung; Der Auftragnehmer erstellt ein umfassendes Verwaltungs- und Strukturkonzept. Dabei sind folgende Ergebnisse zu erbringen: A) Konzept zur Schaffung schlanker serviceorientierter Abläufe und Strukturen sowie überschaubarer Controlling- und Steuerungssysteme; Der Auftragnehmer liefert vor dem Hintergrund einer durchzuführenden Untersuchung der Stadtverwaltung Chemnitz ein Konzept, das verdeutlicht wie schlanke serviceorientierte Abläufe und Strukturen im Sinne eines modernen öffentlichen Dienstleistungsunternehmens erreicht werden können und welche strategischen Ausrichtungen und Handlungsstränge hierzu gezielt verfolgt werden sollten. Insbesondere; - die Auswirkungen und Einsparpotentiale, die aus den derzeitigen technischen und rechtlichen E-Government-Entwicklungen erwachsen, - prozessstatt aufgabenorientierter Strukturen und Abläufe, - in anderen Behörden oder Teilen der Privatwirtschaft erprobte Dienstleistungsstrukturen für externe Leistungen (Trennung Front-/Back office, Kundenportale etc.); - die Implementierung von Shared Service Centern zur Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen für interne Querschnittsaufgaben; - die Aufbaustruktur der Verwaltung hinsichtlich der Größe und Handlungsfähigkeit der Ämter und Einrichtungen; sind dabei zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer untersetzt dieses Konzept mit konkreten Vorschlägen für praktisch umsetzbare Einzelmaßnahmen, die in Summe ein Einsparungspotential von 100 AE bzw. 5 Mio. EUR aufzeigen und tatsächlich rechtfertigen. Darüber hinaus ist durch den Auftragnehmer aufzuzeigen, ob und unter welchen Rahmenbedingungen ein weiteres Dezernat entfallen kann und welche Auswirkungen in der Stadtverwaltung Chemnitz entstehen. Eine entsprechende Neustrukturierung der Dezernatsbereiche ist darzustellen und zu begründen. Der Auftragnehmer konzipiert ein überschaubares Controlling- und Steuerungssystem im Kontext der konkreten landesrechtlichen Haushaltsregelungen des Freistaates Sachsen. In diesem Zusammenhang wird für die Stadtverwaltung Chemnitz ein Vorschlag erarbeitet, der aufzeigt, wie eine bessere Steuerung durch den Stadtrat mittels Kennzahlen erreicht werden kann. B) Aufgaben- und Produktkritik zur gesamten Verwaltung (Zweckkritik und Vollzugskritik), inkl. einer Standardprüfung aller internen und externen Leistungen; Die Stadtverwaltung Chemnitz erstellt im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung verschiedenste Produkte und Dienstleistungen. In Abhängigkeit von der Art der Aufgabe (Pflichtaufgaben, freiwillige Aufgaben) und der erforderlichen Qualität und Quantität der Leistungserstellung hat die Verwaltung einen unterschiedlichen Handlungsspielraum, ob und wie die Produkte und Leistungen erstellt werden. Vom Auftragnehmer sind der konkrete Handlungsund Entscheidungsspielraum hinsichtlich der Leistungserstellung aufzuzeigen und alle Leistungen der Stadtverwaltung Chemnitz entsprechend zu bewerten. Vom Auftragnehmer sind insbesondere alle die Leistungen aufzuzeigen, die; - eine im interkommunalen Vergleich erhöhte Qualität oder Quantität aufweisen (über die "Standardleistung" hinausgehen bzw. der Bevölkerungsentwicklung nicht mehr entsprechen), - nicht von der Stadtverwaltung Chemnitz erbracht werden müssen (vollständiger Handlungs- und Entscheidungsspielraum der Stadtverwaltung Chemnitz), - wirtschaftlicher erbracht werden können. Die entsprechende Bewertung ist zu begründen und mit Vergleichsbeispielen (z. B. "best practice") zu untersetzen. Die Bewertung des Auftragnehmers muss geeignet sein, um in einer auf den Ergebnissen dieses Beratungsauftrags aufsetzenden kommunalen Aufgabenkritik entscheiden zu können, welche Aufgaben/Leistungen strategischen Charakter für die Stadt haben und welche der Aufgaben perspektivisch wegfallen können. C) Prüfung weiterer Handlungsoptionen; Durch den Auftragnehmer sind auf der Grundlage bereits vorliegender Erfahrungswerte in anderen Kommunen ergänzende Vorschläge zu unterbreiten für; - Leistungsprivatisierungen, Ausgliederungen, - Shared Services durch interkommunale Zusammenarbeit, wenn dadurch nachhaltig und maßgeblich Kosten reduziert werden können.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-10-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-09-04.

Wer?

• • Stadt Chemnitz

Wie?

• • Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit › Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste