Fachliche und technische Konzeption und Realisierung einer neuen Anwendung zur Verwaltung, Erschließung und Benutzung von Film-Archivgut als Modullösung innerhalb der geplanten Archivverwaltungssoftware des Bundesarchivs Basys 3 ("Basys 3-Film")

Bundesarchiv

Das Bundesarchiv strebt den Abschluss eines EVB-IT-Systemvertrags über die Erstellung einer Archivverwaltungssoftware zur Unterstützung aller archivischen Arbeitsabläufe im Filmarchiv an („Basys 3 – Film").
Die Anwendung ist fachlich und technisch zu konzipieren und zu realisieren. Dabei müssen zwei Altanwendungen des Filmarchivs abgelöst und in ihren Funktionalitäten integriert werden. Die Anwendung ist als Teilsystem der Archivverwaltungssoftware Basys 3 anzusehen, die im Laufe der nächsten Jahre im Bundesarchiv auf Basis einer serviceorientierten Architektur entwickelt wird. Alle Daten sind aus zwei Datenbanken in eine Datenbank zu migrieren. Alle zur Erstellung und Einführung der Software sowie zur Migration der Daten erforderlichen Dienstleistungen (Beratung, Workshops, fachliche Konzeption, DV-Konzept, Prototyping, Implementierung, Datenmigration, Systemtests, Unterstützung des Roll-out, Benutzerschulung, Handbuch/Hilfeerstellung sowie Systemserviceleistung nach Abnahme des Systems) werden beauftragt. Der geplante Zeitrahmen umfasst bis zur Abnahme 3 Jahre. Workshops, Beratungs- und Implementierungsleistungen werden in Koblenz und in Berlin erwartet. Im Anschluss hieran beginnt ein 3-jähriger Systemservice, der ebenfalls Bestandteil des Auftrags ist.
Vorhaben:
Das Bundesarchiv arbeitet bei der Archivierung von Filmen derzeit mit zwei unterschiedlichen Datenbankanwendungen:
Die Informix-basierte Datenbank-Anwendung Thomson dient der Erschließung und Recherche der eingelagerten Filmexemplare sowie der Organisation der zugehörigen Verwaltungsdaten (Titelaufnahme, teilweise filmografische Zuordnung, Übernahme- und magazintechnische Dokumentation, Restaurierungsworkflow, konservatorische Befundung, Restaurierungshistorie sowie Benutzungen und Bestellungen). Für Thomson ist eine Windows95-taugliche Hardwareumgebung nötig, weswegen es wünschenswert ist, eine schnelle Ablösung dieser Datenbank prioritär zu behandeln.
Zur Formal- und Sacherschließung von Werkdaten wird seit 2004 die Standardsoftware Mavis verwendet, die auf Basis einer Oracle-Datenbank arbeitet. Mavis wurde mit dem Ziel beschafft, Thomson nach notwendigen Anpassungsprogrammierungen und vollständiger Migration der Daten abzulösen. Die Datenmigration von Thomson nach Mavis blieb fehlerbehaftet und unvollständig, konnte wegen zwischenzeitlicher Fortschreibung der Daten in Mavis jedoch nicht rückgängig gemacht werden.
Seither werden die beschriebenen Arbeitsprozesse in jeweils getrennten Datenbanken abgebildet und die fehlende strukturelle Verbindung durch manuelle Verweise ersetzt.
Die beiden Altanwendungen Thomson und Mavis sollen in Basys 3 – Film unter Berücksichtigung neuer zusätzlicher Anforderungen zusammengeführt werden. Zu den Anforderungen zählen vorrangig Übernahme, Magazinverwaltung, Benutzung, Erschließung, Bestandserhaltung, Verwaltung unterschiedlicher Exemplare zu einem Filmwerk, Importschnittstellen, Bereitstellung für externe Systeme, Rechteverwaltung, Statistik und die Integration in die Archivsoftwarelandschaft Basys 3 des Bundesarchivs. Dabei sind einschlägige fachliche Normen, sicherheitstechnische Standards und rechtliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Die neue Anwendung muss zukunftsfähig und auch bei großen Datenmengen performant sein, stabil und effizient arbeiten, skalierbar sein und über geeignete Schnittstellen den Datenaustausch mit externen Systemen unterstützen.
Geeignete Module der bestehenden Archivverwaltungssoftware Basys 2 sind dabei nachzunutzen, Look & Feel von Basys 2 ist richtungsweisend.
Eine besondere Schwierigkeit des Projekts besteht in der zeitkritischen Ablösung der Thomson-Anwendung bei dem gleichzeitig verfolgten Ziel einer Integration der Funktionen der abzulösenden Anwendungen und der Zusammenführung in einem einheitlichen Datenmodell. Eine weitere Schwierigkeit besteht in der durch gescheiterte Migrationen bedingten Datensituation.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-12-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-11-05.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Hewlett-Packard GmbH

Wer?

• • Bundesarchiv

Wie?

• • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• • Berlin › Berlin
• • Rheinland-Pfalz › Koblenz