Fachsoftware für das kommunale Facilitymanagement
Der Kommunale Immobilien Service (KIS) ist ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam mit ca. 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hauptaufgabe des KIS ist die Errichtung, Erweiterung, Bewirtschaftung und Vermietung von Gebäuden und Grundstücken sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen. Neben den eigenen Gebäuden bewirtschaftet der KIS als Dienstleister die im städtischen Besitz befindlichen Gebäude wie Garagen, Verwaltungsgebäude, Feuerwehren, Klein- und Erholungsgebäude. Im Rahmen der Bestandsoptimierung sichert der KIS ein bedarfsgerechtes Immobilienportfolio für alle Fachbereiche der Landeshauptstadt. Dazu gehören auch der Ankauf oder die Anmietung neuer Flächen sowie die Veräußerung nicht mehr benötigter Immobilien. Der KIS stellt zudem freien Trägern Liegenschaften und Gebäude (z. B. Kindertagesstätten, Schulgebäude) zur entgeltlichen Nutzung bereit, z. T. auf langfristiger Grundlage in Form von Erbbaurechten. Die Tätigkeiten des KIS erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudemanagements. Hierzu gehören u.a. Neuvermietungen, Kündigungen, Mietanpassungen, Stammdatenpflege (Flächen, Ausstattung), Korrespondenzen zu Stammdaten und Mietverträgen, Mahn- und Klageverfahren (teilweise), Kautionen verwalten (teilweise), Erstellung und Korrespondenz zu Betriebskosten, Anpassung von Vorauszahlungen, Beauftragung und Nachverfolgung der regelmäßigen Wartungen, der geplante und ungeplante Bauunterhalt sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen.
Der KIS plant im Zuge der internen Umstrukturierung eine Neuausrichtung und Erweiterung der bestehenden IT-Systemlandschaft. Gegenstand des Auftrages ist daher die Beschaffung, Installation und Anpassung einschließlich Inbetriebnahme einer Software für Facilitymanagement (FM-System), ausgerichtet auf die besonderen Anforderungen und Abläufe des kommunalen Gebäudemanagements. Das FM-System soll für ca. 70 Nutzer eingeführt werden. Alle Vorgänge, welche im Zusammenhang mit der Verwaltung und laufenden Bewirtschaftung von Immobilien anfallen, sollen durch das System abgebildet und dokumentiert werden. Hierzu gehört auch die Abbildung von Sanierungsmaßnahmen und Neubauprojekten. Das System soll in die bestehende IT-Landschaft und Infrastruktur des KIS integriert und an den individuellen Bedarf des KIS durch Customizing der Anwendung und ggf. durch notwendige Anpassungsprogrammierungen angepasst werden. Die Leistung umfasst auch die Übernahme von Datenbeständen aus Altsystemen und die Implementierung einer automatisierten Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System newsystem® kommunal, um systemübergreifende Geschäftsprozesse (Finanzwesen, Kostenrechnung) abzubilden. Es ist daher ein Pflichtenheft zu erarbeiten. Dieses umfasst insbesondere die notwendigen durchzuführenden Anpassungen des FM-Systems im Hinblick auf die Prozessabläufe des KIS und definiert den Umfang der notwendigen Schnittstellen. Bestandteil der Leistungen sind darüber hinaus notwendige Funktionstests und die fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen. Im Rahmen der Einführung sind Key-User und IT-Mitarbeiter-Schulungen durchzuführen. Für die Nutzungsdauer des Systems soll ein Software-Pflege- und Supportvertrag abgeschlossen werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-05-25.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-04-24.
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2012-04-24
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Auftragsbekanntmachung
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| 2012-04-27
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Ergänzende Angaben
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| 2012-09-21
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Ergänzende Angaben
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