Fachsoftware für das kommunale Facilitymanagement

Landeshauptstadt Potsdam, Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam

Der Kommunale Immobilien Service (KIS) ist ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam mit ca. 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hauptaufgabe des KIS ist die Errichtung, Erweiterung, Bewirtschaftung und Vermietung von Gebäuden und Grundstücken sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen. Neben den eigenen Gebäuden bewirtschaftet der KIS als Dienstleister die im städtischen Besitz befindlichen Gebäude wie Garagen, Verwaltungsgebäude, Feuerwehren, Klein- und Erholungsgebäude. Im Rahmen der Bestandsoptimierung sichert der KIS ein bedarfsgerechtes Immobilienportfolio für alle Fachbereiche der Landeshauptstadt. Dazu gehören auch der Ankauf oder die Anmietung neuer Flächen sowie die Veräußerung nicht mehr benötigter Immobilien. Der KIS stellt zudem freien Trägern Liegenschaften und Gebäude (z. B. Kindertagesstätten, Schulgebäude) zur entgeltlichen Nutzung bereit, z. T. auf langfristiger Grundlage in Form von Erbbaurechten. Die Tätigkeiten des KIS erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudemanagements. Hierzu gehören u.a. Neuvermietungen, Kündigungen, Mietanpassungen, Stammdatenpflege (Flächen, Ausstattung), Korrespondenzen zu Stammdaten und Mietverträgen, Mahn- und Klageverfahren (teilweise), Kautionen verwalten (teilweise), Erstellung und Korrespondenz zu Betriebskosten, Anpassung von Vorauszahlungen, Beauftragung und Nachverfolgung der regelmäßigen Wartungen, der geplante und ungeplante Bauunterhalt sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen.
Der KIS plant im Zuge der internen Umstrukturierung eine Neuausrichtung und Erweiterung der bestehenden IT-Systemlandschaft. Gegenstand des Auftrages ist daher die Beschaffung, Installation und Anpassung einschließlich Inbetriebnahme einer Software für Facilitymanagement (FM-System), ausgerichtet auf die besonderen Anforderungen und Abläufe des kommunalen Gebäudemanagements. Das FM-System soll für ca. 70 Nutzer eingeführt werden. Alle Vorgänge, welche im Zusammenhang mit der Verwaltung und laufenden Bewirtschaftung von Immobilien anfallen, sollen durch das System abgebildet und dokumentiert werden. Hierzu gehört auch die Abbildung von Sanierungsmaßnahmen und Neubauprojekten. Das System soll in die bestehende IT-Landschaft und Infrastruktur des KIS integriert und an den individuellen Bedarf des KIS durch Customizing der Anwendung und ggf. durch notwendige Anpassungsprogrammierungen angepasst werden. Die Leistung umfasst auch die Übernahme von Datenbeständen aus Altsystemen und die Implementierung einer automatisierten Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System newsystem® kommunal, um systemübergreifende Geschäftsprozesse (Finanzwesen, Kostenrechnung) abzubilden. Es ist daher ein Pflichtenheft zu erarbeiten. Dieses umfasst insbesondere die notwendigen durchzuführenden Anpassungen des FM-Systems im Hinblick auf die Prozessabläufe des KIS und definiert den Umfang der notwendigen Schnittstellen. Bestandteil der Leistungen sind darüber hinaus notwendige Funktionstests und die fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen. Im Rahmen der Einführung sind Key-User und IT-Mitarbeiter-Schulungen durchzuführen. Für die Nutzungsdauer des Systems soll ein Software-Pflege- und Supportvertrag abgeschlossen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-05-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-04-24.

Wer?

• Landeshauptstadt Potsdam, Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam

Wie?

Wo?

• Potsdam, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-04-24	Auftragsbekanntmachung
2012-04-27	Ergänzende Angaben
2012-09-21	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2012-04-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Menge oder Umfang:

— Erstellung Pflichtenheft,— Installation der Anwendung,— Integration in die bestehende Systemlandschaft,— Customizing / Anpassungsprogrammierung (falls notwendig),— Übernahme von Daten aus Altsystemen,— Implementierung einer automatisierten Schnittstelle zu newsystem®kommunal,— Funktionstest für die Anpassungen und die implementierte Schnittstelle,— Fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen,— Projektmanagement im gesamten Projekt,— Schulungen für Key-User und IT-Mitarbeiter,— Inbetriebnahme de Anwendung,— Abschluss eines Pflege- und Supportvertragsfür zunächst ein.Jahr. Dieser verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht vom Auftraggeber gekündigt wird.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeshauptstadt Potsdam, Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam
Postanschrift: Hegelallee 6-10
Postleitzahl: 14467
Postort: Potsdam
Kontakt
E-Mail: kis@rathaus.potsdam.de 📧
Telefon: +49 3312891452 📞
Fax: +49 3312891472 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-04-24 📅
Einreichungsfrist: 2012-05-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-04-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 83-136097
ABl. S-Ausgabe: 83
Zusätzliche Informationen

Für den Teilnahmeantrag haben die Bewerber die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen (Bewerbungsbogen) bei der für die Versendung von Unterlagen zuständigen Druckerei der Zentralen Dienst per E-Mail, Post- oder Fax schreiben unter Angabe des Akltenzeichens KIS1-2012-IT01 abzufordern und zu verwenden. Der Auftraggeber weist dabei darauf hin, dass die Vergabe im Wege eines Verhandlungsverfahrens erfolgt. D. h., es werden derzeit noch keine Vergabeunterlagen zur Abgabe eines Angebotes versandt. Die abzufordernden Unterlagen dienen somit nur der Einreichung eines Teilnahmeantrages auf Grundlage der bekannt gemachten und im Bewerbungsbogen konkretisierten Informationen. Bei der Erarbeitung und Übersendung der Teilnahmeanträge ist Folgendes zwingend zu beachten: 1. die Bewerber haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins den Teilnahmeantrag in einem geschlossenen Umschlag, auf dem der im Bewerbungsbogen enthaltene Kennzettel deutlich sichtbar anzubringen ist, bei der unter I.1 angegebenen Stelle einzureichen. 2. der Teilnahmeantrag ist an den im Bewerbungsbogen vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Im Fall der Bewerbung als Bewerbergemeinschaft ist der Teilnahmeantrag entweder von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft beizufügen. 3. die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in deutsch vorgelegt werden. 4. abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Im Übrigen wird die Vorlage von Erklärungen im Original erwartet, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist. 5. die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bewerber. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, das insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) verlangt oder eingeholt werden können. 6. der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für den Teilnahmeantrag notwendigen Informationen in der Bekanntmachung veröffentlicht wurden. Sollten dennoch Unklarheiten zum Teilnahmeantrag bestehen, sind Bewerberfragen schriftlich und in deutscher Sprache zu stellen. Sollte sich aus den Bewerberfragen und deren Beantwortung für das Teilnahmeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. 7. die Bewerber werden darauf hingewiesen, dass alle mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Erklärungen und Nachweise auch für das gegebenenfalls einzureichende Angebot Geltung haben sollen. Sofern sich im weiteren Verfahren Änderungen gegenüber dem Teilnahmeantrag ergeben, muss daher der Auftraggeber zu späterer Zeit gegebenenfalls erneut in eine Beurteilung der Eignung eintreten. 8. weiterhin wird darauf hingewiesen, dass mit Ausnahme des Termins für den Eingang der Teilnahmeanträge alle anderen ggf. angegebenen Termine vorläufiger Natur sind und sich in Abhängigkeit des Verfahrens jederzeit ändern können.

Zusätzliche Informationen

Für den Teilnahmeantrag haben die Bewerber die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen (Bewerbungsbogen) bei der für die Versendung von Unterlagen zuständigen Druckerei der Zentralen Dienst per E-Mail, Post- oder Fax schreiben unter Angabe des Akltenzeichens KIS1-2012-IT01 abzufordern und zu verwenden. Der Auftraggeber weist dabei darauf hin, dass die Vergabe im Wege eines Verhandlungsverfahrens erfolgt. D. h., es werden derzeit noch keine Vergabeunterlagen zur Abgabe eines Angebotes versandt. Die abzufordernden Unterlagen dienen somit nur der Einreichung eines Teilnahmeantrages auf Grundlage der bekannt gemachten und im Bewerbungsbogen konkretisierten Informationen. Bei der Erarbeitung und Übersendung der Teilnahmeanträge ist Folgendes zwingend zu beachten:

1. die Bewerber haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins den Teilnahmeantrag in einem geschlossenen Umschlag, auf dem der im Bewerbungsbogen enthaltene Kennzettel deutlich sichtbar anzubringen ist, bei der unter I.1 angegebenen Stelle einzureichen.

2. der Teilnahmeantrag ist an den im Bewerbungsbogen vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Im Fall der Bewerbung als Bewerbergemeinschaft ist der Teilnahmeantrag entweder von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft beizufügen.

3. die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in deutsch vorgelegt werden.

4. abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Im Übrigen wird die Vorlage von Erklärungen im Original erwartet, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.

5. die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bewerber. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, das insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) verlangt oder eingeholt werden können.

6. der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für den Teilnahmeantrag notwendigen Informationen in der Bekanntmachung veröffentlicht wurden. Sollten dennoch Unklarheiten zum Teilnahmeantrag bestehen, sind Bewerberfragen schriftlich und in deutscher Sprache zu stellen. Sollte sich aus den Bewerberfragen und deren Beantwortung für das Teilnahmeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren.

7. die Bewerber werden darauf hingewiesen, dass alle mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Erklärungen und Nachweise auch für das gegebenenfalls einzureichende Angebot Geltung haben sollen. Sofern sich im weiteren Verfahren Änderungen gegenüber dem Teilnahmeantrag ergeben, muss daher der Auftraggeber zu späterer Zeit gegebenenfalls erneut in eine Beurteilung der Eignung eintreten.

8. weiterhin wird darauf hingewiesen, dass mit Ausnahme des Termins für den Eingang der Teilnahmeanträge alle anderen ggf. angegebenen Termine vorläufiger Natur sind und sich in Abhängigkeit des Verfahrens jederzeit ändern können.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der KIS plant im Zuge der internen Umstrukturierung eine Neuausrichtung und Erweiterung der bestehenden IT-Systemlandschaft. Gegenstand des Auftrages ist daher die Beschaffung, Installation und Anpassung einschließlich Inbetriebnahme einer Software für Facilitymanagement (FM-System), ausgerichtet auf die besonderen Anforderungen und Abläufe des kommunalen Gebäudemanagements. Das FM-System soll für ca. 70 Nutzer eingeführt werden. Alle Vorgänge, welche im Zusammenhang mit der Verwaltung und laufenden Bewirtschaftung von Immobilien anfallen, sollen durch das System abgebildet und dokumentiert werden. Hierzu gehört auch die Abbildung von Sanierungsmaßnahmen und Neubauprojekten. Das System soll in die bestehende IT-Landschaft und Infrastruktur des KIS integriert und an den individuellen Bedarf des KIS durch Customizing der Anwendung und ggf. durch notwendige Anpassungsprogrammierungen angepasst werden. Die Leistung umfasst auch die Übernahme von Datenbeständen aus Altsystemen und die Implementierung einer automatisierten Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System newsystem® kommunal, um systemübergreifende Geschäftsprozesse (Finanzwesen, Kostenrechnung) abzubilden. Es ist daher ein Pflichtenheft zu erarbeiten. Dieses umfasst insbesondere die notwendigen durchzuführenden Anpassungen des FM-Systems im Hinblick auf die Prozessabläufe des KIS und definiert den Umfang der notwendigen Schnittstellen. Bestandteil der Leistungen sind darüber hinaus notwendige Funktionstests und die fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen. Im Rahmen der Einführung sind Key-User und IT-Mitarbeiter-Schulungen durchzuführen. Für die Nutzungsdauer des Systems soll ein Software-Pflege- und Supportvertrag abgeschlossen werden.

Menge oder Umfang:

— Erstellung Pflichtenheft,

— Installation der Anwendung,

— Integration in die bestehende Systemlandschaft,

— Customizing / Anpassungsprogrammierung (falls notwendig),

— Übernahme von Daten aus Altsystemen,

— Implementierung einer automatisierten Schnittstelle zu newsystem®kommunal,

— Funktionstest für die Anpassungen und die implementierte Schnittstelle,

— Fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen,

— Projektmanagement im gesamten Projekt,

— Schulungen für Key-User und IT-Mitarbeiter,

— Inbetriebnahme de Anwendung,

— Abschluss eines Pflege- und Supportvertragsfür zunächst ein.

Jahr. Dieser verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht vom Auftraggeber gekündigt wird.

Referenznummer: KIS1-2012-IT01
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Potsdam, Hegelallee 6-10.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen/Unterlagen vorzulegen:

1. schriftliche Erklärung des Bewerbers, dass keine Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzuordnen ist, aufgrund der in § 4 Abs. 6 VOF genannten Verstöße rechtskräftig verurteilt worden ist,

2. schriftliche Erklärung des Bewerbers, dass ob ein in § 4 Abs. 9 VOF erwähnter Ausschlussgrund, ein Verstoß im Sinne von § 21 AEntG und § 16 MiArbG oder ein Eintrag in der Sperrliste nach dem Brandeburger Vergabegesetz vorliegt; die Einholung eines Registerauszuges und die Abfrage einer Eintragung in der Sperrliste bleibt dem Auftraggeber vorbehalten,

3. Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister, soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedsstaates am Sitz oder Wohnsitz des Bewerbers Entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist.

4. Bewerbergemeinschaften sind zugelassen. Es ist eine von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft unterschriebene Erklärung vorzulegen, dass die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften. Darüber hinaus muss ein bevollmächtigter Vertreter benannt werden, der durch eine unterschriebene Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft legitimiert ist, diese im Vergabeverfahren zu vertreten,

5. Soweit eine Beteiligung als Bewerber-/Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind durch jedes Mitglied die unter Ziffer 1 bis 3 genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber/ die Bietergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung und zur Leistungserbringung der Fähigkeiten und Ressourcen von Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen zu bedienen, sind diese Unternehmen namentlich zu benennen. Ferner ist anzugeben welche Leistungsteile diese Unternehmen im Auftragsfall voraussichtlich übernehmen. Ferner sind von diesen Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen die vorgenannten Erklärungen und Nachweise ebenfalls vorzulegen.

6. Die Bewerber haben für die Abgabe vorgenannter Erklärungen die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen abzufordern und zu verwenden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen/Unterlagen vorzulegen:

1. Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers und den Umsatz für vergleichbare Liefer- und Dienstleistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren.

2. Soweit eine Beteiligung als Bewerber/Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind für jedes Mitglied Umsatzerklärungen der letzten 3 Geschäftsjahre (Gesamt und über vergleichbare Leistungen) vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber/die Bietergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung und zur Leistungserbringung der Fähigkeiten und Ressourcen von Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen zu bedienen, sind auch von diesen zu benennenden Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen die vorgenannten Umsatzerklärungen vorzulegen.

3. Die Bewerber haben für die Abgabe vorgenannter Erklärungen die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen abzufordern und zu verwenden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen/Unterlagen vorzulegen:

1. Unternehmensbeschreibung:

Kurze Beschreibung des Unternehmens, der Tätigkeitsbereiche und in welchen Schwerpunktbereichen das Unternehmen seit welchem Zeitpunkt tätig ist. Gehen Sie dabei auch auf Beteiligungsverhältnissen sowie Standorte und Niederlassungen ein. Fügen Sie falls vorhanden ein Organigramm bei. Zudem ist anzugeben, welche Zertifizierungen im Bereich Qualitätssicherung/-management vorhanden sind. Nicht zertifizierte Unternehmen haben eine allgemeine Beschreibung der unternehmensbezogenen Qualitätssicherungsmaßnahmen vorzulegen, die nicht mehr als eine DIN A4 Seite umfassen sollten.

2. Produktbeschreibung:

Bitte fügen sie eine allgemeine Beschreibung des für diese Ausschreibung relevanten Produktes bei. Gehen Sie auch auf die Systemarchitektur und die notwendigen Voraussetzungen für die Nutzung des Produktes ein. Falls bereits geplant, gehen Sie auch auf Weiterentwicklungen ein.

3. Referenzen:

3.1 Liste über die wesentlichen in den letzten Jahren (max. 5 Jahre) durchgeführten Projekte.

Von besonderem Interesse ist die Darstellung von Projekten, die sich auf die in dieser Ausschreibung relevanten Softwareprodukte inkl. zugehöriger Dienstleistungen sowie Support und Softwarepflege beziehen. Für die in den Projekten gelieferten Produkte ist der Hersteller, Produktname, Angaben zur Versionierung sowie die Anzahl der Installationen anzugeben.

Handelt es sich um eine Branchenspezialisierung, ist dies gesondert zu kennzeichnen. Die Referenzen sind zudem aufzugliedern nach Auftraggebern aus dem kommunalen Bereich, sonstige öffentliche Auftraggeber und private Auftraggeber.

Die Kontaktdaten der Auftraggeber oder Referenzbescheinigungen sind beizufügen.

3.2 Detailbeschreibung von 4 von Ihnen durchgeführten Referenzprojekten mit der unter Ziffer 2 angegebenen Software aus den letzten 3 Jahren. Vorteilhaft sind Referenzen über den Einsatz im Bereich des kommunalen Immobilien- und Gebäudemanagements mit ähnlichen Nutzer- und Objektstrukturen. Die Detailbeschreibung muss folgendes enthalten:

— Angabe des Auftraggebers mit Ansprechpartner und Telefonnummer,

— allgemeine Beschreibung des Auftragsgegenstandes (Beschreibung der eingesetzten Softwaremodule, Größe des Projekts nach Nutzern, Hauptleistungen des Bewerbers),

— Beschreibung der allgemeinen auftraggeberseitigen Anforderungen an die Objektbewirtschaftung mit Angaben zu Objektstrukturen und Nutzerverhältnissen der verwalteten Objekte und Erklärungen zur Umsetzung/Abbildung dieser Anforderungen durch das gelieferte/angepasste Produkt nebst Inhalt und Umfang des vom Bewerber ggf. vorgenommenen Customizing oder der Anpassungsprogrammierungen,

— Beschreibung, wie die Anforderungen an die laufende Bewirtschaftung der Objekte (insb. Maßnahmenverwaltung, Betriebskostenabrechnung, Mieten, geplanter und ungeplanter Bauunterhalt) umgesetzt wurden nebst Inhalt und Umfang des vom Bewerber ggf. vorgenommenen Customizing oder der Anpassungsprogrammierungen,

— wenn die Durchführung von umfassenden Sanierungsmaßnahmen Bestandteil der Aufgaben des Referenzkunden war, Beschreibungen, wie die Anforderungen durch den Einsatz des Systems abgebildet wurden nebst Inhalt und Umfang des ggf. vom Bewerber vorgenommenen Customizing oder der Anpassungsprogrammierungen,

— Angaben zur Kostenentwicklung zwischen Kostenschätzung bei Angebot/Auftragsbeginn und abgerechneten Kosten bis zur mangelfreien Fertigstellung/Inbetriebnahme,

— Angabe zum geplanten Zeitraum und tatsächlich realisierten Zeitraum.

Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein und müssen sich auf eine aktuelle Systemversion beziehen. Die Beschreibung pro Referenz sollte 2 DIN A4 Seiten nicht überschreiten.

4. Erklärung zum jährlichen Mittel der vom Bewerber, den Mitgliedern der Bietergemeinschaft oder den sonstigen für die Leistungserbringung vorgesehenen Dritten/Nachunternehmer/konzernverbundenen Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, aufgeteilt nach folgenden Bereichen: Programmierung/Entwicklung, Vertrieb, Service, Consulting sowie Projekt- und Qualitätsmanagement.

5. Projektmanagement: Beschreibung der von Ihnen in vergleichbaren Projekten angewandten Einführungs- und Projektmanagementmethodik. Stellen Sie die typischerweise zu durchlaufenden Phasen grafisch dar und erläutern Sie anhand dessen die projektbezogene Qualitätssicherung sowie dazugehörige Maßnahmen. Stellen Sie kurz dar, wie sie die Vor-Ort Präsenz innerhalb von bisherigen Einführungsprojekten sichergestellt haben.

Diese Beschreibungen sollten eine DIN A4 Seite nicht überschreiten.

6. Sofern sich der Bewerber oder die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf Ressourcen Dritter berufen möchte, muss er/sie nachweisen, dass ihm/ihr die Ressourcen des Drittunternehmens für die Auftragsausführung in tatsächlich geeigneter Weise zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung).

7. Sofern der Bewerber beabsichtigt, Dritte/Nachunternehmen/konzernverbundene Unternehmen zur Auftragsausführung heranzuziehen oder sich eine Bewerbergemeinschaft beteiligt, ist darzulegen, in welchem Umfang die einzelnen Unternehmen voraussichtlich Leistungen erbringen werden und wie die interne Koordination erfolgt.

8. Die Bewerber haben für die Abgabe vorgenannter Erklärungen die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen abzufordern und zu verwenden.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Sonstige besondere Bedingungen:

1. Haftpflichtversicherung zur Abdeckung aller Schadensersatz- und oder Regressansprüche wegen Personen-, Sach- und Vermögensschäden während der gesamten Vertragslaufzeit mit Deckungssumme pro Schadensfall in Höhe von mindestens 2 500 000 EUR für Personenschäden 1 000 000 EUR für Sach- und Vermögensschäden.

2. Auf das Beschaffungsvorhaben sind die Vorschriften des Brandenburgischen Vergabegesetzes anzuwenden und bei der Vergabe und den Vertrag die vorgesehenen Regelungen zu beachten.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 4
Objektive Auswahlkriterien:

Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren der Angebotsaufforderung und Verhandlung zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Fehlen vereinzelt Erklärungen und Unterlagen, kann der Auftraggeber unter Fristsetzung die Vervollständigung nachfordern. Ein Anspruch der Bewerber auf Nachforderung durch den Auftraggeber besteht jedoch grundsätzlich nicht. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise zu III.2. Sind mehr als 4 geeignete Bewerber vorhanden, erfolgt eine Auswahlentscheidung anhand der nach III.2.3) geforderten Erklärungen der Bewerber. Dabei werden die Erklärungen und Nachweise im Detail bewertet und dabei wie folgt gewichtet:

— Angaben zur Referenzliste nach III.2.3.3.1.: 10 %,

— Angaben zu den Detailreferenzen nach III.2.3.3.2.: 60 %,

— Angaben zu den Mitarbeitern nach III.2.3.4: 20 %,

— Angaben zum Projektmanagement nach III.2.3.5: 10 %.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Landeshauptstadt Potsdam, Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam
Herrn Maik Dudzak
Name: Stadtverwaltung Potsdam, Geschäftsbereich 1 - Zentrale Steuerung und Service, 154 Landeshauptstadt Potsdam, Zentrale Dienste, 1544 AG Druckerei
E-Mail: druckereiservice@rathaus.potsdam.de 📧
Fax: +49 331289-2986 📠

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: KIS1-2012-IT01
Zusätzliche Informationen

1. die Bewerber haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins den Teilnahmeantrag in einem geschlossenen Umschlag, auf dem der im Bewerbungsbogen enthaltene Kennzettel deutlich sichtbar anzubringen ist, bei der unter I.1 angegebenen Stelle einzureichen.

2. der Teilnahmeantrag ist an den im Bewerbungsbogen vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Im Fall der Bewerbung als Bewerbergemeinschaft ist der Teilnahmeantrag entweder von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft beizufügen.

3. die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in deutsch vorgelegt werden.

4. abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Im Übrigen wird die Vorlage von Erklärungen im Original erwartet, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.

5. die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bewerber. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, das insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) verlangt oder eingeholt werden können.

6. der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für den Teilnahmeantrag notwendigen Informationen in der Bekanntmachung veröffentlicht wurden. Sollten dennoch Unklarheiten zum Teilnahmeantrag bestehen, sind Bewerberfragen schriftlich und in deutscher Sprache zu stellen. Sollte sich aus den Bewerberfragen und deren Beantwortung für das Teilnahmeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren.

7. die Bewerber werden darauf hingewiesen, dass alle mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Erklärungen und Nachweise auch für das gegebenenfalls einzureichende Angebot Geltung haben sollen. Sofern sich im weiteren Verfahren Änderungen gegenüber dem Teilnahmeantrag ergeben, muss daher der Auftraggeber zu späterer Zeit gegebenenfalls erneut in eine Beurteilung der Eignung eintreten.

8. weiterhin wird darauf hingewiesen, dass mit Ausnahme des Termins für den Eingang der Teilnahmeanträge alle anderen ggf. angegebenen Termine vorläufiger Natur sind und sich in Abhängigkeit des Verfahrens jederzeit ändern können.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Land Brandenburg
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 103
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14467
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht.

Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2012/S 083-136097 (2012-04-24)

Ergänzende Angaben (2012-04-27)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-04-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-05-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 84-137036
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 83-136097
ABl. S-Ausgabe: 84
Quelle: OJS 2012/S 084-137036 (2012-04-27)

Ergänzende Angaben (2012-09-21)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-09-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-09-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 185-303366
ABl. S-Ausgabe: 185
Quelle: OJS 2012/S 185-303366 (2012-09-21)

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