Formular-Management-Systems

Bitmarck Technik GmbH

Der BITMARCK-Konzern ist mit über 1 200 Mitarbeitern und ca. 250 000 000 EUR Umsatz der größte Full-Service-Anbieter im IT-Markt der gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) und unterstützt Krankenkassen mit ca. 26 000 000 Versicherten. Die BITMARCK TECHNIK GmbH ist Teil dieses Konzerns. Zu ihren Aufgaben gehört der Betrieb von Netzen und eines hochverfügbaren Rechenzentrums, sowie die Bereitstellung von Dienstleistungen in diesem Umfeld.
BITMARCK Technik GmbH plant die Prozesse zur maschinellen Erstellung der Dialog-Geschäftskorrespondenz (Document-Composing) neu zu gestalten und auf den aktuellen Stand der Technik zu heben. Es sollen grundsätzlich alle potentiellen Kunden der BITMARCK von der neuen Lösung profitieren. Zunächst wird der Bedarf des Kunden DAK-G für ca. 12 000 Mitarbeiter konkretisiert. Hierfür soll die bestehende Applikationslandschaft zur Erstellung von Geschäftskorrespondenzen durch eine zentrale Standardlösung „Formular-Management-System“ (FMS) ersetzt werden. Mit dem Austausch der bestehenden Softwarelösung geht auch die Implementation und Anpassung der Standardlösung auf die Bedürfnisse der DAK-G einher. Aktuell werden im Dialog-Prozess durch verschiedene Systeme (mit bis zu 3 000 Vorlagen) jährlich ca. 20 000 000 Korrespondenzen erzeugt. Die aktuell vorhandenen Vorlagen müssen innerhalb des Projektvorhabens weitestgehend automatisiert in das Zielformat des FMS überführt (migriert) werden. Darüber hinaus sollen mit dem neuen FMS auch die elektronischen Formulare der Online-Geschäftsstelle erstellt und verwaltet werden. Elektronische Workflows und Versionisierung der Vorlagen/Formulare vereinfachen die administrativen Verwaltungsprozesse.
Neben den physischen Ausgangskanälen (lokaler und zentraler Druck) soll das FMS auch die elektronischen Ausgangskanäle (De-Mail, Mail, Fax, etc.) unterstützen.
Das FMS ist integraler Bestandteil der bestehenden IT-Landschaft mit den Komponenten des ganzheitlichen Outputmanagementsystems (OMS), der elektronischen Akte (E-Akte) sowie dem zukünftigen Kernsystem DAKISS_21c.
Nicht im Focus steht derzeit die Erstellung von Korrespondenzen via Batch; gleichwohl ist diese Funktion grundsätzlich gefordert, um zu einem späteren Zeitpunkt auch diesen Produktionskanal mit dem neuen Formular-Management-System ablösen zu können.
Für eine reibungslose Schnittstellen-Integration der Formular-Management-Software in das Krankenkassen-Kernsystem der BITMARCK, iskv_21c, sollte der Bieter spätestens beim Zuschlag (Auftragsvergabe) einen Partner-/Kooperationsvertrag mit der BITMARCK Software GmbH abschließen, um den nachhaltigen Projekterfolg zu sichern. Informationen zum Partner-/Kooperationsvertrag sind über die Homepage des BITMARCK-Konzerns erhältlich (http://www.bitmarck.de/konzern/bitmarcksoftware/partner-software/kooperationsmodell-software.html. Partnerkontakt: http://www.bitmarck.de/konzern/bitmarcksoftware/partner-software/partnerkontakt.html).
Die Vergabe erfolgt in einem Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Es ist beabsichtigt, das Verhandlungsverfahren in vier Stufen durchzuführen. In der ersten Stufe geben die Bieter auf Basis der Vergabeunterlagen, welche die definierbaren Mindesterfordernisse enthalten und eine individuelle Prozessbeschreibung des Bieters vorsehen, ein Angebot ab. Es erfolgt eine erste Bewertung der Angebote durch die Vergabestelle, wobei alle beschriebenen Prozesse einbezogen und zum Gegenstand der ersten Verhandlungsstufe gemacht werden.
In einer zweiten Stufe werden die drei Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot zu einer Erörterung Ihrer Angebote eingeladen. Im Nachgang erhalten sie die Gelegenheit, ein weiteres Angebot BAFO (best and final offer) unter Berücksichtigung der in den Gesprächen gewonnenen Erkenntnisse abzugeben.
In der dritten Stufe erfolgt die Aus- und Bewertung der drei BAFOs mit dem Ziel ein Ranking unter den drei verbliebenen Bietern zu Bilden.
Der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot wird in der vierten Stufe einem verifizierenden „Proof of Concept“ (PoC) unterzogen, wo ausgewählte Testfälle, (welche im Vorfeld in der Leistungsbeschreibung beschrieben wurden), das Migrationsszenario und elementare Kriterien (Ausschlusskriterien) vollumfänglich aus dem Lösungskonzept des Anbieters umzusetzen sind. Der Zeitraum des „PoC“ beträgt ca. 3 Wochen. Besteht der Bieter das „PoC“, erhält er den Zuschlag.
Bei einem negativen Ergebnis erfolgt eine Wiederholung des „PoC“ mit dem zweitplatzierten Bieter der BAFO-Auswertung. Besteht der Bieter das „PoC“, erhält er den Zuschlag. Bei einem negativen Ergebnis erfolgt eine Wiederholung des „PoC“ mit dem drittplatzierten Bieter der BAFO-Auswertung.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-11-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-10-18.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2012-10-18 Auftragsbekanntmachung
2013-05-08 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2021-02-05 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-02-05)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bitmarck Technik GmbH
Postanschrift: Hammerbrookstraße 38
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Bitmarck Holding GmbH, Kruppstraße 64, 45145 Essen
Telefon: +49 2011766-2000 📞
E-Mail: zam@bitmarck.de 📧
Fax: +49 2011766-2970 📠
Region: Hamburg 🏙️
URL: https://www.bitmarck.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art:
“Arbeitsgemeinschaft nach SGB als Gesellschaften mit beschränkter Haftung, deren Gesellschafter Krankenkassen und deren Verbände sind.”

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Wartungsverlängerung und Upgrade einer Outputmanagementlösung BM2021156
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Kurze Beschreibung:
“Wartungsverlängerung der bestehenden Outputmanagementsoftware einschl. Wartungserweiterung und Upgrade auf den neuen HTML5 Client.”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰

1️⃣
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bitmarck Technik GmbH Hammerbrookstraße 38 20097 Hamburg
Beschreibung der Beschaffung:
“Als Managed Service Provider im IT-Markt der gesetzlichen Krankenversicherung treibt Bitmarck die Digitalisierung in der Branche und bei seinen Kunden mit...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Preis

Verfahren
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union in den nachstehend aufgeführten Fällen
Die Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen können aus folgendem Grund nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer erbracht werden: Schutz der ausschließlichen Rechte, einschließlich der Rechte an geistigem Eigentum
Art des Verfahrens
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung):
“Wegen der engen Verknüpfung des gegenwärtigen Beschaffungsbedarfs der öffentlichen Auftraggeberin an die bereits erbrachten Leistungen der kühn & weyh...”    Mehr anzeigen
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2012/S 204-335677

Auftragsvergabe

1️⃣
Titel: Wartungsverlängerung und Upgrade einer Outputmanagementlösung
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-02-04 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: kühn & weyh Software GmbH
Postort: Freiburg
Postleitzahl: 79119
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Freiburg im Breisgau, Stadtkreis 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Der unter Abschnitt II1.7) und V.2.4) angegebene Auftragswert ist fiktiv. Die Veröffentlichung des tatsächlichenAuftragswertes unterbleibt gemäß § 39 Abs. 6...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Bieter haben etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach §...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 028-068953 (2021-02-05)