Formular-Management-Systems

Bitmarck Technik GmbH

Der BITMARCK-Konzern ist mit über 1 200 Mitarbeitern und ca. 250 000 000 EUR Umsatz der größte Full-Service-Anbieter im IT-Markt der gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) und unterstützt Krankenkassen mit ca. 26 000 000 Versicherten. Die BITMARCK TECHNIK GmbH ist Teil dieses Konzerns. Zu ihren Aufgaben gehört der Betrieb von Netzen und eines hochverfügbaren Rechenzentrums, sowie die Bereitstellung von Dienstleistungen in diesem Umfeld.
BITMARCK Technik GmbH plant die Prozesse zur maschinellen Erstellung der Dialog-Geschäftskorrespondenz (Document-Composing) neu zu gestalten und auf den aktuellen Stand der Technik zu heben. Es sollen grundsätzlich alle potentiellen Kunden der BITMARCK von der neuen Lösung profitieren. Zunächst wird der Bedarf des Kunden DAK-G für ca. 12 000 Mitarbeiter konkretisiert. Hierfür soll die bestehende Applikationslandschaft zur Erstellung von Geschäftskorrespondenzen durch eine zentrale Standardlösung „Formular-Management-System“ (FMS) ersetzt werden. Mit dem Austausch der bestehenden Softwarelösung geht auch die Implementation und Anpassung der Standardlösung auf die Bedürfnisse der DAK-G einher. Aktuell werden im Dialog-Prozess durch verschiedene Systeme (mit bis zu 3 000 Vorlagen) jährlich ca. 20 000 000 Korrespondenzen erzeugt. Die aktuell vorhandenen Vorlagen müssen innerhalb des Projektvorhabens weitestgehend automatisiert in das Zielformat des FMS überführt (migriert) werden. Darüber hinaus sollen mit dem neuen FMS auch die elektronischen Formulare der Online-Geschäftsstelle erstellt und verwaltet werden. Elektronische Workflows und Versionisierung der Vorlagen/Formulare vereinfachen die administrativen Verwaltungsprozesse.
Neben den physischen Ausgangskanälen (lokaler und zentraler Druck) soll das FMS auch die elektronischen Ausgangskanäle (De-Mail, Mail, Fax, etc.) unterstützen.
Das FMS ist integraler Bestandteil der bestehenden IT-Landschaft mit den Komponenten des ganzheitlichen Outputmanagementsystems (OMS), der elektronischen Akte (E-Akte) sowie dem zukünftigen Kernsystem DAKISS_21c.
Nicht im Focus steht derzeit die Erstellung von Korrespondenzen via Batch; gleichwohl ist diese Funktion grundsätzlich gefordert, um zu einem späteren Zeitpunkt auch diesen Produktionskanal mit dem neuen Formular-Management-System ablösen zu können.
Für eine reibungslose Schnittstellen-Integration der Formular-Management-Software in das Krankenkassen-Kernsystem der BITMARCK, iskv_21c, sollte der Bieter spätestens beim Zuschlag (Auftragsvergabe) einen Partner-/Kooperationsvertrag mit der BITMARCK Software GmbH abschließen, um den nachhaltigen Projekterfolg zu sichern. Informationen zum Partner-/Kooperationsvertrag sind über die Homepage des BITMARCK-Konzerns erhältlich (http://www.bitmarck.de/konzern/bitmarcksoftware/partner-software/kooperationsmodell-software.html. Partnerkontakt: http://www.bitmarck.de/konzern/bitmarcksoftware/partner-software/partnerkontakt.html). />Die Vergabe erfolgt in einem Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Es ist beabsichtigt, das Verhandlungsverfahren in vier Stufen durchzuführen. In der ersten Stufe geben die Bieter auf Basis der Vergabeunterlagen, welche die definierbaren Mindesterfordernisse enthalten und eine individuelle Prozessbeschreibung des Bieters vorsehen, ein Angebot ab. Es erfolgt eine erste Bewertung der Angebote durch die Vergabestelle, wobei alle beschriebenen Prozesse einbezogen und zum Gegenstand der ersten Verhandlungsstufe gemacht werden.
In einer zweiten Stufe werden die drei Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot zu einer Erörterung Ihrer Angebote eingeladen. Im Nachgang erhalten sie die Gelegenheit, ein weiteres Angebot BAFO (best and final offer) unter Berücksichtigung der in den Gesprächen gewonnenen Erkenntnisse abzugeben.
In der dritten Stufe erfolgt die Aus- und Bewertung der drei BAFOs mit dem Ziel ein Ranking unter den drei verbliebenen Bietern zu Bilden.
Der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot wird in der vierten Stufe einem verifizierenden „Proof of Concept“ (PoC) unterzogen, wo ausgewählte Testfälle, (welche im Vorfeld in der Leistungsbeschreibung beschrieben wurden), das Migrationsszenario und elementare Kriterien (Ausschlusskriterien) vollumfänglich aus dem Lösungskonzept des Anbieters umzusetzen sind. Der Zeitraum des „PoC“ beträgt ca. 3 Wochen. Besteht der Bieter das „PoC“, erhält er den Zuschlag.
Bei einem negativen Ergebnis erfolgt eine Wiederholung des „PoC“ mit dem zweitplatzierten Bieter der BAFO-Auswertung. Besteht der Bieter das „PoC“, erhält er den Zuschlag. Bei einem negativen Ergebnis erfolgt eine Wiederholung des „PoC“ mit dem drittplatzierten Bieter der BAFO-Auswertung.

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