Fortführung der Aufgaben in der Schlussphase des Projektes LABEL

Sächsisches Staatsministerium des Innern, Referat 15, Zentrale Vergabestelle

— Fortführung der Aufgaben zum Projekt- und Finanzmanagement für die Abschlussphase des Projektes mithilfe der bislang genutzten Managementinstrumente,
— Überwachung der Budgeteinhaltung für die Schlussphase.
Im Rahmen des laufenden Projektverlängerungsprozesses sind insbesondere folgende Aufgaben noch zu erbringen:
— Abschluss des formalen Verlängerungsverfahrens: Klärung formaler Anforderungen im Binnenverhältnis der Projektpartner, Klärungen mit dem Fördermittelgeber, Gestaltung erforderlicher Vereinbarungen und Verträge im Binnenverhältnis der Projektpartner,
— Koordination der Projektpartnerbeiträge: Zusammentragen der notwendigen Unterlagen (Anschreiben der Partnerorganisationen und Aufbereiten der Unterlagen für das Sekretariat),
— Unterstützung bei der Umlegung von Budgetveränderungen auf die Projektpartner und Erstellen von neuen Budgettabellen als neue Grundlage für das Endstück der Projektlaufzeit,
— Aktualisierung der Budgetpläne mit genehmigten Änderungen und verlängerter Projektlaufzeit: Abstimmungen der Budget-Neuplanungen bei den Partnern, Klärung der Vergabestände, der gebundenen und fest verplanten Mittel bei den Partnerorganisationen, Aktualisierung der Budgetprognosen,
— Kommunikation und Klärungen mit dem Sekretariat Central Europe zum Stand der Arbeiten, der Ausgabenstände und notwendigen Budgets (bereits gebundene und fest verplante Mittel),
— Umarbeiten der Budgetverwaltungsinstrumente sowie der Rahmenterminpläne auf die neue Projektlaufzeit und veränderten Budgets.
Ergänzend ist die erweiterte Bearbeitung der transnationalen Strategie als zusammenfassende Dokumentation der Projektarbeiten erforderlich:
Bei der Zusammenstellung, Aufbereitung und fachlichen Koordination ist der Auftraggeber zu unterstützen, insbesondere hinsichtlich.
— Durchführung und fachlichen Koordination der durch die Projektverlängerung notwendigen zusätzlichen Sitzungen der Arbeitsgruppen "Strategie" und "Anpassung" (je eine zusätzliche Sitzung) sowie der Redaktionsgruppe (2 zusätzliche Sitzungen),
— Der Erarbeitung bislang fehlender fachlicher Zuarbeiten der Projektpartner bei den Themen Hochwasserrisikomanagement, Anpassung von Nutzungen an Risiken sowie langfristiger Umgang mit transnationalen Anforderungen, deren zentrale Erarbeitung von der Steuerungsgruppe an den Lead Partner übertragen wurde,
— Bearbeitung und Gesamtredaktion der Abschlussberichte, die aufgrund der Projektergänzung erweitert werden,
— Koordination der Beiträge der Arbeitsgruppen zur gemeinsamen Strategie in der verlängerten Schlussphase des Projektes (AG RISK und AG STRAT).
Die Projektsprache ist entsprechend den INTERREG-Regularien Englisch. Als weitere Arbeitssprachen sind Deutsch und Tschechisch vorgesehen. Der Auftragnehmer hat sowohl die Projektsprache, als auch die Arbeitssprachen verhandlungssicher in Wort und Schrift zu beherrschen. Die Beherrschung weiterer Sprachen der Projektpartner ist erwünscht.
Aufbauend auf den Ergebnissen des INTERREG III B Projektes ELLA dient das Projekt der Umsetzung von transnationalen Maßnahmen zum Hochwasserschutz im Elbe-Labe-Einzugsgebiet. Es sollen Methoden, Standards und Instrumente des Hochwasserschutzes vereinheitlicht sowie die Sensibilisierung und die Anpassung von Nutzungen in verschiedenen Abschnitten verbessert werden.
Das Projekt beinhaltet damit folgende transnationale Ziele:
— Gemeinsame Strategie zur Vereinheitlichung der Risikomanagementsysteme und -instrumente,
— Verknüpfung von Risikomanagementmethoden und -instrumenten in einem transnationalen Ansatz,
— Gemeinsames Erstellen von Risikokarten in den beteiligten Ländern,
— Testen und Abstimmen der Methoden für das Risikomanagement (auch im Donaueinzugsgebiet, an der Theiß),
— Anpassung der Nutzung zur Reduktion des Hochwasserrisikos in Wirtschaftsbereichen, die in früheren Strategien nicht berücksichtigt wurden, aber eine hohe Priorität besitzen (Tourismus, Fluss als Transportweg),
— Realisierung von exemplarischen Lösungen für die Integration der Wirtschaftsentwicklung und des Hochwasserrisikomanagements,
— Reflektion der relevanten Europäischen Richtlinien zum Thema Hochwasser und Wasser,
— Fortschrittsberichte für die abschließende Projektperiode, bestehend aus Aktivitätsbericht und Finanzbericht/Mittelabruf: Abfragen der notwendigen Unterlagen bei den Partnerorganisationen, Zusammenstellen des Berichts und Abstimmung mit dem Sekretariat,
— Überwachung des Berichtswesens und Abruf von Mitteln nach INTERREG-Regularien,
— Beratung der Projektpartner beim Abschluss ihrer Projektarbeiten, Koordination der Arbeitspakete, Weiterführung der Beratungs- und Koordinationstätigkeiten während der verlängerten Projektlaufzeit (z.B. zusätzliche Erstellung Projektmanagement-Infobriefen, telefonische oder E-Mail-Abstimmung mit dem Lead Partner und den Projektpartnern).

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-03-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-02-03.

• • Sächsisches Staatsministerium des Innern, Referat 15, Zentrale Vergabestelle

• • Dienstleistungen im Bereich Unternehmensleitung › Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten

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