Implementierung eines digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems

Sozialstiftung Bamberg

Beschaffung und Implementierung eines digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems für Patienten- und Verwaltungsakten sowie zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in den Bereichen Rechnungsbearbeitung und Vertragsmanagement.
Zur nachgefragten Leistung zählt neben der Lieferung der geforderten Komponenten die zu erbringenden Dienstleistungen zur Installation, Konfiguration, Einweisung, Schulung, Schnittstellenanbindung und Support der Software sowie Hardwarekomponenten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-09-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-08-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Siemens AG Healthcare Sector

Wer?

• Sozialstiftung Bamberg

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Oberfranken › Bamberg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-08-28	Auftragsbekanntmachung
2013-07-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-08-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Menge oder Umfang:

Akten: ca. 45 000 Stationäre Fallakten (ca. 80 - 100 Seiten), ca. 45 000 Verwaltungsakten (< 10 Seiten) und ca. 120 000 ambulante Fallakten.Rechnungen: ca. 16 500 Rechnungen allgemein, ca. 8 500 Rechnungen mit vFM-Bezug und ca. 22 000 Rechnungen mit AMOR-Bezug.Verträge: ca. 5 000.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sozialstiftung Bamberg
Postanschrift: Buger Str. 80
Postleitzahl: 96049
Postort: Bamberg
Kontakt
Internetadresse: http://WWW.Sozialstiftung-bamberg.de 🌏
E-Mail: peter.geiling@sozialstiftung-bamberg.de 📧
Telefon: +49 95150311112 📞
Fax: +49 95150311119 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-08-28 📅
Einreichungsfrist: 2012-09-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-09-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 168-278949
ABl. S-Ausgabe: 168

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zur nachgefragten Leistung zählt neben der Lieferung der geforderten Komponenten die zu erbringenden Dienstleistungen zur Installation, Konfiguration, Einweisung, Schulung, Schnittstellenanbindung und Support der Software sowie Hardwarekomponenten.

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Menge oder Umfang:

Akten: ca. 45 000 Stationäre Fallakten (ca. 80 - 100 Seiten), ca. 45 000 Verwaltungsakten (< 10 Seiten) und ca. 120 000 ambulante Fallakten.

Rechnungen: ca. 16 500 Rechnungen allgemein, ca. 8 500 Rechnungen mit vFM-Bezug und ca. 22 000 Rechnungen mit AMOR-Bezug.

Verträge: ca. 5 000.

Referenznummer: SSB_DMSA_1011008

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eintrag im Handelsregister als AG, GmbH oder weitere handelsrechtliche Gesellschaftsform. Nachweis durch Handelsregisterauszug (nicht älter als 12 Monate). Kein aktuell laufendes Insolvenzverfahren, gerichtliches Vergleichsverfahren oder Liquidationsverfahren. Kein aufgrund eines in anderen Rechtsvorschriften vorgesehenes gleichartiges Verfahren.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Angaben zu Umsätzen der letzten 3 Jahre.

Mindestumsätze im Bereich Implementierung von digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen in der Gesundheitswirtschaft 2009 / 2010 / 2011.

Mindeststandards:

Informationen über Firma, Sitz, Niederlassung und Zweigniederlassungen, den Gegenstand des Unternehmens, vertretungsberechtigten Personen, Mitarbeiterzahl, die Rechtsform des Unternehmens sowie das Grund- oder Stammkapital.

Angabe des betriebswirtschaftlichen Umsatzes in den Jahren 2009 / 2010 / 2011 für:

a) das Gesamtunternehmen;

b) den Unternehmensbereich digitale Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme;

c) den Unternehmensbereich digitale Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme in der Gesundheitswirtschaft.

Verpflichtend gefordert ist ein Netto-Mindestumsatz im Bereich Implementierung von digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen in der Gesundheitswirtschaft i.H.v. 500 000 EUR jeweils in den Jahren 2009 / 2010 und im Jahr 2011 i.H.v 700 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Referenzliste vergleichbarer Installationen von digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen.

Profile von Projektleitern des Auftragnehmers im Bezug auf die Installationen von digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen.

Muster-Projektplan zur Implementierung eines digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems auf eine vergleichbare Unternehmensstruktur.

Systembeschreibung des digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems (Funktionsübersicht bezüglich der Kriterien unter IV.1.2).

Mindeststandards:

Referenzen von min. 3 durchgeführten Implementierungen von digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen vergleichbarer Größenordnung im deutschen Sprachraum:

Angabe von Projektnamen, Rechnungswert, Leistungszeit, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mailadresse.

Profilübersicht von Projektleitern des Auftragnehmers mit Erfahrung bei der Implementierung von digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen.

Musterprojektplan zur Implementierung eines digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems appliziert auf die Sozialstiftung Bamberg unter Angabe von Tätigkeiten, Zeitdauern, Meilensteine und Verantwortlichkeiten.

Systembeschreibung des digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems mit Details und Übersicht der Funktionen, insbes. zur digitalen Archivierung von Akten und IT-gestützter Vorgangsbearbeitung in den Bereichen Rechnungsbearbeitung und Vertragsmanagement (Mengenangaben siehe II.2.1 Gesamtmenge bzw. -umfang).

Auftragsausführung
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 7
Objektive Auswahlkriterien:

Jede Referenz muss folgende Anforderungen erfüllen:

1) Anwendung auf mind. 35 000 Patientenakten und 35 000 Rechnungen;

2) Es ist ein mandantenfähiges System aufgebaut;

3) Anzahl der Systembenutzer > = 1 000;

4) Anzahl gepflegter Mandanten > = 2;

5) Anzahl beteiligter Organisationseinheiten (z.B. Klinik für Allgemeinchirurgie, Aufnahme, FiBu...) > = 50;

6) Anzahl ausgeprägter workflows (z.B. Vertragsfreigabeprozess, Rechnungsprüfungsprozess) > = 5;

7) Das System ist über verschiedene Standorte implementiert;

8) Die Referenz ist im deutschen Sprachraum Es ist ein systemgestützter Algorithmus zum datenschutzkonformen Austausch von Informationen zwischen Leistungserbringern in verschiedenen Sektoren der Gesundheitswirtschaft möglich und in mindestens 1 Referenz implementiert. Anzahl der implementierten digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme > = 10;

Angabe des betriebswirtschaftlichem Umsatzes in den Jahren 2009 / 2010 / 2011 für:

a) das Gesamtunternehmen

b) den Unternehmensbereich digitale Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme;

c) den Unternehmensbereich digitale Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme in der Gesundheitswirtschaft.

Angabe der Anzahl von tätigen Mitarbeitern (Entwicklung, Implementierung und Support) in den Jahren 2009 / 2010 / 2011 für:

a) das Gesamtunternehmen;

c) den Unternehmensbereich digitale Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme in der Gesundheitswirtschaft. Musterschulungsplan für ein Projekt in vergleichbarer Komplexität und Größenordnung (Größe des Auftraggebers, Projektumfang). Das Fehlen von Erklärungen und Nachweisen bzw. Nichterfüllung der angeführten Voraussetzungen führt zum Ausschluss von dem weiteren Verfahren. Sollten mehr als 7 Bewerber die genannten Mindestkriterien erfüllen, wird diesen ein Kriterienkatalog zur weiteren Eignungsprüfung zur Verfügung gestellt, anhand dessen eine Begrenzung auf maximal 7 Bewerber erfolgt.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Geiling
Internetadresse: WWW.Sozialstiftung-bamberg.de 🌏
Name: Sanovis GmbH
Postanschrift: Richard-Strauss-Str. 69
Postort: München
Postleitzahl: 81679
Kontaktperson: Herrn Bär
Telefon: +49 89992757954 📞
E-Mail: till.baer@sanovis.com 📧
URL für weitere Informationen: http://www.sanovis.com 🌏
URL der Dokumente: http://www.sanovis.com 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-05-02 📅
Datum des Endes: 2014-11-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: SSB_DMSA_1011008

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Nordbayern der Regierung von Mittelfranken
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531337 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Antragsbefugt zur Einlegung von Rechtsbehelfen ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: s. VI 4.1
Quelle: OJS 2012/S 168-278949 (2012-08-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-07-03)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: http://www.sozialstiftung-bamberg.de/ 🌏
E-Mail: peter.geiling@sozialstiftung-bamberg.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-07-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-07-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 130-225101
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 168-278949
ABl. S-Ausgabe: 130

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Abdeckungsgrad des Pflichtenheftes (80)
2. Nachvollziehbare und realistische Projektplanung (15)
3. Präsentationen und Darstellungen (5)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-06-12 📅
Name: Siemens AG Healthcare Sector
Postort: Erlangen
Postleitzahl: 91052
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Quelle: OJS 2013/S 130-225101 (2013-07-03)

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