Kopierer /Multifunktionsgeräte inkl. Fullservice

Stadt Köln, 27/Zentrales Vergabeamt

Anmietung von derzeit insgesamt 1 171 digitalen Kopiergeräten bzw. Multifunktionsgeräten (davon 38 farbfähige Geräte) in unterschiedlicher Ausstattung, aufgeteilt in 6 Typenklassen, einschließlich Wartung und Reparatur sowie deren Versorgung mit Verbrauchsmaterialien und Ersatzteilen (All-in), jedoch außer Papier.
Das Gesamtvolumen beträgt. ca. 72,7 Mio Klicks (Kopien/Drucke) pro Jahr.
Weitere Bestandteile des Auftrags sind:
— Ausstattung von Teilbereichen der Verwaltung mit derzeit rd. 130 multifunktionalen Geräten inkl. Netzanbindung und Scanfunktion sowie kostenstellenmäßiger Erfassung der gefertigten Klicks über ein zentrales System, Abruf der Druckaufträge servergestützt über ein Kartenlesesystem (Authentifizierung) an jedem Gerätestandort (sog. follow-me-print),
— Ausstattung der Schulen und übrigen Dienststellen mit derzeit überwiegend unvernetzten Geräten sowie eine standortbezogene Ausstattung mit einem Magnetkartensystem,
— Das Löschen der Festplatten aller Geräte nach BSI Standard bei Vertragsende,
— Abstellen eines Haustechnikers vor Ort für den Bereich Stadthaus Deutz.
Weitere Details siehe Vergabeunterlagen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-07-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-05-09.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Firma Ricoh Deutschland GmbH

Wer?

• Stadt Köln, 27/Zentrales Vergabeamt

Wie?

• Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte › Fotokopiergeräte

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-05-09	Auftragsbekanntmachung
2012-07-23	Ergänzende Angaben
2012-11-28	Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2012-05-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Fotokopiergeräte
Menge oder Umfang: s.oben1 700 600
Gesamtwert des Auftrags: 1 700 600 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Fotokopiergeräte 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Köln, 27/Zentrales Vergabeamt
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 2
Postleitzahl: 50679
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.stadt-koeln.de 🌏
E-Mail: zentrales-vergabeamt@stadt-koeln.de 📧
Telefon: +49 221221-26889 📞
Fax: +49 221221-26272 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-05-09 📅
Einreichungsfrist: 2012-07-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-05-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 95-157245
ABl. S-Ausgabe: 95
Zusätzliche Informationen

III.2.4) Vorbehaltene Aufträge: Nein. IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung (bei einem wettbewerblichen Dialog): Zahlungsbedingungen und -weise: Durch Banküberweisung nach Erhalt der Rechnung.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Gesamtvolumen beträgt. ca. 72,7 Mio Klicks (Kopien/Drucke) pro Jahr.

Weitere Bestandteile des Auftrags sind:

— Ausstattung von Teilbereichen der Verwaltung mit derzeit rd. 130 multifunktionalen Geräten inkl. Netzanbindung und Scanfunktion sowie kostenstellenmäßiger Erfassung der gefertigten Klicks über ein zentrales System, Abruf der Druckaufträge servergestützt über ein Kartenlesesystem (Authentifizierung) an jedem Gerätestandort (sog. follow-me-print),

— Ausstattung der Schulen und übrigen Dienststellen mit derzeit überwiegend unvernetzten Geräten sowie eine standortbezogene Ausstattung mit einem Magnetkartensystem,

— Das Löschen der Festplatten aller Geräte nach BSI Standard bei Vertragsende,

— Abstellen eines Haustechnikers vor Ort für den Bereich Stadthaus Deutz.

Weitere Details siehe Vergabeunterlagen.

Menge oder Umfang: s.oben
Referenznummer: 2012/1082/3/q
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Köln.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit folgende Eignungsnachweise vorzulegen:

Auszug aus dem Berufsregister oder Auszug aus dem Handelsregister (in Kopie) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist, aus dem hervorgeht, dass das Unternehmen zur Erbringung der betreffenden Dienstleistung berechtigt ist. Der Auszug darf zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung nicht älter als 6 Monate sein.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— eine Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens pro Jahr in den letzten drei Geschäftsjahren,

— Übersicht in Form einer Referenzliste (Eigennachweis) über die in den letzten drei Geschäftsjahren erbrachten Leistungen, die Gegenstand dieser Ausschreibung sind. Die Angaben in der Referenzliste sollten sich dabei nur auf die wesentlichsten Aufträge beschränken bzw. auf die, die am ehesten der Größenordnung dieser Ausschreibung entsprechen. Aus der Übersicht muss der Rechnungswert, der Leistungszeitraum und der Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer ersichtlich sein.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— aussagefähige Produktbeschreibung /Produktdatenblatt für jeden Gerätetyp,

— ergänzende technische Datenblätter,

— Konformitätserklärung zu jedem Gerätetyp,

— Recyclingkonzept.

Alle für die Prüfung der Eignung erforderlichen Nachweise sind erst nach besonderer schriftlicher Aufforderung innerhalb von 6 Kalendertagen vorzulegen. Die Nichtvorlage der geforderten Nachweise zur Dokumentation der Eignung führt gem. § 19EG Abs.5 VOL/A zum Ausschluss.

Vor Zuschlagserteilung auf das nach abschließender Wertung ermittelte preisgünstigste Angebot behält sich der Auftraggeber ausdrücklich vor, den Anbieter aufzufordern, innerhalb von fünf Werktagen bestimmte angebotene Geräte unentgeltlich für einen Praxistest zwecks Prüfung der Lauffähigkeit und zugesicherten Eigenschaften zur Verfügung zu stellen.

Voraussetzung für eine Auftragsvergabe ist ein positives Ergebnis.

Im Übrigen siehe Vergabeunterlagen.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Entf.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Sonstige besondere Bedingungen:

Die Stadt Köln erarbeitet derzeit ein Dokumentenmanagementkonzept, das zum Ziel hat, im Zuge der Umstellung auf das Betriebssystem Windows 7 die mit dem Einsatz von Arbeitsplatzdruckern verbundene erheblichen Zahl von verschiedenen Druckertreibern durch sukzessive Ablösung der Geräte und Verlagerung des Volumens auf zentrale Geräte (Etagenkopierer) drastisch zu reduzieren.

Da dieses Auswirkung auf den zukünftigen Einsatz und die Ausstattung mit Multifunktionsgeräten (kopieren, drucken, sannen, faxen) hat, soll für die Übergangszeit bis zur Fertigstellung des Konzeptes (voraussichtlich Ende 2013) ein Rahmenvertrag (Mietvertrag) auf der Grundlage der derzeitigen Leistungsmerkmale geschlossen werden.

Wegen der kurzen Laufzeit können dabei grundsätzlich auch gebrauchte Geräte zum Einsatz kommen, die nicht älter als 7 Jahre sind.

Wenngleich derzeit noch nicht in allen Bereichen vernetzte Geräte eingesetzt werden, ist die Kompatibilität der Geräte eine wesentliche Voraussetzung, um während der Vertragslaufzeit kostenintensive Inbetriebnahmeverfahren zu vermeiden und eine reibungslose Anbindung an das städtische Netzwerk vornehmen zu können.

Die Geräte müssen ab Gerätetyp 2 folgende übergreifende Anforderungen erfüllen:

— einheitliche Druckertreiber,

— einheitliche Bedieneroberfläche,

— einheitliche Statusmeldunge,

— geschützter Druck,

— einheitliche netzwerkgestützte Administrationslösung.

Die 1:1 Übernahme der vorhandenen Daten aus der derzeit eingesetzten Print-Accounting-Software (Equitrac Vers. 4.1.1.3647) und der Einsatz der hier derzeit zur für den Zugang zum Gebäude eingesetzten berührungslosen Mifare-Karten der Firma Winkhaus (handelsübliche Ausführung) muss gegeben sein.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 24
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2012-10-02 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2012-07-03 📅
Öffnungsort:

Stadt Köln, 27/Zentrales Vergabeamt, Riegel A, Etage 10, Zimmer 21, Willy-Brandt-Platz 2, 50679 Köln.

Ort des Eröffnungstermins: Stadt Köln, 27/Zentrales Vergabeamt, Riegel A, Etage 10, Zimmer 21, Willy-Brandt-Platz 2, 50679 Köln.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: 272 Vergabecenter
Frau Billig
Name: Stadt Köln, 27/Zentrales Vergabeamt
Telefon: +49 221221- 📞
URL der Dokumente: http://www.stadt-koeln.de 🌏
URL der Teilnahme: http://www.stadt-koeln.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-07-01 📅
Datum des Endes: 2014-06-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 2012/1082/3/q
Zusätzliche Informationen

III.2.4) Vorbehaltene Aufträge: Nein.

IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung (bei einem wettbewerblichen Dialog):

Zahlungsbedingungen und -weise:

Durch Banküberweisung nach Erhalt der Rechnung.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Köln/Nachprüfstelle für behauptete Vergabeverstöße
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50660
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-2120 📞
Fax: +49 221147-2889 📠
Quelle: OJS 2012/S 095-157245 (2012-05-09)

Ergänzende Angaben (2012-07-23)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-07-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-08-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 146-242964
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 95-157245
ABl. S-Ausgabe: 146
Quelle: OJS 2012/S 146-242964 (2012-07-23)

Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung (2012-11-28)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Köln, Zentrale Dienste
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 3
Kontakt
E-Mail: zentrale-dienste@stadt-koeln.de 📧
Telefon: +49 221221-30051 📞
Fax: +49 221221-25050 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-11-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-11-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 231-379895
ABl. S-Ausgabe: 231

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2012/1744

Auftragsvergabe
Name: Firma Ricoh Deutschland GmbH
Postanschrift: Wannheimer Str. 66
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40468
Land: Deutschland 🇩🇪
Internetadresse: www.ricoh.de 🌏

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: DEA23
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Skowronski

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Köln/Nachprüfungsstelle für behauptete Vergabeverstöße
Quelle: OJS 2012/S 231-379895 (2012-11-28)

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