Kostenprüfungen von Projekten und Audit-Zertifizierungen nach dem 7. Forschungsrahmenprogramm der EU

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Erstellung von Audit-Zertifikaten für die Kostenabrechnungen in Projekten verschiedener Max-Planck-Institute, die aus dem 7. Forschungsrahmenprogramm der Europäischen Kommission finanziert werden, hier insbesondere Kostenprüfung von Projekten des 7. Forschungsrahmenprogramms (FRP), zugehöriger Kostenstelle und ggf. Kostenträger. Die Methodik zur Durchführung von Prüfungshandlungen umfasst Befragung und Analyse, (Neu)berechnungen, Vergleiche, Kontrollen der rechnerischen Richtigkeit, Prüfung von Aufzeichnungen und Unterlagen und basiert im Wesentlichen auf den Vorgaben der Europäischen Kommission; Grant Agreement Annex VII - Form D- Terms of Reference for the Certificate of Financial Statements and Model Independent Report of Factual Findings und auf der Grundlage der Financial Guidelines des 7. EU Forschungsprogramms. Die vorzunehmenden Prüfungshandlungen umfassen bspw:
a) Prüfung der Personalkosten durch:
— Neuberechnung der Stundensätze für die Entlohnung des Personals und der Personalgemeinkosten,
— Überprüfung und Beschreibung der Zeiterfassung der Beschäftigten,
— Abgleich der Arbeitsverträge,
— Ggfs. Prüfung von Unterverträgen (Bestätigung ob im Einklang mit vorgeschriebenern Verfahren),
— Prüfung der im Projekt geltend gemachten abschreibungsfähigen Anlagen und Investitionen,
— Prüfung der Reisekosten.
b) Prüfung der Ermittlung der indirekten Kosten und Bestätigung, dass bestimmte nicht abrechnungsfähige Kosten in den Gemeinkosten nicht enthalten sind,
— Prüfung der sonstigen direkten Kosten, wie z. B. Betriebsstoffe, Reisekosten, Tagungsgebühren, etc., Investitionen und deren Projektzugehörigkeit sowie der zeit- und wertgerechten Verteilung auf das Projekt,
— Prüfung der Adjustments aus vorherigen Abrechnungszeiträumen,
— Erstellung eines unabhängigen Ausgabenprüfbericht über die Kostenaufstellung der geprüften Projekte.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-08-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-06-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Ebner Stolz Mönning Bachem GmbH & Co.KG

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Wie?

• Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung › Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-06-20	Auftragsbekanntmachung
2012-10-09	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-06-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
Menge oder Umfang:

Abrufrahmenvertrag für die Kostenprüfung von Projekten nach dem 7. Forschungsrahmenprogramm mit einer Laufzeit zunächst vom 1.10.2012 -30.9.2013. Der Auftraggeber erhält die Option auf eine maximal dreimalige Verlängerung um jeweils ein Jahr.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Postanschrift: (Generalverwaltung) Hofgartenstr. 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.mpg.de 🌏
E-Mail: kerstin.henschel@gv.mpg.de 📧
Telefon: +49 892108-1770 📞
Fax: +49 892108-1367 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-06-20 📅
Einreichungsfrist: 2012-08-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-06-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 119-197443
ABl. S-Ausgabe: 119

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

a) Prüfung der Personalkosten durch:

— Neuberechnung der Stundensätze für die Entlohnung des Personals und der Personalgemeinkosten,

— Überprüfung und Beschreibung der Zeiterfassung der Beschäftigten,

— Abgleich der Arbeitsverträge,

— Ggfs. Prüfung von Unterverträgen (Bestätigung ob im Einklang mit vorgeschriebenern Verfahren),

— Prüfung der im Projekt geltend gemachten abschreibungsfähigen Anlagen und Investitionen,

— Prüfung der Reisekosten.

b) Prüfung der Ermittlung der indirekten Kosten und Bestätigung, dass bestimmte nicht abrechnungsfähige Kosten in den Gemeinkosten nicht enthalten sind,

— Prüfung der sonstigen direkten Kosten, wie z. B. Betriebsstoffe, Reisekosten, Tagungsgebühren, etc., Investitionen und deren Projektzugehörigkeit sowie der zeit- und wertgerechten Verteilung auf das Projekt,

— Prüfung der Adjustments aus vorherigen Abrechnungszeiträumen,

— Erstellung eines unabhängigen Ausgabenprüfbericht über die Kostenaufstellung der geprüften Projekte.

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Beschreibung der Optionen:

Option des Auftraggebers auf maximal dreimalige Verlängerung des Vertrags um jeweils 1 Jahr im Anschluss an den unter Ziff. II.3 genannten Zeitraum.

Referenznummer: 8407090201
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: 7. EU-Forschungsrahmenprogramm
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Deutschland.

München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

a) Diverse Eigenerklärungen gemäß Vordrucken in den Vergabeunterlagen, [u.a. betr. Eintragung im Beruf-/Handelsregister, Nichtvorliegens etwaiger Ausschlussgründe, etc.],

b) detaillierte Unternehmensdarstellung und Firmenprofil mit Firmenname, Rechtsform, Anschrift (Hauptsitz/Niederlassungen und ggf. Sitz der Niederlassung, die den Auftraggeber betreuen würde), Telefon- und Fax-Nr, Umsatzsteuerident-Nr., Namen und Funktionen der bevollmächtigten Unternehmensvertreter, Organisationsstruktur des Unternehmens, Geschäftsfelder/-zweige, Gründungsdatum, Unternehmenshistorie,

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

a) Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren für das Gesamtunternehmen und soweit zutreffend -bei entsprechender Unternehmensgliederung- für den zuständigen Geschäftsbereich sowie der für eine etwaige Auftragsdurchführung zuständigen Niederlassung.

b) Bescheinigung (in Kopie) über eine bestehende Berufshaftpflichtversicherung nach Maßgabe des § 323 HGB (bzw. den vergleichbaren nationalen Vorschriften) mit Angabe der Versicherungssumme je Prüfung sowie der Angabe der Höhe eines etwaigen Selbstbehaltes.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

a) Detaillierte Beschreibung einschlägiger Referenzprojekte des Unternehmens des Bieters (mit Ansprechpartnern und Telefonnummer beim Referenzkunden) – unter Berücksichtigung der in der Auftragsbekanntmachung genannten Mindeststandards, die nach Art und Umfang mit dem hier zur Vergabe anstehenden Projekt vergleichbar sind - hierbei ist insbesondere darauf einzugehen, inwieweit Erfahrungen bei Prüfungen von im Ausland befindlichen Einrichtungen bestehen – Angabe der durchschnittlichen jährlichen Fallzahlen, des Auftragswertes, und der Auftragsdauer;

b) Darstellung der für die Erfüllung des in den Wettbewerb gestellten Auftrages vorgesehenen sachlichen, organisatorischen und personellen Ausstattung – ferner ist auszuführen, welche bieterinternen Qualitätskontrollen durchgeführt werden. Vorstellung des vorgesehenen Projektleiters/ Hauptverantwortlichen – Zusicherung, dass dieser Projektleiter für die gesamte Vertragslaufzeit konstant für die MPG zur Verfügung steht, -Angabe, ob die für die Aufgabenerfüllung vorgesehenen Mitarbeiter gleichbleibend als Stammansprechpartner für die MPG (unabhängig vom Standort des betroffenen MPI) zur Verfügung stehen-

c) Mit Abgabe seines Angebots hat der Bieter ein Datenschutzkonzept vorzulegen. Folgende Themen sind im Konzept detailliert zu erläutern:

— Zutrittskontrolle,

— Zugangskontrolle,

— Zugriffskontrolle,

— Weitergabekontrolle,

— Eingabekontrolle,

— Auftragskontrolle,

— Verfügbarkeitskontrolle,

— Trennungsgebot,

— Einsatz von auf das Datenschutzgeheimnis verpflichteten und mit dem Datenschutzrecht vertrauten Mitarbeitern,

— Kontrollmöglichkeiten des Auftraggebers,

— Rückgabe, Löschung und Beendigung.

Es ist die konkrete Umsetzung der vom Bieter getroffenen Maßnahmen zu o.g. Themenbereichen darzustellen. Dabei ist insbesondere auf besondere vom Bieter umgesetzte Maßnahmen einzugehen, um einen erhöhten Schutz zu erreichen. Es sind die Wettbewerbsvorteile und ggf. Alleinstellungsmerkmale des Bieters darzustellen und entsprechenden Prozesse, deren Umsetzung und Dokumentation,

Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen etc. im Detail zu beschreiben. Der Bieter hat die Sicherheits-Policy und den Rahmen der Flexibilität seiner Prozesse zu beschreiben, um etwaige Besonderheiten der MPG abzubilden und umzusetzen.

d) Angabe,ob der Bieter bereit ist, im Falle einer Beauftragung, eine "Vereinbarung über Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz" abzuschließen (siehe Vereinbarung Erklärung Auftragsdatenverarbeitung in den Vergabeunterlagen);

e) Angabe, ob der Bieter über eine IT Sicherheitszertifizierung für das Informationsmangement verfügt verfügt [Vorlage der Kopie des Zertifikat gewünscht, wenn vorhanden – keine Forderung];

f) Nachweis der Mitgliedschaft bei der Wirtschaftsprüferkammer als Wirtschaftsprüfer und vereidigter Buchprüfer (nach dem Gesetz über die Berufsordnung der Wirtschaftsprüfer – WPO -, bzw. nach den nationalen Vorschriften);

g) Unterschriebene Erklärung, dass der Bieter nach Maßgabe der achten Richtlinie 84/ 253/ EWG vom 10.4.1984, ergänzt durch die Richtlinie 83/ 349/ EWG, sowie der jeweiligen nationalen Rechts- und Verwaltungsvorschriften qualifiziert ist;

h) Unterschriebene Erklärung, dass das mit der Auftragsausführung betraute Personal verhandlungssicher „deutsch“ und „englisch“ in Wort und Schrift beherrscht (Zertifikate sind in engl. Sprache zu erteilen).

i) Beschreibung etwaiger Qualitätsmanagementsysteme (wie z.B. EN 29000/ DIN EN ISO 9000 ff.) – Angabe zu Art, Umfang und hiervon umfassten Unternehmensbereichen sowie Vorlage der Zertifizierungsurkunde in Kopie [wenn vorhanden – keine Forderung],

Mindeststandards:

Einhaltung der Vorgaben der Europäischen Kommission zur Zertifizierung der Projekte des 7. Forschungsrahmenprogrammes (veröffentlicht z.B. auf der Internet-Seite der Europäischen Kommission http//cordis.europa/fp7/find-doc_en.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Auftragserteilung und Durchführung erfolgt auf der Grundlage der Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Max-Planck- Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V., die mit dem Versand der Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden werden. Nachrangig gelten die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leitsungen (VOL/B). Die Zahlung erfolgt nach ordnungsgemäßer Leistungserbringung und Rechnungseingang innerhalb 30 Tagen netto.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften sind als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), als offene Handelsgesellschaft (oHG) sowie in haftungsrechtlich vergleichbarer Form einer anderen EU-Rechtsordnung. zugelassen. Es ist im Angebot aufzuzeigen, wer an der Bietergemeinschaft beteiligt ist. Dem Auftraggeber ist ein verantwortlicher Ansprechpartner aus der Bietergemeinschaft zu benennen. Die Übernahme der gesamtschuldnerischen Haftung ist mit dem Angebot durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären. Im Angebot ist außerdem detailliert die aufgabenspezifische Aufteilung der Leistungserbringung darzulegen. Geforderte Nachweise sind von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot zu erbringen.

Die Ausführung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten:

Der Rechnungsprüfer muss zur Durchführung von Abschlussprüfungen von Rechnungsunterlagen befähigt sein, gemäß der Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17.5.2006 über Abschlussprüfungen von Jahresabschlüssen und konsolidierten Abschlüssen, zur Änderung der Richtlinien78/660/EG und 83/349/EWG des Rates und zur Aufhebung der Richtlinie 84/253 EWG oder gemäß entsprechender nationaler Vorschriften.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 1
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2012-10-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2012-08-06 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Frau Kerstin Henschel
Internetadresse: www.mpg.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-10-01 📅
Datum des Endes: 2013-09-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 8407090201

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern -
Postanschrift: Maximillianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 101a GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB).

Quelle: OJS 2012/S 119-197443 (2012-06-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2012-10-09)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-10-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-10-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 198-324742
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 119-197443
ABl. S-Ausgabe: 198

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Bewertungsmatrix gem. Vergabeunterlagen (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2012-09-25 📅
Name: Ebner Stolz Mönning Bachem GmbH & Co.KG
Postanschrift: Kronenstraße 30
Postort: Stuttgart
Postleitzahl: 70174
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Quelle: OJS 2012/S 198-324742 (2012-10-09)

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