Lieferung, Installation und Anpassung eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems zur Ablösung von WohnData (Systemumstellung) incl. Datenmigrations-, Schulungs-, Schnittstellenanpassungs-, Randgebietsarbeiten und Softwarepflegeleistungen (Systemservice)

WOBRA Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Brandenburg an der Havel mbH

Der Auftragsgegenstand umfasst:
1. Die dauerhafte Überlassung einer geeigneten wohnungswirtschaftlich ausgerichteten ERP-Software zum Management der Immobilien, Liegenschaften und des sonstigen Betriebsvermögens der Auftraggeberin sowie auch fremder Dritter, deren Wohnungsbestände, Garagen etc. durch die Auftraggeberin verwaltet werden.
2. Anpassung dieser Standardsoftware an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten der Auftraggeberin sowie optional Lieferung von ergänzender Fremdsoftware (Archiv-Software, Bankenkommunikationssoftware u.ä.) und systemtechnisch bedingter Komponenten (z.B. Datenbank-Lizenzen) sowie deren bruchfreie Anbindung an die ERP-Software.
3. Installation und Inbetriebnahme der Datenbank und Software auf der durch den Auftraggeber in Abstimmung mit dem Auftragnehmer bereit gestellten Hardware.
4. Die vollständige Migration der benötigten Altdaten der Wohndata-Applikation in das gelieferte System, d.h. der Datenexport aus dem Altsystem und der Datenimport in das neue System erfolgt in alleiniger Verantwortung des Auftragnehmers. Zusätzlich ist eine revisionssichere Dokumentation der Migration zu erstellen.
5. Es gibt eine Reihe von die gegenwärtig verwendete ERP-Software (Wohndata) ergänzenden Softwareprodukten der Auftraggeberin. Hierbei handelt es sich u.a. um RenoDat. Diese sind anzubinden oder durch andere Software mit entsprechenden Funktionalitäten zu ersetzen.
6. Projektdurchführung, Schulung und Coaching des Anwenderprojektteams sowie aller Benutzer durch in der Software erfahrene deutschsprachige Trainer des Bieters (sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift).
7. Sonstige begleitende Arbeiten eines ERP-Systemwechsels, Projektplanung, Einführungsunterstützung und Übernahme der verantwortlichen Projektleitung.
8. Service, Wartung und Anpassung der gelieferten Software-Komponenten an geänderte rechtliche, unternehmensbedingte und systemtechnische Gegebenheiten für mindestens 3 und höchstens 9 Jahre (3 + 3 + 3 Jahre).
9. Die Leistungen zur Erstellung des Gesamtsystems bilden eine sachliche, wirtschaftliche und rechtliche Einheit. Für den Auftraggeber ist von vertragswesentlicher Bedeutung, dass der Auftragnehmer die in diesem Vertrag vereinbarte Funktionalität des Gesamtsystems herstellt und alle dafür erforderlichen Schritte (Erstellung eines Fachkonzeptes, Customizing, Daten-Migration, Schulung, Produktivsetzung und Coaching) vornimmt. Zu berücksichtigen sind eine Vielzahl von speziellen Schnittstellen wie z.B. zertifiziertes electronic banking (BK01), elektronisches Mahnverfahren. Diese Funktionalitäten müssen entweder angebunden oder ersetzt werden. Der Auftragnehmer ist verantwortlicher Generalunternehmer für die Erstellung des Gesamtsystems und haftet für die Leistungen seiner Subunternehmer und seiner Zulieferer wie für seine eigenen Leistungen. Das ERP-System muss die Möglichkeit enthalten, sich an die beim Auftraggeber vorhandenen sowie an neue, optimierte Geschäftsprozesse anzupassen. Hierfür ist eine hohe Anpassbarkeit und Flexibilität des ERP-Systems Voraussetzung.
10. Die vom Auftragnehmer vorausgesetzte und vom Auftraggeber zu stellende Systemumgebung ist im weiteren Vergabeverfahren vom Auftragnehmer zu beschreiben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-10-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-09-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Aareon Wodis GmbH

Wer?

• WOBRA Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Brandenburg an der Havel mbH

Wie?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-09-11	Auftragsbekanntmachung
2013-04-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-09-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Menge oder Umfang:

Die Wobra verwaltet zurzeit ca. 4 300 eigene Wohnungen sowie 1 400 Wohnungen in Fremdbesitz, sowie nennenswerte Bestände an Garagen, Stellplätzen, Gewerbeeinheiten sowie sonstige Objekte und Flächen. Das zu implementierende System wird von ca. 50 Benutzern genutzt werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Wobra Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Brandenburg an der Havel mbH
Postanschrift: Hauptstraße 32
Postleitzahl: 14476
Postort: Brandenburg an der Havel
Kontakt
Internetadresse: http://www.wobra.de 🌏
E-Mail: it@wobra.de 📧
Telefon: +49 3381757630 📞
Fax: +49 3381757641 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-09-11 📅
Einreichungsfrist: 2012-10-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-09-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 176-290736
ABl. S-Ausgabe: 176
Zusätzliche Informationen

— Von den Teilnehmern ist für die Bewerbung ein Antragsformular zu verwenden, das bei dem Auftraggeber per E-Mail oder schriftlich abgefordert werden kann. Der Teilnahmeantrag ist in einem geschlossenen Umschlag einzureichen, der mit der Aufschrift "Vergabeverfahren Immobilien-Software" zu kennzeichnen ist. — Anfragen können nur schriftlich, per Fax oder E-Mail gestellt werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftragsgegenstand umfasst:

1. Die dauerhafte Überlassung einer geeigneten wohnungswirtschaftlich ausgerichteten ERP-Software zum Management der Immobilien, Liegenschaften und des sonstigen Betriebsvermögens der Auftraggeberin sowie auch fremder Dritter, deren Wohnungsbestände, Garagen etc. durch die Auftraggeberin verwaltet werden.

2. Anpassung dieser Standardsoftware an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten der Auftraggeberin sowie optional Lieferung von ergänzender Fremdsoftware (Archiv-Software, Bankenkommunikationssoftware u.ä.) und systemtechnisch bedingter Komponenten (z.B. Datenbank-Lizenzen) sowie deren bruchfreie Anbindung an die ERP-Software.

3. Installation und Inbetriebnahme der Datenbank und Software auf der durch den Auftraggeber in Abstimmung mit dem Auftragnehmer bereit gestellten Hardware.

4. Die vollständige Migration der benötigten Altdaten der Wohndata-Applikation in das gelieferte System, d.h. der Datenexport aus dem Altsystem und der Datenimport in das neue System erfolgt in alleiniger Verantwortung des Auftragnehmers. Zusätzlich ist eine revisionssichere Dokumentation der Migration zu erstellen.

5. Es gibt eine Reihe von die gegenwärtig verwendete ERP-Software (Wohndata) ergänzenden Softwareprodukten der Auftraggeberin. Hierbei handelt es sich u.a. um RenoDat. Diese sind anzubinden oder durch andere Software mit entsprechenden Funktionalitäten zu ersetzen.

6. Projektdurchführung, Schulung und Coaching des Anwenderprojektteams sowie aller Benutzer durch in der Software erfahrene deutschsprachige Trainer des Bieters (sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift).

7. Sonstige begleitende Arbeiten eines ERP-Systemwechsels, Projektplanung, Einführungsunterstützung und Übernahme der verantwortlichen Projektleitung.

8. Service, Wartung und Anpassung der gelieferten Software-Komponenten an geänderte rechtliche, unternehmensbedingte und systemtechnische Gegebenheiten für mindestens 3 und höchstens 9 Jahre (3 + 3 + 3 Jahre).

9. Die Leistungen zur Erstellung des Gesamtsystems bilden eine sachliche, wirtschaftliche und rechtliche Einheit. Für den Auftraggeber ist von vertragswesentlicher Bedeutung, dass der Auftragnehmer die in diesem Vertrag vereinbarte Funktionalität des Gesamtsystems herstellt und alle dafür erforderlichen Schritte (Erstellung eines Fachkonzeptes, Customizing, Daten-Migration, Schulung, Produktivsetzung und Coaching) vornimmt. Zu berücksichtigen sind eine Vielzahl von speziellen Schnittstellen wie z.B. zertifiziertes electronic banking (BK01), elektronisches Mahnverfahren. Diese Funktionalitäten müssen entweder angebunden oder ersetzt werden. Der Auftragnehmer ist verantwortlicher Generalunternehmer für die Erstellung des Gesamtsystems und haftet für die Leistungen seiner Subunternehmer und seiner Zulieferer wie für seine eigenen Leistungen. Das ERP-System muss die Möglichkeit enthalten, sich an die beim Auftraggeber vorhandenen sowie an neue, optimierte Geschäftsprozesse anzupassen. Hierfür ist eine hohe Anpassbarkeit und Flexibilität des ERP-Systems Voraussetzung.

10. Die vom Auftragnehmer vorausgesetzte und vom Auftraggeber zu stellende Systemumgebung ist im weiteren Vergabeverfahren vom Auftragnehmer zu beschreiben.

Beschreibung der Optionen:

Der Auftraggeber kann die Laufzeit des Vertrages (Systemservice) zweimalig um 3 Jahre verlängern.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 36 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Brandenburg an der Havel.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit dem Teilnahmeantrag sind vorzulegen:

1. Eigenerklärung des Bewerbers, dass

— keine Ausschlussgründe nach § 6 EG Abs. 4, 6 VOL/A sowie nach dem AEntG vorliegen,

— über das Vermögen des Bewerbers nicht ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde,

— er sich nicht Liquidation befindet,

— er keine schweren Verfehlungen begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellen,

— er im Verfahren nicht vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben hat.

2. Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 12 Monate).

3. Erklärung, ob und auf welche Weise der Bewerber mit anderen Unternehmen wirtschaftlich verknüpft ist. Die Vergabestelle behält sich vor, zu diesem Punkt weitere Erläuterungen von den Bewerbern anzufordern.

Auf Verlangen des Auftraggebers sind zusätzlich vorzulegen:

1. Nachweis über die Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (nicht älter als 12 Monate),

2. Nachweise über die Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Krankenkasse, bei der die meisten Arbeitnehmer versichert sind - nicht älter als 12 Monate),

3. aktueller (d.h. bei Vorlage noch gültiger) Nachweis der Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft.

Der Auftraggeber ist berechtigt, zur Vorbereitung der vergaberechtlichen Entscheidungen über strafgerichtliche Verurteilungen und Bußgeldentscheidungen nach § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, § 21 Abs. 1, 2 des Arbeitnehmerentsendegesetzes und § 18 Abs. 1 und 2 des Mindestarbeitsbedingungsgesetzes Auskunft aus dem Gewerbezentralregister einzuholen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen:

1. Erklärung über den Umsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren bezüglich der auf dem Gebiet der Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems erbrachten Leistungen und über seinen Gesamtumsatz im gleichen Zeitraum.

2. Aktueller (d.h. bei Vorlage noch gültiger) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:

5 Mio. € für Personen-/Sachschäden/2 Mio. € für Vermögensschäden.

Alternativ: Nachweis der Bereitschaft eines Versicherungsunternehmens mit dem Bewerber im Falle der Zuschlagserteilung eine o.g. Versicherung abzuschließen (schriftliche Erklärung des Versicherungsunternehmens).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Für die nachfolgenden Referenzen zu Buchstabe a bis d gilt:

Die Referenzen (Eigenerklärungen) müssen aus den letzten 5 Kalenderjahren vor Ablauf der Bewerbungsfrist stammen, soweit nicht nachfolgend ein anderer Zeitpunkt vorgeschrieben ist. Anzugeben sind für diese Referenzen die Leistungszeit und die Produktbezeichnung des installierten Produkts. Es ist der Auftraggeber, dort ein Ansprechpartner, der für Rückfragen kontaktiert werden kann, mit Telefonnummer zu benennen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben durch Nachfrage zu verifizieren. Er wird untaugliche Referenzen nicht berücksichtigen. Soweit die Referenzen sich auf Software-Produkte beziehen, muss es sich um Software-Produkte handeln, die den Rechtsverhältnissen in Deutschland Rechnung tragen.

a. Angabe von mindestens einer Referenz (Ausschlusskriterium) und maximal drei Referenzen hinsichtlich in der Aufgabenstellung ähnlich gelagerter Projekte in Wohnungsunternehmen mit mehr als 3 000 Verwaltungseinheiten bezogen auf das anzubietende Software-Produkt mit Angabe des Startzeitpunktes des Echtbetriebes.

b. Angabe von mindestens einer Referenz (Ausschlusskriterium) und maximal zehn Referenzen zu Projekten, in denen der Bewerber die wohnungswirtschaftlichen Stammdatenbestände aus der Anwendung WohnData in sein Software-Produkt migriert hat. Zusätzlich anzugeben ist die Anzahl der Wohnungen pro Referenz. Eine Migration im Sinne dieser Ausschreibung liegt nur dann vor, wenn mindestens die folgenden Datentypen übertragen wurden: Verwaltungseinheiten, Gebäude, Mietobjekt und Mieter sowie Kontensalden. Gewertet werden nur Referenzen mit mindestens 3 000 Verwaltungseinheiten.

c. Angabe von mindestens einer Referenz (Ausschlusskriterium) und maximal drei Referenzen für Projekte, bei denen der Bewerber seine wohnungswirtschaftlich ausgerichtete Software in integrierter Zusammenarbeit mit dem Zahlungsverkehr der Aareal-Bank (BK01 zertifiziert) eingeführt hat. Anerkannt werden nur Referenzen, die sich auf das Produkt (inkl. kompatibler Upgrades) beziehen, das später angeboten werden soll. Dies ist zwingend im Teilnahmeantrag zu nennen. Anzugeben ist ferner der Startzeitpunkt des Echtbetriebes.

d. Angabe der Anzahl der Wohnungsunternehmen, die vom Bewerber mit der von ihm in dem Teilnahmeantrag anzugebenden Software, die er später anbieten will (inkl. kompatibler Upgrades), betreut werden. Es müssen mindestens drei Referenzen (Ausschlusskriterium) und maximal zehn genannt werden, die sich auf laufende Vertragsverhältnisse und Unternehmen mit mindestens 3 000 Verwaltungseinheiten beziehen. Der Stichtag ist der Tag der Absendung dieser Bekanntmachung. Anzugeben ist die Anzahl der Wohnungen für jedes einzelne Unternehmen. Anzugeben ist die Anzahl der installierten Bildschirmarbeitsplätze (zur Verifikation).

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: EVB-IT-Systemlieferungsvertrag.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Sonstige besondere Bedingungen: EVB-IT-Systemlieferungsvertrag.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Auswahlkriterien:

1. Unter den Bewerbern werden zunächst diejenigen ausgewählt, die die Mindestkriterien nach den Teilnahmebedingungen III.2 erfüllen. 2. Anschließend wird eine Auswahl unter Berücksichtigung der Anzahl und Qualität der angegebenen Referenzen getroffen. Bei der Qualität der Referenzen wird die Vergleichbarkeit mit dem ausgeschriebenen Auftrag positiv bewertet.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2012-10-19 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Frau Scholz

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-03-01 📅
Datum des Endes: 2016-02-28 📅
Zusätzliche Informationen

— Von den Teilnehmern ist für die Bewerbung ein Antragsformular zu verwenden, das bei dem Auftraggeber per E-Mail oder schriftlich abgefordert werden kann.

Der Teilnahmeantrag ist in einem geschlossenen Umschlag einzureichen, der mit der Aufschrift "Vergabeverfahren Immobilien-Software" zu kennzeichnen ist.

— Anfragen können nur schriftlich, per Fax oder E-Mail gestellt werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3318661617 📞
Fax: +49 3318661652 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 101 a GWB findet Anwendung. "15 Kalendertage nach Absendung der Vorabinformation an unterlegene Bieter ist der Vertragsschluss möglich. Wird die Vorabinformation nach § 101 a GWB per Fax oder auf elektronischem Wege versendet, verkürzt sich diese Frist auf 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber".

§ 107 GWB findet Anwendung. Die Vorschrift lautet auszugsweise:

"(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt hat und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat;

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind".

Quelle: OJS 2012/S 176-290736 (2012-09-11)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-04-05)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Verfahrensart: V: Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: wobra Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Brandenburg an der Havel mbH

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-04-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-04-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 070-115877
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 176-290736
ABl. S-Ausgabe: 70
Zusätzliche Informationen

Es fand entgegen IV.1.1 (Formularfehler) ein Verhandlungsverfahren mit einem Aufruf zum Wettbewerb statt (s. IV.3.2).

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (60)
2. Qualität (40)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-03-25 📅
Name: Aareon Wodis GmbH
Postanschrift: Rheinlanddamm 199
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44139
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 101 a GWB findet Anwendung. „15 Kalendertage nach Absendung der Vorabinformation an unterlegene Bieter ist der Vertragsschluss möglich. Wird die Vorabinformation nach § 101 a GWB per Fax oder auf elektronischem Wege versendet, verkürzt sich diese Frist auf 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber.“

„(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.“

Quelle: OJS 2013/S 070-115877 (2013-04-05)

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