Lieferung, Installation und Konfiguration einer Dokumenten Management Lösung (DMS)

Stadt Freising

Zunächst sollen in den Bereichen Kassen- und Steueramt, Sitzungsdienst, Wohnungsvergabe und Straßenverkehr, Sicherheit und Ordnung (Gaststättenakte) entsprechende Erfahrungen mit einem Dokumenten Management System gewonnen werden.
Als führende Finanzanwendung in der Finanzbuchhaltung ist das Finanzverfahren OK.FIS von der AKDB im Einsatz. Hier ist für die erste Umsetzungsstufe eine klassische Belegarchivierung umzusetzen. Das Dokumentenmanagementsystem soll hier als funktionaler und revisionssicherer Ablage- und Aufbewahrungsort dienen. Eine Integration in OK.FIS zur direkten Dokumentenrecherche und eine MS-Office Integration ist notwendig. Zur Umsetzung des Projekts sind Standard DMS-Funktionalitäten (Ablage/Archivierung, Recherche, Rendition, Mehrfach-Dokumentverknüpfungen (mehrere FADs zu einem Schuldner, Abonnieren von Änderungen auf Dokument und Aktenebene, Wiedervorlagen etc.) notwendig. Ebenso sind für spätere Projektumsetzungen Akten- inkl. Vorgangsbearbeitungsfunktionen erforderlich (eher einheitlicher aber individuell, erweiterbarer Aktenplan gewünscht, Aktenstrukturen liegen hier vor, Aktenaussonderungen sind notwendig).
Nach erfolgreicher Umsetzung der Belegarchivierung und OK.FIS Integration ist die Umsetzung einer Vollstreckungsakte als 2. Umsetzungsprojekt geplant. Hierfür werden erweiterte Aktenfunktionen erwartet (Aktendrucken, Aktenaussonderung, Aktenpaginierung, Z.D.A, unterschiedliche Berechtigungen auf Aktenstrukturen).
Die Abbildung eines Anordnungsworkflows stellt ein weiteres, zeitlich noch nicht terminiertes Umsetzungsprojekt dar. Postkorbfunktionalitäten sind hierfür unabdingbar (Einzel-/Gruppenpostkörbe mit Ad-Hoc-Weiterleitungen, Vertreterregelungen, Fristenüberwachung, Priorisierungen und Eskalationsszenarien).
Grundsätzlich ist mit einer komplexen Berechtigungssteuerung zu rechnen: Zugriff von externen Benutzern. Änderung von Berechtigungen auf Dokumentebene und individuell je nach Prozessschritt.
Im Amt 31 (Soziale Angelegenheiten, Feuerwehr, Katastrophenschutz) soll mittels eines Dokumenten Management Systems der Prozess der Bearbeitung von Anträgen auf Vormerkung für eine Wohnung und die elektronische Aktenführung umgesetzt werden. Eine Integration in Outlook, MS-Office und MS Access ist hierzu notwendig. Die Fachdaten liegen in einer MS Access Datenbank und die entsprechende DMS Akte sollte aus der MS Access Anwendung direkt aufgerufen werden können. Standard DMS-Funktionalitäten (Ablage/Archivierung, Recherche, Rendition, Abonnieren von Änderungen auf Dokument und Aktenebene, Wiedervorlagen etc.) und Akten- inkl. einer Vorgangsbearbeitung werden erwartet.
Als weiteres Teilprojekt ist die Umsetzung einer Gaststättenakte geplant. In Amt 32 soll die heute in Papier geführte Gaststättenakte durch eine elektronische Akte im DMS abgelöst werden. Notwendig hierfür ist eine Integration in MS-Office, MS Outlook und ggf. in das Migewa Fachverfahren. Eine Scan-Anwendung (Ad-Hoc/Arbeitsplatz-Scannen) ist zwingend erforderlich. Standard DMS-Funktionalitäten (Ablage, Recherche, Volltextrecherche, Versionierung, Abonnieren von Änderungen auf Dokument, Wiedervorlagen, Rendition etc.), DMS Spezialfunktionen (Annotationen auf unterschiedlichen Dateiformaten mit Berechtigungssteuerung, Vorlagenverwaltung inkl. Textbausteine), Funktionalitäten zur Akten- inkl. Vorgangsbearbeitung sowie Collaboration-Funktionen (optimal wären hier Terminüberwachungsfunktionen und Kontakt-/Adressverwaltung) sind für die Projektumsetzung notwendig.
Weiterhin ist eine DMS Unterstützung im Bereich des Sitzungsdienstes geplant. Hier soll das Erstellen, Ändern, Abstimmen, Genehmigen, Weiterleiten von Sitzungsunterlagen sowie deren terminliche Nachverfolgung innerhalb des DMS umgesetzt werden.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-07-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-06-22.

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH

• • Stadt Freising

• • Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement
• • Softwarepaket und Informationssysteme

• • Oberbayern › Freising