Lieferung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie Wartung und Support

Stiftung für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen

Das Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen (IQWiG) beabsichtigt ein Dokumenten-Management-System (DMS) zu beschaffen, das als unternehmensweite Ablageinfrastruktur dienen soll.
Es wird ein Anbieter für eine DMS-Lösung gesucht, der folgende Leistungen erbringen soll:
— Gemeinsame Erstellung einer Feinkonzeption für die Anpassung und Integration des DMS an die IQWIG-Gegebenheiten und Vorgaben,
— Lieferung einer geeigneten DMS-Software,
— Installation und Customizing dieser Software,
— Integration in die IQWIG-Infrastruktur,
— Erstellung eines Konzepts zur Migration des Altbestands der Dokumente,
— Migration des Altbestands der Dokumente,
— Training getrennt für Administratoren, KeyUser und Endnutzer,
— Wartung und Support.
Das angebotene DMS muss im Hinblick auf spätere Erweiterungen Schnittstellen vorsehen um zusätzliche Module (z. B. Workflow, Lifecyclemanagement [LCM]) installieren zu können.
Die Realisierung ist vorgesehen in 2012/2013 mit bis zu 200 Nutzern.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-08-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-07-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Fujitsu Technology Solutions GmbH

Wer?

• Stiftung für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-07-16	Auftragsbekanntmachung
2013-02-04	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-07-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen
Postanschrift: Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen (IQWiG), Im Mediapark 8
Postleitzahl: 50670
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.iqwig.de 🌏
E-Mail: justiziariat@iqwig.de 📧
Telefon: +49 2213568575 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-07-16 📅
Einreichungsfrist: 2012-08-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-07-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 139-232690
ABl. S-Ausgabe: 139
Zusätzliche Informationen

Vergabeunterlagen mit weiteren Angaben zu dem zu vergebenden Auftrag werden - wie im Falle eines Verhandlungsverfahrens mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb) üblich - nur an den beschränkten Kreis von Unternehmen versendet, die sich erfolgreich um Teilnahme am weiteren Verfahren beworben haben und von IQWiG zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden (vgl. § 10 EG Abs. 1 VOL/A). Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich mit einem (selbst verfassten) Teilnahmeantrag um Teilnahme am Verhandlungsverfahren zu bewerben. Der Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.2 geforderten Angaben und Unterlagen zur Beurteilung der Eignung ist schriftlich (nicht in elektronischer Form), in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Nicht öffnen! Teilnahmeantrag Vergabe DMS" bis zu dem unter Ziff. IV.3.4 der Bekanntmachung genannten Termin bei der unter Ziff. I.1 genannten Stelle einzureichen. Bewerbungen, die verspätet oder nicht formgerecht (in unverschlossenem Umschlag und/oder nicht ordnungsgemäß gekennzeichnet) eingehen, können nicht berücksichtigt werden (vgl. § 10 EG Abs. 1 Satz 2 VOL/A). Die Angebote sind schriftlich in einem verschlossenen Umschlag unter Verwendung des in den Ausschreibungsunterlagen befindlichen Adressaufklebers einzureichen. Eine Einreichung der Angebote in elektronischer Form ist nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Es wird ein Anbieter für eine DMS-Lösung gesucht, der folgende Leistungen erbringen soll:

— Gemeinsame Erstellung einer Feinkonzeption für die Anpassung und Integration des DMS an die IQWIG-Gegebenheiten und Vorgaben,

— Lieferung einer geeigneten DMS-Software,

— Installation und Customizing dieser Software,

— Integration in die IQWIG-Infrastruktur,

— Erstellung eines Konzepts zur Migration des Altbestands der Dokumente,

— Migration des Altbestands der Dokumente,

— Training getrennt für Administratoren, KeyUser und Endnutzer,

— Wartung und Support.

Das angebotene DMS muss im Hinblick auf spätere Erweiterungen Schnittstellen vorsehen um zusätzliche Module (z. B. Workflow, Lifecyclemanagement [LCM]) installieren zu können.

Die Realisierung ist vorgesehen in 2012/2013 mit bis zu 200 Nutzern.

Dauer: 48 Monate
Referenznummer: Dms
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Köln.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in einem Insolvenz- oder Vergleichsverfahren befindet, dass es seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat und keine Verstöße gegen das Schwarzarbeitsgesetz vorliegen/vorlagen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: — Erklärung über den Gesamtumsatz in den Geschäftsjahren 2009 bis 2011.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Angabe von mindestens 2 bis höchstens 4 Referenzen der Jahre 2009 bis 2011 über die Lieferung und Implementierung einer vergleichbaren Dokumentenmanagementsoftware (Erstellung und Verwaltung von umfangreichen, wissenschaftlichen Dokumenten, Sitzungs- und Gremienmanagement und Vertragsmanagement) mit Angabe des Auftraggebers, Auftragswertes, Benutzeranzahl sowie Darlegung der im Referenzprojekt eingesetzten Software.

2. Nachweis über Qualifikation des/der vorgesehenen Projektmitarbeiter(s) einschließlich des vorgesehenen Projektleiters mittels Bereitstellung eines/mehrerer Mitarbeiterprofile.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Die Entscheidung über die Auswahl der Bewerber erfolgt 3-stufig.

1. Es wird geprüft, ob die geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise vollständig vorliegen. Das Fehlen führt zum Ausschluss.

2. Im Rahmen der zweiten Stufe wird die grundsätzliche Eignung des Bewerbers anhand der geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise inhaltlich geprüft.

3. In einer dritten Stufe wird, falls notwendig, eine differenzierte Prüfung der Eingung anhand der Referenzunterlagen der Bewerber (siehe III.2.3)) vorgenommen, um den Bewerberkreis auf die maximal aufzufordernde Anzahl von Bewerbern zu reduzieren (höchstens 5 Bewerber).

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Justiziariat
Internetadresse: www.iqwig.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Dms
Zusätzliche Informationen

Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich mit einem (selbst verfassten) Teilnahmeantrag um Teilnahme am Verhandlungsverfahren zu bewerben. Der Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.2 geforderten Angaben und Unterlagen zur Beurteilung der Eignung ist schriftlich (nicht in elektronischer Form), in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Nicht öffnen! Teilnahmeantrag Vergabe DMS" bis zu dem unter Ziff. IV.3.4 der Bekanntmachung genannten Termin bei der unter Ziff. I.1 genannten Stelle einzureichen. Bewerbungen, die verspätet oder nicht formgerecht (in unverschlossenem Umschlag und/oder nicht ordnungsgemäß gekennzeichnet) eingehen, können nicht berücksichtigt werden (vgl. § 10 EG Abs. 1 Satz 2 VOL/A).

Die Angebote sind schriftlich in einem verschlossenen Umschlag unter Verwendung des in den Ausschreibungsunterlagen befindlichen Adressaufklebers einzureichen. Eine Einreichung der Angebote in elektronischer Form ist nicht zugelassen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499-400 📠
Quelle: OJS 2012/S 139-232690 (2012-07-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-02-04)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-02-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-02-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 027-041511
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 139-232690
ABl. S-Ausgabe: 27

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Köln

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Pauschalpreis Kauf der Softwarelizenzen (15)
2. Pauschalpreis Support & Wartung pro Jahr (15)
3. Pauschalpreis Migrationsleistungen (2)
4. Pauschalpreis Durchführung der Schulungen (2)
5. Pauschalpreis Erstellung der Feinkonzeption (6)
6. Pauschalpreis Installation sowie Customizing (5)
7. Technischer Wert (20)
8. Qualität der Software (20)
9. Qualität von Wartung und Support (15)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-01-22 📅
Name: Fujitsu Technology Solutions GmbH
Postanschrift: Gladbecker Straße 7
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40472
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2013/S 027-041511 (2013-02-04)

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