Mediaagenturleistungen für die Messe Berlin GmbH (PO1/2412)

Messe Berlin GmbH

Auftraggeber ist die Messe Berlin GmbH, die das 160 000 m² große Messegelände Berlin betreibt, Messen veranstaltet sowie Flächen und Services für externe Messe- und Kongressveranstalter vermietet bzw. vorhält. Über ihre Tochterunternehmen werden Serviceleistungen erbracht und weitere Messen veranstaltet. Deshalb sollen die Leistungen der Mediaagentur für alle Bereiche und Töchter des Konzerns Messe Berlin GmbH verfügbar sein. Namentlich sind das zum Zeitpunkt der Ausschreibung die Capital Catering GmbH, die Capital Services GmbH, die Capital Facility GmbH, sowie die Messewelten GmbH. Eine aktuelle Übersicht der von der Messe Berlin- Veranstaltungen findet sich im Internet unter www.messe-berlin.de -> Messen&Events. Die Eigenveranstaltungen sind mit Symbol Brandenburger Tor hervorgehoben.
Die nachfolgend aufgeführten Aufgaben sollen für den Konzern Messe Berlin GmbH übernommen werden. Das bedeutet, dass die Mediaagentur auf Wunsch der Messe Berlin zu denselben Konditionen auch für die Konzerntöchter tätig wird.
— Durchführung des Mediaeinkaufs, der Mediaabwicklung und der Mediakontrolle,
— Beratung in sämtlichen Fragen der Media- Planung und Media-Forschung,
— auf Wunsch des Auftragebers Akqusition von Magazinen für den Fachpressestand einzelner Messen (Erwirkung von Freianzeige/n gegen Auslage Magazine auf dem Fachpressestand der Messe),
— intensive Zusammenarbeit mit den zuständigen Projekt-Werbeagenturen.
Grundlegende Anforderungen für alle Messen:
— adäquate Hard- und Softwareausstattung für die Mediaplanung, Geschäftsabwicklung (z.B. Einkauf und Rechnungslegung, Beschwerdemanagement) und Reporting,
— ausreichende qualifizierte Mitarbeiterzahl, die einen reibungslosen Ablauf sicherstellt (mind. 3 Kontakter plus Assistenz plus Einkauf),
— Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit der Kreativagentur,
— Qualitätssicherung (intern, z.B. korrekte Mediakostenpläne, und extern, z.B. Medienbeobachtung, Kontrolle der Medialeistung, Fotodokumentation der Außenwerbung),
— sehr gute Kenntnisse in den Bereichen elektronischer Medien (insb. Online),
— Verhandlungsgeschick für die Aushandlung bestmöglicher, auch außertariflicher Rabatte über alle Messeveranstaltungen hinweg in Abstimmung mit der Messe Berlin.
Besondere Anforderungen für Publikumsmessen (B-to-C):
— sehr gute Kenntnis der Berliner Medienlandschaft in allen Gattungen einschließlich Am-bient Media,
— auf Wunsch der jeweiligen Projekte kreative Mediaplanung in einzelnen Mediagattungen (sowohl Above-the-line als auch Below-the-line), ohne die erforderliche Grundabdeckung aus dem Blick zu verlieren.
Besondere Anforderungen für Fachmessen (B-to-B):
— internationale Kompetenz (Recherche- und Bewertungsmöglichkeiten, Mehrsprachigkeit der Mitarbeiter und internationale Partner, die unterstützend eingeschaltet werden können, entsprechende Referenzkunden),
— bei einzelnen Messen auf besonderen Wunsch der Messe Berlin Aushandlung von Freianzeigen im Vorfeld der Veranstaltung gegen Auslage von Fachmagazinen am Fachpressestand der jeweiligen Veranstaltung. Die Messe Berlin stellt die entsprechenden Musterformulare als Kommunikationshilfe zur Verfügung (siehe Anlage).Übergabe elektronischer Listen der teilnehmenden Verlage für das Einbinden in die Website und in den Messekatalog. Für diese Leistung erhält die Mediaagentur ein pauschales Honorar von 100 EUR je teilnehmendes Fachmagazin. Im Jahr 2010 wurden bei 9 Fachmessen rd. 200 Magazine akquiriert,
— für die betreuende Mediaagentur im Bereich der Fachmessen gilt ein Wettbewerbsverbot. Sie verpflichtet sich, während der Dauer des Vertrages nicht für andere Konkurrenzmessen tätig zu werden. Um Interessenskonflikte zu vermeiden, legt die Mediaagentur die Veranstaltungen anderer Messegesellschaften, die sie betreut oder betreuen wird, offen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-03-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-02-24.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • CROSSMEDIA GmbH

Wer?

• • Messe Berlin GmbH

Wie?

• • Werbedienste › Werbeberatung

Wo?

• • Berlin › Berlin