Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung (Erläuterung)
Das LBA betreibt eine Fachapplikation für die Erteilung und Verwaltung der Genehmigungen und Erlaubnisse für Akteure der Luftfahrt (Personen, Organisationen). Technische Basis ist das sogenannte Java Communication Framework (JCF), das für den Aufbau der graphischen Benutzeroberfläche und die Kommunikation der Anwendungslogik mit der Datenbank genutzt wird. Die Software der Firma Fa. evodion IT GmbH (evodion) deckt den Großteil des Aufgabenspektrums des LBA ab und ist die zentrale und geschäftskritische Komponente eines komplexen Gefüges von Fachapplikationen im LBA. Teile der Entwicklung sind nicht oder nur unvollständig dokumentiert. Eine kurzfristige Weiter- oder Neuentwicklung der Fachapplikation ist daher technisch nicht möglich.
Zunächst war vorgesehen, dass die Software im Rahmen der IT-Konsolidierung auf das IT-Bund übergeht. Nachdem diese Planung in 2020 verworfen wurde, steht das LBA vor der Herausforderung, die IT-strategischen Anforderungen neu zu überdenken sowie die Folgebeschaffung in eigener Zuständigkeit durchzuführen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die vorhandene Software in Teilen am Ende ihres Lebenszyklus angekommen ist. In den nächsten Jahren bedarf es im LBA zudem zahlreicher technischer Veränderungen, welche eine umfangreiche und langfristige Vorbereitung erfordern. Darüber hinaus birgt eine ggfs. erforderlich werdende Systemumstellung technische Unwägbarkeiten und Risiken. Ausfälle sind zwingend auszuschließen, um die Handlungsfähigkeit des LBA nicht zu riskieren. Aus diesem Grund hat das LB entschieden,
1. in einem Vergabeverfahren die künftige technische Lösung:
a. auf Basis einer Individualsoftware und
b. auf Basis einer oder mehrerer Standardsoftware-Komponenten (Hybridlösung);
c. auf Basis einer Branchenlösung.
Gegenüberzustellen und wertend zu vergleichen und
2. das Ergebnis des Vergabeverfahrens, d. h. die wirtschaftlichste Lösung technisch umzusetzen einschließlich
a. Migration der Bestandsdaten und
b. Tests bis zur Feststellung der Produktionsreife und
3. den Produktivbetrieb im neuen System aufzunehmen.
Dieses technisch, rechtlich und wirtschaftlich sinnvolle Vorgehen war/ist nicht bis zum Vertragsende (30.6.2021) umzusetzen. Ebenso war/ist es unrealistisch, für eine kurze Übergangzeit die komplizierte Fachapplikation durch das Produkt eines anderen Bieters zu ersetzen. Das LBA schätzt den Zeitbedarf für das Vergabeverfahren (Nr. 1) auf 12 bis 18 Monate, den Zeitbedarf für die Umsetzung (Nr. 2) auf 24 bis 36 Monate und hat deshalb entschieden, die Weiterentwicklung und Pflege der Software zur Aufrechterhaltung des Systems bis zum Abschluss der o.g. geplanten Ausschreibung für einen (Interims-)Zeitraum von drei Jahren im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens nach § 14 Abs. 4 VgV an den bisherigen Auftragnehmer (evodion) zu vergeben. Dabei möchte das LBA den Auftragsgegenstand nicht dem Wettbewerb entziehen, sondern im Gegenteil die Fachsoftware in absehbarer Zeit in einem ergebnisoffenen Wettbewerb vergeben. Die Vorbereitungen dieses Wettbewerbsfür das Folgeverfahren wurden parallel zu diesem vorliegenden Vergabeverfahren bereits im September 2020 aufgenommen. Derzeit befindet sich das LBA im Rahmen einer umfangreichen Bedarfsanalyse zur Vorbereitung der Markterkundung und späteren Vergabekonzeption.
Die technischen Hindernisse aufgrund der lückenhaften Dokumentation und aufgrund der engen Zeitplanung, welche nicht durch das LBA selbst verschuldet, sondern auf das Scheitern der IT-Konsolidierung zurückzuführen ist, sowie die Verzögerungen durch die Corona-Pandemie waren bestimmende Parameter für die Wahl des Verhandlungsverfahrens.
Die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nummer 2 b, 3 und 5 VgV liegen vor. Das LBA beabsichtigt, die Laufzeit der Interimsvergabe auf 3 Jahre zu beschränken.