Planung und Koordination der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung des 99. Deutschen Katholikentags Regensburg 2014 (28.5.2014 bis 1.6.2014) im Sachbereich "Plätze, Räume, Ausstattung, Kommunikations- und Veranstaltungstechnik" (PRAKuVT)
Zweck des 99. Deutscher Katholikentag Regensburg 2014 e.V. ist die Förderung kirchlicher und religiöser
Zwecke, insbesondere die Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung des 99. Deutschen Katholikentages
2014 (28.5.2014 bis 1.6.2014) in Regensburg.
Für die Planung und Koordination der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung des 99. Katholikentages
sucht der 99. Deutsche Katholikentag Regensburg 2014 e.V. einen Auftragnehmer. Der Auftragnehmer soll die
Planung und Koordination der Umsetzung sämtlicher Aufgaben in folgenden Leistungsbereichen übernehmen:
1. Leistungsbereich: Grundlagen (insbesondere Überprüfung der zur Verfügung gestellten Objektpläne und
Stadtgrundkarten; Aktualisierung und Erstellung von Plänen; Berücksichtigung der besonderen Bedürfnisse von
Menschen mit Behinderung in den Planungen; Berücksichtigung der ökologischen Ziele des Katholikentages
durch eine auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Planung und Ausstattung)
2. Leistungsbereich: Bauleistungen (Bühnen und Podien (einschließlich Rückwänden), Gerüsttürme (z.B. für
Beschallung); Steilwände und sonstige Auf- und Einbauten; Zelte für unterschiedliche Zwecke; Container;
Bauzäune; Absperrungen; Fahnenmasten; Bodenabdeckungen; Erd- und Gartenbau; Infotürme; Sonderbauten)
3. Leistungsbereich: Technik (Bühnen (Open Air und Indoor), Veranstaltungstechnik (Beschallung und
Beleuchtung), Kamera- und Videotechnik, Simultantechnik, Strom- und Energieversorgung einschl.
Notstrom, EDV (Hardware und Netzwerktechnik), Funktechnik, Telefon- und Internetzugänge, Kopierer,
Übertragungstechnik Hörfunk und Fernsehen)
4. Leistungsbereich: Grafik und Gestaltung (Druck grafischer Elemente (ohne Vorlagenerstellung), bspw.
Bühnenrückwände; Fahnen und Deko-Elemente; Blumenschmuck; Beschilderung/Besucherlenkung;
Beschriftungen)
5. Leistungsbereich: Ausstattung (für Veranstaltungen, Programm- und Funktionsbereiche einschließlich
"Kirchenmeile": Mietmöbel, Küchentechnik, Geschirr, Teppich, Feuerlöscher, Gabelstapler, Instrumente,
Papphocker, Dekorationen, Kabelabdeckungen, Aufkleber)
6. Leistungsbereich: Ver-/Entsorgung (Frisch und Abwasser; Spülbereiche; Toiletten; Reinigung;
Müllentsorgung; Wiederherstellung)
7. Leistungsbereich: Logistik (Transporte und Hilfeleistung nach Abstimmung)
8. Leistungsbereich: Bewachung (Koordinierung der Bewachung durch kommerzielle Unternehmen)
Zu den Aufgaben des Auftragnehmers im Zusammenhang mit der Planung und Koordination der Umsetzung
gehören in allen Leistungsbereichen insbesondere:
1. Analyse
a) Erstellung einer Expertise zu Veranstaltungsorten (Bestandsermittlung; Nutzungsanalyse)
b) Erstellung einer Objektdatenbank
c) Grundlagenermittlung zur Lösung der Planungsaufgaben, Bedarfsermittlung mit den inhaltlich und
organisatorisch Beteiligten (Mitarbeiter der Organisations- und Programmabteilung, Gremien, Arbeitskreise,
Rundfunk- und Fernsehanstalten)
2. Planung
a) Grob- und Feinplanung (Erstellen von Gesamt- und Detailplänen); insbesondere auch Genehmigungs- und
Ausführungsplanung
b) Entwurf und Erstellung eines Zeitplanes
c) Entwurf und Erstellung eines Sicherheitskonzepts
d) Mitarbeit bei der Einholung der erforderlichen behördlichen Genehmigungen
3. Konzeption und Durchführung von Vergabeverfahren zur Vergabe einzelner Gewerke
a) Erstellung von Ausschreibungs-, Vergabe- und Vertragsunterlagen bzw. Verdingungsunterlagen sowie
Leistungsverzeichnissen
b) Durchführung von Vergabeverfahren im Namen und im Auftrag des Auftraggebers unter Anwendung und Einhaltung des in der Sache anwendbaren Vergaberechts
c) Prüfung und Vergleich von Angeboten
d) Kostenschätzung (insbesondere Erstellung verbindlicher Kostenvoranschläge); Fortschreibung der
Kostenschätzung; Kostenkontrolle
4. Koordination und Überwachung
a) Leistungs- und Qualitätskontrolle der an Firmen vergebenen Arbeiten (insbesondere Bauleitung)
b) Auswahl, Beauftragung und Instruierung eines Sicherheits- und Gefahrenkoordinators (SiGeKo)
c) Sachliche und rechnerische Prüfung der Leistungsrechnungen
d) Überwachung
e) ausreichende Information der ausführenden Firmen; insbesondere Versorgung mit Probeplänen und
Programmabläufen
f) Information der ehrenamtlichen Helfer, insbesondere Hallenleiter/Hausmeister mit Übersichten der gemieteten
Ausstattungsgegenstände
g) Endabnahme von gemieteten bzw. überlassenen Veranstaltungsobjekten
5. Dokumentation
a) Dokumentation und Fortschreibung des Planungsstandes sowie Kommunikation mit allen Bereichen in der
Geschäftsstelle des 99. Deutschen Katholikentages Regensburg 2014 e.V., insbesondere durch Teilnahme an
den Sitzungen
b) Dokumentation und Archivierung
Die Lösung der Aufgaben des Auftragnehmers kann nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben
werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-01-21.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-12-18.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-12-18
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Auftragsbekanntmachung
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